借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和資源共享

王璐

摘 要：隨著技術(shù)水平的不斷提升，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們生活中的必需品，并覆蓋了社會(huì)各行各業(yè)。近年來(lái)，我國(guó)檔案管理工作方式在不斷創(chuàng)新，其中最突出的一點(diǎn)就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用。筆者在本文中分析了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)及其在檔案管理中應(yīng)用的可能性，探討了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀，最后提出了借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化與資源共享的構(gòu)想，僅供參考。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；檔案管理智能化；資源共享；構(gòu)想

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，帶領(lǐng)人類走入了信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)中的有效應(yīng)用，在顯著提升工作質(zhì)量和工作效率的同時(shí)，也促進(jìn)了社會(huì)信息的共享以及各項(xiàng)服務(wù)的智能化。檔案管理工作是一項(xiàng)以信息的記錄和利用為主要內(nèi)容的社會(huì)化工作，它是人類實(shí)踐活動(dòng)的重要記錄，因此具有重大的社會(huì)價(jià)值。然而在過去，傳統(tǒng)的檔案管理工作是一個(gè)相對(duì)閉塞并且落后的系統(tǒng)，對(duì)內(nèi)的僵化性以及對(duì)外的保守性，決定了很多檔案的價(jià)值都沒有得到有效的開發(fā)與利用。為此，筆者粗淺分析了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理智能化之間的關(guān)聯(lián)，希望能為現(xiàn)代化檔案管理工作提供新的思路。

1 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)及其在檔案管理中應(yīng)用的可能性分析

1.1 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)分析

隨著技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，其性能更加優(yōu)化、服務(wù)范圍和服務(wù)能力更加突出。首先，網(wǎng)絡(luò)有效地打破時(shí)空界限，改善了信息的傳遞方式，使信息呈輻射狀發(fā)散，從而使人們能夠進(jìn)行無(wú)障礙的交流，也顯著提升了信息傳播的速度。其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有自動(dòng)化特征，它依靠一定的計(jì)算公式，確保了工作精確程度，避免了人力工作中的各種誤差，并有效提升了人們的工作效率。第三，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有集成化特征，它能夠根據(jù)相關(guān)的計(jì)算公式，進(jìn)行相似信息的查找、收集與整合，從而形成詳實(shí)的數(shù)據(jù)材料，為人類的各種活動(dòng)提供支持。除此之外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還具有動(dòng)態(tài)化特征，它能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行不間斷的長(zhǎng)時(shí)間收集，并以更加直接的方式將這種變化展示出來(lái)，從而為人類的決策提供依據(jù)。

1.2 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的可能性

近年來(lái)，我國(guó)關(guān)于檔案管理工作改革的討論不斷，其中，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案工作當(dāng)中，促進(jìn)檔案管理工作的智能化和資源共享，已經(jīng)成為所有專業(yè)人員的共識(shí)。就目前而言，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的順利應(yīng)用，已經(jīng)具備了相當(dāng)?shù)目赡苄?。首先，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備具有標(biāo)準(zhǔn)化和大眾化特征，各行各業(yè)、每一個(gè)人類個(gè)體對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的配置要求可能有一定的差異，但是從總體上而言，某一類產(chǎn)品的國(guó)際和國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)是不變的，這可以有力地支持檔案管理工作的溝通交流，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案資源的規(guī)范化和共享[1]。其次，軟件技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理專項(xiàng)工作提供了支持。隨著信息技術(shù)新成果的不斷出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)軟件正在朝著更加具有針對(duì)性以及實(shí)用性的方向發(fā)展，也就是說，軟件公司有能力根據(jù)檔案管理部門的特別要求進(jìn)行相關(guān)管理軟件的開發(fā)，這在很大程度上提升了軟件與工作內(nèi)容的兼容性，降低了檔案管理人員的工作難度，提升了檔案管理工作效率。

2 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀分析

就目前而言，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到了檔案管理工作中的很多細(xì)節(jié)和方面，然而從總體上來(lái)看，檔案管理工作仍舊將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為人工管理的重要輔助，檔案管理工作還不能單純依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)順利開展，檔案管理工作的智能化水平不高[2]。此外，我國(guó)檔案管理工作的局限性較強(qiáng)，相關(guān)的檔案管理體系建立不足，很多軟件只進(jìn)行對(duì)內(nèi)開放，行業(yè)內(nèi)的交流以及行業(yè)外的服務(wù)嚴(yán)重不足，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在軟件管理工作中的“用武之地”較為不足，資源共享的構(gòu)想尚未實(shí)現(xiàn)。

3 借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化與資源共享的構(gòu)想

3.1 重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加快檔案信息庫(kù)建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能強(qiáng)大，優(yōu)勢(shì)突出，各級(jí)檔案管理部門應(yīng)該正視其在檔案管理工作水平提升中的重要作用，從而加大投入力度，不斷更新軟硬件設(shè)施，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的價(jià)值發(fā)揮。檔案管理部門應(yīng)該加快電子檔案建設(shè)，探索數(shù)據(jù)收集、整理、錄入、修改、維護(hù)、保存的最新模式，提升資源總量和工作效率，并建立檔案資源與內(nèi)部需求、社會(huì)需求之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，從而為后續(xù)檔案價(jià)值開發(fā)與利用做好準(zhǔn)備。

3.2 提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)價(jià)值的深入挖掘

應(yīng)通過組織、學(xué)習(xí)培訓(xùn)以及要求檔案管理人員自學(xué)等方式，不斷提升檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力，并將這種能力的考核結(jié)果與檔案管理人員的薪金待遇直接掛鉤，從而形成比學(xué)趕超的良好工作風(fēng)氣，推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案系統(tǒng)的深入和普及。此外，檔案管理人員應(yīng)該不斷創(chuàng)新思維理念，更好地將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與工作實(shí)際結(jié)合起來(lái)，探索內(nèi)容加工、資源上網(wǎng)、信息檢索的有效方式，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的分類化管理、提升檔案管理的智能化水平，進(jìn)而使網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的價(jià)值內(nèi)涵得以深化。

3.3 選擇適當(dāng)?shù)臋n案管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息對(duì)于社會(huì)發(fā)展具有至關(guān)重要的影響，近年來(lái)我們一直在強(qiáng)調(diào)檔案資源的共享，這種共享必須依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)完成。筆者認(rèn)為，我們首先應(yīng)該在全國(guó)范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范格式，不斷提高各類檔案的兼容性；其次，要推動(dòng)檔案信息大平臺(tái)的建立，通過不同檔案管理單位的不同單位的陸續(xù)上傳，不斷提升平臺(tái)的數(shù)據(jù)總量，然后通過內(nèi)容與檢索關(guān)鍵詞的有效對(duì)應(yīng)以及使用權(quán)限的分層設(shè)置來(lái)提升服務(wù)的便捷性和智能性，在保證檔案安全的基礎(chǔ)上，使檔案資源能夠?yàn)楦嗳朔?wù)[3]。

參考文獻(xiàn)

[1]張霞，李心愉，宋艷.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用[J].數(shù)字通信世界，2018，（8）：194.

[2]梁霄.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的作用與實(shí)踐[J].電子商務(wù)，2018，（9）：57-58.

[3]徐揚(yáng).檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].卷宗，2019，9（1）：69.