對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案管理的若干思考

田岳海 韓秀英

摘 要：事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范、持久發(fā)展，就必須做好行政、文書、技術(shù)以及人力資源庫(kù)等方面的檔案管理工作。隨著信息時(shí)代的到來，各行各業(yè)對(duì)信息的需求量在不斷增加，而且，對(duì)于所有的企事業(yè)單位來說，做好檔案管理工作都是至關(guān)重要的?；诖?，本文將首先分析辦公室檔案管理對(duì)事業(yè)單位的作用，然后分析事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中存在的問題以及相關(guān)的強(qiáng)化策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室檔案管理；作用；問題；策略

在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，事業(yè)單位檔案的數(shù)量也在持續(xù)增多，從而就使得我國(guó)的檔案管理工作中產(chǎn)生了諸多變化和問題，要是不能采取有效措施來解決這些問題，就會(huì)對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響。所以，事業(yè)單位必須要及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公室檔案管理工作中存在的問題，并采取措施對(duì)辦公室的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與調(diào)整，以此來跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，實(shí)現(xiàn)更加長(zhǎng)久的發(fā)展。

1 辦公室檔案管理對(duì)事業(yè)單位的作用

對(duì)于事業(yè)單位來說，做好辦公室的檔案管理工作是至關(guān)重要的。具體來說，辦公室檔案管理工作的作用主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，辦公室檔案管理工作的開展可以給事業(yè)單位其他的各項(xiàng)工作提供更多基礎(chǔ)的參考資料。第二，在事業(yè)單位的日常管理過程中，可以通過檔案資料對(duì)工作效果進(jìn)行合理評(píng)價(jià)，從而也就可以促使績(jī)效管理的順利開展。第三，在事業(yè)單位引進(jìn)企業(yè)化管理與社會(huì)化人才機(jī)制以后，辦公室的檔案管理不但可以提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也可以給單位的其他部門提供各種類型的文件與信息，促使事業(yè)單位可以合理地調(diào)整管理制度，其管理效率也就隨之大幅度提升。

2 目前事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理制度不完善

從目前來看，大多數(shù)事業(yè)單位都尚未建立起健全的檔案管理制度，因此導(dǎo)致其實(shí)際作用難以得到最大化發(fā)揮。例如，很多事業(yè)單位沒有對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一化管理，資料的編號(hào)雜亂無序，規(guī)格大小也各有不同，從而就導(dǎo)致檔案的整編工作難以順利開展與推進(jìn)。此外，很多事業(yè)單位的保管與移交資料制度尚未健全，資料交接秩序混亂，從而就可能會(huì)導(dǎo)致資料的遺失，歸檔工作也就不能順利開展。

2.2 檔案管理的信息化程度較低

在信息化時(shí)代到來之后，事業(yè)單位的內(nèi)部信息化水平也在不斷提高，從目前來看，電子化操控已經(jīng)普遍存在。但是，許多事業(yè)單位并沒有意識(shí)到檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義，從而就導(dǎo)致辦公室檔案管理工作的效率大幅度降低。此外，一些事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備陳舊，創(chuàng)新速度慢，難以跟上社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步的步伐。

2.3 管理人員的專業(yè)水平不高

目前，很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員在專業(yè)知識(shí)方面都有明顯不足，而且有部分事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作會(huì)安排非專業(yè)人員負(fù)責(zé)，從而就會(huì)導(dǎo)致眾多問題產(chǎn)生。對(duì)于所有的工作內(nèi)容來說，相關(guān)的工作人員都必須要有積極的工作態(tài)度和較高的工作熱情，而且，一個(gè)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況和工作人員的工作責(zé)任意識(shí)直接相關(guān)。但是，很大一部分事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作人員的工作態(tài)度都不夠積極主動(dòng)，責(zé)任意識(shí)不足，在開展過程中不能做到對(duì)檔案資料的及時(shí)更新，也沒有耐心去發(fā)現(xiàn)和解決其中存在的問題，從而就會(huì)對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的不利影響。

2.4 檔案管理人員的檔案意識(shí)薄弱

宣傳力度不足是導(dǎo)致事業(yè)單位辦公室檔案管理人員檔案意識(shí)薄弱的主要原因。事業(yè)單位要是沒有對(duì)檔案資料和檔案管理進(jìn)行有效地宣傳，從而造成了工作人員的檔案意識(shí)不足，然后也就會(huì)產(chǎn)生重單位建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案管理的策略

3.1 完善檔案的管理體系

隨著信息時(shí)代的到來，事業(yè)單位必須要持續(xù)進(jìn)一步提升檔案資料的使用率，通過對(duì)檔案的合理利用可以促使自身實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展。具體來說，事業(yè)單位應(yīng)該要更加重視辦公室檔案管理工作，通過定期地檢查來隨時(shí)了解檔案管理的實(shí)際情況，從而也就能確保事業(yè)單位其他相關(guān)工作的順利開展。此外，在開展檔案管理工作的過程中，事業(yè)單位應(yīng)該要不斷地對(duì)管理規(guī)則進(jìn)行調(diào)整與完善，使用更加科學(xué)有效的方式開展管理工作，這樣不但可以最大化地節(jié)省人力、物力、財(cái)力的投入，還可以進(jìn)一步地提高檔案管理效率。在具體的工作過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些資料的變動(dòng)，所以，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作人員必須要和社會(huì)發(fā)展潮流時(shí)刻保持一致，通過持續(xù)收集新的材料來進(jìn)一步擴(kuò)充檔案庫(kù)，以此來促使檔案管理體系更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，進(jìn)而提高事業(yè)單位的檔案工作質(zhì)量。

3.2 實(shí)現(xiàn)信息多元化

第一，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)辦公室檔案管理展開信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，只有這樣才能夠有效提高檔案的管理水平與利用效率。此外，通過信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也可以實(shí)現(xiàn)紙張模式與電子模式的共同發(fā)展，不但可以有效利用傳統(tǒng)的紙張管理模式的有利之處，而且也可以提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理的使用率。雖然將電子工具作為主要載體的檔案管理工作也是由人對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操控，但是在這種方式下，計(jì)算機(jī)和檔案之間有更加緊密的聯(lián)系，只需在計(jì)算機(jī)上設(shè)置科學(xué)有效的管理程序，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)信息的自動(dòng)管理。第二，不斷提高檔案管理工作效率，對(duì)傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行有效創(chuàng)新，例如，改變檔案統(tǒng)計(jì)的方法，使用電子信息共享模式來根據(jù)每個(gè)部門的具體特點(diǎn)確定相應(yīng)的信息統(tǒng)計(jì)步驟，對(duì)于辦公室檔案管理工作人員來說，可以使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料的統(tǒng)計(jì)與整理，并對(duì)其進(jìn)行核查和修改，以此來確保檔案信息的實(shí)時(shí)更新。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，就必須要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期地培訓(xùn)，以此來提高工作人員的專業(yè)水平，幫助辦公室檔案管理工作人員樹立起正確的工作意識(shí)，進(jìn)一步提高其對(duì)辦公室檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)。此外，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的過程中，信息化也得到了進(jìn)一步地普及，所以，事業(yè)單位的檔案管理工作人員必須要緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，避免出現(xiàn)由非專業(yè)人員從事檔案管理工作的情況。此外，事業(yè)單位也必須要加大對(duì)檔案資料的保護(hù)力度，提高辦公室檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，定期檢查檔案管理工作的開展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并采取有效措施進(jìn)行解決。最后，雖然辦公室檔案管理工作看起來比較簡(jiǎn)單，但是實(shí)際的工作過程是非?，嵥榕c復(fù)雜的，所以，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作人員必須要時(shí)刻保持足夠的耐心和高度的責(zé)任意識(shí)。

3.4 加強(qiáng)宣傳力度

意識(shí)是行為的指導(dǎo)和前提，所以，為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位的檔案管理效率，就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的宣傳力度，以此來幫助辦公室檔案管理人員清楚認(rèn)識(shí)檔案管理的作用與意義。不僅要通過培訓(xùn)、考核等關(guān)鍵指標(biāo)引導(dǎo)檔案員全身心地投入工作過程，履行好自己的責(zé)任與義務(wù)，還要加強(qiáng)與主管領(lǐng)導(dǎo)溝通，爭(zhēng)取人力、財(cái)力、物力的支持，這樣單位的檔案管理水平才會(huì)不斷提升。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的社會(huì)工作。作為國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展的重要支撐，事業(yè)單位的檔案管理工作更是直接和事業(yè)單位的規(guī)范、持久發(fā)展息息相關(guān)。因此，事業(yè)單位的辦公室檔案管理方式應(yīng)該盡可能地與和社會(huì)和單位的發(fā)展需求一致，持續(xù)創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方式，添加新的理念，以此來提高事業(yè)單位辦公室檔案管理效率，促使其更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

田岳海（1976-），男，漢，河北省石家莊市，副研究館員，從事行政管理。