淺析高校檔案管理走向數(shù)字化的影響及策略

馬靜

摘 要：進(jìn)入信息時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域都開始將信息技術(shù)作為有力的發(fā)展手段，高校檔案管理也不例外，逐漸從千百年來的紙質(zhì)管理模式走向數(shù)字化管理模式，由此具備了更高的管理效率、更多元的管理方式、更長(zhǎng)久的保存期?？梢哉f，信息技術(shù)的崛起和持續(xù)演變，深刻地影響了高校檔案管理，進(jìn)而影響著整個(gè)高校建設(shè)和高等教育的發(fā)展。圍繞此，本文展開具體探討，旨在厘清相互影響關(guān)系的基礎(chǔ)上，總結(jié)高校檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)走向數(shù)字化的有效方式。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；數(shù)字化；影響；策略

1 信息數(shù)字化對(duì)高校檔案管理的影響

在信息技術(shù)普遍滲透的當(dāng)前時(shí)期，就高校檔案管理方面而言，一方面它縮短了檔案信息收集、歸納、存儲(chǔ)以及查閱的時(shí)間，并大大節(jié)省了人力、提高了準(zhǔn)確度且降低了出錯(cuò)率；另一方面，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，它不需要過多的實(shí)地面積，即使數(shù)量龐大、信息復(fù)雜，也能集中收錄進(jìn)容量巨大的虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)中，且一經(jīng)錄入后在沒有特殊外力的作用下，不受或極少受時(shí)間、環(huán)境與空間的影響，甚至能夠?qū)崿F(xiàn)永久保存。從而使重要的檔案資料更加全面，并得到規(guī)范化和持續(xù)完善。另外，基于交互性優(yōu)勢(shì)的數(shù)字化，本身就能夠進(jìn)行信息的及時(shí)、有效獲取和傳遞，所以高校檔案管理也能因此在時(shí)間和內(nèi)容跨度上同時(shí)兼具歷史性和現(xiàn)代性。依據(jù)信息數(shù)字化搭載互動(dòng)平臺(tái)，全校人員還能了解高校檔案管理的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，除了管理的相關(guān)內(nèi)容之外，還包括辦學(xué)目的、教師課程、學(xué)生信息接收及相關(guān)的重要通知等[1]。同時(shí)，數(shù)字化有利于高校檔案管理相關(guān)工作變得透明化，督促相關(guān)工作人員規(guī)范自身行為和素質(zhì)。

當(dāng)然，數(shù)字化應(yīng)用于高校檔案管理也存在一定的挑戰(zhàn)，從觀念上來說，它代表著新的管理模式與傳統(tǒng)管理模式的碰撞，受傳統(tǒng)管理理念和長(zhǎng)期固定的管理環(huán)境影響較深的工作人員，需要一定的時(shí)間來接受、接觸、了解、學(xué)習(xí)和應(yīng)用該技術(shù)；而從時(shí)間和工作量上來說，隨著高校發(fā)展歷史的延長(zhǎng)，高校積累了大量紙質(zhì)檔案資料信息且仍在持續(xù)增多，要將其逐一、細(xì)致、準(zhǔn)確地?cái)?shù)字化，是項(xiàng)龐大的工程，不僅要整體規(guī)劃，更需要專業(yè)人員投入足夠的精力、物力和財(cái)力以提供支持。

2 高校檔案管理走向數(shù)字化的影響

2.1 高校檔案管理走向數(shù)字化能使管理工作更高效

高校檔案管理走向數(shù)字化之后，管理工作將變得智能且便捷，尤其是能夠促使檔案管理工作中的檢索編碼自動(dòng)生成，為檔案管理效率提升提供良好支持[2]。

數(shù)字化技術(shù)引入高校檔案管理工作，能夠?qū)⑷肆芾淼闹攸c(diǎn)從頻繁的跑動(dòng)中轉(zhuǎn)移到集中的平臺(tái)管理上，只需要通過遠(yuǎn)程操作，就能隨時(shí)隨地開展管理工作，簡(jiǎn)化了工作流程，也使工作更加即時(shí)高效。另外，利用數(shù)字化技術(shù)，高效檔案管理及其資源情況更加清晰明了，各個(gè)檔案處于怎樣的狀態(tài)都能及時(shí)掌握，特別是當(dāng)檔案在借閱過程中出現(xiàn)問題時(shí)，能夠第一時(shí)間將責(zé)任落實(shí)到人，從而保證檔案資源的完整性和管理效果的良好，減少遺失率和破壞率。

2.2 高校檔案管理走向數(shù)字化有利于管理更加多元化

高校檔案管理走向數(shù)字化之后，可通過更多方式來獲取檔案信息。首先，數(shù)字化技術(shù)有利于高校構(gòu)建數(shù)字化檔案資源庫(kù)和管理系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案的全面搜集整合和集中化管理提供良好的支持，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理效果[3]。并且管理工作走向數(shù)字化，相關(guān)檔案資源的查閱權(quán)限將得到放寬，這意味著高校師生和其他人員能夠獲得更多檔案信息資源，以便更有效地開展教研、教學(xué)和學(xué)習(xí)。其次，當(dāng)前高校檔案管理工作的突出問題在于，不少檔案資料被借閱之后，由于各種原因而延期歸還甚至不歸還。同時(shí)也存在部分人員拒絕、推遲提交、整理和歸檔檔案資料，阻礙檔案管理工作的正常進(jìn)行。針對(duì)此，利用數(shù)字化技術(shù)之后，管理人員就能準(zhǔn)確定位該群體，然后通過全面審查和多次通知來收集檔案資料，完成高校檔案管理工作任務(wù)。

2.3 高校檔案管理走向數(shù)字化將實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

高校檔案管理走向數(shù)字化，依托的是不斷突破革新的信息技術(shù)，再加上經(jīng)過發(fā)展，檔案工作已經(jīng)形成成熟且覆蓋了整個(gè)高校的管理體系，因此相對(duì)來說基礎(chǔ)比較扎實(shí)，有利于檔案資源的普及保護(hù)和普遍共享的開展。也就是說，以信息技術(shù)為支撐而構(gòu)建技術(shù)安全防范系統(tǒng)，能夠有效確保高校檔案資源的完整行和安全性，這是高校檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)的前提。另外，高校檔案資源的全面覆蓋性和網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋性相結(jié)合，后者能夠?qū)⑶罢吖蚕淼郊性谠撈脚_(tái)之上的所有人員之處，從而提高了檔案資源的應(yīng)用率和應(yīng)用及管理實(shí)效性。同時(shí)，這也是將檔案管理的工作細(xì)節(jié)展現(xiàn)在全校人員面前，每個(gè)高校人員都由此成為檔案資源的監(jiān)督者和管理者，針對(duì)檔案管理數(shù)字化過程提出構(gòu)建和完善建議，發(fā)現(xiàn)問題和不足，并給出合理的解決方案，也就是集中眾人智慧共建數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。如此一來，高校檔案數(shù)字化管理除了實(shí)現(xiàn)資源共享及利用之外，保護(hù)力度也得到大大提升，同時(shí)基于大眾觀點(diǎn)而優(yōu)化的管理過程，所取得的管理成果也更能令人信服。

3 高校檔案管理走向數(shù)字化的策略

3.1 關(guān)注技術(shù)發(fā)展，強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)

信息技術(shù)處于動(dòng)態(tài)發(fā)展之中，因此數(shù)字化對(duì)于高校檔案管理來說，始終是一種新手段，為此高校應(yīng)持續(xù)關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，并以此為基礎(chǔ)不斷構(gòu)建和完善檔案創(chuàng)新管理體系。結(jié)合各個(gè)高校長(zhǎng)期以來的發(fā)展實(shí)況和檔案資料管理現(xiàn)狀，從全局和統(tǒng)籌兼顧層面出發(fā)，構(gòu)建與本校相貼合的數(shù)字化管理平臺(tái)。同時(shí)，高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也要在參考省級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下制定，保持兩者的統(tǒng)一，從而確保其權(quán)威性。

3.2 提供全面的保護(hù)環(huán)境

檔案資料屬于重要隱私信息，加之當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)存在較高的安全風(fēng)險(xiǎn)，因此高校檔案數(shù)字化管理的安全性得到切實(shí)保證是首要重點(diǎn)。除了信息獲取和傳播過程中的安全之外，也要保證系統(tǒng)軟硬件的安全。為此，建議高校定期排查用于檔案管理的計(jì)算機(jī)軟硬件，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患并有效解決。同時(shí)，可啟動(dòng)資料自動(dòng)備份功能，以防丟失，并為檔案資料設(shè)置加密保護(hù)，以防泄露。當(dāng)然，也要引進(jìn)其他信息技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等，降低和控制管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 科學(xué)規(guī)劃并整合檔案管理資源

數(shù)字化技術(shù)的突出特征之一就是交互、共享，為給使用檔案資料的高校人員更好的共享體驗(yàn)，建議檔案管理人員按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和原則整合檔案信息資源，并根據(jù)不同的種類規(guī)劃相應(yīng)的版塊，合理總結(jié)歸納，然后將其展示在校園網(wǎng)以及各種即時(shí)媒體客戶端主頁(yè)面上，方便高校人員根據(jù)自己的需求查閱、瀏覽和借閱。

3.4 為高校檔案管理數(shù)字化儲(chǔ)備優(yōu)秀人才

高校檔案數(shù)字化管理需要專業(yè)人員來操作，為此，一方面在檔案管理專業(yè)開設(shè)與此相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)課程，使其掌握系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理理論及技能；另一方面，針對(duì)正處于檔案管理崗位的工作人員，可通過相關(guān)培訓(xùn)使其具備數(shù)字化管理素質(zhì)。在招聘檔案管理人員時(shí)，也要重點(diǎn)考慮其是否具備一定的數(shù)字化實(shí)操技能。人才是保證高校檔案管理成功走向數(shù)字化并取得良好管理實(shí)效的核心力量。

4 總結(jié)

總的來說，高校檔案管理走向數(shù)字化是時(shí)代所向，也是高校創(chuàng)新發(fā)展的重點(diǎn)表現(xiàn)之一，不僅有利于檔案管理工作的優(yōu)化，更便利了工作人員的日常管理和全校師生的使用。為此，高校應(yīng)加大構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系的力度，同時(shí)保證檔案資料的安全和完整。

參考文獻(xiàn)

[1]靳紅.信息數(shù)字化對(duì)高校檔案管理的影響[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（21）：239.

[2]季軒.高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016（15）：209-210.

[3]羅瑤.高職教學(xué)檔案管理工作芻議[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2015（10）：151.