以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化

摘 要：政府機(jī)關(guān)的有效工作需要檔案科學(xué)管理的支持。所以，機(jī)關(guān)人員應(yīng)明白科學(xué)管理檔案的重要性，以便于更好地對(duì)單位進(jìn)行高效管理。本文首先闡述了檔案科學(xué)管理的概念及其必要性，然后分析了檔案科學(xué)管理中存在的問(wèn)題，并提出相對(duì)的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；高效化

1 檔案管理科學(xué)化的概念

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化是現(xiàn)代化的檔案管理的基本要求，而當(dāng)前適用的一種管理理念是檔案科學(xué)化管理，它是一種意識(shí)、一種概念、一種態(tài)度、一種追求完美的文化。目前，檔案工作者需要做的是將這種意識(shí)、觀念和態(tài)度滲透到檔案管理的實(shí)踐中，使其成為檔案工作者工作和生活的一部分，有效地成為檔案工作者的自然習(xí)慣。規(guī)范化管理是建立和提高檔案法律意識(shí)，加強(qiáng)依法管理檔案，全面宣傳和執(zhí)行與檔案法律和檔案工作有關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)，推進(jìn)檔案工作的法制化工作。標(biāo)準(zhǔn)化管理是指在檔案工作領(lǐng)域，檔案部門和標(biāo)準(zhǔn)化部門共同管理和實(shí)施檔案工作。法律、觀念、原則、質(zhì)量、設(shè)施等，制定科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)劃和技術(shù)規(guī)范，實(shí)施和修改全過(guò)程，使檔案工作逐步規(guī)范、統(tǒng)一。

2 檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性

1）檔案材料無(wú)序零散保存，勢(shì)必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)。管理中出現(xiàn)錯(cuò)位，導(dǎo)致被動(dòng)管理，容易在機(jī)關(guān)單位中造成內(nèi)部管理的混亂。由于機(jī)關(guān)單位的人員的流動(dòng)大，而傳統(tǒng)的檔案是由人進(jìn)行整理和存檔的，在此過(guò)程中缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，一旦檔案工作人員離職或者跳槽，就會(huì)導(dǎo)致機(jī)關(guān)管理層面出現(xiàn)問(wèn)題，甚至?xí)?dǎo)致重要信息的泄露與知識(shí)產(chǎn)權(quán)丟失，造成不可彌補(bǔ)的損失。所以，科學(xué)性的組織檔案管理工作可以有效地避免技術(shù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失。

2）檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證。信用信息的核心資源是檔案。第一，完善的檔案管理可以作為展示單位自身完整性的窗口，體現(xiàn)各單位的科技成果、管理水平和財(cái)務(wù)狀況的重要內(nèi)容。其次，在社會(huì)信用體系建設(shè)中，信用檔案的建設(shè)已成為各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國(guó)家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人的信用檔案，使那些不良記錄的人付出代價(jià)，信譽(yù)被掃除，直至被繩之以法。由此可見，檔案納入社會(huì)信用體系是不可或缺的因素。

3）機(jī)關(guān)文化是從機(jī)關(guān)的歷史積淀中提煉出來(lái)，反映在完整系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案之中。在該單位的檔案中。檔案作為文化事業(yè)的特有屬性，其真實(shí)記錄是文化發(fā)展，主要形式是文化儲(chǔ)存。自身機(jī)構(gòu)的歷史和現(xiàn)狀將促進(jìn)本單位的文化建設(shè)，使其具有自身的特點(diǎn)，明白不應(yīng)脫離這一歷史，從事一種沒有自身特點(diǎn)的“泛文化”。想要深入了解該單位的特征和控制歷史發(fā)展的規(guī)律，及必要查看該單位的檔案，因此，單位的活力源泉就是制度文化建設(shè)。

3 當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

1）對(duì)檔案的重視程度較低。對(duì)于單位的管理，一般來(lái)說(shuō)，即時(shí)效果通常是人們所關(guān)注的，如人事或組織，但卻忽視了單位的檔案管理。他們沒有意識(shí)到的是，檔案管理是單位管理的基礎(chǔ)，也是整個(gè)管理金字塔的基層。許多單位不實(shí)施檔案工作，對(duì)單位的信息統(tǒng)計(jì)功能和決策職能具有重要意義。這個(gè)單位的檔案部門被認(rèn)為是一個(gè)不安。如果設(shè)備被精簡(jiǎn)，第一步是在這里進(jìn)行操作。同時(shí)，由于缺乏重視，檔案部門往往不是專門的部門，但文件被劃分為特定的部分進(jìn)行分類和儲(chǔ)存。在這樣一個(gè)沒有監(jiān)管制度的保管制度下，一旦關(guān)鍵人物離開，整個(gè)檔案制度就會(huì)變得一塌糊涂，各種機(jī)密文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息的巨大損失將對(duì)國(guó)家造成無(wú)法彌補(bǔ)的損害。

2）檔案進(jìn)行科學(xué)化管理的程度十分低下?；诨ヂ?lián)網(wǎng)的電子文件管理模式和結(jié)構(gòu)與傳統(tǒng)的文件管理方法有著完全不同的發(fā)展思路。在電子結(jié)構(gòu)下，文件本身的起草和修改以及文件的實(shí)際印刷都有顯著差異，其中最明顯的是其可復(fù)制性和開放性。這一特點(diǎn)迫使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作得到全面升級(jí)和更新。同時(shí)，由于存儲(chǔ)在電子媒體中的數(shù)據(jù)容易被銷毀，存在著不安全性和不穩(wěn)定性，目前的我國(guó)的檔案管理方式仍然落后于時(shí)代的發(fā)展，對(duì)于使用計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案的漏洞并沒有的到解決的方法。

4 檔案管理科學(xué)化展開對(duì)策的分析

1）完善檔案科學(xué)化管理機(jī)制。要充分分析實(shí)際情況，并在此基礎(chǔ)上更好的開展檔案管理工作，對(duì)符合國(guó)家檔案法律法規(guī)的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)集中管理。進(jìn)一步完善檔案科學(xué)管理機(jī)制，確保檔案的完整收集、及時(shí)歸檔、妥善儲(chǔ)存和充分利用，使檔案可持續(xù)發(fā)展，這不僅滿足了檔案的需要，時(shí)代的發(fā)展，也適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的步伐。

2）強(qiáng)化檔案科學(xué)化管理理念。提升檔案的科學(xué)管理的意識(shí)是非常重要的，特別是在檔案的管理過(guò)程中。因此，充分建立檔案的科學(xué)管理理念對(duì)于機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員勢(shì)在必行的措施，在單位管理系統(tǒng)中建立檔案的收集，管理和利用的管理模式。再者管理者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)律的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真研究了檔案的起源檔案法及其實(shí)施辦法等相關(guān)法律法規(guī)，自主學(xué)習(xí)檔案管理和檔案的知識(shí)管理，接受檔案部門。最后單位應(yīng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督。

3）應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。在當(dāng)今的時(shí)代，任何事情都講究高效率。所以，科學(xué)化的檔案管理應(yīng)以快速、高效、準(zhǔn)確作為重要支撐，這以成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案部門應(yīng)制定科學(xué)可行的檔案管理制度，嚴(yán)格管理和技術(shù)，實(shí)行雙軌制，組織文件或電子檔案，保證書目信息與檔案號(hào)的一致性，便于管理和審查。及時(shí)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)此，單位應(yīng)建立一個(gè)數(shù)字檔案室，以不同的地理位置和載體存儲(chǔ)檔案信息的數(shù)字化方式，從而為社會(huì)、單位和群眾提供有效的分配。數(shù)字信息服務(wù)具有信息量大、規(guī)模大的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。此外，還需要實(shí)現(xiàn)檔案的整合，不僅可以防止電子文檔在數(shù)據(jù)庫(kù)中的錯(cuò)誤和消失，而且可以對(duì)檔案的變動(dòng)痕跡進(jìn)行記錄，從而提供電子檔案的獨(dú)創(chuàng)性和可靠性。

4）完善檔案管理的相關(guān)政策。各國(guó)家機(jī)關(guān)和機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)檔案管理的組織和領(lǐng)導(dǎo)，更加重視檔案管理，并將其列入工作議程。首先，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組織，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查檔案管理的日常工作；其次，結(jié)合單位實(shí)際檔案管理，建立檔案管理評(píng)估機(jī)制，定期開展檔案管理工作。工作。按照分類指導(dǎo)原則進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)，對(duì)等級(jí)和高度進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，可以按照以下原則建立和完善檔案質(zhì)量管理體系：本單位實(shí)際情況，參照國(guó)家檔案管理和建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。方法。積極實(shí)施相應(yīng)的工作質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。

5）加強(qiáng)檔案管理工作培訓(xùn)。檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)課程的開發(fā)，可以交流檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，提高員工的專業(yè)素質(zhì)，更好地運(yùn)用他們的專業(yè)知識(shí)開展工作。同時(shí)，還需要在政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行深入指導(dǎo)和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)。另外，從國(guó)家層面上，選擇一些有一定檔案管理基礎(chǔ)、作風(fēng)優(yōu)良的單位作為重點(diǎn)培訓(xùn)指導(dǎo)單位，建立一定的模式，以此促進(jìn)其他單位檔案管理水平的提高。示范單位檔案管理的優(yōu)勢(shì)應(yīng)得到體現(xiàn)，各代理單位檔案管理的科學(xué)管理應(yīng)做到有的放矢。

5 結(jié)語(yǔ)

《中華人民共和國(guó)檔案法》的頒布結(jié)束了中國(guó)檔案工作無(wú)法可依的歷史。檔案法頒布后，檔案管理可以依法進(jìn)行，檔案工作可以有法可依，檔案部門也可以依法監(jiān)督，廣大公民關(guān)于檔案的權(quán)利和義務(wù)有了法律的明文規(guī)定和明確規(guī)范。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來(lái)重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。

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作者簡(jiǎn)介

陳飛（1982-），女，漢族，云南昭通人，本科，十二級(jí)專業(yè)技術(shù)人員，研究方向：檔案管理。