中小學(xué)檔案歸檔指導(dǎo)工作現(xiàn)狀及對策

周麗芳

摘 要：近年來，國家予以基礎(chǔ)教育更多的關(guān)注，在義務(wù)教育的投入逐步加大，中小學(xué)的檔案管理面對的內(nèi)容也越來越豐富，這對中小學(xué)檔案歸檔的任務(wù)也越來越重。文件歸檔所涉及到的部門眾多，尤其是隨著教育的發(fā)展，檔案類型特別復(fù)雜，因此在歸檔工作中，對檔案人員的指導(dǎo)工作尤為重要。從實踐來看，由于歸檔工作本身面臨人員多、數(shù)量多、周期長等挑戰(zhàn)，指導(dǎo)督導(dǎo)方面的工作存在不足，使得整體檔案歸檔質(zhì)量不高。為此，本文針對檔案歸檔指導(dǎo)和監(jiān)督存在的問題展開分析，結(jié)合工作實踐，并提出建議，以促進(jìn)中小學(xué)歸檔工作的進(jìn)一步完善。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)；檔案；歸檔；指導(dǎo)；質(zhì)量

檔案歸檔工作中所出現(xiàn)問題：如具體業(yè)務(wù)、技術(shù)問題、技能問題、傳播方式等，通過指導(dǎo)工作傳授大家如何做好檔案管理工作是十分必要。監(jiān)督指導(dǎo)工作要本著宣傳法律法規(guī)，提升全社會的檔案法律意識。從這一點看，中小學(xué)檔案數(shù)量眾多，尤其是在義務(wù)教育投入不斷加大的背景下，由于任務(wù)重、工作繁瑣，專業(yè)人員素質(zhì)不足等原因，中小學(xué)整體的檔案歸檔工作質(zhì)量不高，主要表現(xiàn)為檔案內(nèi)容殘缺，不完整，不系統(tǒng)；檔案使用材料不標(biāo)準(zhǔn)等。為此，開展有效的檔案指導(dǎo)工作十分重要。

1 當(dāng)前中小學(xué)檔案歸檔指導(dǎo)工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)在中小學(xué)層面上開展檔案指導(dǎo)的主要方式有三個途徑，第一是通過培訓(xùn)會的方式，由學(xué)校組織召集檔案人員進(jìn)行集中化的學(xué)習(xí)，主要講解歸檔技巧和理論等。培訓(xùn)會的方式是集中培訓(xùn)，有助于促進(jìn)經(jīng)驗交流，但是大部分停留在理論層面，實際操作少。

第二是由教育局牽頭組織的各種專業(yè)的檔案管理工作會議，這些工作會議具有較強的針對性，都是針對檔案管理中出現(xiàn)的突出問題進(jìn)行的歸納和總結(jié)，但是次數(shù)和頻率較低，要一般一年1-2次。

第三是檔案館開展的直接操作培訓(xùn)，檔案館和學(xué)校方面建立了聯(lián)系，定期派專門的檔案員到學(xué)校中指導(dǎo)檔案管理工作，在指導(dǎo)操作下進(jìn)行立卷歸檔，這樣便于指導(dǎo)人員隨時指導(dǎo)，專職檔案員也可以同時多人指導(dǎo)。這樣的方式能夠讓具有經(jīng)驗的檔案員直接接入到中小學(xué)的檔案管理中，但總體的頻率也不高，檔案館本身任務(wù)也很繁重，對學(xué)校的一線檔案管理指導(dǎo)工作的參與積極性不足。

2 當(dāng)前中小學(xué)檔案歸檔指導(dǎo)工作的存在問題

目前由于多種原因，檔案歸檔的指導(dǎo)工作中存在如下的問題：

第一，檔案管理督導(dǎo)中缺乏直接性的規(guī)范性文件，檔案管理工作缺乏約束機制，即使出現(xiàn)錯誤和紕漏，也沒有實際的處罰措施，在缺乏約束的情況下，中小學(xué)的檔案管理工作也無法約束力，給檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作帶來一定的難度，導(dǎo)致檔案文件資料收集不能保證齊全完整，影響到檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

第二，指導(dǎo)工作的不全面。在檔案指導(dǎo)的實際工作中，存在著意見不統(tǒng)一，認(rèn)識上有差異等問題。檔案管理中督導(dǎo)指導(dǎo)人員有只求穩(wěn)，不求新，不求齊，怕出問題怕出麻煩的想法，在指導(dǎo)業(yè)務(wù)開展的過程中，指導(dǎo)人員抱著撇清責(zé)任的思想，不去指導(dǎo)專業(yè)的技術(shù)，只要求不出錯即可，指導(dǎo)的方式也流于形式化。這尤其是在學(xué)校層面的培訓(xùn)方面，檔案指導(dǎo)工作一直以來不受重視，中小學(xué)教學(xué)任務(wù)繁重，重心都在教學(xué)業(yè)務(wù)的開展方面。

第三，指導(dǎo)工作的不統(tǒng)一， 在整體檔案指導(dǎo)工作中，也要要求檔案指導(dǎo)人員對每個兼職檔案員進(jìn)行一對一指導(dǎo)，對每個系統(tǒng)部門又要開展學(xué)習(xí)和輔導(dǎo)，這就造成檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的重復(fù)性。耗了大量的人力、物力、財力，還沒有明顯的效果，使監(jiān)督指導(dǎo)工作的效率不高。

第四，指導(dǎo)隊伍的不專業(yè)。學(xué)校在條件允許的情況下，都會要求配備非專業(yè)的人員幫助處理辦公事務(wù)，這些非專業(yè)的人員也要負(fù)責(zé)處理檔案工作。他們都不是檔案專業(yè)的，對檔案知識和檔案工作的程序和掌握程度不高。在這種情況下，他們往往只能完成一定的工作量和任務(wù)，碰到問題不能從專業(yè)的角度進(jìn)行分析和解決，同時也缺乏一般的檔案知識。所以，導(dǎo)致檔案監(jiān)督指導(dǎo)人員要花更多的時間和精力來完成指導(dǎo)工作任務(wù)。

3 中小學(xué)檔案歸檔指導(dǎo)工作的對策

3.1 創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式

歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系著檔案收集的質(zhì)量，歸檔指導(dǎo)人員必須改變傳統(tǒng)的檔案指導(dǎo)工作思想，把檔案歸檔指導(dǎo)工作與其他工作進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧。

第一，在業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面，培訓(xùn)方面要加大頻率，尤其是一線的檔案人員的指導(dǎo)頻率和教育局層面組織的專項的檔案會議工作，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓兼職檔案員學(xué)習(xí)具體的工作方法，提高歸檔案卷的質(zhì)量。業(yè)務(wù)培訓(xùn)要理論與實踐相結(jié)合。歸檔實踐中，要求檔案管理人員要切實理解檔案歸檔過程中的真正含義，轉(zhuǎn)變以前單純一對多的培訓(xùn)方式，可采取多對多的交流互動培訓(xùn)方式，理論應(yīng)該少一點，實踐操作應(yīng)該多一點。

第二，調(diào)整指導(dǎo)地點。教育局方面應(yīng)發(fā)揮主動性，引導(dǎo)檔案局管理人員深入到學(xué)校一線中去指導(dǎo)，加大頻率，主動深入，體現(xiàn)檔案工作的主動性，把工作推到前端。檔案局人員也可以深入基層實踐，了解各部門檔案指導(dǎo)的實踐效果。

3.2 歸檔指導(dǎo)工作應(yīng)樹立的幾種觀念

第一，樹立權(quán)威觀。檔案管理茲事體大，檔案指導(dǎo)人員有權(quán)利要求學(xué)校檔案人員嚴(yán)格按照規(guī)范工作，尤其是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)干部首先要帶頭學(xué)法、守法、用法，要有檔案法律法規(guī)意識，促進(jìn)全社會重視和支持檔案工作。

第二，樹立源頭觀。業(yè)務(wù)指導(dǎo)必須從源頭抓起，針對檔案規(guī)范中的不足，如資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、技巧性等。各個學(xué)校的檔案管理各不相同，這不利于從整個地區(qū)的檔案管理角度來實施統(tǒng)計整理，因此檔案指導(dǎo)人員應(yīng)從源頭開始，建立統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范學(xué)校的檔案管，整合成一份信息齊全、完整、有效的檔案資料。

第三，樹立主動服務(wù)觀。歸檔指導(dǎo)也是一種服務(wù)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作必須實現(xiàn)主動服務(wù)，讓中小學(xué)單位的檔案人員感受到檔案部門提供的貼切服務(wù)與適時服務(wù)。

4 今后的檔案歸檔指導(dǎo)工作設(shè)想

歸檔工作對于檔案管理十分重要，中小學(xué)的檔案管理人員多是兼職人員，專業(yè)性方面的表現(xiàn)不足，需要有專業(yè)的檔案指導(dǎo)來規(guī)范其業(yè)務(wù)操作。但現(xiàn)實條件是歸檔過程中的一理念、指導(dǎo)思想與方式、方法不全面，導(dǎo)致了歸檔檔案管理工作質(zhì)量不高。本文討論了指導(dǎo)工作中的不足，提出了建議，但檔案工作管理十分復(fù)雜，實踐中可能會面對更多的新問題，指導(dǎo)工作應(yīng)該作為一項長期工作來開展。

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