財(cái)務(wù)共享模式下大型企業(yè)電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)探討

李順鳳

一、引言

20世界80年代，美國通用、福特等大型制造企業(yè)集團(tuán)率先推出財(cái)務(wù)共享服務(wù)，經(jīng)過30多年的發(fā)展，中國大型企業(yè)通過廣泛嘗試和實(shí)踐財(cái)務(wù)共享服務(wù)，一定程度加快了財(cái)務(wù)信息的處理、傳遞使經(jīng)營分析效率有效提升。為此，多數(shù)企業(yè)為保證各分支機(jī)構(gòu)核算流程的統(tǒng)一性和透明度，借助財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺進(jìn)行統(tǒng)一的會計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)，使不同區(qū)域的紙質(zhì)化會計(jì)檔案以影像化、數(shù)據(jù)化、在線傳遞方式集中保存于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。張育強(qiáng)（2010）提出會計(jì)檔案管理應(yīng)基于財(cái)務(wù)共享模式之上，建立財(cái)務(wù)信息共享中心，并通過數(shù)據(jù)化（影像化、掃描）、流轉(zhuǎn)過程管理、質(zhì)量監(jiān)管、風(fēng)險(xiǎn)控制、成檔等多項(xiàng)工作使會計(jì)檔案的管理中心集中化。李穎（2014）指出采用ERP系統(tǒng)的企業(yè)從其財(cái)務(wù)核算模塊、采購管理模塊、人力資源管理模塊等實(shí)現(xiàn)部門間的扁平化鏈接，使企業(yè)會計(jì)憑證由實(shí)物憑證向電子憑證的轉(zhuǎn)變更具準(zhǔn)確性和實(shí)效性。陳恒凱、張耀嗣（2015）指出會計(jì)檔案的數(shù)字化有利于保障會計(jì)檔案信息資源的多樣性、延續(xù)性，在提高會計(jì)檔案利用效率的同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)會計(jì)信息資源的共享。財(cái)政部（2018）發(fā)布《關(guān)于全面推開財(cái)政電子票據(jù)管理改革的通知》。將財(cái)政電子票據(jù)管理改革推廣至所在地區(qū)的全部單位和全部財(cái)政票據(jù)種類。因此不管是從企業(yè)信息技術(shù)的高速化發(fā)展，還是國家會計(jì)檔案管理辦法、稅務(wù)電子發(fā)票的多方面制度制定與實(shí)施，都為大型企業(yè)集團(tuán)電子會計(jì)檔案的發(fā)展指明了道路。

二、大型企業(yè)電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建模式

大型企業(yè)的構(gòu)建層次較為復(fù)雜，單位內(nèi)部部門較多，且下屬公司眾多，單一的財(cái)務(wù)或是業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)無法使集團(tuán)與下屬子公司、各部門之間信息直接對接，造成管理層次不齊，會計(jì)核算不統(tǒng)一，進(jìn)而財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果就很難被掌控，導(dǎo)致信息反饋不及時(shí)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺，通過應(yīng)用接口將來自報(bào)銷系統(tǒng)、資金池系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等影像文件、記賬憑證、會計(jì)賬簿和報(bào)表、報(bào)賬單及審批信息、電子銀行回單、內(nèi)外部原始憑證之間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。并對企業(yè)跨部門、跨區(qū)域的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合并集中處理，即避免大量重復(fù)項(xiàng)目核算。通過對上述數(shù)據(jù)采集、歸檔、編目，從而建立規(guī)則統(tǒng)一、流程統(tǒng)一的自有電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)，隨時(shí)獲得最直接的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息，強(qiáng)化事中、事后的管理控制，提高會計(jì)檔案處理效率。

（一）電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)采集與加工。通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)將各應(yīng)用平臺集成接口實(shí)現(xiàn)分公司與總部財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接，對報(bào)賬系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、資金池系統(tǒng)等各類電子發(fā)票、報(bào)賬單、電子銀行回單、內(nèi)外部原始憑證及元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性進(jìn)行檢測防止存在瑕疵的電子文件。建立記賬憑證和報(bào)賬單、外部原始憑證、電子銀行回單之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系如條形碼、二維碼等關(guān)聯(lián)關(guān)系。經(jīng)相關(guān)會計(jì)人員審批后,自動生成銀行余額調(diào)節(jié)表、往來單位收支明細(xì)、會計(jì)賬簿、電子報(bào)表。電子會計(jì)檔案經(jīng)過以上數(shù)據(jù)采集、加工、整理、審核后上傳至財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺，對后期電子文件歸檔與管理提供信息支撐。

（二）電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)存儲。依托數(shù)據(jù)采集與加工環(huán)節(jié)收集的記賬憑證信息、原始憑證影像信息實(shí)現(xiàn)票據(jù)實(shí)物和電子信息并行雙流程儲存。即通過電子集成接口形成的數(shù)據(jù)記錄文件、數(shù)據(jù)圖像文件、會計(jì)賬簿、報(bào)告等電子會計(jì)資料存儲格式需符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式。我國目前企業(yè)一般以《板式電子文件中期保存格式需求》（DA/T47）原則確定。這類要求的板式電子文件存儲格式較多，但應(yīng)考慮后期單位信息系統(tǒng)升級改造等可能進(jìn)行前端設(shè)置。對于與影像信息形成的電子檔案相匹配紙質(zhì)的原始憑證也應(yīng)整理、制檔，保障紙質(zhì)會計(jì)檔案與電子會計(jì)檔案的一致性和管理的謹(jǐn)慎性。

（三）電子會計(jì)檔案歸集管理。大型企業(yè)在對電子會計(jì)檔案歸檔時(shí)應(yīng)建立符合單位要求與管理需要相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194）概括而言應(yīng)具備以下功能：（1）系統(tǒng)配置管理功能，包括分類方案管理、檔號規(guī)則管理、保管期限管理、元數(shù)據(jù)方案管理、門類定義等。（2）電子檔案管理功能，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的登記、分類、編目、命名、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、移交、借閱、歸還、備份等。（3）單子檔案安全管理功能，包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理、跟蹤審計(jì)、生成固話信息等。（4）系統(tǒng)管理功能，包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權(quán)限分配等。

（四）電子會計(jì)檔案查詢與利用。電子會計(jì)檔案查詢與利用權(quán)限應(yīng)由大型企業(yè)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人共同商定劃分。該功能只要是為企業(yè)內(nèi)部人員或外部稅務(wù)、財(cái)政、審計(jì)的人員查閱、搜索提供服務(wù)，包括瀏覽檢索、專題檢索、綜合檢索、檔案年報(bào)等多種方式。大型企業(yè)通過建立電子會計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)庫，以網(wǎng)絡(luò)平臺、查詢口令等C/S（客戶機(jī)/服務(wù)器模式）或B/S（瀏覽器/服務(wù)器模式）模式，使電子會計(jì)檔案管理信息基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺提供集中化管理、多渠道檢索利用與查詢功能使電子會計(jì)檔案在在企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部形成有效傳遞。

三、大型企業(yè)電子會計(jì)檔案應(yīng)注意的問題及對策

（一）大型企業(yè)電子會計(jì)檔案管理模式的靈活應(yīng)用。我國大多數(shù)企業(yè)對會計(jì)檔案的管理還停留在財(cái)務(wù)部門檔案管理的范圍，僅將其作為內(nèi)外部查賬的審計(jì)、稅務(wù)、法律等的資料來使用，并沒有認(rèn)識到可為企業(yè)管理決策進(jìn)行服務(wù)，造成信息滯后反應(yīng)，管理透明度低管控薄弱等問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計(jì)檔案數(shù)字化管理在新《辦法》制定后有了合法的法律地位。但是會計(jì)檔案面對著復(fù)雜多變的電子信息技術(shù)的應(yīng)用，展現(xiàn)出的形式更可能是千變?nèi)f化的，因此大型企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的制度要求，軟硬件設(shè)施對會計(jì)檔案管理模式不斷進(jìn)行開發(fā)調(diào)整利用。

（二）大型企業(yè)電子會計(jì)檔案安全設(shè)置。首先，電子會計(jì)檔案管理依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而存在，企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用平臺系統(tǒng)接口很可能受到病毒感染、黑客入侵、木馬攻擊等惡意行為，使電子會計(jì)檔案發(fā)生更改。其次，內(nèi)部檔案管理人員職業(yè)能力的參差不齊有可能人為操作造成會計(jì)檔案系統(tǒng)損毀、會計(jì)資料缺失，企業(yè)要長期保存電子會計(jì)檔案就要注重電子會計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)。要有防讀寫技術(shù)，源頭上防止電子會計(jì)檔案被篡改；要有信息加密技術(shù)，多層次審核、審批、簽字程序保證檔案被篡改風(fēng)險(xiǎn)。要有信息確認(rèn)技術(shù)，如數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字認(rèn)證機(jī)制、數(shù)字水印技術(shù)等，即可對電子文件原文的有效保護(hù)，又可對電子文件的其他屬性目錄信息進(jìn)行有效的保護(hù)；要有掌握信息技術(shù)與財(cái)務(wù)知識的綜合性會計(jì)檔案人才，有能力分析和處理電子會計(jì)檔案管理中遇到的問題，從管理技術(shù)、管理理念上防范信息時(shí)代給會計(jì)檔案管理帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）大型企業(yè)電子會計(jì)檔案審計(jì)與內(nèi)部控制。同傳統(tǒng)企業(yè)的內(nèi)部控制相比較,財(cái)務(wù)共享模式下的電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)面對的政策法規(guī)尚不健全，網(wǎng)絡(luò)安全存在漏洞，檔案管理意識薄弱，使企業(yè)內(nèi)部控制面對更高的風(fēng)險(xiǎn)。因此，大型企業(yè)應(yīng)結(jié)合電子會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)以及單位內(nèi)部制定的一系列內(nèi)容措施從電子會計(jì)檔案管理制度、網(wǎng)絡(luò)安全與制度建設(shè)、系統(tǒng)操作權(quán)限、業(yè)務(wù)處理流程、設(shè)備管理制度、內(nèi)部審計(jì)制度等方面優(yōu)化電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，建立健全信息化下電子會計(jì)檔案安全性的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。

（四）大型企業(yè)電子會計(jì)檔案的規(guī)章制度。在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的時(shí)代，電子會計(jì)檔案是一種趨勢與潮流。國務(wù)院下發(fā)的《關(guān)于大力發(fā)展電子商務(wù)加快培育經(jīng)濟(jì)新動力的意見》（國發(fā)〔2015〕24號）的文件，進(jìn)一步推動了各部委制定和完善電子會計(jì)檔案的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。大型企業(yè)要適應(yīng)這種變革就必須結(jié)合自身的發(fā)展戰(zhàn)略、行業(yè)特征制定財(cái)務(wù)共享模式下的電子會計(jì)檔案規(guī)章制度。這種針對性的規(guī)章制度應(yīng)從管理職責(zé)、操作權(quán)限方式、業(yè)務(wù)規(guī)模等內(nèi)容進(jìn)行全面規(guī)范。如制定資金集中收付及會計(jì)集中核算的管理制度，根據(jù)二級公司反饋建議，對制定中存在的漏洞、職責(zé)權(quán)限過大或過小，范圍不全重新修訂已有的財(cái)務(wù)共享制度。

（五）財(cái)務(wù)共享模式下的大型企業(yè)電子會計(jì)檔案管理的績效考評。我國大型企業(yè)在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺后，對績效的管理還停留在收入、利潤、各部門業(yè)績等傳統(tǒng)模式下。但是企業(yè)是一個(gè)不斷動態(tài)運(yùn)行主體，組織結(jié)構(gòu)、崗位內(nèi)容，員工需求，運(yùn)行流程也在不斷變化。財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺將傳統(tǒng)的會計(jì)檔案工作流程重新整合，使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)環(huán)相扣承上啟下。這就要求企業(yè)從戰(zhàn)略角度考量，層層設(shè)計(jì)績效考核指標(biāo)，分級制定績效目標(biāo)依據(jù)，達(dá)到員工的績效目標(biāo)與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)高度一致，從而激勵(lì)員工斗志，挖掘員工潛力，并不斷督促其提高企業(yè)服務(wù)水平，促進(jìn)行業(yè)健康發(fā)展。

四、結(jié)束語

中國已進(jìn)入全球經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程中，國際化的競爭和高水平的管理要求，使大型企業(yè)向集約化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的建立和發(fā)展消除了地域的限制，使各應(yīng)用中心和電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)形成了無縫對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一、集中和全程管理，進(jìn)而提升會計(jì)核算效率，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)不僅降低了辦公生產(chǎn)成本，而且節(jié)約了更多的人力、時(shí)間，提高企業(yè)運(yùn)營效率。但新的電子會計(jì)檔案管理辦法實(shí)施不長，網(wǎng)絡(luò)安全性，企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全等，使電子會計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性面臨挑戰(zhàn)，因此大型企業(yè)如何在財(cái)務(wù)共享模式下發(fā)展電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)仍是未來研究的重點(diǎn)。