生產(chǎn)技改大修項(xiàng)目管理月度工作機(jī)制研究

楊伯超

國(guó)網(wǎng)湖南省電力有限公司長(zhǎng)沙供電分公司 湖南 長(zhǎng)沙 410000

一、生產(chǎn)技改大修項(xiàng)目管理月度工作機(jī)制的目的

技改大修項(xiàng)目管理點(diǎn)多繁雜，當(dāng)前管理工作偏向零散化、碎片化，各級(jí)管理人員被動(dòng)開(kāi)展項(xiàng)目管理工作，難以形成合力，真正提升項(xiàng)目管理水平。如何分解生產(chǎn)技改大修項(xiàng)目全過(guò)程管理的各類節(jié)點(diǎn)，如何搭建職能部門之間橫向協(xié)同、上下級(jí)之間縱向溝通的平臺(tái)，如何總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)籌謀劃等，都值得探討和研究。

通過(guò)建立生產(chǎn)技改大修項(xiàng)目管理月度工作機(jī)制，能促使項(xiàng)目管理人員明方向、知進(jìn)度、預(yù)安排，提升日常工作效率，提高人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而達(dá)到持續(xù)提升生產(chǎn)技改大修項(xiàng)目精益化管理水平的目標(biāo)：一是進(jìn)一步夯實(shí)技改大修專業(yè)管理基礎(chǔ)。項(xiàng)目管理單位人員業(yè)務(wù)技能進(jìn)一步提升，項(xiàng)目管理部門人員有更多的時(shí)間用于專業(yè)總結(jié)和思考。二是實(shí)現(xiàn)“橫向協(xié)同、縱向貫通”的管理機(jī)制高效運(yùn)轉(zhuǎn)，切實(shí)提升管理效率。三是積累月度項(xiàng)目數(shù)據(jù)，為大數(shù)據(jù)應(yīng)用提供支撐。

二、生產(chǎn)技改大修項(xiàng)目管理月度工作機(jī)制的研究

項(xiàng)目管理就其管理環(huán)節(jié)而言，包括了可研、評(píng)審、批復(fù)、計(jì)劃、初設(shè)、采購(gòu)、施工、驗(yàn)收、結(jié)算、決算等多個(gè)環(huán)節(jié)；項(xiàng)目管理就其管理周期而言，是一項(xiàng)以年為計(jì)量單位的重復(fù)性工作。將各環(huán)節(jié)分散至整個(gè)周期中不同時(shí)段，就形成了項(xiàng)目管理月度工作機(jī)制，主要包括月度常規(guī)性工作、月度材料編寫以及召開(kāi)月度例會(huì)三個(gè)方面。

2.1 月度常規(guī)性工作

2.1.1 物資協(xié)議庫(kù)存匹配 涉及部門：項(xiàng)目管理單位、項(xiàng)目管理部門、物資部門。

流程步驟：項(xiàng)目管理單位梳理項(xiàng)目所需物資，依據(jù)匹配節(jié)點(diǎn)時(shí)限要求，完成需求提報(bào)；項(xiàng)目管理部門對(duì)物資需求必要性進(jìn)行審查，并完成審批流程；物資部門匯總審批需求，完成需求規(guī)范性審查，并開(kāi)展協(xié)議匹配。匹配完成后，下發(fā)匹配結(jié)果至項(xiàng)目管理部門和項(xiàng)目管理單位。

重點(diǎn)管控要求：一是項(xiàng)目管理單位應(yīng)仔細(xì)核對(duì)項(xiàng)目物資的類型和數(shù)量，確保匹配需求準(zhǔn)確無(wú)誤。二是匹配完成后，項(xiàng)目管理單位應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)物資到貨進(jìn)度。

2.1.2 施工框架匹配 涉及部門：項(xiàng)目管理單位、項(xiàng)目管理部門、物資部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、經(jīng)研所。

流程步驟：依據(jù)項(xiàng)目里程碑計(jì)劃中合同簽訂節(jié)點(diǎn)要求，項(xiàng)目管理單位組織編制項(xiàng)目預(yù)算書，提交至經(jīng)研所進(jìn)行施工費(fèi)用審查；項(xiàng)目管理單位依據(jù)經(jīng)研所審定結(jié)果，及時(shí)提交框架匹配申請(qǐng)至至項(xiàng)目管理部門；項(xiàng)目管理部門匯總各單位匹配申請(qǐng)，并審查匹配規(guī)范性，物資、財(cái)務(wù)、審計(jì)部門依據(jù)職能分工審查框架匹配合理性；項(xiàng)目管理部門下發(fā)最終匹配結(jié)果，并提交至物資部門，由物資部門下發(fā)簽約通知書。

重點(diǎn)管控要求：一是經(jīng)研所應(yīng)仔細(xì)審查項(xiàng)目預(yù)算，落實(shí)定額和取費(fèi)相關(guān)要求，確保資金落到實(shí)處，杜絕后續(xù)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。二是框架隊(duì)伍選擇應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)框架協(xié)議要求，做到公正合理。

2.1.3 結(jié)算審計(jì) 涉及部門：項(xiàng)目管理單位、項(xiàng)目管理部門、審計(jì)部門。流程步驟：項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目管理單位組織項(xiàng)目參加單位編制項(xiàng)目結(jié)算資料，提交項(xiàng)目管理部門進(jìn)行審查；項(xiàng)目管理部門對(duì)結(jié)算資料進(jìn)行審查，并簽章確認(rèn)；項(xiàng)目管理單位提交管理部門審定后的資料至審計(jì)部進(jìn)行審查；審計(jì)部門出具項(xiàng)目整體以及施工費(fèi)用定案表；項(xiàng)目管理單位完成定案表簽章流程，并依據(jù)定案表向財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算。

重點(diǎn)管控要求：項(xiàng)目管理單位應(yīng)及時(shí)督導(dǎo)項(xiàng)目參加單位完成項(xiàng)目結(jié)算編制，及時(shí)提交結(jié)算資料至審計(jì)部，從項(xiàng)目竣工至結(jié)算審定，相關(guān)工作應(yīng)在30日內(nèi)完成。

2.1.4 項(xiàng)目退運(yùn)物資處置 涉及部門：項(xiàng)目管理單位、項(xiàng)目管理部門、財(cái)務(wù)部門、物資部部門。

流程步驟：在項(xiàng)目確定實(shí)施時(shí)間或停電時(shí)間前，項(xiàng)目管理單位依據(jù)退運(yùn)物資流程模板，填報(bào)退運(yùn)物資資料(財(cái)務(wù)部輔助填寫資產(chǎn)價(jià)值)；項(xiàng)目管理部門對(duì)退運(yùn)物資進(jìn)行技術(shù)鑒定，出具書面意見(jiàn)；物資部門、財(cái)務(wù)部門分別對(duì)退運(yùn)物資資料(含技術(shù)鑒定意見(jiàn))進(jìn)行審查，并簽章確認(rèn)。

設(shè)備實(shí)際拆除后，項(xiàng)目管理單位發(fā)起線上退運(yùn)物資流程，流程經(jīng)項(xiàng)目管理部門、財(cái)務(wù)部門審批完成后，聯(lián)系物資部門完成退運(yùn)物資回收。

重點(diǎn)管控要求：一是退運(yùn)物資回收量應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于與拆舊計(jì)劃不符的事項(xiàng)，應(yīng)形成書面的說(shuō)明材料。二是項(xiàng)目管理單位要持續(xù)跟進(jìn)項(xiàng)目退運(yùn)物資處置線上、線下流程。退運(yùn)物資處置鏈條長(zhǎng)、涉及部門多，項(xiàng)目管理單位應(yīng)及時(shí)跟蹤進(jìn)度，及時(shí)處理、上報(bào)存在的問(wèn)題。

2.1.5 里程碑計(jì)劃維護(hù) 涉及部門：項(xiàng)目管理單位、項(xiàng)目管理部門。

流程步驟：里程碑節(jié)點(diǎn)重點(diǎn)包括需求提報(bào)、到貨驗(yàn)收、合同簽訂、初設(shè)批復(fù)、現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)工、現(xiàn)場(chǎng)竣工、竣工結(jié)算、項(xiàng)目關(guān)閉、資料歸檔共9類。每月下旬，項(xiàng)目管理單位應(yīng)在系統(tǒng)中上傳對(duì)應(yīng)節(jié)點(diǎn)資料掃描件，并同步完成重點(diǎn)督辦項(xiàng)目進(jìn)度上報(bào)。項(xiàng)目管理部門對(duì)里程碑計(jì)劃維護(hù)情況進(jìn)行審查，確保維護(hù)及時(shí)性、完整性。

重點(diǎn)管控要求：對(duì)于里程碑計(jì)劃，項(xiàng)目管理單位應(yīng)至少提前1個(gè)月提前梳理項(xiàng)目進(jìn)度，對(duì)于存在問(wèn)題的節(jié)點(diǎn)及時(shí)申請(qǐng)里程碑計(jì)劃調(diào)整。

2.2 月度材料編制 由項(xiàng)目管理部門牽頭，項(xiàng)目管理單位和相關(guān)職能部門配合，按月編制技改大修專業(yè)管理月報(bào)。管理月報(bào)包括計(jì)劃下達(dá)、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目?jī)?chǔ)備、上月工作完成、當(dāng)月工作安排、其他需要說(shuō)明情況等內(nèi)容。

管理月報(bào)重要性體現(xiàn)在一是積累、分析相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)反應(yīng)項(xiàng)目進(jìn)度。二是對(duì)技改大修上月工作開(kāi)展情況的梳理，同時(shí)對(duì)今后工作進(jìn)行部署，提前謀劃好月度工作。三是及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，揚(yáng)長(zhǎng)避短，促進(jìn)整體管理水平的提升。

2.3 月度專業(yè)例會(huì) 項(xiàng)目管理部門每月組織項(xiàng)目管理單位和相關(guān)職能部門召開(kāi)技改大修專業(yè)月度例會(huì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，對(duì)于重大問(wèn)題形成可操作性的實(shí)施細(xì)則。

月度例會(huì)是實(shí)現(xiàn)“橫向協(xié)同、縱向貫通”的管理機(jī)制高效運(yùn)轉(zhuǎn)最有效的平臺(tái)。項(xiàng)目管理單位可以通過(guò)該平臺(tái)反應(yīng)項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中需要協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題，訴求解決問(wèn)題的措施和方案；各職能部門可以通過(guò)月度例會(huì)平宣貫專業(yè)管理最新要求。

三、生產(chǎn)技改大修項(xiàng)目管理月度工作機(jī)制的體系

3.1 人力資源保證體系 在項(xiàng)目管理月度例行工作中，項(xiàng)目管理單位、專業(yè)管理部門、物資部門、審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門、經(jīng)研所等單位和部門應(yīng)各司其職，落實(shí)責(zé)任。

項(xiàng)目管理單位：是月度常規(guī)性工作主要的發(fā)起單位。應(yīng)設(shè)置技改大修管理專(兼)責(zé)；對(duì)于每個(gè)具體項(xiàng)目，應(yīng)明確責(zé)任人(項(xiàng)目經(jīng)理)；各項(xiàng)目管理單位還應(yīng)明確分管領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決本單位內(nèi)部問(wèn)題。

項(xiàng)目管理部門：是月度常規(guī)性工作的主要審核部門，同時(shí)負(fù)責(zé)組織編制月度專業(yè)材料和召開(kāi)月度專業(yè)例會(huì)。應(yīng)設(shè)置技改大修管理專責(zé)；對(duì)于每個(gè)具體項(xiàng)目，應(yīng)明確專業(yè)管理人員。

各職能部門：依據(jù)職責(zé)分工，是月度常規(guī)性工作的主要審核部門，同時(shí)參與月度專業(yè)材料編制、參加月度專業(yè)例會(huì)。各職能部門應(yīng)明確對(duì)口聯(lián)系人。

3.2 評(píng)價(jià)體系 可以從流程和指標(biāo)兩方面對(duì)生產(chǎn)技改大修項(xiàng)目管理月度工作機(jī)制進(jìn)行評(píng)價(jià)。

(1)評(píng)價(jià)月度常規(guī)性工作流程是否暢通。對(duì)于各項(xiàng)工作，看人員責(zé)任是否落實(shí)、工作標(biāo)準(zhǔn)是否建立、是否有可操作性細(xì)則等。近年來(lái)堅(jiān)持月度常規(guī)性工作的深化應(yīng)用，形成了施工框架匹配、結(jié)算審計(jì)等一系列工作的實(shí)施細(xì)則和資料模板，夯實(shí)了專業(yè)管理基礎(chǔ)，提升了專業(yè)管理水平的提升。在項(xiàng)目里程碑計(jì)劃完成方面，項(xiàng)目管理單位能積極主動(dòng)思考項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，確保里程碑計(jì)劃的全面完成。

(2)評(píng)價(jià)專業(yè)指標(biāo)是否提升。主要為項(xiàng)目里程碑計(jì)劃完成、項(xiàng)目資金和項(xiàng)目關(guān)閉指標(biāo)。

四、生產(chǎn)技改大修項(xiàng)目管理月度工作機(jī)制的改進(jìn)方向

生產(chǎn)技改大修項(xiàng)目管理月度工作機(jī)制的建立，明確了各層級(jí)責(zé)任分工，規(guī)范了各節(jié)點(diǎn)管理要求，形成一整套高效的項(xiàng)目日常管理機(jī)制，切實(shí)提升技改大修專業(yè)管理效率：一是對(duì)于新進(jìn)計(jì)劃人員，能抓住專業(yè)重點(diǎn)，健全專業(yè)體系，二是對(duì)于現(xiàn)有熟練的計(jì)劃人員，能從繁雜日常事務(wù)中解脫出來(lái)，更好地思考專業(yè)發(fā)展的方向和對(duì)策，三是更好地協(xié)同相關(guān)職能部門，共同提升項(xiàng)目管理效率。下一步重點(diǎn)改進(jìn)方向?yàn)椋?/p>

1.項(xiàng)目管理全過(guò)程中，當(dāng)前列舉的月度例行工作只涉及其中的一部分，有必要進(jìn)一步梳理其他業(yè)務(wù)流程，拓廣月度例行工作應(yīng)用面，進(jìn)一步減少事務(wù)性工作量。

2.進(jìn)一步理順各級(jí)計(jì)劃專業(yè)和設(shè)備專業(yè)之間的工作界面。要將更多事務(wù)性工作分解至設(shè)備專業(yè)，共同促進(jìn)專業(yè)管理水平的提升。