高校貴重儀器的信息化管理實(shí)踐

羅偉莉 陸紫生

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?高校實(shí)驗(yàn)室貴重儀器既要服務(wù)于科研，也要立足于服務(wù)社會(huì)。貴重儀器的檔案基礎(chǔ)資料，使用運(yùn)行和維護(hù)過(guò)程中的信息建設(shè)為貴重儀器的高效運(yùn)行、開(kāi)放共享社會(huì)服務(wù)提供了詳細(xì)和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，提高了使用效率，產(chǎn)生了社會(huì)效益。從貴重儀器檔案管理、使用和維護(hù)信息化管理入手進(jìn)行探索，通過(guò)授權(quán)管理來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化，做到貴重儀器在全生命周期內(nèi)的數(shù)據(jù)支持。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?貴重儀器;信息化管理;授權(quán)管理

[中圖分類號(hào)] ?G482 ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號(hào)] ?2096-0603（2019）13-0234-03

高校貴重儀器設(shè)備管理工作是一項(xiàng)涉及申購(gòu)、論證、采購(gòu)、合同簽訂、驗(yàn)收入庫(kù)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等多個(gè)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)性工程。在貴重儀器全過(guò)程管理中，應(yīng)從設(shè)備購(gòu)買(mǎi)到實(shí)驗(yàn)室開(kāi)放以及服務(wù)地方企事業(yè)單位等各方面入手，有效地提高大型貴重儀器設(shè)備的利用率。注重精密儀器設(shè)備在服務(wù)于科研和培養(yǎng)人才方面的運(yùn)行管理實(shí)踐。在貴重儀器開(kāi)放式共享中，應(yīng)進(jìn)行主動(dòng)、有序管理。在貴重儀器開(kāi)放管理后，同時(shí)也需要在經(jīng)濟(jì)效益方面進(jìn)行合理的管理和激勵(lì)。然而在貴重儀器資料檔案管理方面，由于缺乏貴重儀器的資料收集保管意識(shí)，沒(méi)有明確儀器設(shè)備的建檔要求，貴重儀器往往在采購(gòu)前缺論證資料，在采購(gòu)后缺少合同、驗(yàn)收資料等信息。使用過(guò)程中儀器設(shè)備的測(cè)試內(nèi)容、使用機(jī)時(shí)數(shù)、培訓(xùn)人員數(shù)、測(cè)試樣品數(shù)、服務(wù)收入等經(jīng)常出現(xiàn)漏登記和維護(hù)信息不全等現(xiàn)象，這對(duì)貴重儀器不管是運(yùn)行管理還是開(kāi)放管理都提出了挑戰(zhàn)。本文從貴重儀器檔案管理、使用和維護(hù)信息化管理入手進(jìn)行探索，實(shí)踐貴重儀器檔案和使用維護(hù)資料的信息化或電子化，提高貴重儀器的科研效果和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

一、貴重儀器的檔案信息化

（一）貴重儀器檔案的不健全

貴重儀器從申購(gòu)到報(bào)廢是一個(gè)周期很長(zhǎng)的過(guò)程。在整個(gè)周期內(nèi)，貴重儀器的檔案資料出現(xiàn)檔案建立不完整，部分丟失，甚至整個(gè)丟失的情況。而高校貴重儀器檔案的管理涉及學(xué)校多個(gè)部門(mén)，資料分散不集中既破壞了檔案的整體性和完整性，也不利于貴重儀器檔案資料的使用。貴重儀器檔案資料的不完整，導(dǎo)致使用過(guò)程中如果出現(xiàn)故障將不能提供完備的儀器檔案資料，致使無(wú)法準(zhǔn)確判斷故障發(fā)生的原因，導(dǎo)致儀器設(shè)備開(kāi)機(jī)率偏低和使用壽命的縮短。

（二）貴重儀器檔案信息化方案

由專職教師對(duì)貴重儀器的資料進(jìn)行統(tǒng)一接收、保管、利用和歸納管理，建立貴重儀器檔案目錄。貴重儀器的檔案目錄時(shí)間順序可以按照“可行性論證報(bào)告—技術(shù)協(xié)議—報(bào)價(jià)單—訂購(gòu)合同—驗(yàn)收?qǐng)?bào)告—開(kāi)箱記錄—履歷表—其他技術(shù)資料—培訓(xùn)名單—使用記錄—信息卡—其他”來(lái)建立。履歷表中可以包含技術(shù)規(guī)格、操作規(guī)程、保養(yǎng)和故障維修記錄，可參照下表。根據(jù)檔案目錄從申購(gòu)開(kāi)始就收集貴重儀器檔案資料，使貴重儀器檔案信息化管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化。

在貴重儀器檔案信息中，大部分的檔案資料是一次形成或有限次數(shù)形成，資料內(nèi)容不變，具有可復(fù)制性。而培訓(xùn)名單、使用記錄、保養(yǎng)和故障維修記錄不同于其他的檔案信息，具有實(shí)時(shí)性、不確定性和持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、非一次或幾次形成等特點(diǎn)。由于其特殊性和復(fù)雜性，需要建立信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)行使用記錄、保養(yǎng)和故障維修記錄管理，以提高大型儀器設(shè)備的使用效率。

信息化管理授權(quán)系統(tǒng)應(yīng)該包含四個(gè)方面的功能：第一個(gè)模塊，實(shí)驗(yàn)室管理人員的授權(quán)管理系統(tǒng)：支持實(shí)驗(yàn)室管理人員添加用戶及用戶基礎(chǔ)信息，包括被授權(quán)使用的貴重儀器、電話、郵件、導(dǎo)師等;支持管理員新增儀器設(shè)備的添加和儀器信息錄入。第二個(gè)模塊，用戶的注冊(cè)和登錄系統(tǒng)：用戶注冊(cè)系統(tǒng)由用戶發(fā)出儀器設(shè)備使用申請(qǐng)，管理員認(rèn)證后授權(quán)。用戶登錄系統(tǒng)則是用戶取得使用授權(quán)以后，對(duì)貴重儀器使用的基本信息進(jìn)行錄入，包括測(cè)試材料性質(zhì)、測(cè)試參數(shù)和社會(huì)服務(wù)收益等。第三個(gè)模塊，數(shù)據(jù)記錄模塊：數(shù)據(jù)記錄模塊可以記錄儀器的原始數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析。第四個(gè)模塊，數(shù)據(jù)匯總和導(dǎo)出模塊：多篩選條件的數(shù)據(jù)查詢，管理員可以根據(jù)用戶名、儀器名稱、使用時(shí)間等篩選條件來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和分析，形成數(shù)據(jù)報(bào)表等。

二、貴重儀器的運(yùn)行信息化系統(tǒng)管理

（一）培訓(xùn)名單信息化

大型貴重儀器使用前均需要進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)合格后方可上崗操作。由實(shí)驗(yàn)室管理人員完成對(duì)用戶的培訓(xùn)。由于專職實(shí)驗(yàn)人員少，需要培訓(xùn)的用戶多，儀器多，出現(xiàn)用戶沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗操作的現(xiàn)象，這給儀器的使用帶來(lái)了極大的隱患，輕則數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不精確，重則儀器出現(xiàn)故障，造成嚴(yán)重?fù)p失。因此，在貴重儀器管理系統(tǒng)信息化過(guò)程中，對(duì)培訓(xùn)名單也進(jìn)行了信息化。所有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的人員，在信息化管理系統(tǒng)上申請(qǐng)使用，實(shí)驗(yàn)室管理人員根據(jù)用戶的培訓(xùn)儀器情況進(jìn)行審核，保證了誰(shuí)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)誰(shuí)被授權(quán)使用或者直接由實(shí)驗(yàn)室管理人員添加培訓(xùn)名單，杜絕了不會(huì)使用的學(xué)生誤操作的可能。這由信息化管理授權(quán)系統(tǒng)中的第一個(gè)模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（二）貴重儀器運(yùn)行信息化

鑒于實(shí)驗(yàn)室中貴重儀器的使用者范圍寬，使用時(shí)間的不確定性，且嚴(yán)格要求貴重儀器進(jìn)行使用登記記錄，采用貴重儀器授權(quán)使用管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。在授權(quán)使用前先需要進(jìn)行貴重儀器的培訓(xùn)，獲得培訓(xùn)合格證后，在注冊(cè)界面進(jìn)行注冊(cè)登記。注冊(cè)界面包括的信息有用戶名、密碼、導(dǎo)師、郵箱、手機(jī)號(hào)碼等。這在信息化管理授權(quán)系統(tǒng)中的第二個(gè)模塊中體現(xiàn)。在第二個(gè)模塊中需要用戶輸入儀器設(shè)備使用的委托單位、用途、檢測(cè)項(xiàng)目、材料性質(zhì)、樣品來(lái)源、服務(wù)收入等信息。這些信息的收集主要包括兩個(gè)方面：（1）檢測(cè)材料的特性;（2）產(chǎn)生的科研和社會(huì)效益。檢測(cè)材料的特性參數(shù)為儀器的維護(hù)和保養(yǎng)提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為解決儀器設(shè)備故障提供了參照。同時(shí)也用真實(shí)的數(shù)據(jù)反映了儀器設(shè)備為科研服務(wù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益帶來(lái)的成果。

現(xiàn)大型儀器設(shè)備采用《大型精密貴重儀器設(shè)備使用記錄》來(lái)登記，故在大型儀器設(shè)備信息化過(guò)程中，結(jié)合《大型精密貴重儀器設(shè)備使用記錄》來(lái)設(shè)計(jì)信息化需要的資料，將紙質(zhì)版的使用記錄登記變成電子化的信息登記，能有效地提高登記效率，后臺(tái)自動(dòng)更新數(shù)據(jù)信息，記錄完整的實(shí)驗(yàn)情況，而且全面地記錄設(shè)備運(yùn)行全過(guò)程狀態(tài)數(shù)據(jù)，對(duì)貴重儀器的使用情況分析和故障排除都提供了寶貴的、有意義的數(shù)據(jù)信息。有利于提高儀器的使用效率和提高儀器的服務(wù)使用時(shí)間，為實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)提供了基礎(chǔ)保障。并且此數(shù)據(jù)為系統(tǒng)自動(dòng)記錄，不存在主觀因素的影響，確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也減少了由人工記錄統(tǒng)計(jì)帶來(lái)的漏記、偏差和不實(shí)的情況。第三個(gè)模塊可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。

前面三個(gè)模塊都是信息和數(shù)據(jù)的收集過(guò)程，而數(shù)據(jù)匯總和導(dǎo)出模塊通過(guò)信息化管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)出，既可以對(duì)全數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，也可以有針對(duì)性地對(duì)儀器、對(duì)用戶、對(duì)社會(huì)效益各方面局部分析。其信息化管理系統(tǒng)的功能邏輯圖見(jiàn)下圖。

總之，針對(duì)高校貴重儀器設(shè)備采用信息化管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資料管理，特別是培訓(xùn)名單、運(yùn)行和維護(hù)保養(yǎng)數(shù)據(jù)的信息化管理系統(tǒng)的建立為有效實(shí)現(xiàn)大型儀器設(shè)備的信息化管理、獲得準(zhǔn)確詳實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提供了保障。這有利于充分發(fā)揮儀器設(shè)備的使用效益，提高設(shè)備利用率，從而進(jìn)一步完善高校貴重儀器為實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、社會(huì)效益的服務(wù)。

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編輯 馬燕萍

The Information Management and Practice on Expensive Equipment

LUO Wei-li，LU Zi-sheng

Abstract：Expensive equipment in universities and colleges should not only serve scientific research， but also serve the society. The file basic data of the expensive equipment and the information construction of operation and maintenance was used for the efficient operation， social services and maintenance， and it could improve the utilization efficiency and generate social benefits. The paper is focus on file management of expensive equipment and the usage and maintenance of information management. Through the authorization management to obtain the information， so that the information of the expensive equipment can be found in the whole life cycle.

Keywords：expensive equipment;information management;authorization management