關(guān)于職業(yè)院校檔案管理工作的思考

巫麗嬌

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)職業(yè)教育的快速發(fā)展，高職院校越來(lái)越重視學(xué)校的內(nèi)部管理。檔案管理是學(xué)校內(nèi)部規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。本文分析了目前我國(guó)職業(yè)院校檔案管理工作中存在問(wèn)題，并提出了優(yōu)化檔案管理工作的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；檔案管理；檔案安全

學(xué)校檔案管理是高職院校常規(guī)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。隨著科技的進(jìn)步與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及，學(xué)校檔案管理工作也在進(jìn)行不斷地改革與創(chuàng)新。本文分析了目前我國(guó)職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了優(yōu)化措施，為實(shí)踐提供參考。

1 職業(yè)院校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

檔案管理工作是學(xué)校管理工作中既基礎(chǔ)又重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作主要信息的記錄與匯總，現(xiàn)代的檔案管理工作增加了數(shù)據(jù)分析與信息歸納的功能。目前，我國(guó)職業(yè)教育飛速發(fā)展，高職院校越來(lái)越重視學(xué)校的內(nèi)部管理，建立健全校園管理制度。但是，作為學(xué)校日常管理重要環(huán)節(jié)的檔案管理工作仍然存在一定的不足之處。

1）職業(yè)院校管理體系不完善。隨著我國(guó)建國(guó)以來(lái)，國(guó)家對(duì)教育越來(lái)越重視，建立、培養(yǎng)了許多高等教育基地。但是，在高等教育逐漸發(fā)展的同時(shí)，卻沒(méi)有足夠重視職業(yè)教育，對(duì)職業(yè)教育投入資源少，民眾普遍對(duì)職業(yè)教育存在偏見(jiàn)，導(dǎo)致我國(guó)職業(yè)院校缺乏建設(shè)資源，職業(yè)教育建設(shè)發(fā)展緩慢。在職業(yè)院校中一個(gè)突出的問(wèn)題就是——學(xué)校教學(xué)體系與管理體系不完善。而檔案管理作為學(xué)校管理體系中的重要環(huán)節(jié)，同樣面臨缺乏管理系統(tǒng)的問(wèn)題。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，導(dǎo)致學(xué)校在檔案管理方面缺乏資金、人力資源的投入，無(wú)法建立起規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)。其次，檔案管理人員缺乏檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)能力，缺乏管理思路的創(chuàng)新，制約了工作效率。另外，資金的缺乏也導(dǎo)致了學(xué)校檔案管理設(shè)備落后，制約了工作人員的工作效率。學(xué)校內(nèi)部從上到下對(duì)檔案管理的不重視，導(dǎo)致學(xué)校無(wú)法建立規(guī)范、合理的檔案管理系統(tǒng)，是檔案管理工作浮于表面，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的發(fā)展。

2）檔案信息化管理建設(shè)落后。隨著科技的進(jìn)步與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及，目前，許多職業(yè)院校都在建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，便于學(xué)生信息的整合、分析與保存。但是一些職業(yè)院校經(jīng)濟(jì)水平相對(duì)落后，對(duì)信息系統(tǒng)的資金與技術(shù)投入不足，導(dǎo)致學(xué)校的信息系統(tǒng)建設(shè)落后。許多學(xué)校的檔案信息系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)過(guò)載、宕機(jī)的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題，不能滿(mǎn)足當(dāng)前的檔案管理需求，使檔案信息系統(tǒng)流于形式，不能發(fā)揮其作用。另外，很多學(xué)校也缺乏對(duì)檔案管理人員技術(shù)能力的培養(yǎng)，在工作過(guò)程中，不能正確的使用信息化的檔案平臺(tái)，浪費(fèi)了設(shè)備資源。

3）高素質(zhì)檔案管理人才匱乏。從本質(zhì)上來(lái)講，檔案管理工作是一項(xiàng)信息收集、歸納、整理的專(zhuān)業(yè)性工作。但是，目前許多職業(yè)院校對(duì)這項(xiàng)工作的專(zhuān)業(yè)性認(rèn)識(shí)不足，許多學(xué)校的檔案管理人員都是非科班出身，不具備檔案管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，在工作過(guò)程中，無(wú)法建立起規(guī)范、合理的檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，學(xué)校也缺乏對(duì)檔案管理人員培養(yǎng)，沒(méi)有形成完整的檔案管理團(tuán)隊(duì)，不利于檔案管理工作的展開(kāi)。

4）檔案管理存在安全問(wèn)題。目前，許多職業(yè)院校的檔案管理工作都存在安全問(wèn)題，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)安全隱患尤為突出。檔案管理中存在的安全問(wèn)題主要包括兩方面：一方面是管理人員安全意識(shí)單薄。在一些職業(yè)院校中，檔案管理人員缺乏對(duì)檔案信息的安全保護(hù)意識(shí)。曾發(fā)生過(guò)檔案數(shù)據(jù)丟失等信息保存不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，甚至有工作人員將學(xué)生信息在網(wǎng)絡(luò)中倒賣(mài)獲取利益。對(duì)檔案安全的忽視會(huì)導(dǎo)致學(xué)生的隱私權(quán)受到嚴(yán)重侵害，對(duì)學(xué)生生活造成嚴(yán)重影響。另一方面是學(xué)校技術(shù)力量薄弱。當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)社會(huì)混亂，網(wǎng)絡(luò)黑客與電腦病毒層出不窮。2017年爆發(fā)的“比特幣”勒索病毒入侵了大量學(xué)校、機(jī)關(guān)的網(wǎng)站，造成了數(shù)據(jù)丟失、個(gè)人信息外泄等嚴(yán)重后果。目前很多學(xué)校都存在信息技術(shù)薄弱的問(wèn)題，導(dǎo)致信息平臺(tái)安全保護(hù)系統(tǒng)不完善，無(wú)法抵御電腦病毒的入侵，造成數(shù)據(jù)外泄等問(wèn)題。

2 職業(yè)院校檔案管理工作優(yōu)化策略

1）檔案管理規(guī)范化。（1）建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度是職業(yè)院校規(guī)范檔案管理工作的基礎(chǔ)。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。意識(shí)的進(jìn)步帶動(dòng)實(shí)踐的發(fā)展。其次，學(xué)校檔案管理人員要建立起檔案管理的制度，在制定過(guò)程中，參考其他學(xué)校的優(yōu)秀案例，根據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行具體調(diào)整。建立起適應(yīng)本校情況的檔案管理制度，是檔案管理工作規(guī)范化、系統(tǒng)化、專(zhuān)業(yè)化。（2）引入專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。檔案管理作為一門(mén)應(yīng)用學(xué)科，具有其系統(tǒng)性和專(zhuān)業(yè)性。在職業(yè)院校的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)。在檔案管理過(guò)程中，采用多元化的管理思路，創(chuàng)新管理模式，是學(xué)校的檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，滿(mǎn)足當(dāng)前的管理需求。

2）檔案管理信息化。（1）培養(yǎng)信息化的檔案管理模式。隨著社會(huì)的發(fā)展與科技的進(jìn)步，信息化已逐步深入各領(lǐng)域工作中。在學(xué)校的檔案信息管理工作中，也要信息化的管理意識(shí)與管理手段。首先，領(lǐng)導(dǎo)要了解信息化的重要性，重視信息化的管理模式。其次，在檔案管理工作中，建立起信息化的檔案管理系統(tǒng)，充分利用信息技術(shù)與工具，完成檔案信息的收集、整理、保存，提高檔案管理工作效率。（2）完善信息化檔案平臺(tái)建設(shè)。目前很多職業(yè)院校都在進(jìn)行信息化的檔案平臺(tái)搭建，利用網(wǎng)絡(luò)工具完成學(xué)生檔案的收集與保存，但是很多學(xué)校的信息化平臺(tái)建設(shè)不完善，功能過(guò)于簡(jiǎn)單或服務(wù)器無(wú)法支撐日常工作。因此，學(xué)校需要加強(qiáng)信息平臺(tái)建設(shè)方面的資金投入，在信息平臺(tái)搭建過(guò)程中進(jìn)行技術(shù)的創(chuàng)新，使平臺(tái)達(dá)到最大化的使用，便于學(xué)校管理工作的展開(kāi)。（3）加強(qiáng)技術(shù)培養(yǎng)。習(xí)總書(shū)記曾說(shuō)過(guò)“人才是21世紀(jì)最寶貴的資源”。因此，學(xué)校在建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)的過(guò)程中，一定要加強(qiáng)對(duì)技術(shù)人員的引入，進(jìn)行平臺(tái)的搭建與維護(hù)，確保信息平臺(tái)的正常使用。另外，學(xué)校也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，使檔案管理人員學(xué)習(xí)新的管理模式，運(yùn)用新的管理技術(shù)，采用新的管理手段，提高檔案管理的工作效率。

3）保障檔案信息安全。（1）培養(yǎng)檔案管理人員安全意識(shí)。在技術(shù)發(fā)展的過(guò)程中，信息化的檔案管理模式逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理模式。但是信息化平臺(tái)只是完成檔案管理工作的工具，管理人員仍然需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度與專(zhuān)業(yè)的工作技能保證檔案信息的安全。在工作過(guò)程中，可以了解其他學(xué)校所采取的保障信息安全的措施，加以學(xué)習(xí)借鑒，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整、運(yùn)用，保證學(xué)校的檔案信息安全。（2）提升信息系統(tǒng)的安全建設(shè)。在信息化的檔案管理平臺(tái)中，安全性是最重要的要求之一。保證信息平臺(tái)的安全性，一方面要提升工作人員的安全意識(shí)，在使用信息平臺(tái)的過(guò)程中，不要隨意點(diǎn)擊可以網(wǎng)頁(yè)，不要在電腦上下載其他軟件或使用有安全風(fēng)險(xiǎn)的外接硬件，避免信息系統(tǒng)收到病毒的入侵。另一方面，信息平臺(tái)本身需要加強(qiáng)自身安全保護(hù)系統(tǒng)建設(shè)。在電腦系統(tǒng)中搭建堅(jiān)固的“防火墻”，定期進(jìn)行系統(tǒng)的補(bǔ)丁修復(fù)，更新系統(tǒng)的病毒防御庫(kù)，避免黑客或木馬病毒的襲擊，提升系統(tǒng)安全性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作作為學(xué)校日常管理工作的重要環(huán)節(jié)，越來(lái)越受到學(xué)校的重視。隨著技術(shù)的發(fā)展，信息化的檔案管理平臺(tái)也逐漸趨于完善。但是，目前職業(yè)院校的檔案管理工作建設(shè)仍面臨很多的問(wèn)題。職業(yè)院校需要繼續(xù)加強(qiáng)檔案管理制度規(guī)范建設(shè)，優(yōu)化檔案信息管理平臺(tái)，保護(hù)檔案信息安全，提高檔案管理工作效率，促進(jìn)學(xué)校管理良性發(fā)展

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