實(shí)物檔案收集與管理工作中存在的問題及對策

何彩燕

【摘要】實(shí)物檔案是檔案體系重要的組成部分，實(shí)物檔案的收集和管理需要安排特定人員進(jìn)行妥善保管。本文針對企業(yè)在實(shí)物檔案的收集和管理過程中存在的問題進(jìn)行了剖析，并對如何加強(qiáng)和完善實(shí)物檔案的收集和管理工作提出了相應(yīng)的對策。

【關(guān)鍵詞】實(shí)物檔案;收集;管理;方法

實(shí)物檔案是企業(yè)在業(yè)務(wù)工作中所形成的以及個人在其工作、生活中形成的以實(shí)體為載體的物品檔案，它直接承載著企業(yè)的榮譽(yù)與歷史，不僅對國家、社會和企業(yè)具有極高的保存價值，而且對企業(yè)未來的發(fā)展也具有很高的參考價值。隨著經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展，企業(yè)擁有的實(shí)物檔案越來越多，對于空間占用比較大的實(shí)物檔案，在收集和管理方面，存在著很多的問題，也存在很多的困難，這就要求我們在日常工作和生活中妥善處理好實(shí)物檔案的收集和管理。

一、檔案的收集與管理工作中存在的問題

隨著我國現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，國家對檔案的收集和保管日益重視起來，《檔案法》的頒布和執(zhí)行也是為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，以形成一套規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程。但是在現(xiàn)實(shí)中，實(shí)物檔案的管理并沒有引起各企業(yè)的足夠重視，在保管過程中尚存在諸多問題，主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）實(shí)物檔案歸檔意識不足，保管工作不到位。很多企業(yè)對文書檔案建立了一套規(guī)范完整的管理體系，而對實(shí)物檔案卻不夠重視，歸檔意識薄弱，究其原因主要有三：1.對實(shí)物檔案認(rèn)識不足，意識不到實(shí)物檔案對企業(yè)的價值與意義。2.沒有建立相應(yīng)的監(jiān)管及獎懲機(jī)制，造成實(shí)物檔案在保管上的疏忽。3.溝通不及時，造成實(shí)物檔案歸檔不及時，甚至造成實(shí)物檔案的破損或丟失等。

（二）實(shí)物檔案的應(yīng)用價值體現(xiàn)不足。由于實(shí)物檔案來源廣泛，不同屬性的實(shí)物檔案大小、形狀均不一致，個性化明顯，而且不同類別的實(shí)物檔案使用頻率不一，因此有些企業(yè)為了圖省事，往往將各種實(shí)物檔案集中統(tǒng)一存放，這就造成了在日常工作中，使用和展示實(shí)物檔案的機(jī)會較少，其在宣傳教育、弘揚(yáng)企業(yè)文化的應(yīng)用價值方面未得到充分的體現(xiàn)。

（三）實(shí)物檔案的保管條件較差。與紙質(zhì)檔案和電子檔案相比，實(shí)物檔案在存放上往往對空間范圍要求較高。很多企業(yè)為了節(jié)省空間，在進(jìn)行實(shí)物檔案存儲和保管時，所提供的空間范圍與妥善保管實(shí)物檔案必需的合理空間嚴(yán)重不符，容易造成實(shí)物檔案的過度堆積。這對于實(shí)物檔案的保管工作很不利，過度堆積的結(jié)果會導(dǎo)致實(shí)物檔案的意外破損，不僅會破壞實(shí)物檔案的完整性，而且也會導(dǎo)致實(shí)物檔案的價值大大降低。

（四）實(shí)物檔案保管的手段落后。檔案管理人員在進(jìn)行實(shí)物檔案空間管理時，對實(shí)物檔案保管位置的編號分類， 大部分還停留在手工登記，對實(shí)物檔案隨意挪動，如有其他部門來借調(diào)實(shí)物檔案時，不容易快速地查找到該借調(diào)實(shí)物檔案排放的確切位置;借調(diào)實(shí)物檔案歸還時，沒有對該實(shí)物檔案進(jìn)行原位置排放，對實(shí)物檔案的編號信息也沒有及時進(jìn)行更新，編號前后不統(tǒng)一，導(dǎo)致對實(shí)物檔案查找困難。

二、改進(jìn)實(shí)物檔案收集與管理的措施

（一）強(qiáng)化實(shí)物檔案管理意識，建立健全檔案管理工作制度。加強(qiáng)與深化實(shí)物檔案收集與管理意識，最直接的辦法是進(jìn)行教育宣傳活動。企業(yè)可以結(jié)合《檔案法》在員工中普及實(shí)物檔案的價值與作用，加大對實(shí)物檔案收集與管理人員的培訓(xùn)力度。這些教育宣傳活動不僅能讓普通員工充分認(rèn)識到實(shí)物檔案所承載的意義和歷史目的，從思想上提升對實(shí)物檔案的價值認(rèn)知;對于實(shí)物檔案管理人員而言，可以從制度上對收集與管理行為進(jìn)行規(guī)范和約束，進(jìn)一步提高實(shí)物檔案工作人員對其本職工作的重視程度，提升實(shí)物檔案的管理意識以及管理水平。在進(jìn)行宣傳教育的同時，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)制定在實(shí)物檔案收集與管理方面的規(guī)章制度以及獎懲機(jī)制，對于因某些部門或人員的疏忽大意而導(dǎo)致實(shí)物檔案遺失或損壞等行為，應(yīng)結(jié)合實(shí)物檔案的價值進(jìn)行問責(zé)。此外，還可以將實(shí)物檔案的收集與管理成效納入員工的績效考核體系，獎勤罰懶，通過合理的管理制度，積極促進(jìn)實(shí)物檔案管理人員自主學(xué)習(xí)和自我提升，有效提高其工作能力和管理水平。在實(shí)物檔案的收集、歸檔過程中，各部門應(yīng)當(dāng)積極配合，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，保證實(shí)物檔案的完整性以及歸檔的及時性，確保實(shí)物檔案的收集與管理工作順利進(jìn)行。

（二）拓展實(shí)物檔案的利用途徑，提高實(shí)物檔案的使用率。在實(shí)物檔案的利用過程中，可以在適當(dāng)?shù)胤綄ζ涑休d的信息進(jìn)行分類標(biāo)識，使觀覽人員清楚不同實(shí)物檔案的基本信息、文化背景、實(shí)物的性質(zhì)與功能。對實(shí)物檔案的具體信息進(jìn)行明示，不僅可以充分發(fā)揮實(shí)物檔案的價值與作用，也提高了實(shí)物檔案的使用效率。為此，各企業(yè)可以結(jié)合本單位的經(jīng)濟(jì)及資源情況，因地制宜地對各實(shí)物檔案進(jìn)行展示，有空間條件的，可以搭建實(shí)物檔案的展示臺、展示走廊等多種展示載體。企業(yè)還可以利用廣播、多媒體、LED屏幕、展示架等宣傳途徑，充分發(fā)揮實(shí)物檔案的初始記錄作用，展現(xiàn)企業(yè)文化。如很多企業(yè)都將具有榮譽(yù)性質(zhì)和功能的實(shí)物檔案在企業(yè)單位較為顯眼的地方進(jìn)行擺放，在加強(qiáng)企業(yè)榮譽(yù)感的同時，可以起到展示企業(yè)獨(dú)有的文化特色、弘揚(yáng)企業(yè)多元化文化的作用。（下轉(zhuǎn)第163頁）

（上接第110頁）

（三）升級實(shí)物檔案的管理?xiàng)l件。在實(shí)物檔案的收集與保管方面，企業(yè)結(jié)合自身實(shí)物檔案的性質(zhì)、功能、利用率、價值等特點(diǎn)，設(shè)立專門的實(shí)物檔案室。針對某些實(shí)物檔案對保管環(huán)境有特定要求，比如在防潮、防塵、防高溫等方面對儲存環(huán)境有較高的要求，可以按實(shí)物檔案的材質(zhì)確保特定裝具的規(guī)格，并對實(shí)物檔案室的空間結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理的規(guī)劃設(shè)計，以改善實(shí)物檔案的保管條件，提高檔案室空間的利用效率。在提高空間利用率的同時，盡量做到實(shí)物檔案擺放有序，確保各實(shí)物檔案的安全距離，這樣可以有效避免與其他實(shí)物檔案因意外碰撞而造成毀損，也可以方便工作人員對其日常維護(hù)和保養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的精細(xì)化管理。

（四）對實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化的收集與管理。在采用傳統(tǒng)方法對實(shí)物檔案進(jìn)行保管的同時，企業(yè)還可以將先進(jìn)的數(shù)碼技術(shù)引入到實(shí)物檔案的管理工作中，如可以對實(shí)物檔案進(jìn)行拍照，對照片進(jìn)行電腦圖片處理，也可錄制成光盤進(jìn)行宣傳，制定實(shí)物檔案數(shù)字化信息的管理方式，并與相關(guān)的文書檔案建立相對應(yīng)的標(biāo)識關(guān)系，形成一套對實(shí)物檔案具有索引查找的電子數(shù)據(jù)庫管理模式，以便快捷地調(diào)用抽取實(shí)物檔案的圖像，方便查找及利用，減少手工登記的失誤與涂改，對實(shí)物與編號及時進(jìn)行更新，前后信息一致，節(jié)省人力物力。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)功能建立網(wǎng)頁，將實(shí)物檔案圖片加入簡潔的文字介紹，進(jìn)行編輯后上傳到網(wǎng)頁以供瀏覽，拓展宣傳渠道和范圍，使得實(shí)物檔案得到更充分的宣傳與利用，管理更加科學(xué)。

三、結(jié)束語

實(shí)物檔案不僅記載了企業(yè)在不同發(fā)展階段所取得的成績，也體現(xiàn)著企業(yè)文化的沉淀與積累。為了加強(qiáng)實(shí)物檔案的收集與管理工作，各企業(yè)不僅應(yīng)當(dāng)建立健全完善的實(shí)物檔案收集與管理制度，還必須采取行之有效的措施以確保這些規(guī)章制度落到實(shí)處。企業(yè)在不斷地總結(jié)自身實(shí)物檔案管理中所取得經(jīng)驗(yàn)的同時，也可以吸收和借鑒其他單位在實(shí)物檔案管理方面的一些好的做法，適當(dāng)加大在實(shí)物檔案收集與管理方面人、財、物等投入力度。也只有這樣，才能穩(wěn)步推進(jìn)本企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，以更好地發(fā)揮實(shí)物檔案的獨(dú)特作用。

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