高校固定資產(chǎn)信息化管理的探討與分析

楊新利

引言

固定資產(chǎn)作為高校開展教學(xué)、科研活動(dòng)的物質(zhì)保障，在資產(chǎn)總額中所占比例較大，其數(shù)量與質(zhì)量是衡量高校辦學(xué)規(guī)模的重要指標(biāo)之一，在教育部最新教學(xué)水平評(píng)估的指標(biāo)體系中，已將其列為一項(xiàng)重要指標(biāo)[1]。

為了提高固定資產(chǎn)管理效率、規(guī)范固定資產(chǎn)使用情況，進(jìn)一步提升保值增值效應(yīng)，高校必須定期進(jìn)行固定資產(chǎn)進(jìn)行清查，摸清“家底”、掌握使用現(xiàn)狀，調(diào)查固定資產(chǎn)管理情況、處置更換制度、保管與盤點(diǎn)制度等等，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)信息。分析固定資產(chǎn)管理和使用過(guò)程中存在的缺陷與不足，能夠促進(jìn)提高固定資產(chǎn)使用效率、保護(hù)財(cái)產(chǎn)安全，因此，本文研究有現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校固定資產(chǎn)管理與使用現(xiàn)狀分析

目前，我國(guó)高校固定資產(chǎn)管理與使用過(guò)程中存在以下不足與缺陷：

（一）固定資產(chǎn)管理意識(shí)欠缺

高校固定資產(chǎn)的管理“重用輕管”的意識(shí)較重，資產(chǎn)管理制度不健全[2]；另外，學(xué)校更重視教科研的發(fā)展，一定程度上忽視了固定資產(chǎn)的監(jiān)管工作，然而，儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)的管理最終也是為了更好服務(wù)于教科研工作。

（二）固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度不完善

首先，大部分高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度按購(gòu)建、使用、保管、報(bào)廢環(huán)節(jié)建立，但每個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)有具體操作指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)和意見，在制度執(zhí)行過(guò)程中依靠主觀判斷、個(gè)人經(jīng)驗(yàn)。其次，高校固定資產(chǎn)管理制度不健全，沒(méi)有制訂定期審查制度，缺乏有效的審計(jì)監(jiān)督；制度的執(zhí)行落實(shí)效果效率低下，形同虛設(shè)。例如，管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)劃分不清、固定資產(chǎn)的毀損問(wèn)責(zé)沒(méi)有落后到個(gè)人、閑置資產(chǎn)沒(méi)有高效利用、傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)清查手段效率低下。

（三）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)落后

隨著學(xué)院規(guī)模擴(kuò)大，其資產(chǎn)規(guī)模也急劇膨脹，資產(chǎn)構(gòu)成也日趨復(fù)雜，管理難度也越來(lái)越大。尤其是近幾年，學(xué)院推行的后勤、人事、財(cái)務(wù)等各項(xiàng)制度改革，前兩個(gè)階段的固定資產(chǎn)管理模式已不能滿足數(shù)字化校園整體建設(shè)規(guī)劃。例如，信息需求被動(dòng)，由于權(quán)限限制，該系統(tǒng)只能由財(cái)務(wù)資產(chǎn)處固定資產(chǎn)管理員操作，歸口管理單位資產(chǎn)管理員只能查詢，不能操作；缺乏全生命周期的管理理念，沒(méi)有一套完整的資產(chǎn)管理平臺(tái)進(jìn)行資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)、審批、招標(biāo)、采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、調(diào)劑、清查、清理及財(cái)務(wù)管理的資產(chǎn)全生命周期的管理系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)，大大降低了工作效率與及時(shí)追溯的可能性；固定資產(chǎn)系統(tǒng)與其它系統(tǒng)之間存在“信息孤島”問(wèn)題，高校使用的學(xué)生管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)以及固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等均為單獨(dú)研發(fā)，這些單個(gè)系統(tǒng)之間不能實(shí)現(xiàn)信息讀取、信息傳遞；沒(méi)有固定資產(chǎn)跟蹤管理模塊，固定資產(chǎn)自購(gòu)建后很少使用、閑置、出現(xiàn)故障未及時(shí)維護(hù)，放置幾年后作報(bào)廢處理，沒(méi)有達(dá)到高效使用。

二、高校固定資產(chǎn)管信息化管理設(shè)計(jì)

（一）固定資產(chǎn)信息化管理制度的設(shè)計(jì)

堅(jiān)持科學(xué)化、信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的理論原則，完善固定資產(chǎn)信息化管理制度設(shè)計(jì)，從以下幾個(gè)方面考慮：

第一，建立健全《高校固定資產(chǎn)信息化管理辦法》。制度的設(shè)計(jì)便于執(zhí)行和考核固定資產(chǎn)的管理責(zé)任制和監(jiān)督機(jī)制，重點(diǎn)解決因職責(zé)不清造成管理混亂現(xiàn)象，以制度引導(dǎo)管理隊(duì)伍和人員素質(zhì)，確保固定資產(chǎn)信息化管理有法可依、有章可循。第二，引入固定資產(chǎn)全生命周期管理理念。借鑒固定資產(chǎn)全生命周期的管理理念，從資產(chǎn)的“出生”到“死亡”，將管理辦法按照采購(gòu)環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)、保管及管理環(huán)節(jié)、報(bào)廢環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)信息化管理具體規(guī)范。每個(gè)環(huán)節(jié)制定可操作的指導(dǎo)性意見與管理標(biāo)準(zhǔn)，例如，資產(chǎn)保管過(guò)程中的跟蹤管理標(biāo)準(zhǔn)、資產(chǎn)定期清辦法、毀損問(wèn)責(zé)制度、資產(chǎn)管理人員的個(gè)人負(fù)責(zé)制等。第三，劃分管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)。首先，組建資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)高校所有資產(chǎn)管理工作，對(duì)學(xué)校固定資產(chǎn)管理進(jìn)行研究、監(jiān)督，同時(shí)對(duì)學(xué)校資產(chǎn)管理的重大問(wèn)題做出決策。其次，在領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)立二級(jí)資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，由各個(gè)資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人、管理員組成；實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的管理體制。第四，建立固定資產(chǎn)考核制度，保證制度執(zhí)行。在固定資產(chǎn)信息化管理制度設(shè)計(jì)中，應(yīng)考慮資產(chǎn)使用者和管理者的定性與定量考核，例如，在信息化管理系統(tǒng)的跟蹤管理模塊中，將責(zé)任人的固定資產(chǎn)信息上報(bào)、更新、維護(hù)及使用狀態(tài)更新等記錄共享到資產(chǎn)管理處、教務(wù)處、人事處，分別對(duì)資產(chǎn)管理人員、教職工、資產(chǎn)負(fù)責(zé)人等考核?？己酥贫鹊慕?huì)有效促使制度的落實(shí)執(zhí)行，也能避免同一項(xiàng)固定資產(chǎn)涉及多個(gè)部門或多個(gè)人員時(shí)，出現(xiàn)使用、保存保管、財(cái)務(wù)等職責(zé)劃分不清的現(xiàn)象。

（二）固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)的功能設(shè)計(jì)

第一，分類管理，提高信息化管理效率。如圖1所示，2013年財(cái)政部《事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》中《第七章資產(chǎn)管理》規(guī)定，將原有11類資產(chǎn)重新分類為6類，又對(duì)資產(chǎn)管理平臺(tái)做了較大的系統(tǒng)升級(jí)，推出了《資產(chǎn)管理平臺(tái)（2014版）》[3]。結(jié)合我國(guó)固定資產(chǎn)管理辦法的規(guī)定，設(shè)計(jì)13類固定資產(chǎn)管理模塊。第二，固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)的功能性模塊設(shè)計(jì)（如圖2表3所示）。

圖1 13類固定資產(chǎn)管理模塊

圖2 固定資產(chǎn)管理的生命周期流轉(zhuǎn)過(guò)程

（三）引入“互聯(lián)網(wǎng)+固定資產(chǎn)管理”理念，集成與固定資產(chǎn)管理相關(guān)的系統(tǒng)

集成與固定資產(chǎn)管理相關(guān)的各個(gè)系統(tǒng)，使相互獨(dú)立的系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換與數(shù)據(jù)共享，提高了管理效率、有效地解決了“信息孤島”的問(wèn)題。學(xué)校各類管理系統(tǒng)集成到統(tǒng)一平臺(tái)，能夠最大限度地達(dá)成“統(tǒng)一管理、數(shù)據(jù)共享、高效辦公”的管理目標(biāo)。

（四）引入“互聯(lián)網(wǎng)+固定資產(chǎn)管理”理念，將“管理模式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)模式”

讓互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)深度融合，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在資源配置中的優(yōu)化和集成作用，改變傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式。傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)模式是教職工使用資產(chǎn)、管理資產(chǎn)，資產(chǎn)使用人員與管理人員頻繁跑到財(cái)務(wù)資產(chǎn)處去“辦理”資產(chǎn)業(yè)務(wù)的“管理模式”。然而，引入“互聯(lián)網(wǎng)+固定資產(chǎn)管理”理念，將轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)模式”，在線輕輕一點(diǎn)，就能處理有關(guān)固定資產(chǎn)的業(yè)務(wù)。

表3 固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)的功能性模塊設(shè)計(jì)

（五）應(yīng)用固定資產(chǎn)移動(dòng)終端版，全面支持條碼及二維碼管理

隨著4G、WLAN等速率較高的移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)接入互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)，智能移動(dòng)終端也逐步進(jìn)入校園的工作生活中。基于校園移動(dòng)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)并且應(yīng)用固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)的手機(jī)、Pad等移動(dòng)終端版，充分發(fā)揮“移動(dòng)終端”的各種優(yōu)勢(shì)，使每一位教職工參與資產(chǎn)管理，及時(shí)為學(xué)校決策管理提供動(dòng)態(tài)、詳細(xì)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料。全面支持固定資產(chǎn)的條碼及二維碼管理，經(jīng)移動(dòng)終端的掃描設(shè)備將數(shù)據(jù)讀取到系統(tǒng)中，固定資產(chǎn)可以自動(dòng)進(jìn)入在賬管理、資產(chǎn)清查、與財(cái)務(wù)系統(tǒng)盤點(diǎn)對(duì)賬等等業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，改善固定資產(chǎn)信息化管理平臺(tái)的易用性。

三、結(jié)束語(yǔ)

教育部最新教學(xué)水平評(píng)估的指標(biāo)體系中，固定資產(chǎn)的數(shù)量與質(zhì)量已列為一項(xiàng)重要指標(biāo)；然而，傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式已不能滿足高校固定資產(chǎn)管理的要求，對(duì)固定資產(chǎn)管理與使用現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探討互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校固定資產(chǎn)信息化管理對(duì)策，能夠?yàn)閯?chuàng)新高校資產(chǎn)管理模式提供決策支持。