應(yīng)用大數(shù)據(jù)思維推動煙草質(zhì)檢企業(yè)采購需求標(biāo)準(zhǔn)化

蔡潔云，薛海鷗，李錦輝，顧健龍，李 鵬，馬 靜，李雪梅，孟紅明，陳新瑞，王惠平

（云南省煙草質(zhì)量監(jiān)督檢測站，云南 昆明 650104）

為規(guī)范采購行為，依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》及相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，云南煙草質(zhì)量監(jiān)督檢測站（以下簡稱質(zhì)檢站）針對自身實(shí)際情況，持續(xù)改進(jìn)物資采購管理與監(jiān)督，努力提高采購效率[1]。但是，由于采購資金小、項(xiàng)目多，種類繁雜且涉及多種?；?、易制毒試劑等特殊需求的實(shí)際問題，采購效率仍然不高。如何提高采購工作各環(huán)節(jié)的工作效率，是企業(yè)急需解決的問題。

通過積極學(xué)習(xí)借鑒行業(yè)內(nèi)多家單位基于大數(shù)據(jù)的采購管理[2-11]模式，針對質(zhì)檢站的實(shí)際問題，首創(chuàng)了采購需求標(biāo)準(zhǔn)化的解決方案，有效提高了煙草質(zhì)檢企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的工作效率。

1 采購工作中存在的問題

《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》自2000 年1月1 日施行；2003 年1 月1 日《政府采購法》正式頒布實(shí)施，明確規(guī)定公開招標(biāo)應(yīng)作為政府采購的主要方式[12]。公開招標(biāo)現(xiàn)已成為質(zhì)檢站采購的主要方式，但在整個采購管理過程中，因業(yè)務(wù)需求特殊性，存在采購資金小、需求項(xiàng)目多，種類繁雜且涉及多種危化品、易制毒試劑等實(shí)際問題，導(dǎo)致采購需求統(tǒng)計耗時長、采購流程長、各環(huán)節(jié)工作效率低的現(xiàn)象。

1.1 采購需求項(xiàng)目多而雜

收集分析質(zhì)檢站2016-2018 年低值易耗品采購需求發(fā)現(xiàn)（圖1），低值易耗品采購具有兩個顯著特點(diǎn)：①采購項(xiàng)目數(shù)較多；②采購總金額不大。

深層次分析發(fā)現(xiàn)兩個主要原因：①同一類物品，各使用部門所需的型號、規(guī)格有所不同；②同一物品，不同部門填報的采購需求表中所采用的物品名稱有時不同，即“同物異名”，導(dǎo)致采購需求項(xiàng)目多而復(fù)雜。

1.2 采購需求不明確

各科室提交的采購需求清單，存在以下常見問題：①對物品的描述不明確，造成統(tǒng)計匯總、內(nèi)部審核耗時長；②對物品的描述不明確，如未標(biāo)明?；贰⒁字贫驹噭┑刃枰厥赓Y質(zhì)的供貨商投標(biāo)，延長了招標(biāo)環(huán)節(jié)的耗時，甚至導(dǎo)致流標(biāo)而重復(fù)招標(biāo)過程；③對物品的描述不明確，如標(biāo)準(zhǔn)品無CAS 號、儀器配件無具體型號等，易發(fā)生供應(yīng)商所購物品不符合要求，重復(fù)采購、換貨過程導(dǎo)致供貨環(huán)節(jié)耗時長；④物品描述不明確，導(dǎo)致驗(yàn)貨過程耗時長。

1.3 無專職采購人員

圖1 按物品種類及具體規(guī)格歸類的具有二級目錄的標(biāo)準(zhǔn)化采購申請表實(shí)例

采購管理人員由其他崗位兼職，專業(yè)背景不足，對具體使用部門上報的特殊實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備、?；贰⒁字贫驹噭┑炔皇煜?，導(dǎo)致在采購目錄匯總、審核過程中出現(xiàn)采購品“同名異物”、“異物同名”等現(xiàn)象，既影響采購效率，也導(dǎo)致采購物資不能全部滿足需求。

2 對策

2.1 相同物品歸類匯總

各需求部門提交的采購需求清單中，存在一些相同的物品，如Ailent 色譜瓶、蒸餾水、容量瓶等，進(jìn)行歸類整理。2018 年采購計劃表中，該項(xiàng)優(yōu)化使得總采購項(xiàng)數(shù)已比2017 年明顯減少，即減少了后續(xù)多個環(huán)節(jié)的工作量。

2.2 采購申請表標(biāo)準(zhǔn)化

作為煙草質(zhì)檢企業(yè)，質(zhì)檢站每年都要購買數(shù)百種檢測用低值易耗品，如試劑、標(biāo)準(zhǔn)品、色譜瓶等等。這些物品規(guī)格繁雜、且不通用，一直是招標(biāo)采購的一個難點(diǎn)。針對這一難題，我們統(tǒng)計了近5 年全站各科室的采購情況，并在大數(shù)據(jù)視角下，在同種物品歸類化的基礎(chǔ)上，探索所有采購物資標(biāo)準(zhǔn)化的可能性。采用對比分析表，綜合分析三種可選方案的優(yōu)缺點(diǎn)，見表1。

2.3 推行采購小組管理制度標(biāo)準(zhǔn)化物資采購

為全面加強(qiáng)質(zhì)檢站物資采購管理與監(jiān)督，進(jìn)一步規(guī)范采購行為，建立了物資采購小組，負(fù)責(zé)對采購需求部門提交的需求申請進(jìn)行分類匯總并初審。

表1 采購申請表標(biāo)準(zhǔn)化對比分析表

采購小組管理制度，明確了采購小組的工作職責(zé)、采購程序。采購小組由來自各物資需求部門人員組成，解決了質(zhì)檢站沒有專職采購人員的問題，并為物資的準(zhǔn)確采買提供了技術(shù)支持；同時，通過統(tǒng)一分配職責(zé)，明確分工，使采購資源最優(yōu)化，為采購精益化管理提供保障機(jī)制，有效壓縮各個環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時間。對于不符合申報要求的及填報不完整不正確的采購計劃，能夠及時退回并將原因和改進(jìn)方法告知采購人。

以易制毒試劑采購為例：各科室申報采購需求，并將“易制毒試劑”分類標(biāo)記；采購小組進(jìn)行匯總統(tǒng)計；招標(biāo)過程中，投標(biāo)單位必須具有《危險化學(xué)品經(jīng)營許可證》及非藥品類易制毒化學(xué)品經(jīng)營備案證明。該優(yōu)化流程實(shí)施后，避免了由于投標(biāo)單位資質(zhì)導(dǎo)致流標(biāo)的現(xiàn)象，提高了投標(biāo)成功率，最終提高了招標(biāo)采購效率。

3 采購需求標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施成效

2018 年下半年，采用標(biāo)準(zhǔn)化的采購計劃表，進(jìn)行低值易耗品采購。以其中的兩個科技項(xiàng)目采購為例，可看出實(shí)施采購需求標(biāo)準(zhǔn)化后，明顯降低了采購各環(huán)節(jié)耗時。總的采購相關(guān)耗時，實(shí)施采購需求標(biāo)準(zhǔn)化后的平均耗時僅為改進(jìn)前平均耗時的39.43%，效率提升了153.62%。

4 結(jié)語

面對質(zhì)檢站采購資金小、項(xiàng)目多，種類繁雜且涉及多種?；?、易制毒試劑等特殊需求的實(shí)際問題，我們將采購需求標(biāo)準(zhǔn)化，采購小組分類審核，持續(xù)改進(jìn)物資采購管理與監(jiān)督，確保采購工作的高效、規(guī)范，顯著提高了煙草質(zhì)檢企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的工作效率。