新時(shí)期文書檔案數(shù)字化管理模式的探討

摘 要：新媒體環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，針對(duì)企業(yè)文書檔案管理模式，可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理。基于此，本文以文書檔案數(shù)字化管理作為研究對(duì)象，分析實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理的必要性，從數(shù)字化平臺(tái)、管理制度與網(wǎng)絡(luò)化管理模式三方面闡述實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的途徑。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；文書檔案；數(shù)字化管理

對(duì)于企業(yè)文書檔案管理工作來說，大量繁雜的信息和數(shù)據(jù)給管理人員帶來了工作壓力，而建立文書檔案數(shù)字化管理模式可以提高管理人員的工作效率，并成為企業(yè)新時(shí)期文書檔案管理的未來發(fā)展趨勢(shì)。因此，要求管理人員加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理模式的重視程度，學(xué)會(huì)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)建立信息化管理平臺(tái)，從而提高文書檔案管理的有效性。

1 建立新時(shí)期文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

分析現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，建立新時(shí)期文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性。具體如下：首先，數(shù)字化管理模式實(shí)現(xiàn)了信息的共享和交流，提高了企業(yè)文書檔案的利用率。在數(shù)字化技術(shù)推動(dòng)下，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)觀看文書檔案，管理人員也可以利用搜索引擎快速找到相應(yīng)的文書檔案目標(biāo)。在日常工作中，數(shù)字化文書檔案管理模式實(shí)現(xiàn)了信息的共享，加強(qiáng)了企業(yè)各部門之間的交流與溝通。

其次，數(shù)字化管理模式符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需求。伴隨著數(shù)字化技術(shù)的深入發(fā)展，各企業(yè)開始重視文書檔案管理工作，希望通過數(shù)字化文書檔案管理實(shí)現(xiàn)資源的高效配置。過去的紙質(zhì)管理方式無法滿足信息化時(shí)代需求，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在管理工作后，文書檔案的價(jià)值顯著提高。

最后，數(shù)字化管理模式完善了管理人員的工作方式，實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理工作的系統(tǒng)化進(jìn)步。由于文書檔案管理工作的完善，企業(yè)各個(gè)部門對(duì)于文書檔案的管理方式有了新的要求，管理人員需要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，提高數(shù)字化管理模式的技術(shù)價(jià)值，發(fā)揮其在管理工作中的意義[1]。

2 建立新時(shí)期文化檔案數(shù)字化管理模式的有效途徑

2.1 建立文書檔案管理數(shù)字化平臺(tái)

企業(yè)進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，管理人員和技術(shù)人員可以建立數(shù)字化管理平臺(tái)，提高文書檔案的管理效率。建立數(shù)字化管理平臺(tái)后有利于提升技術(shù)應(yīng)用水平，建議按照以下幾方面進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)：1）要求技術(shù)人員構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)，提高網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性與穩(wěn)定性。2）調(diào)整原有的文書檔案管理模式，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)提高工作有效性。建議加強(qiáng)各部門的交流和溝通，選擇最佳文書檔案閱讀方式，結(jié)合現(xiàn)有的企業(yè)內(nèi)部資源，實(shí)現(xiàn)資源的高效配置，提高文書檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的可靠性。3）重視數(shù)字化文書檔案信息的資源共享。建議應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，做好文書檔案的遠(yuǎn)程檢測(cè)，人們可以在任何時(shí)間與地點(diǎn)登錄網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，瀏覽需要的文書檔案內(nèi)容[2]。

建議企業(yè)引進(jìn)銳爾文書檔案數(shù)字化加工管理平臺(tái)V8.6軟件。該軟件是國(guó)內(nèi)首款流水線生產(chǎn)模式下的數(shù)字化管理平臺(tái)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研發(fā)設(shè)計(jì)，以C/S結(jié)構(gòu)模式為主，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)版軟件，在系統(tǒng)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案數(shù)字化加工的控制。該數(shù)字化管理平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案加工流程的自定義，從領(lǐng)取檔案、檔案拆卷整理、批量掃描、圖像優(yōu)化、質(zhì)量檢查、格式轉(zhuǎn)化、檔案裝訂到批量掛接，整個(gè)軟件涉及了多個(gè)模塊。由此可見，該數(shù)字化文書檔案管理平臺(tái)提高了管理人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件到電子文件的平穩(wěn)過渡，系統(tǒng)形成了高質(zhì)量圖像文件和PDF智能格式轉(zhuǎn)化，有效節(jié)約了人們?yōu)g覽的時(shí)間。

2.2 完善文書檔案數(shù)字化模式的管理制度

企業(yè)根據(jù)當(dāng)前實(shí)際發(fā)展情況，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立文書檔案管理模式后，要求有關(guān)部門制定相應(yīng)的文書檔案管理制度。要求文書檔案管理人員建立數(shù)字化信息管理制度，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展管理工作，提高文書檔案的管理水平。建議制定崗位培訓(xùn)制度，針對(duì)管理人員展開數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，要求管理人員掌握其理論知識(shí)基礎(chǔ)，通過對(duì)知識(shí)的擴(kuò)展與延伸學(xué)會(huì)如何使用數(shù)字化技術(shù)管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。應(yīng)用數(shù)字化管理平臺(tái)后，文書檔案上傳歸檔需要由管理人員審批，審批通過后文書檔案能夠進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，并到達(dá)指定目錄中。文書檔案的借閱主要分為電子借閱和紙質(zhì)借閱兩種模式，如果是哪一種借閱方式，都要通過系統(tǒng)向管理人員提交借閱申請(qǐng)單，管理人員審批通過后人們才可以下載并觀看文書檔案。利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行文書檔案的鑒定工作時(shí)，如果鑒定結(jié)果為銷毀，要求管理人員科學(xué)執(zhí)行文書檔案銷毀操作，并做好銷毀原因的記錄工作。

要求管理人員嚴(yán)格按照相應(yīng)的管理制度展開工作，對(duì)文書檔案數(shù)字化管理平臺(tái)展開全生命周期的管控。對(duì)于文書檔案的入庫(kù)，需要做好數(shù)字化文書檔案采集，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的精細(xì)分類與管理；對(duì)于文書檔案的使用，要求管理人員針對(duì)文書檔案的歸檔、節(jié)約、鑒定與銷毀提高工作能力，保護(hù)文檔安全。此外，管理人員需要學(xué)會(huì)應(yīng)用數(shù)字化管理模式實(shí)現(xiàn)文書檔案的多種格式在線觀看，并針對(duì)不同文書檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行報(bào)表統(tǒng)計(jì)，科學(xué)分析當(dāng)前文書檔案借閱狀態(tài)。

2.3 實(shí)現(xiàn)文書檔案管理模式的網(wǎng)絡(luò)化

要求將文書檔案數(shù)字化管理平臺(tái)與互聯(lián)網(wǎng)相連接，在實(shí)現(xiàn)平臺(tái)管理的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)，需要注意以下幾點(diǎn)問題：1）重視文書檔案的保密性。對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來說，文書檔案都具有一定的保密性質(zhì)，文書檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了資源的共享，卻也給資源帶來隱私泄露隱患。因此，建議在國(guó)家法律允許范圍內(nèi)建立文書檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，充分利用文書檔案的社會(huì)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)信息共享與保密之間的相互協(xié)調(diào)。2）尊重文書檔案管理軟件開發(fā)的拓展性。文書檔案數(shù)字化管理應(yīng)用到的軟件有著適用性強(qiáng)、拓展空間大的特點(diǎn)。因此，在進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)與開發(fā)時(shí)需要從軟件的適應(yīng)性角度出發(fā)，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)情況了解軟件通用性要求，針對(duì)不同種類的文書檔案進(jìn)行管理，滿足用戶對(duì)文書檔案的個(gè)性化需求。3）重視文書檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的運(yùn)行安全。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們開始意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性，建議規(guī)范文書檔案管理與操作，嚴(yán)格執(zhí)行保密措施。應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)提高文書檔案管理平臺(tái)的安全性，降低系統(tǒng)發(fā)生故障幾率，做好所有文書檔案資源的備份工作。

某企業(yè)應(yīng)用文書檔案數(shù)字化管理平臺(tái)中，主要包含文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、合同檔案管理系統(tǒng)、項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)、人事檔案系統(tǒng)、法務(wù)文書檔案管理系統(tǒng)以及文檔數(shù)字化系統(tǒng)。在全文檢索方面，該系統(tǒng)對(duì)文件檔案只有模糊記憶便可從海量文件檔案中獲取所需文件檔案，極大減少了因查找困難浪費(fèi)的工作時(shí)間。自定義檔案分類及各檔案分類目錄項(xiàng)信息，滿足不同檔案錄入需求，自定義檔案系統(tǒng)列表中顯示的檔案數(shù)據(jù)字段，支持Excel導(dǎo)入檔案條目信息。

3 總結(jié)

總而言之，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)水平的提升，企業(yè)在生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中開始應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)建立文書檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。要求文書檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化管理平臺(tái)的意義，應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，實(shí)現(xiàn)各部門的交流與溝通。

參考文獻(xiàn)

[1]張帆.淺析建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（02）：444.

[2]查榮.建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].價(jià)值工程，2016，31（23）：217-218.

作者簡(jiǎn)介

羅傲雪（1987-），女，漢族，廣東省廣州市人，本科，助理館員，研究方向：檔案。