堅(jiān)守匠心本色　當(dāng)好企業(yè)管家

王凡妮

近年來(lái)，公司檔案工作始終堅(jiān)持以“圍繞中心、服務(wù)大局”為主線，“深化檔案開(kāi)發(fā)利用工作，充分發(fā)揮檔案獨(dú)特作用”為首要任務(wù)，在服務(wù)文化傳承、防控風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)權(quán)益等方面取得明顯成效，呈現(xiàn)出檔案工作發(fā)展與公司建設(shè)同步的良好態(tài)勢(shì)。

打造優(yōu)質(zhì)窗口 抓精準(zhǔn)服務(wù)

為了更好地開(kāi)展工作，檔案人員一直在尋求更佳的服務(wù)形式，立足于面向公司全體職工，采取職工喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式，努力滿足查檔者的需要。在大力拓展檔案的服務(wù)功能方面，我們開(kāi)展了有益的探索，并一直堅(jiān)持做優(yōu)檔案工作：一是不斷擴(kuò)大利用服務(wù)范圍，最大限度地滿足查檔者多種需求。在對(duì)方工作繁忙的情況下，開(kāi)展送檔上門服務(wù)。堅(jiān)守“8小時(shí)上崗，24小時(shí)服務(wù)”的服務(wù)承諾，查閱調(diào)檔，隨叫隨到。二是及時(shí)對(duì)同類性質(zhì)檔案資料進(jìn)行匯編，隨時(shí)補(bǔ)充最新內(nèi)容，提供開(kāi)放式閱覽環(huán)境，不斷充實(shí)服務(wù)利用內(nèi)容。三是積極利用檔案資源，對(duì)檔案史料進(jìn)行加工，把“死檔案”變成“活資料”，拓寬檔案利用空間。

今年，檔案室在優(yōu)化服務(wù)舉措方面提出新要求：一是檔案人員要著重熟悉和掌握各個(gè)全宗、目錄和案卷，力爭(zhēng)做到對(duì)案卷內(nèi)容了然于胸，以便提供利用時(shí)能更準(zhǔn)確、迅速的找到所需內(nèi)容。同時(shí)加強(qiáng)專業(yè)間互幫互學(xué)，促進(jìn)各專業(yè)檔案管理齊頭并進(jìn)，提高檔案工作整體水平。二是檔案人員要認(rèn)真執(zhí)行即辦制度和辦理時(shí)限承諾制度，認(rèn)真履行職責(zé)，耐心細(xì)致地解答查檔人的咨詢和疑問(wèn)。同時(shí)，檔案室圍繞打造優(yōu)質(zhì)服務(wù)窗口這一目標(biāo)，切實(shí)為查檔者提供滿意的精準(zhǔn)服務(wù)。對(duì)于一般的查檔，在l小時(shí)之內(nèi)完成調(diào)檔查詢服務(wù);對(duì)于比較復(fù)雜的查檔，在2小時(shí)之內(nèi)完成調(diào)檔查閱服務(wù);對(duì)于確實(shí)無(wú)法查到的，在2小時(shí)之內(nèi)提供明確答復(fù)，并轉(zhuǎn)為建議另尋途徑、協(xié)助聯(lián)系，提供聯(lián)系方式等延伸服務(wù)，確保每一位查檔者滿意而歸。

以信息化倒逼檔案管理創(chuàng)新

近年來(lái)，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作非常重視，將檔案室搬遷至科技信息大樓，庫(kù)房容量大大增加。持續(xù)加大檔案投入，將破舊的綠皮檔案柜全部更換為新型密集架，配備了防磁柜等，為確保檔案永久性保存和檔案安全做好保障。2008年，公司檔案管理軟件從單機(jī)版升級(jí)為網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，檔案管理信息化水平步入了快車道。組建兼職檔案人員隊(duì)伍，進(jìn)一步規(guī)范檔案工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，有力確保了檔案工作的順利開(kāi)展。同時(shí)提出歷史檔案數(shù)字化工作，以檔案數(shù)字化形成倒逼機(jī)制，推進(jìn)公司檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理水平不斷提升。檔案信息化帶來(lái)的顯著成效是檔案資源得到高效利用。經(jīng)過(guò)努力，通過(guò)互聯(lián)互通的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)公司11萬(wàn)條、數(shù)百萬(wàn)字節(jié)原文信息的快速訪問(wèn)和查閱，檔案信息資產(chǎn)、知識(shí)資源的價(jià)值屬性得到最大化體現(xiàn)。

近兩年，在人民銀行巡視組、審計(jì)署等開(kāi)展的專項(xiàng)重點(diǎn)檢查過(guò)程中，檔案部門與相關(guān)部門通力合作，往往能在較短時(shí)間內(nèi)調(diào)閱出所需材料并第一時(shí)間送到檢查組手中，多次圓滿完成迎檢配合工作。這些成績(jī)的取得，不僅是對(duì)公司近年來(lái)下大力氣做好檔案工作的一次次實(shí)戰(zhàn)檢驗(yàn)，更是檔案規(guī)范管理的最好證明。檔案信息化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理給企業(yè)帶來(lái)了實(shí)實(shí)在在的回報(bào)，在管理層乃至每名普通員工的心中，檔案意識(shí)正悄然落地生根。

慢工細(xì)作崇尚精益求精

檔案工作無(wú)小事。檔案工作是非常基礎(chǔ)的工作，反映一個(gè)企業(yè)真實(shí)的基礎(chǔ)管理水平，絕對(duì)馬虎不得，這也是公司推行精細(xì)化管理理念的現(xiàn)實(shí)要求?！熬?xì)化文化”滲透在檔案工作的方方面面。

“檔案工作是一個(gè)良心活，管好檔案才能干好業(yè)務(wù)。檔案人首先要學(xué)會(huì)當(dāng)好企業(yè)的大管家，了解家底才能管好家，更要以‘精益求精、止于至善的工匠精神扎實(shí)做好檔案工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)?！辈块T領(lǐng)導(dǎo)的一席話，真切地將企業(yè)的精細(xì)化文化思路融入了自己對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)當(dāng)中。公司從2013年底開(kāi)始對(duì)人事檔案進(jìn)行全面規(guī)范化整理，根據(jù)人民銀行和總公司要求，公司按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不合規(guī)的地方做出重新調(diào)整。比如，規(guī)范裝訂方式、明確著錄信息、優(yōu)化裝具、統(tǒng)一紙張尺寸和方向等等。檔案人員只有把每個(gè)細(xì)節(jié)做到極致，才能經(jīng)得起時(shí)間和歷史的檢驗(yàn)。

在維護(hù)企業(yè)利益和提升競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)程中，檔案人一次次積極主動(dòng)發(fā)聲亮相，學(xué)會(huì)用檔案說(shuō)話，很好地踐行了檔案工作對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的價(jià)值追求，收獲了滿滿的職業(yè)自豪感。

圍繞公司今年的“十項(xiàng)重點(diǎn)工作”，檔案人員進(jìn)行了深入研討，下一步除了要做好檔案整理、提供利用外，還要積極開(kāi)展管理創(chuàng)新活動(dòng)，從檔案中梳理公司安全、生產(chǎn)案例等事件的脈絡(luò)，為企業(yè)發(fā)展總結(jié)經(jīng)驗(yàn)性規(guī)律。深挖檔案的價(jià)值，開(kāi)發(fā)歷年干部人事變動(dòng)信息檔案，做好編研工作，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供定制化的檔案信息推送服務(wù)。讓檔案成為服務(wù)企業(yè)各類生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的貼心“幫手”，發(fā)揮更大的價(jià)值。