加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)教育的方法探究

齊清華

呂梁市城市管理服務(wù)中心 山西 呂梁 033000

隨著時(shí)代的發(fā)展,人們對(duì)檔案有了新的認(rèn)識(shí),并開(kāi)始重視檔案管理工作,也對(duì)檔案管理人員的工作能力提出新的要求,檔案管理人員要具備專(zhuān)業(yè)工作技能和專(zhuān)業(yè)知識(shí),工作責(zé)任心強(qiáng),有效掌握檔案的利用需求,能夠高效率、高質(zhì)量的完成檔案管理工作。而且電子檔案正在不斷應(yīng)用,也使檔案管理工作與原來(lái)相比有一些不同,因此檔案管理人員也需要不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技能,以便能更好的做好檔案管理工作,并有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

一、檔案管理人員在檔案管理工作中存在的問(wèn)題

因?yàn)椴糠质聵I(yè)單位內(nèi)部并不重視檔案管理工作,造成在管理制度上存在缺失,而且也沒(méi)有解決問(wèn)題的相關(guān)依據(jù),也就意味著在檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題后并不能及時(shí)進(jìn)行解決[1]。在這種情況下,一些相關(guān)工作人員存在如下問(wèn)題：

第一,檔案管理人員自身并不能很好的認(rèn)識(shí)檔案管理工作,對(duì)工作也沒(méi)有足夠的重視,應(yīng)付工作的事情時(shí)有發(fā)生。

第二,檔案管理人員自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平較低,工作能力也不高,在檔案建設(shè)方面存在理解偏差。在檔案建設(shè)的過(guò)程中,對(duì)檔案整理和調(diào)研的實(shí)際需求有所忽視,只重視檔案建設(shè)的數(shù)量,大大降低檔案的使用價(jià)值。

由此看出檔案管理工作人員必須具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí),對(duì)工作有極強(qiáng)的責(zé)任心,并具有專(zhuān)業(yè)的檔案管理水平。尤其隨著社會(huì)的發(fā)展,檔案管理的數(shù)量越來(lái)越大,檔案類(lèi)型也有所增加,因此要對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理,適應(yīng)當(dāng)前檔案的發(fā)展的需要,并努力做好檔案管理工作。

二、加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)教育的方法

(一)完善基本業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員在工作中必須具備專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)技能,才能做好檔案管理工作。首先在工作中不斷強(qiáng)化自己的基礎(chǔ)操作技能,在對(duì)檔案文書(shū)、檔案目錄等進(jìn)行整理時(shí),不斷學(xué)習(xí)和強(qiáng)化自己的動(dòng)作技能；然后在管理技能方面,檔案管理人員必須具備熟練運(yùn)用檔案管理流程、技術(shù)以及相關(guān)知識(shí)去完成檔案管理工作任務(wù)的能力,因此檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn),不斷學(xué)習(xí)最新的檔案管理知識(shí)和方法,在對(duì)檔案室、檔案設(shè)備及文件等進(jìn)行日常管理工作時(shí),運(yùn)用多媒體等技術(shù)對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)化管理,使檔案管理工作更加科學(xué)合理。

(二)加強(qiáng)培訓(xùn),提升專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。檔案管理工作隨著時(shí)代的進(jìn)步也在及時(shí)創(chuàng)新和完善自己的管理工作,而作為檔案管理人員錄用入職后,也要不斷的學(xué)習(xí)新的工作方式,并及時(shí)補(bǔ)充新的專(zhuān)業(yè)技能,提升自己的綜合素質(zhì)。因此,在工作中要加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、工作技能等方面的培訓(xùn),建立完善的培訓(xùn)機(jī)制,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)[2]。在培訓(xùn)的過(guò)程中,及時(shí)對(duì)檔案管理人員的工作情況進(jìn)行分析和總結(jié),針對(duì)這一階段在工作中遇到的問(wèn)題和不足之處進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn),提出具體的解決辦法,進(jìn)而整體提升檔案管理人員的綜合能力。

(三)提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,信息技術(shù)也與我們的生活越來(lái)越密切,我們也可以把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管中,改變?cè)瓉?lái)的檔案管理工作的方式,這樣才能提高檔案管理工作效率。如今傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿(mǎn)足當(dāng)前電子檔案管理工作的需求,現(xiàn)代科技已經(jīng)取代了紙質(zhì)辦公,無(wú)紙化辦公已成必然。因此檔案管理人員要及時(shí)提高自己的信息技術(shù)應(yīng)用水平,熟練掌握計(jì)算機(jī)和其他信息設(shè)備的操作和應(yīng)用技能,同時(shí)也要熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng),完善電子檔案的日常維護(hù)和管理工作。

(四)健全獎(jiǎng)懲機(jī)制。在工作中,健全的獎(jiǎng)懲機(jī)制能夠激勵(lì)和鞭策員工,調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。在檔案管理工作中,員工能夠較好的完成工作,并能夠?qū)ν话l(fā)事件及時(shí)進(jìn)行解決,對(duì)這樣的員工要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),而工作表現(xiàn)不好、制造工作問(wèn)題的員工要予以相應(yīng)的懲罰。雖然獎(jiǎng)懲機(jī)制能夠激勵(lì)員工更加努力地工作,但在檔案管理工作中建立的獎(jiǎng)懲機(jī)制并不能完全讓員工信服,機(jī)制的可行性較差,實(shí)施起來(lái)較困難,這樣的獎(jiǎng)懲機(jī)制在部門(mén)中已經(jīng)形同虛設(shè),并沒(méi)有發(fā)揮它真正的作用。因此,檔案管理部門(mén)在建立獎(jiǎng)懲機(jī)制時(shí),要積極聽(tīng)取部門(mén)內(nèi)員工的意見(jiàn),根據(jù)員工期望建立健全的獎(jiǎng)懲機(jī)制,促使獎(jiǎng)懲機(jī)制的有效落實(shí),進(jìn)而提升員工的整體工作態(tài)度,提高檔案管理人員的工作質(zhì)量。

(五)建立人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)計(jì)劃。檔案管理工作需要具備專(zhuān)業(yè)技能的人才,因此,制定綜合素質(zhì)人才培養(yǎng)計(jì)劃是當(dāng)務(wù)之急。在對(duì)員工的定期培訓(xùn)中,將綜合素質(zhì)培養(yǎng)計(jì)劃納入其中,對(duì)員工進(jìn)行包括專(zhuān)業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)、工作責(zé)任心等在內(nèi)的綜合素質(zhì)培訓(xùn),同時(shí)也要加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用方面的培訓(xùn),培養(yǎng)員工操作辦公軟件的技能,并針對(duì)各種工作需求及時(shí)收集和解決,員工對(duì)工作要有較強(qiáng)的敬業(yè)精神,這樣就能更好的為檔案管理工作提供更好的服務(wù),促進(jìn)企業(yè)和社會(huì)的良好發(fā)展。

(六)加強(qiáng)監(jiān)督。檔案管理人員的工作能力以及綜合素質(zhì)等隨著培訓(xùn)學(xué)習(xí)正在不斷完善,但僅僅依靠員工培訓(xùn)來(lái)完善檔案管理工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,因此在檔案管理部門(mén)要建立監(jiān)督小組,對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行全面監(jiān)督,并對(duì)員工的工作效率、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)水平等進(jìn)行考評(píng)。另外,光靠?jī)?nèi)部監(jiān)督還不夠全面,還要接受人民群眾和上級(jí)的外部監(jiān)督,在檔案管理工作中,檔案管理人員的工作會(huì)受到上級(jí)的隨機(jī)抽查,同時(shí)也要接受人民群眾的投訴和建議,及時(shí)改進(jìn)自己在工作中的不足之處。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述,現(xiàn)代檔案管理工作對(duì)檔案管理人員提出新的工作要求,檔案管理人員要不斷提升自己的專(zhuān)業(yè)技能、工作能力、職業(yè)素質(zhì)等,并通過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)提升自己的信息技術(shù)應(yīng)用水平和綜合素質(zhì),同時(shí)接受內(nèi)外部監(jiān)督,進(jìn)而提升自己的綜合素質(zhì)和服務(wù)價(jià)值。