與時俱進，提高中職學(xué)校項目檔案管理效率

陳娟

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?檔案管理是對某一單位的實際建設(shè)與發(fā)展工作進行記錄的相關(guān)材料，不僅可以客觀呈現(xiàn)單位各項事業(yè)進展的過程，同時還能夠展現(xiàn)工作當中的漏洞與不足，通過研究檔案可以更好地總結(jié)教訓(xùn)、認識不足，進而探究改進的策略，保證檔案管理工作的有效推進。對一所中等職業(yè)學(xué)校來說，在當前現(xiàn)代化管理趨勢日漸興起的形勢下，作為一名檔案管理人員，需要用發(fā)展的眼光對待檔案管理工作，與時俱進，大力提高中職學(xué)校項目檔案管理的效率。在此對如何與時俱進，如何提高中職學(xué)校項目檔案管理效率進行簡要探究。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?中等職業(yè)學(xué)校;檔案管理效率;提高策略

[中圖分類號] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2019）13-0286-02

在當前我國現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)蓬勃推進的形勢下，如何提高教育教學(xué)效率，如何為國家輸送更多的專業(yè)化建設(shè)人才成為全社會廣泛關(guān)注的焦點。為了保證我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展，我國大力興辦了職業(yè)教育，集中優(yōu)勢力量發(fā)展中等職業(yè)教育和高等職業(yè)教育，同時一大批中等、高等職業(yè)院校被不斷興建起來。筆者就是在一所中等職業(yè)學(xué)校項目辦工作，主管檔案的整理工作。學(xué)校每年項目資金上千萬，學(xué)校項目建設(shè)轟轟烈烈，檔案材料成海量增加，因此我們在工作中不斷尋找不足，積極探究工作新方法和新思路，依照上級要求制定標準、收集檔案、整理規(guī)范、歸檔存檔，保證了檔案建設(shè)的有序、清晰。同時，我們積極學(xué)習(xí)、不斷“充電”，不斷提高工作能力，提高了我校項目檔案工作的時效性。

一、中職學(xué)校項目檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作協(xié)調(diào)性差

對一所中等職業(yè)學(xué)校來說，需要進行項目建設(shè)的部門較多，每一個部門都是一個獨立的體系，所以在項目建設(shè)的過程中各自為戰(zhàn)的現(xiàn)象極為普遍，而項目檔案也是各個部門單獨整理的，彼此之間不存在溝通和協(xié)調(diào)的可能，透明度幾乎為零。在這種情況下，項目辦不能介入其中，對過程性材料檔案整理不及時，在最后再想進行監(jiān)管，其難度也就可想而知了。這種情況造成檔案實際管理部門的工作積極性和工作的實效性大大降低，嚴重制約了項目檔案的組建、歸檔、整理、分析，制約了檔案信息化的進程，降低了項目檔案管理的效率。

（二）檔案形式過于傳統(tǒng)、單一

當前中職學(xué)校項目檔案的采集形式大多還留存于手工操作的模式，對檔案進行整理的過程也大多通過手工進行，如果項目較少、項目檔案數(shù)量不多的情況下還能從容應(yīng)對，但是一旦學(xué)校中的項目數(shù)量較多、檔案呈幾何倍數(shù)增長的時候，那種傳統(tǒng)的手工模式的弊端就顯現(xiàn)出來，不僅檔案處理的速度極慢，還極有可能出現(xiàn)錯誤，大大占用了項目辦項目檔案管理人員的時間和精力，給檔案的整理、歸檔、后期的查閱帶來了更大的難度，導(dǎo)致項目檔案管理工作提升緩慢。

（三）項目檔案管理制度不完善

因為傳統(tǒng)的工作理念中，人們更加注重工作的實效性，對檔案的留存與管理相對弱視，根本沒有制定相對完善的項目檔案管理制度，沒有形成強烈的項目檔案管理理念，工作中存在較多的漏洞，經(jīng)常會出現(xiàn)需要進行歸檔的資料被遺失或者沒有進行有效整理的局面，嚴重束縛了項目檔案的管理工作發(fā)展。

（四）項目檔案管理人員素質(zhì)有待提高

我國中等職業(yè)學(xué)校對教學(xué)工作、教研工作、學(xué)校項目建設(shè)工作更加重視，但是總認為項目檔案管理是一項可有可無的工作，對學(xué)校的發(fā)展意義不大，且對此項工作不聞不問，更不會定期或不定期地組織檔案管理專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)，因此項目檔案管理人員整體素質(zhì)水平較低，需要進一步提升。

二、提高中職學(xué)校項目檔案管理工作的有效措施

（一）建立管理部門，強化管理意識

在學(xué)校沒有組建項目辦之前，學(xué)校各個部門的項目建設(shè)均處于無政府狀態(tài)之下，各個部門各自為政、互不溝通，致使整個學(xué)校的項目檔案管理工作幾乎處于癱瘓之中。為了切實改變這一不利局面，大力提高學(xué)校項目檔案管理工作實效，學(xué)校首先組建了項目管理辦公室，負責(zé)對學(xué)校各個建設(shè)項目的過程性檔案進行及時的總結(jié)、收集、整理、歸檔，并按照上級相關(guān)要求按時封存、分析、統(tǒng)計、總結(jié)，實現(xiàn)了學(xué)校各個項目建設(shè)材料的完整、規(guī)范。畢竟當前社會各個行業(yè)都在不斷的發(fā)展與進步之中，項目檔案管理也是在不斷前行的，管理人員的思想意識也必須保證與時俱進，保證和時代發(fā)展與工作的需求相同步，集中做好檔案建設(shè)工作。中職學(xué)校項目檔案管理人員需要及時轉(zhuǎn)變工作觀念，不斷提高項目檔案管理意識，把科學(xué)發(fā)展觀作為學(xué)校項目檔案建設(shè)的指導(dǎo)綱領(lǐng);要增強項目管理人員的服務(wù)意識，不端架子、不高高在上，主動降低身段、不等不靠，深入項目建設(shè)實地進行考察，進行項目檔案的收集整理工作，保證檔案的完全、規(guī)范。要嚴格按照國家對項目檔案管理的相關(guān)法律發(fā)揮和上級領(lǐng)導(dǎo)部門的要求切實開展檔案管理工作，把項目檔案管理工作納入學(xué)校的工作計劃中，制定學(xué)校管理規(guī)章制度時一定要把項目檔案的建設(shè)單獨列出，并作為最后進行考核的指標之一，借此強化項目檔案管理人員的思想意識，提高中職學(xué)校項目檔案管理效能。

（二）廣泛收集檔案，注重科學(xué)管理

中職學(xué)校項目建設(shè)檔案是學(xué)校對項目確立的科學(xué)性、項目建設(shè)的進展、項目建設(shè)的意義及制定后期相關(guān)完善措施的重要依據(jù)，因此必須保證項目建設(shè)材料的完全、完整與完善，才能為日后的相關(guān)工作形成重要的依據(jù)。首先，項目檔案管理人員需要把項目建設(shè)過程中的檔案材料目錄、種類及時通報給項目建設(shè)的實施人員，讓項目建設(shè)人員明確哪些屬于檔案材料，是應(yīng)當進行留存和整理的，便于在實施中進行有效的整理;其次，項目檔案管理人員需要把項目建設(shè)的各項指標文件進行及時歸檔，并定期檢查整理各項檔案資料，把能夠搜集到的各項資料及時歸檔，確保檔案的齊備、完整;最后，對項目實施過程中的各項書面資料進行及時搜集，需要格外注意那些已經(jīng)向領(lǐng)導(dǎo)請示但是沒有得到批復(fù)，或者有批復(fù)意見但是不清楚是否請示的文件，項目檔案管理人員都需要進行查詢，做到項項落實，并及時歸檔。檔案中有許多是經(jīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)部門下發(fā)，需要分發(fā)到各個項目實施現(xiàn)場材料，檔案管理人員需要把原件進行留存歸檔，只把復(fù)印件進行分發(fā)即可。

（三）建立管理制度，規(guī)范工作進程

規(guī)章制度是保證工作穩(wěn)定、高效、深入、扎實開展的重要因素。為了確保中職學(xué)校項目檔案管理工作的良好進行，首先，需要制定并完善項目檔案管理工作標準，制定檔案從收集整理到類別劃分，到歸檔處理，到數(shù)據(jù)采集，到統(tǒng)計分析，到進行評價等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)標準，項目檔案管理人員依照標準進行檔案管理工作，可以有效杜絕漏洞的產(chǎn)生。其次，需要建立項目檔案管理工作規(guī)章制度，以國家及上級領(lǐng)導(dǎo)部門制定的各項法規(guī)為根本，以本校的實際情況為依據(jù)，確保制定的管理制度的科學(xué)性、嚴密性、規(guī)范性，并在不斷的工作中及時針對管理制度中的不完善之處進行改進，確保項目檔案管理的各個環(huán)節(jié)當中管理人員要認真履行職責(zé)，以高度的責(zé)任感和使命感投入項目檔案的管理工作中，杜絕任何工作疏漏的出現(xiàn)。同時還要加大問題追責(zé)制度建設(shè)力度，對那些在工作中出現(xiàn)失誤及疏漏的現(xiàn)象和個人，需要進行追責(zé)，找到問題出現(xiàn)的根源，將問題落實到人，并給予相應(yīng)的處理，以懲前毖后，保證類似問題不再出現(xiàn)。

（四）強化業(yè)務(wù)能力，提高工作水平

隨著社會的發(fā)展，中等職業(yè)學(xué)校項目檔案管理工作的要求也在不斷發(fā)展，這就需要檔案管理人員同樣需要不斷發(fā)展、不斷提高，與時俱進，適應(yīng)工作的實際需求。所以作為一名中職學(xué)校項目檔案管理人員，必須要做到精通業(yè)務(wù)、熱愛本職工作，不斷強化自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)。首先，中職學(xué)校項目檔案管理人員需要積極參加各級領(lǐng)導(dǎo)部門組織的檔案管理業(yè)務(wù)能力提高培訓(xùn)活動，掌握更多的現(xiàn)代化的檔案管理技能，掌握更多的現(xiàn)代化檔案管理手段，能夠操作更為先進的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。項目檔案管理人員需要明確的一點，就是檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化必將成為今后檔案管理發(fā)展的必然趨勢。另外，學(xué)校需要積極選拔那些能夠熟練使用電腦、具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識與能力、具有高度的責(zé)任心和使命感、具有強烈的奉獻精神、熱愛檔案管理事業(yè)的優(yōu)秀教師投入項目檔案管理人員隊伍中，不斷加大項目檔案管理工作的資金投入力度，采購更多的、更先進的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，提高中等職業(yè)學(xué)校項目檔案管理工作的效能。

（五）采用現(xiàn)代技術(shù)，提高工作效率

傳統(tǒng)的中等職業(yè)學(xué)校項目檔案管理工作中，一般是采用人工方式進行檔案的歸類、整理的，管理人員按照自己的標準、依照自己的理解進行檔案材料的分類，盡管檔案目錄是統(tǒng)一的，檔案的標準也是統(tǒng)一的，但是因為人與人之間的差異，導(dǎo)致文件的分類出現(xiàn)較大分歧，同時也給項目檔案的歸檔、整理、統(tǒng)計、分析、查閱等后續(xù)工作帶來了較大影響。因此可以采用現(xiàn)代化的分類、統(tǒng)計、整理技術(shù)，用計算機技術(shù)來模擬傳統(tǒng)的人工立卷的方式，把各個類別中各種條目的檔案進行相應(yīng)的歸類，然后按照歸類后的目錄進行檔案的整理即可。也可以把各種檔案材料的名稱錄入電腦，按照歸檔時間先后順序或者音序進行排列，然后再按照相應(yīng)順序進行實際材料的歸檔整理。這樣一來不僅歸檔的順序得到進一步明確，歸檔的難度大大降低，同時在查閱檔案的時候其難度也大大降低，提高了檔案管理的效能。現(xiàn)形勢下，廣西檔案局提出了檔案綜合管理系統(tǒng)，目前是GD2016版本，它的主要特點是檔案專業(yè)性強，體現(xiàn)新的檔案管理規(guī)則;可接受GD2000 3.0、5.0等軟件目錄數(shù)據(jù);使用專業(yè)數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)安全且穩(wěn)定。

總而言之，在當前社會科學(xué)技術(shù)快速進步的大趨勢下，作為一名中等職業(yè)學(xué)校項目辦的工作人員，需要用發(fā)展的眼光對待工作，用規(guī)范化、制度化、信息化手段開展檔案的組建與管理工作，不斷提高中職學(xué)校項目檔案管理工作的實效性，保證中等職業(yè)學(xué)校項目檔案管理工作與學(xué)校建設(shè)、發(fā)展工作的扎實推進。

參考文獻：

[1]林琳.加快推進中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的途徑[J].決策與信息（中旬刊），2015（9）.

[2]任麗麗.關(guān)于中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)的若干思考與研究[J].卷宗，2013（1）：180.

[3]楊方利.與時俱進提高檔案管理效率[J].管理學(xué)家，2014（5）.

[4]王學(xué)軍.與時俱進創(chuàng)新發(fā)展提升檔案管理與服務(wù)水平：山東電力工程咨詢院檔案信息化建設(shè)側(cè)記[J].山東檔案，2006（1）：13-14.

[5]紀偉.論中職學(xué)校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展[J].中國科技投資，2013（A33）：515.

[6]白莉.中職學(xué)校檔案管理應(yīng)與時俱進[J].活力，2010（1）：43.

編輯 陳鮮艷