芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

孟秀芬

棗莊市公路管理局山亭公路局 山東 棗莊 277200

引言

目前，我國事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)做出來一定的成績，但是，仍然存在一些不足，為解決此問題，需要對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，了解產(chǎn)生這一現(xiàn)狀的原因，從而提出針對性解決措施，通過加大資金投入，建立檔案管理系統(tǒng)，提高人員綜合素質(zhì)等措施，有效解決事業(yè)單位檔案管理問題，提高檔案管理質(zhì)量。

1 事業(yè)單位檔案管理的必要性

1.1 保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的能力，確保管理模式、作業(yè)流程與機(jī)制的規(guī)范性和全面性等是檔案管理的核心目標(biāo)，也是增強(qiáng)事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量與管理能力的必備工作。引用各種前沿的技術(shù)手段改革和優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理體系，確保其滿足當(dāng)下檔案管理的客觀需求，也是提升有關(guān)部門及人員對事業(yè)單位檔案管理工作關(guān)注度的有力措施。

1.2 推進(jìn)檔案工作的前瞻 事業(yè)單位要想充分凸顯檔案管理工作的重要性，應(yīng)不斷地調(diào)整、創(chuàng)新與優(yōu)化管理體系，從而緊跟社會發(fā)展的步伐。當(dāng)下的政治、經(jīng)濟(jì)和文化局勢對事業(yè)單位檔案管理工作的開展帶來了新的挑戰(zhàn)。所以，不斷地健全當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)體制，同時建立起完善的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，有助于提高事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范度，特別是善于嘗試和使用各種前沿的管理手段，有助于改革和優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的方式與機(jī)制，采取更加有效且合理的方式呈現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)成果，提升事業(yè)單位檔案管理工作的公開度，從而便于外部公眾進(jìn)一步認(rèn)識和了解事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

2.1 事業(yè)單位不重視檔案管理工作 目前，事業(yè)單位的大部分領(lǐng)導(dǎo)對于單位內(nèi)部的管理不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)們對檔案管理的重要作用的這種忽視，主要是因?yàn)閷n案管理工作內(nèi)容不熟悉，不了解其中的重要作用，而是把工作重心和精力全部放在了人力資源和技術(shù)人員的培養(yǎng)上，沒有意識到檔案管理的水平與業(yè)績是相輔相成的關(guān)系，長此以往，會造成大量的人才流失，業(yè)務(wù)上也會出現(xiàn)紕漏，落實(shí)到檔案管理的工作迫在眉睫，是事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的有力保障。

2.2 事業(yè)單位內(nèi)部缺乏專職管理檔案人才 事業(yè)單位的檔案管理人員，大部分不是科班出身，需要到工作崗位上根據(jù)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，與檔案有關(guān)的專業(yè)人員更是少之又少，大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識和技能的培訓(xùn)，一般都是由其它崗位調(diào)到檔案部門，大部分年齡偏大，缺乏專業(yè)的檔案知識，不能熟練操作計算機(jī)，無法跟上信息化的步伐，工作中缺乏責(zé)任心與耐心，工作中容易出現(xiàn)紕漏，所以我們首先要改進(jìn)的就是檔案人員的專業(yè)水平，因?yàn)橹挥袑I(yè)的人員才能保證檔案管理的工作質(zhì)量。

2.3 檔案管理制度缺乏規(guī)范化 所謂無規(guī)矩不成方圓，檔案管理要有檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，目前，大部分事業(yè)單位雖然建立了檔案管理制度，但是沒有真正落實(shí)和實(shí)行，檔案管理制度形同虛設(shè)，部分單位雖然會按照一定的工作程序開展工作，但是因?yàn)橹贫炔煌晟疲芾硭尚?，加上單位各部門沒有及時溝通和交流，缺乏共同協(xié)作的能力，導(dǎo)致檔案管理制度執(zhí)行力下降，同時影響檔案的規(guī)范管理。

3 事業(yè)單位檔案管理的對策

3.1 建立健全檔案管理制度 對于事業(yè)單位檔案管理工作而言，完善的法律法規(guī)較為重要，且健全的制度可以促進(jìn)各方面工作的良好實(shí)施。要有效改變檔案管理不清晰、不規(guī)范的現(xiàn)狀，必須依法建章立制，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保單位檔案管理工作有法可依、有章可依、有跡可循，才能進(jìn)一步完善和規(guī)范檔案管理工作。要結(jié)合各單位的不同工作，根據(jù)實(shí)際工作中出現(xiàn)的具體問題，制定和調(diào)整相應(yīng)的制度和規(guī)范，使單位的制度規(guī)范具有靈活性、可行性和可操作性。同時，在日常工作中，擬定科學(xué)合理的檔案管理工作計劃，確保單位檔案管理工作有條不紊地開展。

3.2 對事業(yè)單位的檔案保密工作進(jìn)行加強(qiáng) 第一，在對檔案室進(jìn)行建造的時候必須要嚴(yán)格的按照國家對檔案管理所提出的具體規(guī)定來進(jìn)行，存放檔案的檔案室必須要與檔案管理工作人員的辦公區(qū)域進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分，同時，為了避免發(fā)生檔案偷盜案件，還必須要對檔案室的門窗進(jìn)行專門的加固；第二，檔案室在進(jìn)行開關(guān)的時候必須要指定專人，嚴(yán)禁無關(guān)人員入內(nèi)；第三，必須要加強(qiáng)保管涉密檔案，為了避免泄露涉密檔案，還必須要采取相應(yīng)的措施，這是因?yàn)橐坏┥婷軝n案泄露，就有可能會傷害到國家的利益與安全，所以就必須要進(jìn)行嚴(yán)格的管理。

3.3 注重管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng) 對于現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理方面所出現(xiàn)的各種不足，需制定出相應(yīng)的改革與優(yōu)化方案，高度關(guān)注檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位的管理者必須及時掌握檔案管理的實(shí)時狀態(tài)，根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀，為相關(guān)管理者設(shè)置合理的管理績效任務(wù)和階段性目標(biāo)，定期地調(diào)查與審核檔案存儲與記錄的情況，對于必須提交的檔案信息需及時進(jìn)行搜集與整理。清晰界定有關(guān)檔案管理人員的職權(quán)，調(diào)動其工作能動性，不定期與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，了解檔案管理工作中存在的難點(diǎn)和重點(diǎn)。結(jié)合客觀現(xiàn)狀，定期面向檔案管理團(tuán)隊(duì)組織各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，保證人員的工作能力與專業(yè)素養(yǎng)可以緊跟當(dāng)下社會發(fā)展的步伐。明確適用于單位客觀現(xiàn)狀的檔案管理路線，不但要增強(qiáng)檔案管理者的實(shí)際工作能力，同時需充分調(diào)動其崗位能動性。

3.4 使用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案內(nèi)容進(jìn)行管理和更新 伴隨信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，電子檔案以及計算機(jī)處理等在檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用與推廣?；诖耍笫聵I(yè)單位一定要緊隨時代發(fā)展的腳步，使用現(xiàn)代化的電子檔案、大數(shù)據(jù)等方式進(jìn)行檔案內(nèi)容管理，降低人力、物力等層面產(chǎn)生的損失。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)具有良好的交互性，檔案內(nèi)容的更新存儲等也變得更為簡便，信息內(nèi)容的實(shí)際獲取也變得更加簡單、容易。社會經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，讓事業(yè)單位中各種信息數(shù)據(jù)的改變與更新更加快速了，檔案管理工作者一定要對新的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時掌握，將信息數(shù)據(jù)更新工作落實(shí)好，確保檔案信息數(shù)據(jù)的利用價值。

結(jié)語

事業(yè)單位中的檔案管理工作，針對事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展來說，有較關(guān)鍵的作用。在開展工作時，一定要制定系統(tǒng)有效的管理工作體系。在對工作者進(jìn)行選拔的時候，一定要選擇具備專業(yè)技術(shù)能力的工作者，同時要對這樣的工作者實(shí)施定時、有效的培訓(xùn)教育工作，及時增強(qiáng)管理工作者自身的專業(yè)素養(yǎng)。并且要使用先進(jìn)有效的方式實(shí)施檔案管理，確保檔案信息使用成效的提升，可充分發(fā)揮檔案管理的作用，為事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化打好基礎(chǔ)。