試論事業(yè)單位人事檔案信息化建設的重要性

譚藝

【摘要】人事檔案是事業(yè)單位、企業(yè)單位重要的人事工作基礎，直接關系到企事業(yè)單位人才梯隊的建設和發(fā)展，是企事業(yè)單位發(fā)展的重要輔助力量。隨著計算機技術和網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)、人工編制處理的人事檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位發(fā)展需求，檔案信息化建設成為必然趨勢。本文從事業(yè)單位人事檔案信息化建設的必要性入手，分析當前存在的問題，探討優(yōu)化措施。

【關鍵詞】事業(yè)單位人事檔案;檔案信息化;重要性分析

人事檔案中包含著工作人員的工作年限、主要經(jīng)歷、主要業(yè)績以及獎罰等信息，是事業(yè)單位的人力資源基礎，只有保證人事檔案長久、有效保存才能夠保證事業(yè)單位人才梯隊建設得當，為管理層進行人才的使用提供重要依據(jù)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足當前事業(yè)單位發(fā)展，信息化檔案平臺和保存方式才能夠得到有效、長期的保存。目前事業(yè)單位人事檔案信息化建設還存在一定的問題，需要進行優(yōu)化，提高對人事檔案保存和利用的程度。

一、人事檔案信息化建設

（一）人事檔案信息化建設存在的問題。人事檔案對于事業(yè)單位的人才使用具有重要意義，事業(yè)單位管理層和工作人員能夠認識到人事檔案的重要性，卻對人事檔案信息化建設不夠重視，不少事業(yè)單位人事檔案的管理還停留在傳統(tǒng)工作模式，對于工作人員的信息重視度不足，有疑問或有需要時無準確信息可依據(jù)的現(xiàn)象并不少見;在人才開發(fā)、選拔、培養(yǎng)等方面，對既有人才檔案信息的挖掘和使用深度不足，人才梯隊建設存在較大的領導決定程度和隨意程度;日常材料收集不及時、不全面，經(jīng)常有人員出現(xiàn)調(diào)動、晉升等異動時才進行檔案材料補充，人事檔案漏洞很多;部分事業(yè)單位還停留在紙質(zhì)、手工錄入信息的工作形式，人事檔案工作費時費力、有效性低，部分事業(yè)單位開發(fā)信息化平臺，卻難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交流，對人才梯隊建設的輔助不盡如人意。

（二）人事檔案信息化建設的重要性。對人事檔案進行信息化建設對事業(yè)單位人力資源管理工作具有重要意義。首先，進入信息化平臺的檔案可以進行永久保存，且在服務器完好的情況下可以有效避免人為和自然因素的損傷，規(guī)避了紙質(zhì)檔案保存過程中溫度、濕度、鼠蟲等因素的影響，且信息化人事檔案修復難度較紙質(zhì)檔案更低。其次，信息化平臺進行信息查詢、錄入、修改時更加便捷，較紙質(zhì)檔案更容易進行搜索和修改，幫助人事檔案管理人員在日常工作時順利進行查詢、添加、刪除和修改，并且對各信息化平臺之間數(shù)據(jù)信息的交流與共享提供了技術和平臺基礎。

二、優(yōu)化人事檔案信息化建設的措施

（一）正確認識信息化建設。事業(yè)單位管理層和工作人員既要認識到人事檔案對單位發(fā)展的重要，也要認識到信息化檔案平臺建設的重要性，在短時間內(nèi)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案建設和管理的模式，利用計算機技術和網(wǎng)絡信息化技術解決傳統(tǒng)人事檔案管理中遇到的問題，提高人事檔案工作效率和質(zhì)量。事業(yè)單位管理層要強化人事檔案信息在選人用人中的重要性，通過對人事檔案的數(shù)據(jù)化、科學化使用，實現(xiàn)事業(yè)單位用人制度的科學性、合理性，避免選人用人中的人為因素，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供助力。

（二）完善人事檔案信息化建設制度。人事檔案進行信息化建設與管理的制度與傳統(tǒng)人事檔案管理有較大不同，事業(yè)單位管理層要正視這一點，針對信息化檔案管理平臺的建設和運維建立相應的工作制度，對人事檔案的日常維護、關鍵事件添加管理、信息平臺運維、數(shù)據(jù)交流共享等人事檔案信息化管理方面進行統(tǒng)一要求，防止人事檔案在管理過程中因新運營方式出現(xiàn)問題、影響檔案管理效率。在人事檔案信息化管理過程中，要落實管理制度，對數(shù)據(jù)進行必要的保存和維護，防范不法分子入侵，降低資料泄露和丟失的可能性。

（三）加大財政資金對信息化建設的投入。事業(yè)單位要重視對人事檔案信息化建設和管理，更要通過財務資金對人事檔案的信息化平臺建設進行投入，一方面提高平臺建設的質(zhì)量，加強對信息化設備和技術的引進和使用，另一方面加強對管理人員的專項培養(yǎng)，為事業(yè)單位人事檔案信息化管理提供優(yōu)質(zhì)的物質(zhì)基礎，為事業(yè)單位可持續(xù)用人提供幫助，為人事資源數(shù)據(jù)化和交流共享提供技術基礎。

（四）提高人事檔案管理人才專業(yè)水平。事業(yè)單位人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，必須伴隨著對人事檔案管理人員的培養(yǎng)和提升，事業(yè)單位要注意引進具有信息化運維和管理能力的高素質(zhì)人才，也要注意對既有工作人員的信息化技能提高，為人事檔案信息化建設和管理培養(yǎng)專業(yè)水平合格的人才梯隊，保證人事檔案信息化管理工作質(zhì)量和效率，提高事業(yè)單位對人事檔案的使用效率。

三、結(jié)束語

隨著計算機和網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案的信息化建設成為事業(yè)單位發(fā)展的時代性需求，對事業(yè)單位人才梯隊建設和人才使用提供可靠的數(shù)據(jù)支持，為事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息共享和交流提供技術基礎，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造更為有利的條件。

【參考文獻】

[1]李佑蓓.事業(yè)單位人事檔案信息化管理面臨機遇與挑戰(zhàn)[J].人力資源管理，2017（06）：346-347.

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