醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作芻議

王鈞

隨著現(xiàn)代醫(yī)學水平的發(fā)展，醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展、技術(shù)的進步越來越依賴醫(yī)療設(shè)備，醫(yī)用儀器設(shè)備在整個醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中所占的比重越來越大，醫(yī)療設(shè)備的先進程度是衡量醫(yī)院現(xiàn)代化的重要指標，醫(yī)療設(shè)備能否正常運行直接關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和經(jīng)濟社會效益，現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要工作之一是做好醫(yī)療設(shè)備管理，醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，要想管好、用好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，減少設(shè)備的閑置率、故障率， 提高設(shè)備的使用率，就必須建立起完整的醫(yī)療設(shè)備檔案，并進行科學有效的管理。如何建立完整的醫(yī)療設(shè)備檔案并解決管理中存在的問題和不足，充分挖掘設(shè)備潛力，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，正是本文所探討的內(nèi)容。

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備在服務(wù)醫(yī)患過程中的全部歷史記錄，它是設(shè)備管理工作的重要組成部分。設(shè)備檔案的形成過程涉及到設(shè)備從立項申請到最終報廢，周期長、中間環(huán)節(jié)多、參與人員雜，它主要包含了以下幾個方面的內(nèi)容：1、各種文件：如設(shè)備申請材料、使用科室的醫(yī)療需求及社會效益和經(jīng)濟效益分析的可行性論證報告、設(shè)備年度采購計劃及設(shè)備管理委員會討論審批意見、地區(qū)衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)材料、供貨商資質(zhì)、招標書、投標書等;2、設(shè)備購進中的各種記錄：如產(chǎn)品介紹、談判記錄、招標記錄、合同、協(xié)議、人員培訓(xùn)記錄等;3、各種原始憑證：如設(shè)備進口證明、海關(guān)免稅證明、報關(guān)單、商檢證明、到貨通知、提貨單、發(fā)票復(fù)印件、裝箱清單、操作使用說明書、廠家提供的安裝圖紙、安裝調(diào)試驗收報告;4、設(shè)備運行使用過程中形成的資料：如使用記錄、維修管理辦法及維修保養(yǎng)記錄、運行動態(tài)記錄、經(jīng)濟效益分析、計量檢測記錄、報廢記錄等。因此，設(shè)備檔案的管理是一項耗時耗力且工作量相當大的工作。

醫(yī)療設(shè)備檔案要適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的需要，就必須下大力氣建立和完善更有利于醫(yī)院發(fā)展和患者需求的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體系。具體說來，就是要把醫(yī)療設(shè)備檔案建成監(jiān)控醫(yī)院發(fā)展的晴雨表、跟蹤器，使設(shè)備檔案管理真正融入到設(shè)備購進、具體使用、維修保障的全部過程中去，通過檔案記錄定期、不定期的監(jiān)控設(shè)備質(zhì)量、運行狀況、維保情況，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院發(fā)展中的積極作用。

一、目前醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的主要問題

1.檔案管理制度不健全。大多數(shù)醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作重視不夠，未建立統(tǒng)一的規(guī)范有效的管理制度，日常工作中檔案管理隨意，無章可循，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理混亂，查找困難，不能及時提供給維保人員使用，也不能很好的服務(wù)于臨床、醫(yī)技科室，更難以為醫(yī)院管理層制定相關(guān)決策提供依據(jù)，甚至造成檔案斷檔、遺失的現(xiàn)象，難以充分發(fā)揮設(shè)備檔案的參考作用和深入挖掘設(shè)備檔案的深層價值。

2.設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)較差，專業(yè)技能水平低下。長期以來醫(yī)院設(shè)備管理科室和使用科室往往重視設(shè)備的采購、維保及使用，對設(shè)備檔案工作重視不夠，通常由設(shè)備維修人員兼任或退居二線人員任設(shè)備檔案管理員，這部分人員由于缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，對檔案管理具體工作不熟悉，只能起到簡單的歸納作用，對設(shè)備的性能及成本效益分析更是一無所知，不可能完成專業(yè)性較強的設(shè)備使用效益分析任務(wù)，致使設(shè)備檔案很難完善，難以起到有價值的參考作用，最終形成“死檔”。而且有的醫(yī)院設(shè)備檔案管理人員更換頻繁，導(dǎo)致部分設(shè)備檔案資料有借無還，甚至永久性遺失。

3.檔案管理體制不理順，各部門檔案管理職責不清晰，交叉重疊。大多數(shù)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的采購、安裝、保養(yǎng)、維護隸屬設(shè)備科，具體使用是臨床或醫(yī)技科室，沒有一個具體的部門來統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案的管理工作，也未明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理權(quán)限的歸屬科室，設(shè)備管理科室和具體使用科室在設(shè)備建檔、管檔方面職責不清，交叉重疊，檔案各記各的。在實際檔案管理過程中，設(shè)備管理科室僅僅關(guān)注設(shè)備的考察、招標、采購和維保，使用科室則關(guān)注設(shè)備的安裝、調(diào)試、驗收和使用，從而使醫(yī)療設(shè)備相關(guān)資料的收集、歸檔處于片面、分散狀態(tài)，沒有形成統(tǒng)一、完整的醫(yī)療設(shè)備檔案。

二、改進措施

1.建章立制完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。建立一套科學、完善的規(guī)章制度是醫(yī)療設(shè)備檔案工作走向規(guī)范化、制度化的重要基礎(chǔ)。根據(jù)醫(yī)院的實際情況，以《檔案法》為依據(jù)，建立一套適合本單位工作的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調(diào)用、借閱等各個環(huán)節(jié)有章可循，建立起標準化、正規(guī)化的檔案管理模式，確保設(shè)備正常使用，提高設(shè)備利用率，充分挖掘設(shè)備潛力，為醫(yī)院的醫(yī)、教、研工作提供可靠的保障。

2.選配高素質(zhì)的檔案專業(yè)人員管理醫(yī)療設(shè)備檔案，并對現(xiàn)有人員進行檔案管理知識、技能的培訓(xùn)。醫(yī)院要選配熟悉檔案工作流程的檔案專業(yè)人員管理醫(yī)療設(shè)備檔案，并對現(xiàn)有人員進行檔案管理知識、技能的培訓(xùn)，學習《檔案法》《保密法》等與自身工作密切相關(guān)的法律法規(guī)，提高檔案管理意識，樹立依法管檔的思想觀念。充分認識設(shè)備檔案在設(shè)備管理中的重要性，加強檔案借閱管理，杜絕檔案遺失現(xiàn)象。注重做好設(shè)備使用的成本效益分析，確保醫(yī)療設(shè)備檔案信息的可靠性、真實性， 使醫(yī)療設(shè)備檔案成為推動醫(yī)院發(fā)展的重要參考。

3.理順現(xiàn)有的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體制，實行檔案集中統(tǒng)一管理。建立分管院長負總則，設(shè)備科主任牽頭，設(shè)備檔案管理人員、操作人員、維保人員共同參與的管理模式，形成醫(yī)院、設(shè)備管理科室、設(shè)備操作科室三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對各科室購進、使用的設(shè)備，實行設(shè)備科管總，操作科室管分的模式，設(shè)備總檔案存設(shè)備科，分檔案存設(shè)備操作科室。這種管理模式既能保證檔案完整、有序，也充分體現(xiàn)了《檔案法》中有關(guān)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。

三、拓展設(shè)備檔案的服務(wù)范圍

1.要注意發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案管理的監(jiān)督功能。醫(yī)療設(shè)備檔案是以購置、使用、維保、報廢為主線進行整理和歸檔的，醫(yī)療設(shè)備檔案最主要的功能在于發(fā)揮它有效的監(jiān)督功能，變“死檔”為“活檔”，直接為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。它能為醫(yī)院決策層及使用科室是否添置新設(shè)備提供可靠的參考依據(jù)。在規(guī)模較大的醫(yī)院，由于利益的驅(qū)動，有可能出現(xiàn)多科室申請重復(fù)購置設(shè)備或低效能購置設(shè)備的情況，盲目重復(fù)購置、低效能購置設(shè)備必然會給醫(yī)院帶來不必要的浪費，通過查閱設(shè)備檔案、分析已有的設(shè)備效益檔案，就會知道哪些設(shè)備使用率已經(jīng)飽和，那些設(shè)備病源少，長期低效能運行，設(shè)備閑置浪費嚴重，從而決策哪些設(shè)備急需，哪些可以緩購，哪些堅決取消，從而把好醫(yī)療設(shè)備購置的第一關(guān)，有效降低醫(yī)院的資金成本，減少設(shè)備、資金浪費，使醫(yī)院有限的資金用到最急需發(fā)展的方向。

2.要多角度拓寬醫(yī)療設(shè)備檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域。一是醫(yī)療設(shè)備從購置到報廢，過程長、環(huán)節(jié)多，出現(xiàn)各種意外情況的概率大。當出現(xiàn)某種意外情況時，設(shè)備檔案中的資料將會成為解決問題的最直接、最有力的依據(jù)。如設(shè)備購置過程中出現(xiàn)設(shè)備與要求不符、部件短缺、安裝調(diào)試、余款支付、人員配訓(xùn)、售后服務(wù)方面的糾紛，即可查閱設(shè)備檔案中的招標文件、訂貨合同及詳細配置清單、協(xié)議書等相關(guān)資料，核實對方是否按所簽約的條款執(zhí)行，是否違約，以維護醫(yī)院的正當利益。二是再如使用科室在使用設(shè)備檢查時，檢查結(jié)果與病人最終診斷結(jié)果出現(xiàn)誤差，甚至出現(xiàn)漏診、誤診情況，導(dǎo)致病人提出質(zhì)疑，產(chǎn)生糾紛，設(shè)備使用科室可以通過醫(yī)療設(shè)備檔案從中找出設(shè)備使用說明中的檢查極限范圍，當前設(shè)備的功能缺陷，如果檢查中的誤差、漏診、誤診是設(shè)備功能缺陷或超極限范圍所致，則可化解矛盾糾紛或減輕工作人員的責任。三是設(shè)備檔案管理科室還可以主動與使用科室聯(lián)系，開展階段性設(shè)備使用效益分析，通過效益分析，可以幫助使用科室綜合分析設(shè)備運行狀態(tài)，挖掘設(shè)備的新功能，提高設(shè)備的使用率和利用價值，還可以為后期醫(yī)療設(shè)備的技術(shù)改造提供有利的技術(shù)依據(jù)。四是醫(yī)療設(shè)備檔案中記錄的設(shè)備運行中的大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和診斷記錄還可以為醫(yī)院的科研工作提供有力的支持。

3.以醫(yī)療設(shè)備檔案為基礎(chǔ)，可以為建立區(qū)域統(tǒng)一的醫(yī)療設(shè)備資源平臺提供有力的支持，有利于提高區(qū)域醫(yī)療設(shè)備的利用率，實現(xiàn)資源共享，節(jié)約醫(yī)院資金。面對競爭日益激烈的醫(yī)療市場，同一區(qū)域的各大醫(yī)院拼設(shè)備、拼資源，惡性競爭，設(shè)備盲目重復(fù)購置嚴重，遠遠超出區(qū)域病人的實際需要，造成大量設(shè)備閑置，浪費了大量寶貴的醫(yī)療資源。因此，整合區(qū)域內(nèi)醫(yī)療設(shè)備資源，避免惡意競爭，實現(xiàn)資源共享，成為地區(qū)衛(wèi)生行政部門的重要任務(wù)。要實現(xiàn)上述任務(wù)，就要在信息化的基礎(chǔ)上，以各個醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案為基礎(chǔ)，建立區(qū)域醫(yī)療設(shè)備檔案庫。在滿足群眾就醫(yī)需求、促進各個醫(yī)院均衡發(fā)展的基礎(chǔ)上，統(tǒng)一規(guī)劃區(qū)域設(shè)備配置，并在對外網(wǎng)站上公布，方便群眾查詢，實現(xiàn)區(qū)域資源整合，達到節(jié)約資源、共享互利的目的。為群眾就診看病，提供最大的便利。這是醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的職責和義務(wù)，也是發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案作用，滿足患者、臨床需要、奉獻社會的好事。

（作者單位：山東省壽光市中醫(yī)醫(yī)院）