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      會(huì)計(jì)檔案對(duì)公立醫(yī)院審計(jì)結(jié)論的影響分析

      2019-07-12 13:21:58于大偉龍靜姚愛(ài)姹
      消費(fèi)導(dǎo)刊 2019年45期
      關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)憑證檔案室結(jié)論

      于大偉 龍靜 姚愛(ài)姹

      山東省文登整骨醫(yī)院

      醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案屬于按照國(guó)家相關(guān)法規(guī)必須保存的部分,記錄的是醫(yī)院平時(shí)的管理活動(dòng)。會(huì)計(jì)檔案對(duì)醫(yī)院的會(huì)計(jì)核算進(jìn)行記載,可以從中反映出是不是遵守法紀(jì),因此往往成為政府對(duì)醫(yī)院進(jìn)行審計(jì)的關(guān)鍵材料。

      公立醫(yī)院的審計(jì)由相關(guān)機(jī)構(gòu)審查醫(yī)院的會(huì)計(jì)材料,并且對(duì)其所顯示出的財(cái)務(wù)方面的收入和支出、資金的去向等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行核實(shí),判斷其是否存在虛假現(xiàn)象,是否合乎相關(guān)法規(guī)、是否會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益等。

      一、會(huì)計(jì)檔案對(duì)公立醫(yī)院審計(jì)結(jié)論帶來(lái)的影響

      開(kāi)展審計(jì)工作,應(yīng)該將重點(diǎn)放在對(duì)會(huì)計(jì)檔案的審核上,在過(guò)往會(huì)計(jì)檔案上面可以清晰的掌握涉及到的所有的經(jīng)濟(jì)往來(lái);能夠判斷出這個(gè)單位是否在賬務(wù)方面存在假賬情況。如果會(huì)計(jì)資料是真實(shí)的,那么會(huì)計(jì)檔案可以直接決定審計(jì)結(jié)論。

      (一)會(huì)計(jì)檔案立卷是否規(guī)范對(duì)設(shè)計(jì)結(jié)論帶來(lái)的影響

      對(duì)會(huì)計(jì)檔案立卷不符合規(guī)范往往具有如下特點(diǎn):對(duì)會(huì)計(jì)憑證只進(jìn)行了裝訂,沒(méi)有進(jìn)行封粘或者封粘之后缺少簽章,缺少封皮或者封皮沒(méi)有詳細(xì)填寫;會(huì)計(jì)憑證等相關(guān)材料隨意亂放,活頁(yè)賬簿封面設(shè)置不統(tǒng)一,會(huì)計(jì)報(bào)表任意放置。會(huì)計(jì)檔案在交接當(dāng)中不清點(diǎn),無(wú)清單,沒(méi)有分類,檔案過(guò)分堆積,沒(méi)有及時(shí)處理掉。

      會(huì)計(jì)檔案的不規(guī)范勢(shì)必給審計(jì)帶來(lái)太多的麻煩,缺少簽章,審計(jì)工作則無(wú)法確定由誰(shuí)負(fù)責(zé)。不進(jìn)行分類存放,沒(méi)有按照規(guī)定處理掉的會(huì)計(jì)檔案,勢(shì)必因?yàn)槎喽译s亂,給審計(jì)工作帶來(lái)不必要的時(shí)間上的浪費(fèi),審計(jì)進(jìn)展緩慢,效率降低,往往無(wú)法使審計(jì)結(jié)論和現(xiàn)實(shí)一致。

      因此會(huì)計(jì)檔案立卷規(guī)范變得相當(dāng)重要,對(duì)會(huì)計(jì)憑證等相關(guān)資料進(jìn)行規(guī)范化管理,進(jìn)行審計(jì)工作才會(huì)方便查找,及時(shí)精準(zhǔn),有利于審計(jì)結(jié)論的正確可靠。有規(guī)范的簽名蓋章,審計(jì)進(jìn)行當(dāng)中對(duì)對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人可以責(zé)任更明確。

      (二)會(huì)計(jì)檔案保存是否規(guī)范對(duì)審計(jì)結(jié)論帶來(lái)的影響

      醫(yī)院在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案保存的過(guò)程當(dāng)中往往存在不規(guī)范現(xiàn)象,其中包含:會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有進(jìn)入規(guī)定的檔案室,而是由會(huì)計(jì)人員保存;醫(yī)院沒(méi)有專門的檔案室,檔案僅僅專人負(fù)責(zé);部分醫(yī)院設(shè)置了專門進(jìn)行檔案管理的人員,但是卻沒(méi)有正式管理檔案;部分醫(yī)院因?yàn)樨?fù)責(zé)人不懂得相關(guān)法規(guī),檔案管理沒(méi)有重視起來(lái);更有一些醫(yī)院不具備檔案箱,檔案隨意亂放。

      會(huì)計(jì)檔案反映的是醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)方面的合法見(jiàn)證,保存當(dāng)中太過(guò)隨意,往往造成相關(guān)數(shù)據(jù)被隨意改動(dòng)甚至銷毀,進(jìn)行審計(jì)會(huì)困難重重,審計(jì)結(jié)論必然受到不好的影響。

      因此檔案的存放規(guī)范很有必要。在醫(yī)院里,如果已經(jīng)設(shè)置了綜合檔案室,會(huì)計(jì)檔案則需要在辦完手續(xù)之后由會(huì)計(jì)部門交接給檔案管理部門。沒(méi)有設(shè)置綜合檔案室的,會(huì)計(jì)檔案暫時(shí)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé),必須指定專門的負(fù)責(zé)人。要有專門的工具進(jìn)行檔案存放。

      會(huì)計(jì)檔案的保存比較合理的,可以為審計(jì)工作順利的供應(yīng)各種材料,迅速的找到醫(yī)院運(yùn)營(yíng)相關(guān)的資料,快速掌握醫(yī)院進(jìn)行的財(cái)務(wù)方面的收入和支出是不是符合規(guī)定,是不是符合相關(guān)法律,是不是存在貪污腐敗等情況等。

      二、會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)建議

      作為醫(yī)療機(jī)構(gòu),公眾更看好公立醫(yī)院,因此去公立醫(yī)院進(jìn)行診斷治療的人員相當(dāng)多,這樣的情況下,公立醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)管理當(dāng)中的財(cái)務(wù)狀況肯定引起大家的關(guān)注,成為大家議論的焦點(diǎn),醫(yī)院在進(jìn)行采集購(gòu)買、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、科學(xué)研究資金投入的方面往往成為政府進(jìn)行審計(jì)的關(guān)鍵內(nèi)容,審計(jì)的結(jié)論對(duì)醫(yī)院的影響可想而知。會(huì)計(jì)檔案是審計(jì)工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ),為審計(jì)提供可靠的保障,由此可見(jiàn)其占據(jù)的位置的關(guān)鍵性?,F(xiàn)階段,政府機(jī)構(gòu)開(kāi)始逐步完善自身對(duì)相關(guān)部門的監(jiān)督管理,因此醫(yī)院要不斷的強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的管理,依照國(guó)家相關(guān)規(guī)定加大力度在會(huì)計(jì)檔案的管理工作上。醫(yī)院業(yè)務(wù)種類比較繁多,會(huì)形成大批的會(huì)計(jì)檔案,為了保障會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范,需要在管理問(wèn)題上下功夫,紙質(zhì)的檔案,要依照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,該裝訂的認(rèn)真裝訂,該封存的細(xì)致封存,不論是保存還是移交都要根據(jù)相關(guān)手續(xù)的規(guī)定,將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。要逐步制定和完善和會(huì)計(jì)檔案相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度,從規(guī)范立卷、入檔、保存、提取檔案進(jìn)行查閱,直到銷毀都需要有專門的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)。

      三、會(huì)計(jì)檔案中的電子檔案的保管

      伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),醫(yī)院實(shí)行信息化管理必然要形成電子檔案,其數(shù)目巨大,所涉及的內(nèi)容相當(dāng)豐富,無(wú)法全部進(jìn)行打印,一般情況下在電腦內(nèi)保存。電子檔案在會(huì)計(jì)檔案中所占的比例逐漸增多,已經(jīng)發(fā)展成為醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的主要組成部分。

      依照國(guó)家關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定,單位當(dāng)中涉及到業(yè)務(wù)范疇的電子檔案需要進(jìn)行打印之后妥善保管,如果因?yàn)槠渌麊?wèn)題無(wú)法進(jìn)行打印的,需要向上級(jí)單位進(jìn)行匯報(bào),必須得到審核之后批準(zhǔn)才為通過(guò)。醫(yī)院這種特殊單位因?yàn)闋砍兜降碾娮訖n案數(shù)不勝數(shù),其中的會(huì)計(jì)檔案資料需要打印保存,其他電子檔案依舊占據(jù)著相當(dāng)大的比例。這些電子檔案需要采取相應(yīng)的措施妥善保管和處理,關(guān)鍵性的會(huì)計(jì)檔案要進(jìn)行備份,選擇不同保存方式進(jìn)行保管。

      結(jié)束語(yǔ):在公立醫(yī)院中,會(huì)計(jì)檔案可以說(shuō)每年的政府審核當(dāng)中都是必不可少的,可以幫助政府審計(jì)工作順利展開(kāi),為政府設(shè)計(jì)出示詳細(xì)的材料,屬于審計(jì)工作的重點(diǎn)根據(jù),會(huì)計(jì)檔案是否進(jìn)行了規(guī)范化的管理,可以說(shuō)對(duì)政府審計(jì)起到相當(dāng)大的作用,各個(gè)級(jí)別的公立醫(yī)院都要從自己的實(shí)際出發(fā),千方百計(jì)的想辦法對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管,促使醫(yī)院的管理工作可以健康有序地開(kāi)展。

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