事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究

文/廣州市番禺區(qū)建設(shè)工程質(zhì)量檢測(cè)中心 蔡俏冰

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究

文/廣州市番禺區(qū)建設(shè)工程質(zhì)量檢測(cè)中心 蔡俏冰

近些年來(lái)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)取得了非常大的進(jìn)步與發(fā)展，在很大程度上推動(dòng)了我國(guó)事業(yè)單位的進(jìn)步。但是，在信息化建設(shè)過(guò)程中，也暴露出了非常多的問(wèn)題和弊端，諸如檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)技能與素養(yǎng)低、信息化建設(shè)與單位實(shí)際情況不匹配、檔案管理設(shè)備與技術(shù)不充分等等，這些都嚴(yán)重阻礙著事業(yè)單位檔案資源的利用效率。因此，必須要進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。本文將就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策進(jìn)行深入的分析與探究。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問(wèn)題；對(duì)策分析

眾所周知，在事業(yè)單位中，檔案管理工作對(duì)于單位各項(xiàng)工作項(xiàng)目的開(kāi)展有著非常直接的影響，檔案信息是一種非常有價(jià)值的管理與決策依據(jù)，是提高事業(yè)單位工作科學(xué)與合理性的關(guān)鍵因素，信息化建設(shè)的目的是為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。以下筆者將結(jié)合自己的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，就如何提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的效果提出幾點(diǎn)看法和建議，希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位的檔案管理工作有所助益。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題分析

（一）安全性不高?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位中的檔案管理還缺乏安全有效的保證，在事業(yè)單位中，有一部分檔案信息和資料是具有特殊性質(zhì)的，其中會(huì)涉及國(guó)家的機(jī)密性問(wèn)題。在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，事業(yè)單位并沒(méi)有對(duì)此類(lèi)檔案資料進(jìn)行區(qū)別對(duì)待，而是做出的統(tǒng)一性處理，這雖然在很大程度上方便了檔案信息資料的應(yīng)用，但是，這也成了一個(gè)非常大的安全隱患，國(guó)家機(jī)密性檔案資料很可能在審查與公開(kāi)工作當(dāng)中遭到泄漏，甚至?xí)驗(yàn)楹诳腿肭謫?wèn)題而遭到毀損。

（二）匹配性不高。近些年來(lái)，事業(yè)單位已經(jīng)逐步推行了無(wú)紙化辦公，但是，其中有一個(gè)非常嚴(yán)重的問(wèn)題，那就是當(dāng)前的信息化建設(shè)平臺(tái)不能夠兼容全部的專(zhuān)業(yè)軟件以及文件形式，這就導(dǎo)致檔案管理工作的效率與便捷性難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一與提升。雖然，單位成員都可以憑借自身的權(quán)限來(lái)閱讀一些文件，但是，其中也常常出現(xiàn)由于管理不規(guī)范所導(dǎo)致的電子文件丟失的現(xiàn)象。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)不高。事業(yè)單位的工作環(huán)境限制比較大，薪資福利的制約力度也比較大，這就導(dǎo)致很多高水平的人才都不愿意過(guò)久停留在事業(yè)單位中，而是尋求更加廣闊的發(fā)展平臺(tái)。在檔案管理工作當(dāng)中，有很多的工作人員都并不具備專(zhuān)業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理工作了解也不夠透徹，專(zhuān)業(yè)技能和理論積淀都是非常薄弱的，這就使得當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多的問(wèn)題，比如檔案整理無(wú)序雜亂、檔案信息丟失等等，這與檔案管理人員工作能力與綜合素質(zhì)低下有著非常緊密的關(guān)系。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策分析

（一）積極引入信息化建設(shè)專(zhuān)業(yè)人才。要想全面推進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必須要加大力度引進(jìn)信息化建設(shè)專(zhuān)業(yè)人才，為信息化建設(shè)工作搭建起最廣闊的平臺(tái)，進(jìn)一步確保信息化建設(shè)的高效性、便捷性與安全性。在平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，我們必須要將前期測(cè)試使用工作做到位，保證將測(cè)試工作落實(shí)到實(shí)處，嚴(yán)格按照既定的操作要求來(lái)做好所有的改良的工作，不放過(guò)任何細(xì)小環(huán)節(jié)，全面提升系統(tǒng)操作的人性化，緊密配合事業(yè)單位工作開(kāi)展的特點(diǎn)。

（二）加大對(duì)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的投入力度。信息化建設(shè)，最強(qiáng)有力的支撐便是先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，技術(shù)設(shè)備的先進(jìn)性是保證信息化建設(shè)高質(zhì)量的重要力量。不管是軟件支持還是硬件支持，都需要嚴(yán)格依據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況做出最佳的建設(shè)與管理方案。我們必須要嚴(yán)格按照事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，來(lái)設(shè)置權(quán)限，完成好各項(xiàng)功能的開(kāi)發(fā)與利用，竭盡全力提升系統(tǒng)軟件操作之間的兼容性，除此之外，我們還需要進(jìn)一步加強(qiáng)安全管理維護(hù)的力度，控制系統(tǒng)操作設(shè)備的管理，對(duì)于涉密資料不能在外網(wǎng)環(huán)境下操作，需要保持在內(nèi)網(wǎng)安全防護(hù)環(huán)境中，做好資料安全防護(hù)處理。

（三）提供更多的技能培訓(xùn)機(jī)會(huì)。事業(yè)單位可以根據(jù)自身管理工作的實(shí)際情況，針對(duì)檔案管理工作人員制定出科學(xué)合理的培訓(xùn)與考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期或者不定期的考核，要求檔案管理人員參加更多的技能培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的工作技能和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。在實(shí)際的培訓(xùn)中，事業(yè)單位可以根據(jù)崗位的不同以及工作能力的高低，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行分層次的培訓(xùn)，與此同時(shí)，盡可能多地?cái)U(kuò)充培訓(xùn)工作的方式，可以在事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行培訓(xùn)，也可以安排檔案管理人員參加外部的集中培訓(xùn)，讓檔案管理人員更加明確自己肩上所承擔(dān)的重要責(zé)任，對(duì)自己的崗位職責(zé)有著更加清晰、準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，信息化建設(shè)是一種必然趨勢(shì)，在信息化建設(shè)過(guò)程中必然會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，也會(huì)出現(xiàn)很多阻礙信息化建設(shè)的干擾因素，但是，相信伴隨著事業(yè)單位的各項(xiàng)制度的不斷完善以及各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)必然會(huì)提升到更高的水平，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

[1]事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].現(xiàn)代國(guó)企研究,2016(22).

[2]探討加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑[J].才智,2016(9).

[3]淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].城建檔案,2016,19(4):19-20.