試論提高事業(yè)單位檔案資料利用率的途徑

趙金華

摘 要：事業(yè)單位的日常管理及運行必然會產(chǎn)生諸多種類的文檔，而做好對這些文檔的保存與利用，對維護事業(yè)單位日常工作順利開展有著極其重要的作用?；谌缃裾禂?shù)字化的時代，事業(yè)單位的檔案保管及利用工作應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用時代先進的數(shù)字化技術(shù)，如此才能在提高事業(yè)單位的工作效率，同時促進其社會服務(wù)水平的進一步優(yōu)化。本文在研究的過程中通過深入論述提高事業(yè)單位檔案資料利用率的途徑，旨在讓事業(yè)單位檔案資料的價值能夠充分凸顯出來。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案資料；利用率

檔案作為記錄事業(yè)單位各項活動及行為的載體，其中所蘊含的信息資源必然也十分豐富，故加強對檔案資料的利用率，將是實現(xiàn)檔案服務(wù)價值的重要手段。然而，就目前事業(yè)單位在檔案管理的工作現(xiàn)狀上來看，“輕開發(fā)、重保管”的思想普遍存在，極大地限制了事業(yè)單位檔案作用的充分發(fā)揮。對此，在這信息數(shù)字化時代，事業(yè)單位的綜合檔案室亦要充分聯(lián)系現(xiàn)代先進的信息技術(shù)來加強開發(fā)并利用好檔案資料，為單位制定各項發(fā)展決策提供依據(jù)，切實維護單位的良好發(fā)

展[1]。

1 加大檔案宣傳力度，深化開發(fā)利用意識

為切實促進事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)及利用，必然要得到全社會成員的支持與參與。而要切實達成以上目標(biāo)，關(guān)鍵便是要以多樣化的形式以及聯(lián)系多種渠道來對檔案管理工作進行宣傳，讓全社會民眾均意識到使用檔案信息資源的重要性，只有這樣，才能切實提升全社會的檔案利用意識。當(dāng)然，在呼吁全社會加強對檔案信息資源利用的同時，事業(yè)單位需積極對與檔案信息資源相關(guān)的法律法規(guī)知識予以大力宣傳。除此之外，最重要的一點還在于，事業(yè)單位在開發(fā)并利用檔案信息資源時，將部分館藏檔案信息主動介紹給民眾，并積極宣傳檔案于經(jīng)濟以及社會發(fā)展中的價值與作用，才能為事業(yè)單位開發(fā)并利用好檔案信息資源創(chuàng)造出良好的外部環(huán)境，進而切實維護事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。

2 豐富館室藏檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，合理拓展檔案利用范圍

鑒于事業(yè)單位檔案中有著豐富的科研、社會管理以及教學(xué)等價值，故也能同時為科研、社會政策研究、教育等機構(gòu)提供極其豐富的信息獲取渠道，以此將能讓更多人對事業(yè)單位檔案的重要性產(chǎn)生足夠的認知。例如，在學(xué)校不斷發(fā)展的過程中，學(xué)校在制定相關(guān)管理措施的過程中，教師在教學(xué)管理工作中，以學(xué)校檔案資料作為依據(jù)，為提升學(xué)校的整個教育教學(xué)發(fā)展水平起到較強的支撐作用[2]。

不斷豐富館室藏檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。就檔案的開發(fā)及利用而言，充實的館藏檔案當(dāng)是此工作最重要的先決條件。若館藏資源本身較為寡薄，則必然難以發(fā)揮好檔案的服務(wù)功能。當(dāng)然，豐富的館藏也并非及時指數(shù)量方面的增加，若館藏本身的質(zhì)量不高，則再多的數(shù)量也沒有任何的利用價值。因此，事業(yè)單位在收集檔案過程中，需務(wù)必將目光對準(zhǔn)散存于單位或個人手中的有價值檔案，并在不斷搜集新的檔案同時注重對館藏內(nèi)容與結(jié)構(gòu)的合理優(yōu)化，為后續(xù)的開發(fā)及利用服務(wù)奠定良好基礎(chǔ)。

3 夯實開發(fā)利用基礎(chǔ)，加強信息資源建設(shè)

針對事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)及利用，其必然是以海量的信息資源為基礎(chǔ)。對此，事業(yè)單位無論領(lǐng)導(dǎo)或普通職員，其均需將檔案信息資源建設(shè)工作視作日常工作的頭號任務(wù)，以最大限度的對工作乃至整個社會中有價值的信息資源予以深度挖掘。當(dāng)然，就檔案收集工作而言，其亦是事業(yè)單位開發(fā)并利用好檔案信息資源的重要前提。對此，檔案資源務(wù)必就檔案征集與接收的范圍予以最大限度的拓寬，為后續(xù)的深度開發(fā)及利用夯實基礎(chǔ)。

隨著數(shù)字技術(shù)的不斷進步，各行各業(yè)也均以注重數(shù)字化技術(shù)的引進。對此，事業(yè)單位綜合檔案室在搜集檔案信息資源過程中，亦可基于數(shù)字化的技術(shù)手段，一來可實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)及利用過程的全程現(xiàn)代化；二來基于不同載體與不同表現(xiàn)施行的檔案信息，再將之以計算機錄入、掃描等手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息后，還能實現(xiàn)檔案信息資源自動化管理及傳輸?shù)哪康摹．?dāng)然，這便需要事業(yè)單位的綜合檔案室積極致力于建設(shè)擁有較高管理效率的全文數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，并做到對網(wǎng)上檔案資源信息的開發(fā)與利用，為當(dāng)代民眾提供全方位的信息資源服務(wù)[3]。

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案資料管理，因其均是紙質(zhì)的材料，故而對檔案管理人員而言，無論是針對檔案的查閱或檢索，均以一件及其繁瑣之事。對此，為有效解決這樣的檔案利用矛盾，我們更應(yīng)基于大數(shù)據(jù)的視野來充分發(fā)揮信息化管理技術(shù)的優(yōu)勢。當(dāng)然，針對信息化管理技術(shù)的運用，事業(yè)單位必須遵循諸如《檔案保管制度》《檔案利用制度》《立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案員崗位責(zé)任制》等制度的相關(guān)要求，一方面要對信息資源的開放程度予以有效拓寬，另一方面則是要對館藏檔案資料的內(nèi)容及結(jié)構(gòu)予以不斷完善，最大限度滿足民眾的利用需求，繼而維護事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。

4 提高檔案管理員專業(yè)素質(zhì)，強化開發(fā)利用能力

檔案管理人員的個人素質(zhì)亦是提高開發(fā)利用效率的關(guān)鍵。事業(yè)單位在完善自身的檔案管理信息化建設(shè)同時，應(yīng)對檔案管理人員的隊伍配備給予高度重視，結(jié)合檔案管理的實際需求來選擇與之相契合的檔案管理方式，才有助于增強單位檔案的可操作性。提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，一是事業(yè)單位應(yīng)盡量引進和配備檔案專業(yè)人才對檔案進行管理；二是事業(yè)單位應(yīng)定期對檔案管理專兼職人員進行專業(yè)化培訓(xùn)，提高檔案管理人員的理論水平和業(yè)務(wù)水平；三是事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理的相關(guān)人員提出嚴格要求，為用戶提供多層次、多渠道的信息服務(wù)，才能促進事業(yè)單位檔案管理的傳統(tǒng)服務(wù)方式的有效改變，進而保證理想的開發(fā)及利用效率。

5 優(yōu)化服務(wù)方式，提高開發(fā)利用效率

因現(xiàn)代管理理念的不斷更新，使得檔案管理的受重視程度也越來越高。而相對于傳統(tǒng)中保管的管理模式，現(xiàn)代信息化管理模式無論是在管理或是利用方面均是傳統(tǒng)管理模式所無法比擬的。因此，為切實促進檔案管理工作的多元化發(fā)展，相關(guān)部門和單位必然要對信息技術(shù)在檔案管理工作中的合理運用給予高度重視。通過優(yōu)化服務(wù)方式來提高檔案資料的開發(fā)利用效率。同時，為切實提升事業(yè)單位的檔案信息資源開發(fā)及利用效率，則需要加快事業(yè)單位檔案的信息化發(fā)展進程，而事業(yè)單位的檔案管理信息化發(fā)展又離不開相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

總之，隨著事業(yè)單位檔案資料的數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法嚴重影響了檔案資料的利用效率。因此，事業(yè)單位在檔案管理過程中，需要采取多元化的策略來保證檔案資料的管理水平，保證檔案資料的完整性，以便為檔案資料的開發(fā)和利用奠定堅實的基礎(chǔ)。檔案管理是事業(yè)單位管理過程中非常重要的組成部分，其管理效率的高低直接影響著事業(yè)單位運行過程發(fā)展的水平，所以需要加大對事業(yè)單位檔案資料的開發(fā)利用力度，完善事業(yè)單位檔案信息管理策略，以便能夠最大限度提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

參考文獻

[1]黎海容.淺談提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：98-99.

[2]陳玥彤.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用淺談[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：119-120.

[3]李晗.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].科技展望，2017（2）：78-79.