內(nèi)蒙古鄂爾多斯X縣政府干部人事檔案電子化研究

黃瑞生

摘 要：內(nèi)蒙古鄂爾多斯X縣政府檔案管理部門(mén)要依國(guó)家干部檔案管理規(guī)范，將大量的干部檔案電子化。當(dāng)前這項(xiàng)工作存在工作周期長(zhǎng)、工作人員使用的技術(shù)落后、工作流程不科學(xué)的問(wèn)題，這導(dǎo)致這項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率難以保證。政府部門(mén)必須做好這項(xiàng)工作的基礎(chǔ)建設(shè)，為人事檔案電子化工作建立工作優(yōu)勢(shì)，然后再通過(guò)優(yōu)化人事檔案電子化措施，來(lái)全面的推動(dòng)工作高效的、優(yōu)質(zhì)的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；電子化；信息建設(shè)；檔案管理

內(nèi)蒙古鄂爾多斯X縣政府檔案管理部門(mén)要依國(guó)家干部檔案管理規(guī)范，將干部檔案電子化。開(kāi)展這項(xiàng)的目的，是為了發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展高效的人事檔案管理；應(yīng)用電子化檔案易復(fù)制、易傳播、無(wú)紙化的優(yōu)勢(shì)，減少管理的成本；在將檔案管理信息化的過(guò)程中，讓檔案管理制度向規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前內(nèi)蒙古鄂爾多斯X縣政府干部人事檔案共有5600冊(cè)，在將這些人事檔案資料電子化的過(guò)程中，人事檔案電子化的工作經(jīng)常出現(xiàn)以下的問(wèn)題：第一，信息入庫(kù)的周期過(guò)長(zhǎng)，縣政府干部人事檔案冊(cè)數(shù)多，數(shù)字化處理的周期長(zhǎng)、圖片化處理的時(shí)間長(zhǎng)，大量的干部檔案都還沒(méi)有轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，這帶來(lái)《干部檔案管理信息系統(tǒng)》出現(xiàn)了有系統(tǒng)框架，卻無(wú)數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)不全的問(wèn)題。第二，工作人員的作業(yè)方法落后，當(dāng)前很多工作人員只會(huì)應(yīng)用傳統(tǒng)的方法錄入數(shù)據(jù)、處理圖片，因?yàn)楣ぷ魅藛T缺乏先處的進(jìn)理技術(shù)，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化的周期變長(zhǎng)。第三，缺乏一套科學(xué)的工作流程，當(dāng)前很多工作人員在處理人事檔案的時(shí)候，都是應(yīng)用各自為政的方法處理檔案，這導(dǎo)致人事檔案處理的質(zhì)量參差不齊，工作缺乏協(xié)作，從而工作的質(zhì)量和效率都難以保證。

2 人事檔案電子化優(yōu)勢(shì)

1）建立科學(xué)的工作框架。在開(kāi)展人事檔案電子化工作時(shí)，要建立一套科學(xué)的框架，發(fā)揮流程化的工作優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前人事檔案電子化工作應(yīng)當(dāng)制訂一個(gè)檔案核對(duì)、檔案掃描、文本校對(duì)、文檔排版、質(zhì)量監(jiān)督的工作流程。應(yīng)用這樣的方法，可以讓每個(gè)崗位的工作人員都能應(yīng)用統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)完成工作，并且能夠應(yīng)用批量化工作的方法提高工作的質(zhì)量。

2）建立完善的工作機(jī)制。干部人事檔案涉及的內(nèi)容很多，如果沒(méi)有一套完善的工作機(jī)制，那么在工作中可能會(huì)存在各種問(wèn)題。為了讓每個(gè)崗位的工作人員都能履行自己的職責(zé)，人事檔案部門(mén)要做好頂層設(shè)計(jì)，建立完善的工作制度。比如要建立文件檢索制度、檔案查閱審批制度、用戶責(zé)任權(quán)限制度、數(shù)字化監(jiān)督保密制度、安全管理制度等。只有開(kāi)展這樣的工作，才能促進(jìn)人事檔案電子化的工作。

3）建立崗位激勵(lì)制度。為了確保人事檔案電子化的質(zhì)量與安全性，人事檔案管理部門(mén)要建立一套激勵(lì)制度。比如如果工作人員高效的、優(yōu)質(zhì)的完成了自己的崗位工作，那么可以獲得相應(yīng)的激勵(lì)；反之，如果因?yàn)楣ぷ魅藛T在工作中出現(xiàn)了錯(cuò)誤，導(dǎo)致出現(xiàn)了人事檔案電子化質(zhì)量的問(wèn)題，則要追問(wèn)崗位責(zé)任，或者如果工作人員沒(méi)有保質(zhì)保量的完成工作，也要被追問(wèn)責(zé)任。應(yīng)用這樣的方法，可以提高干部人事檔案的工作質(zhì)量及工作效率。

4）建立工作人員培訓(xùn)制度。為了讓工作隊(duì)員能夠應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備開(kāi)展工作，及能夠應(yīng)用現(xiàn)代化的軟件開(kāi)展工作，單位應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。單位要讓工作人員全面了解工作制度，依制度和規(guī)范開(kāi)展工作。單位要讓工作人員意識(shí)到，他們的技術(shù)水平與他們的工作質(zhì)量與效率緊密掛勾，而他們的工作質(zhì)量與效率又與他們的薪酬緊密掛勾。應(yīng)用這樣的方法，提以提高工作人員的水平。

3 人事檔案電子化措施

1）明晰人事檔案電子化功能。開(kāi)展人事檔案電子化的目的，是為了便于干部信息管理系統(tǒng)能夠自主的接收檔案材料，片主生成目錄，便于做好便閱檔、借檔、轉(zhuǎn)檔、名冊(cè)管理，可方便工作人員上報(bào)接收資料、記錄工作日志、安全管理、系統(tǒng)管理等，使干部人事檔案電子化信息能夠被共享。如果要電子化人事檔案的質(zhì)量達(dá)到這樣的要求，人事檔案管理部門(mén)便要制訂一套統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化的人事檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)，使工作人員能依此標(biāo)準(zhǔn)完成人事檔案電子化的

作業(yè)。

2）制訂人事檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)。為了控制人事檔案電子化生成的質(zhì)量，人事檔案管理部門(mén)要結(jié)合干部人事檔案系統(tǒng)管理的需求，建立人事檔案電子化模板，讓工作人員能依此標(biāo)準(zhǔn)建立工作模板，使工作人員可批量化的完成作業(yè)：第一，定制專業(yè)的目錄打印模板，檔案部門(mén)要制訂統(tǒng)一的紙紙規(guī)格，統(tǒng)一生成頁(yè)眉、頁(yè)角、頁(yè)碼表示方法、生成統(tǒng)一的字間距與行間距、生成標(biāo)準(zhǔn)的字體大小、設(shè)置統(tǒng)一的字體，設(shè)制統(tǒng)一的圖片大小，設(shè)置統(tǒng)一的圖片質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)用這樣的方法，可以確保干部人事檔案處理的質(zhì)量，并且便于工作人員打印人事檔案資料或開(kāi)展后續(xù)的檔案管理。第二，定制文檔生成的格式等，統(tǒng)一文檔標(biāo)題生成文法、索引生成方法等，因?yàn)楫?dāng)前人們閱覽干部人事檔案的軟件很多，有些單位會(huì)應(yīng)用EXCEL打開(kāi)表格、有些單位會(huì)應(yīng)用WPS打開(kāi)表格；有些單位會(huì)應(yīng)用office2007處理文檔，有些單位會(huì)應(yīng)用office2013處理文檔等，如果不能統(tǒng)一文檔生成的格式，則其它單位在應(yīng)用人事檔案電子化資料時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)亂碼或者不兼容的現(xiàn)象。為此，檔案部門(mén)要合理的制訂文檔生成的格式，在制訂生成的格式時(shí)，不能一味的追求應(yīng)用最新的文檔標(biāo)準(zhǔn)生成文件，而要考慮文檔使用的兼容性。第三，做好人事檔案文檔與原始檔案的關(guān)聯(lián)，干部人事檔案中的圖片文件，或者某些文字文件是經(jīng)過(guò)處理的文件，有時(shí)工作人員需要查閱原始文檔，此時(shí)要做好人事檔案電子文檔與原始文件的關(guān)聯(lián)工作，讓工作人員可以在獲得人事檔案電子版本的同時(shí)也獲得關(guān)聯(lián)文件。

3）優(yōu)化人事檔案電子化的流程。在人事檔案電子化的工作中，應(yīng)當(dāng)分解崗位，應(yīng)用流程化的方法開(kāi)展工作。開(kāi)展流程化的工作有以下幾個(gè)目的：第一，應(yīng)用流程化的工作，可以提高工作效率。比如負(fù)責(zé)掃描的工作人員可以專心負(fù)責(zé)掃描工作，應(yīng)用這樣的方法，工作人員可以在單位時(shí)間里完成大量的拋描工作。同理，負(fù)責(zé)校對(duì)的工作人員可以專心校對(duì)工作，發(fā)揮自己專業(yè)優(yōu)勢(shì)，從而提高工作效率。第二，便于批量化的開(kāi)展工作，比如人事檔案管理人員在完成了拋描的工作以后，可以完成其它的工作，應(yīng)用這樣的方法，可以批量化的開(kāi)展工作，優(yōu)化人力資源配置。第三，便于建立激勵(lì)制度，應(yīng)用這樣的方法，便于量化工作的成果，并且易于控制工作的質(zhì)量，比如如果負(fù)責(zé)排版的工作人員出現(xiàn)了排版錯(cuò)誤以后，最后負(fù)責(zé)監(jiān)督的工作人員發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)了質(zhì)量問(wèn)題，可以即時(shí)幫助排版的工作人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免負(fù)責(zé)排版的工作人員繼續(xù)犯錯(cuò)。

4）優(yōu)化信息技術(shù)的應(yīng)用。為了提高工作的效率，工作人員必須掌握先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用方法。比如應(yīng)用手工錄入漢字的方法，效率低，并且不適合批量化的開(kāi)展工作。工作人員可以在掃描紙質(zhì)文檔時(shí)，可以應(yīng)用具有OCR識(shí)別漢字功能的掃描儀工作，這樣可以應(yīng)用現(xiàn)代化的掃描技術(shù)完成漢字的錄入，避免應(yīng)用手動(dòng)錄入漢字。在轉(zhuǎn)換檔案時(shí)，可以應(yīng)用迅捷檔案轉(zhuǎn)換器，把現(xiàn)有的PDF文件等批量化的轉(zhuǎn)換為圖文文檔。

4 總結(jié)

為了建立信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，當(dāng)前內(nèi)蒙古鄂爾多斯X縣政府要將大量的干部人事檔案轉(zhuǎn)換成電子化文化。當(dāng)前這項(xiàng)工作存在工作周期長(zhǎng)、工作人員使用的技術(shù)落后、工作流程不科學(xué)的問(wèn)題，這導(dǎo)致這項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率難以保證。政府部門(mén)必須投入更多的人力、物力、財(cái)力，做好這項(xiàng)工作的基礎(chǔ)建設(shè)，為人事檔案電子化工作建立工作優(yōu)勢(shì)，然后再通過(guò)優(yōu)化人事檔案電子化措施，來(lái)全面的推動(dòng)工作高效的、優(yōu)質(zhì)的進(jìn)行。

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