關(guān)于婦幼保健院檔案管理中的分類模式作用分析

張芳

摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理中需要重點(diǎn)管理的內(nèi)容。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)婦幼保健院檔案管理也需要不斷的發(fā)展才能跟上時(shí)代的步伐；對(duì)于檔案的整體歸類的方法需要不斷地改善創(chuàng)新，才能幫助醫(yī)院充分利用好檔案，發(fā)揮檔案自身的價(jià)值。其中分類模式主要是指將不同科室的檔案分到不同的檔案區(qū)，使檔案更加清晰明了，更加方便應(yīng)用。下面本研究首先簡(jiǎn)單介紹了分類模式開展的目的及優(yōu)勢(shì)，然后詳細(xì)分析了婦幼保健院檔案管理中分類模式作用以及檔案管理中應(yīng)注意的問題，以供參考。

關(guān)鍵詞：分類模式；婦幼保健院；檔案管理

加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)婦幼保健的檔案管理和重視，對(duì)醫(yī)院起著很重要的作用。婦幼保健院的管理工作是非常重要也是非常具有技術(shù)性的，因?yàn)闄n案是為醫(yī)生和護(hù)理人員需要的時(shí)候，要及時(shí)送到，所以檔案管理屬于一種“售后服務(wù)”。為醫(yī)院臨床治療以及手術(shù)戰(zhàn)線上的醫(yī)生提供及時(shí)的幫助。常言道“無規(guī)矩不成方圓”，所以不管是在哪里都需要有一定的制度管理，而制定有效的婦幼保健院檔案管理制度，讓管理檔案的部門認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，同時(shí)明確職責(zé)，全身心的為婦幼保健院的檔案做好管理，使檔案更具有針對(duì)性，才能更好地為醫(yī)院服務(wù)。

1 檔案管理中分類模式實(shí)施的目的及優(yōu)勢(shì)

將婦幼保健院中的檔案進(jìn)行分類管理，目的就是為了規(guī)范檔案，將不同類型的檔案做好分類、保證檔案的完整性，這樣也是方便以后尋找檔案，同時(shí)也可以提高檔案的使用率，使檔案能體現(xiàn)它自身的價(jià)值所在，使檔案在醫(yī)院臨床上能起到更好的效果，可以更好的服務(wù)醫(yī)院。其中分類檔案實(shí)施的優(yōu)勢(shì)主要有以下幾點(diǎn)：首先婦幼保健院內(nèi)每天都會(huì)入住很多的患者，醫(yī)院各個(gè)科室也是在不斷的更新各種信息，檔案管理部門就需要每天不斷收集整理醫(yī)院各個(gè)科室需要的材料，所以通過分類的方式就可以保證資料能以最快的速度找到并送到需求人手中。其次，分類管理模式有利于歷年來的檔案資料的快速查找，方便使用。另外，分類模式管理檔案還可以有效地改善醫(yī)院的信息不被其他人泄露，保證檔案的完整性。

2 婦幼保健院檔案的分類方法及具體措施

2.1 檔案的分類總體方法

在醫(yī)院檔案分類管理中主要開展的方案是按照檔案類型及其作用進(jìn)行分類整體，分類管理，包括對(duì)檔案的分類整理裝訂和編制等。并由專門負(fù)責(zé)檔案的人員，進(jìn)行查找和整理，將重要的檔案和經(jīng)常用的檔案做上標(biāo)記，方便查找。

2.2 檔案分類的具體措施

1）病例檔案類。病例檔案主要包括住院患者的病例檔案，其主要有病例檔案科管理，為臨床的醫(yī)師提供及時(shí)的資料參考和服務(wù)。

2）行政文書類文檔。（1）相關(guān)部門發(fā)來的一些文檔類的材料，包括：國(guó)家頒布的婦幼保健衛(wèi)生的通知、指令、下達(dá)數(shù)等有關(guān)資料；省級(jí)市級(jí)政府部門頒發(fā)的有關(guān)婦幼保健衛(wèi)生和用藥方面的指令、通知；醫(yī)院的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)檢查指標(biāo)等材料。（2）醫(yī)院已做的活動(dòng)整體的布置、活動(dòng)前后的事項(xiàng)形成的文件材料。本院領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃和報(bào)告以及得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批文件；婦幼保健院內(nèi)的職能部門檢查本院各科室的調(diào)查形成的文件；經(jīng)過相關(guān)部門的檢查，得到的各項(xiàng)合格證書；醫(yī)院舉辦周年慶或一些大事件的記錄形成的文件；本院自主制定的相關(guān)條例和規(guī)定形成的文件資料。（3）會(huì)議形成的文件檔案，領(lǐng)導(dǎo)層面召開的會(huì)議內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)為下級(jí)以及普通的醫(yī)護(hù)人員開會(huì)或者培訓(xùn)學(xué)習(xí)的資料。（4）院內(nèi)部醫(yī)生護(hù)理等相關(guān)人員的材料。醫(yī)院內(nèi)部發(fā)生的一些獎(jiǎng)勵(lì)、懲戒、職稱的評(píng)定等相關(guān)的文檔。

3）財(cái)務(wù)類。主要有醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門整理保管的一些檔案，包括財(cái)務(wù)中的憑證，原始憑證、支出和收入的賬單，有關(guān)醫(yī)院購(gòu)買醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)花銷的賬單憑證，會(huì)計(jì)人員沒有所做的財(cái)務(wù)收入報(bào)表、支出報(bào)表、稅收?qǐng)?bào)表等，這些檔案的管理，交由專門管理的人員進(jìn)行保管。基建設(shè)施設(shè)備的檔案，就是醫(yī)院在建造、購(gòu)買、管理醫(yī)院等方面，形成的數(shù)據(jù)文件，以及醫(yī)院各種類型的基建圖紙和招標(biāo)標(biāo)書等，可歸入檔案的有項(xiàng)目的招標(biāo)、審批、施工等相關(guān)文件。

4）影像圖片類。主要將醫(yī)院內(nèi)的一些活動(dòng)中的視頻資料，醫(yī)院從建立到現(xiàn)在為止使用過的各類資料，一些著名醫(yī)學(xué)類專家到本院的題詞，與其他醫(yī)院合作過的一些重要項(xiàng)目資料，在保健科室內(nèi)做的大型的手術(shù)以及健康教育方面拍攝的圖片；友好往來接收的各種禮品等，都存放在同一類的檔案室里。醫(yī)療科技類，主要是針對(duì)醫(yī)院內(nèi)各個(gè)科室所用的高科技設(shè)施設(shè)備，新開發(fā)的科研成果，以及專業(yè)醫(yī)師針對(duì) 婦幼保健這一方面做的行業(yè)分析并在此行業(yè)發(fā)表的學(xué)術(shù)論文，每一年運(yùn)用的醫(yī)技檢查的電子數(shù)據(jù)，都存放到檔案室內(nèi)保管。

5）專業(yè)檔案類。醫(yī)療教學(xué)檔案，對(duì)于一些其他醫(yī)院的先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)給予本院的醫(yī)護(hù)人員共同學(xué)習(xí)的資料；業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)檔案，對(duì)于剛進(jìn)醫(yī)院的醫(yī)師和醫(yī)護(hù)人員，都要進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)和教育學(xué)習(xí)會(huì)形成一些資料；科研檔案本院研究部門研發(fā)出的新成果形成的檔案。

3 婦幼保健院檔案管理工作應(yīng)注意事項(xiàng)

1）特殊檔案的開發(fā)

婦幼保健院對(duì)于一些產(chǎn)婦和新生兒的生命健康在特殊時(shí)期會(huì)制定特殊的檔案，為以后的醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展和研究有很重要的利用價(jià)值。比如，為了響應(yīng)中共中央國(guó)務(wù)院對(duì)于醫(yī)學(xué)衛(wèi)生的改革發(fā)展，同時(shí)也為了提高農(nóng)村婦女的身體健康我市對(duì)婦女設(shè)立一個(gè)檢查身體的項(xiàng)目作為試點(diǎn)，目的是檢查我市農(nóng)村婦女的宮頸癌和乳腺癌的相關(guān)指標(biāo)，通過這個(gè)項(xiàng)目的檢查，進(jìn)一步得出新的服務(wù)模式和優(yōu)化方案，通過這些方法來建立研究的檔案資料。

2）檔案資料的收集定期進(jìn)行收集資料，一些長(zhǎng)期收集比較麻煩的文件材料，要根據(jù)情況而定，及時(shí)收集起來，以避免因?yàn)闀r(shí)間過長(zhǎng)不能及時(shí)收集導(dǎo)致資料的流失，資料形成后，隨即就有參考價(jià)值了。所以一定要定期的進(jìn)行資料收集。醫(yī)院內(nèi)一些特殊的需求記錄成資料的可以在當(dāng)時(shí)收集好資料就整理成檔案，方便以后使用。另外還應(yīng)該做好年初匯總工作，一年過后，根據(jù)資料的性質(zhì)，將資料進(jìn)行歸類整理，一些不常用的放到適當(dāng)?shù)奈恢?。將一整年的檔案資料都再次做出分類整理，為本年資料的儲(chǔ)存做準(zhǔn)備。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，通過分類處理婦幼保健院的檔案，使得檔案歸檔更加合理，使用更加方便、充分的體現(xiàn)了檔案自身的價(jià)值，科學(xué)的規(guī)劃?rùn)n案的分類，使醫(yī)院的信息檔案更加的全面，醫(yī)院能更好的利用好檔案儲(chǔ)存的信息，同時(shí)使醫(yī)院各類檔案可以更清晰，為醫(yī)院臨床提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]諶利花，方淑貞.護(hù)理查房模式在婦幼保健院護(hù)理管理中的應(yīng)用[J].中醫(yī)藥管理雜志，2018（21）：108-109.

[2]范文婷.婦幼保健院檔案管理工作要點(diǎn)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：194+195.

[3]肖榮芬.探索縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理分類模式[J].蘭臺(tái)世界，2018（12）：56-58.