電力物資采購與供應(yīng)中檔案管理優(yōu)化提升方案

邢帥

【摘要】本文具體分析電力物資采購與供應(yīng)中，檔案管理存在的不足，同時從不同的角度入手，提出有針對性的優(yōu)化提升方案。通過本文的分析，其目的是進一步加強對電力物資采購與供應(yīng)檔案管理的力度，以期為相關(guān)人員提供參考，推動電力企業(yè)更加穩(wěn)定地發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】物資采購;物資供應(yīng);檔案管理

電力物資的檔案管理工作，是企業(yè)經(jīng)營管理工作的關(guān)鍵部分，是一項具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、科學(xué)性的工作。但是，受多種因素的影響，電力物資采購與供應(yīng)檔案管理工作中，許多檔案無法發(fā)揮其自身的作用，存在很多亟待解決的問題。因此需要相關(guān)人員加大重視力度，通過恰當(dāng)?shù)姆绞睫D(zhuǎn)變當(dāng)前的工作局面，對電力物資采購與供應(yīng)檔案進行科學(xué)、合理的管理，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供充足條件。

一、電力物資采購與供應(yīng)中檔案管理存在的不足

（一）檔案管理流程不科學(xué)。在電力企業(yè)，對物資采購與供應(yīng)檔案的管理中，相應(yīng)的流程都存在明顯的問題。具體來說，企業(yè)沒有結(jié)合實際，對物資的采購內(nèi)容、價格、類型等提出具體的要求，影響檔案管理工作的有效性。同時，企業(yè)中的每一個班組、車間，都有可能參與到物資的采購工作中，這樣的現(xiàn)象會導(dǎo)致檔案管理存在漏洞，無法發(fā)揮管理工作的價值。除此之外，還有一部分電力企業(yè)，對于物資采購與供應(yīng)檔案的管理相對混亂，也未對相關(guān)的數(shù)據(jù)、信息進行科學(xué)、規(guī)范的管理，從而使得管理人員不能清楚地掌握物資信息，容易出現(xiàn)采購不及時或者物資浪費等現(xiàn)象。

（二）檔案管理體系缺乏科學(xué)性。對于電力企業(yè)來說，受工程換新拆舊等因素的影響，其內(nèi)部常常會出現(xiàn)很多閑置的物資資源。在當(dāng)前的物資采購與供應(yīng)檔案管理體系中，這部分物資基本上都被直接“關(guān)入”倉庫之中，甚至沒有對其進行詳細(xì)的記錄、存檔，導(dǎo)致資源不能被合理利用。究其原因，物資采購與供應(yīng)檔案的管理體系，存在明顯的不科學(xué)現(xiàn)象，主要的表現(xiàn)就是企業(yè)將提高科技水平、生產(chǎn)效率作為重點，對物資檔案管理不重視。同時，電力企業(yè)還會對一線的工作情況進行相應(yīng)的考核，從而影響了閑置物資被再次利用的效果，進而不能充分發(fā)揮檔案的作用。正是在這樣的環(huán)境中，會增加物資采購與供應(yīng)檔案管理工作的難度，限制企業(yè)的綜合發(fā)展。

二、電力物資采購與供應(yīng)中檔案管理優(yōu)化方案

（一）優(yōu)化檔案管理流程。為了能夠推動電力企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，應(yīng)該重視物資采購與供應(yīng)檔案管理工作，并在根本上優(yōu)化其工作流程，提高檔案管理工作的規(guī)范性。具體來說，電力企業(yè)應(yīng)該對采購工作進行明確的劃分，限制班組、車間采購的權(quán)利，并成立物資采購小組。在這一基礎(chǔ)上，物資采購小組結(jié)合其他部門工作的需要，將相關(guān)的物資信息形成書面報告，上交給物資采購與供應(yīng)檔案管理部門，便于其相關(guān)信息錄入檔案。在物資供應(yīng)的過程中，檔案管理部門應(yīng)該成立監(jiān)督小組，對物資的使用情況、結(jié)余情況等，進行跟蹤調(diào)查、記錄，從而掌握更多真實的物資信息，為檔案管理工作提供有力的數(shù)據(jù)支持。同時，對于剩余的物資，檔案管理人員需要將其記錄在案，以便于在后續(xù)的工作中得到利用。通過這樣的方式，能夠進一步優(yōu)化檔案管理的流程，便于實現(xiàn)物資采購與供應(yīng)檔案管理工作的價值。

（二）完善檔案管理體系。為了能夠提升物資采購與供應(yīng)檔案管理的水平，電力企業(yè)應(yīng)該積極完善管理體系，為檔案的管理工作提供基本指導(dǎo)、保障。具體來說，電力企業(yè)可以將提高物資檔案管理水平作為切入點，并且對生產(chǎn)、物資、營銷進行全方位的綜合考慮，從而結(jié)合實際的需求，制定科學(xué)的物資采購與供應(yīng)檔案管理體系。通過這樣方式，實際上能夠有效增強物資采購與供應(yīng)檔案的管理效果。例如：電力企業(yè)依據(jù)自身生產(chǎn)、物資、營銷的實際情況，對物資采購、供應(yīng)提出具體的要求，然后將其作為檔案管理工作的依據(jù)，避免出現(xiàn)物資供應(yīng)不足、物資浪費等問題，并全面提高閑置物資的利用率，實現(xiàn)檔案管理工作的重要價值。

（三）構(gòu)建檔案信息化管理機制。在對物資采購與供應(yīng)檔案進行管理的過程中，工作人員應(yīng)該將信息化技術(shù)應(yīng)用其中。例如：為檔案管理部門配備統(tǒng)一的計算機設(shè)備，并實現(xiàn)全面覆蓋。在這一基礎(chǔ)上，技術(shù)人員需要利用計算機，設(shè)計檔案檢索目錄，便于后期進行檔案查找，同時利用計算機的功能，實現(xiàn)檔案自動編目、計算機輔助立卷、檔案業(yè)務(wù)工作管理、檔案自動標(biāo)引、文檔一體化管理，為工作人員提供便利的同時，還能夠全面優(yōu)化電力物資采購與供應(yīng)中檔案管理的方式。但是在這一過程中，必須使用規(guī)格統(tǒng)一、型號統(tǒng)一的計算機開展工作，為檔案管理信息化提供硬件保障。同時，隨著時間的推移，電力物資采購與供應(yīng)中檔案管理所使用的計算機，可能會出現(xiàn)老化、損壞等現(xiàn)象，為了避免檔案丟失，工作人員還應(yīng)該將光盤存儲系統(tǒng)、磁盤存儲系統(tǒng)應(yīng)用其中，進而保證檔案信息的安全性，實現(xiàn)信息化檔案管理的目的。

三、結(jié)語

綜上所述，電力物資采購與供應(yīng)檔案，對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的價值和意義，所以相關(guān)專業(yè)人員應(yīng)該通過恰當(dāng)?shù)姆绞教嵘ぷ鞯馁|(zhì)量、效率。在這一基礎(chǔ)上，電力企業(yè)優(yōu)化了物資采購、供應(yīng)檔案的管理流程，并且進一步完善了其管理體系，加大了對價格的重視，從而充分發(fā)揮檔案管理的重要作用，為相關(guān)工作提供有價值的依據(jù)。因此，結(jié)合本文的分析發(fā)現(xiàn)，將文中所提及的方案，應(yīng)用在具體的工作中，其具有較強的可行性。

【參考文獻】

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