對做好物業(yè)檔案管理工作的認識與思考

周爰

摘 要：我國物業(yè)管理起步相對較晚，物業(yè)管理還不夠全面，而物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理重要組成部分，也還不夠健全。隨著城市化不斷發(fā)展，推動了物業(yè)以及物業(yè)檔案管理發(fā)展，要求物業(yè)檔案管理進一步健全，從而充分發(fā)揮物業(yè)檔案作用。本文就物業(yè)檔案管理原則進行了說明，并在分析物業(yè)檔案管理中存在的問題基礎(chǔ)上，提出了進一步完善物業(yè)檔案管理工作的措施，以期可以起到改進物業(yè)檔案管理目的。

關(guān)鍵詞：物業(yè)管理；物業(yè)檔案管理

隨著城市房地產(chǎn)日益發(fā)展，衍生了物業(yè)服務(wù)這個新興行業(yè)，并呈不斷發(fā)展壯大趨勢。物業(yè)檔案管理屬于物業(yè)服務(wù)內(nèi)容工作中一項重要工作，也是進行其它服務(wù)的前提和保障，物業(yè)檔案管理工作好差是評價一家物業(yè)公司工作規(guī)范與否的重要標準。為確保物業(yè)服務(wù)順利開展，需要認識到物業(yè)檔案管理存在的問題并加以解決，提升檔案管理意識，完善工作制度，擴大物業(yè)檔案服務(wù)新領(lǐng)域，推進物業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

1 物業(yè)檔案管理原則

1）安全至上原則。物業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相同，極為重視安全問題。存儲物業(yè)檔案的場地應(yīng)符合檔案管理有關(guān)規(guī)定，配備相應(yīng)的防火防盜設(shè)備，根據(jù)載體的差異，將溫度與濕度控制在相應(yīng)的范圍。同時配備專業(yè)負責(zé)人員，設(shè)立一定的安全管理制度，制定應(yīng)急備案措施，保障物業(yè)檔案的實體安全與信息安全。

2）集中分散原則。當(dāng)期許多大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)，具有較多物業(yè)管理項目，名下機構(gòu)數(shù)量諸多，業(yè)務(wù)具有較大差別。這種情況下，必須兼顧集中與分散工作。物業(yè)管理企業(yè)總部應(yīng)設(shè)置專門的物業(yè)檔案管理機構(gòu)，主要負責(zé)管理和指示物業(yè)檔案管理工作。制定統(tǒng)一的物業(yè)管理規(guī)章制度，聯(lián)系所有部門資源，按照國家律法和有關(guān)標準，集中負責(zé)物業(yè)檔案管理的政策制定與規(guī)范管理事項。而各部門主要負責(zé)本地物業(yè)檔案管理工作，同時對其監(jiān)督和指導(dǎo)。

3）業(yè)務(wù)對接原則。當(dāng)前物業(yè)管理逐漸打破了以往的設(shè)備維修、設(shè)施維護及清潔安保等工作范圍，趨向于更加系統(tǒng)、更具附加值的方向發(fā)展。物業(yè)檔案管理工作就是按照物業(yè)管理內(nèi)容所添加的工作，需要做出一定整改，健全收集歸檔范圍。但凡在物業(yè)管理中出現(xiàn)的，具有保留價值的文件資料，都需要進行歸檔保留，按照不同的業(yè)務(wù)門類，合理地調(diào)整檔案分類方法，從而高效地完成物業(yè)檔案管理。

4）規(guī)范管理原則。物業(yè)檔案需要遵從已有的法律法規(guī)與部門行業(yè)規(guī)章，嚴格根據(jù)有關(guān)技術(shù)標準規(guī)范加以管理。而物業(yè)檔案管理必須遵從檔案管理一般規(guī)律，使用科學(xué)的管理手段，保證檔案的完整性，充分發(fā)揮檔案作用，以防自搞一套。

5）評價指標原則。物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，對物業(yè)管理工作質(zhì)效具有直接影響，物業(yè)管理考評必須將物業(yè)檔案管理作為一大指標。物業(yè)服務(wù)企業(yè)需要將物業(yè)檔案管理工作歸入部門工作目標考核內(nèi)容，健全管理制度與評價制度，切實可行地推進物業(yè)檔案管理工作。在選擇物業(yè)服務(wù)企業(yè)時，業(yè)主單位與業(yè)主委員會必須將物業(yè)檔案管理水平視為一項重要指標，擇優(yōu)選用。在物業(yè)服務(wù)企業(yè)進場之后，對企業(yè)進行年度考評，并將物業(yè)檔案管理作為重要指標，且嚴格對待。

2 物業(yè)檔案管理工作中存在的不足

在檢查物業(yè)檔案管理工作中，我們可以發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在著一些相對突出的共性問題，有關(guān)行業(yè)檔案管理工作缺失規(guī)范，致使檔案管理工作規(guī)范性不足，檔案管理質(zhì)量難以提高。主要體現(xiàn)在：首先是檔案資料不健全。比如小區(qū)臺賬中的業(yè)主個人情況登記欄缺漏，且內(nèi)容不能及時變更。其次是檔案資料存放沒有按照順序與事件發(fā)展過程加以分類、歸檔、立卷，致使檔案管理工作顯得沒有秩序，導(dǎo)致查找利用時浪費不必要的時間和精力。此外是沒有明確檔案資料缺失責(zé)任。因為檔案管理工作不夠到位和規(guī)范，檔案資料傳閱過程中交接手續(xù)不完善，沒有明確缺失檔案的責(zé)任。甚至在項目驗收移交中，有一些建設(shè)單位與管理單位存在把一些檔案轉(zhuǎn)移、抽取、代替、隱匿及銷毀的問題，故意逃避管理責(zé)任。最后是檔案管理現(xiàn)代化水平不高，特別是軟件建設(shè)方面不夠發(fā)達。

3 進一步完善物業(yè)檔案管理工作的措施

1）提高檔案管理意識，將物業(yè)檔案管理工作落實到實處。首先是將物業(yè)檔案工作落實到企業(yè)整體規(guī)劃中，從上至下地強化工作人員的檔案意識。讓工作人員認識到物業(yè)檔案管理是物業(yè)公司管理的基礎(chǔ)和管理實踐服務(wù)水平的經(jīng)驗不斷積累的成果，同時也是物業(yè)管理工作的前提條件，還是公司進一步發(fā)展和提高的主要資源。其次是公司高管需要加強對物業(yè)檔案管理工作的重視程度，設(shè)置與物業(yè)檔案管理工作相關(guān)的制度，通過設(shè)定制度來落實責(zé)任，以此增強檔案物業(yè)管理工作。最后是借助組織參加檔案知識培訓(xùn)等手段，增強檔案管理工作人員意識，形成人人支持檔案工作的環(huán)境。

2）轉(zhuǎn)變物業(yè)檔案管理理念。其一是遵循服務(wù)為主理念。物業(yè)管理公司最主要的目的是服務(wù)，這也是物業(yè)管理公司實現(xiàn)有效管理的根本方式。物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理的前提依據(jù)，物業(yè)檔案管理必須需要以服務(wù)為導(dǎo)向。確定物業(yè)檔案管理的內(nèi)容、設(shè)定制度以及選取模式等，都需要以滿足業(yè)主基本需求、個性化需求及動態(tài)需求這三方面需求為標準。其二是系統(tǒng)物業(yè)檔案管理理念。按照物業(yè)檔案生成時間，系統(tǒng)物業(yè)檔案管理可以劃分為四個階段，分別是早期設(shè)計階段檔案管理、前期施工階段檔案管理、前期階段檔案管理及后期管理階段檔案管理。系統(tǒng)物業(yè)檔案管理需要在工程早期設(shè)計階段就派工作人員跟蹤相關(guān)工作，做好收集資料和建檔事項，把前期工作都納入檔案管理系統(tǒng)范圍，有利于自身處于主動位置。其三是信息化管理理念。物業(yè)檔案管理實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源管理一體化，需要通過計算機網(wǎng)絡(luò)等信息化工具，建設(shè)信息化的物業(yè)檔案管理，推進物業(yè)檔案管理工作滿足現(xiàn)代社會需求。

3）建立完善的物業(yè)檔案管理制度。建立健全物業(yè)檔案管理制度需要從三方面著手：第一要遵循合理設(shè)定、科學(xué)流程、簡便運用、嚴格落實原則。第二要依據(jù)物業(yè)服務(wù)和檔案管理相關(guān)律法，結(jié)合具體情況，創(chuàng)建完善的物業(yè)檔案管理制度，分別是各類文件材料的歸檔制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案交換制度、檔案鑒定銷毀制度、工作人員崗位責(zé)任制度……以此促使物業(yè)檔案管理工作規(guī)范化，保證文件材料完整、真實、有效、便于運用。其三要采用復(fù)合公司本身實際運營情況的管理方式，健全檔案網(wǎng)絡(luò)與程序，物業(yè)檔案管理職責(zé)落實到個人，實行全方位管理，保證物業(yè)檔案管理質(zhì)量，增強物業(yè)管理服務(wù)水平。

4）增強物業(yè)檔案管理工作人員水平。一是增強物業(yè)管理人員專業(yè)水平。培養(yǎng)和招聘專業(yè)的物業(yè)檔案管理人員，熟悉檔案管理工作環(huán)節(jié)，熟練不同類型檔案和不同載體檔案的管理方式，明確物業(yè)檔案的來源、數(shù)量、價值、分類及整理方式。二是促使物業(yè)檔案管理人員實現(xiàn)信息化管理。不斷提高管理人員的管理能力，熟練檔案管理業(yè)務(wù)操作，并掌握計算機網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代通信技術(shù)應(yīng)用與維護技能、信息組織及開發(fā)能力，以此讓物業(yè)檔案管理工作滿足信息化發(fā)展環(huán)境下的各項要求。三是推進物業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)常態(tài)化，應(yīng)對物業(yè)檔案管理人員實施定期培訓(xùn)，以此增強檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)理論知識與專業(yè)能力。

4 結(jié)語

綜上所述，物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理中的基礎(chǔ)工作之一，其貫穿于物業(yè)管理全過程中，加強物業(yè)檔案管理是為提升物業(yè)管理綜合水平，以此為物業(yè)管理公司增加經(jīng)濟效益，增強企業(yè)競爭能力，保障社區(qū)和諧穩(wěn)定。物業(yè)管理公司只有真正意識到這點，同時為物業(yè)檔案工作給予精神與物質(zhì)上的雙重支持，才能促使物業(yè)管理整體水平獲得進一步提升。

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