事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施探究

李益蘭

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)開始加強(qiáng)對(duì)工作內(nèi)容的完善，檔案管理工作也從原先不重視變?yōu)楝F(xiàn)在的重視，重要性大大提升。本文講述了在事業(yè)單位中，檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，重點(diǎn)闡述了解決對(duì)策，主要有：轉(zhuǎn)變觀念，完善和優(yōu)化檔案管理機(jī)制、提升檔案管理人員素質(zhì)、增強(qiáng)現(xiàn)代化信息的建設(shè)，旨在為檔案管理工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；突出問題；解決措施

檔案管理工作涉及內(nèi)容較雜，作為事業(yè)單位中的重要組成部分，可以輔助其他部門員工的工作，但是現(xiàn)在很多管理人員不重視檔案管理工作，導(dǎo)致實(shí)際工作中存在很多突出性的問題，需要管理人員加強(qiáng)重視，采取有效手段，提升檔案管理效率，促進(jìn)事業(yè)單位更好的發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題

1.1 缺少檔案管理制度

現(xiàn)在很多事業(yè)單位不重視檔案管理工作，所謂的檔案工作，只是由工作人員對(duì)資料的整理，工作效率和質(zhì)量不佳，主要是因?yàn)闄n案管理的制度缺失，有的事業(yè)單位建立檔案管理機(jī)制，但是內(nèi)容不適合、落實(shí)不到位[1]。未能真正做到檔案規(guī)范化管理。大多數(shù)單位認(rèn)為檔案管理工作是沒有必要的，這就反應(yīng)出單位管理人員在此方面管理意識(shí)的缺失，導(dǎo)致單位中多個(gè)部門溝通不正常，不能將檔案管理工作落實(shí)到位。目前的管理工作只是保證信息資料不丟失，檔案管理的工作效率不能保證。

1.2 缺少專業(yè)的管理人員

事業(yè)單位是為國(guó)家服務(wù)的機(jī)關(guān)，其中有很多重要的資料，所以對(duì)其管理很重要，在管理的過程中，需要依賴工作人員，因此管理人員的工作很重要，需要有較強(qiáng)的專業(yè)技能和道德素養(yǎng)。但是現(xiàn)在事業(yè)單位中檔案管理部門只設(shè)置一名或者兩名管理人員，并且大多數(shù)都是年紀(jì)較大的員工轉(zhuǎn)型進(jìn)行該工作，未受過專業(yè)的檔案管理教育。加上檔案管理部門中員工流動(dòng)性大，缺少優(yōu)秀人才，少數(shù)檔案管理人員身兼多職，不能專心的從事管理和監(jiān)督工作。

1.3 管理形式老舊

在全球科技快速發(fā)展的現(xiàn)在，信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域中都有所運(yùn)用，在檔案管理行業(yè)中，也創(chuàng)建了專門的管理軟件，將檔案復(fù)雜的管理程序變的簡(jiǎn)單，提升管理的工作效率和質(zhì)量，降低管理人員的工作壓力，令其有更多的時(shí)間創(chuàng)新工作形式。但是在事業(yè)單位中，檔案管理形式老化嚴(yán)重，還使用人工形式進(jìn)行錄入和保存等工作，此形式已經(jīng)不能符合現(xiàn)代時(shí)代的發(fā)展，并且降低工作質(zhì)量。有的單位使用了信息化手段，但是因?yàn)樾畔⑵脚_(tái)不能及時(shí)更新，阻礙了信息技術(shù)和檔案管理工作的融合，降低工作效率。信息技術(shù)和檔案管理工作的良好融合，可以輔助單位更好的進(jìn)行檔案管理工作，為其發(fā)展奠定基礎(chǔ)，因此需要提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的解決措施

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，完善和優(yōu)化檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，可以根據(jù)對(duì)該部門中資金的投入和管理人員的素質(zhì)得出事業(yè)單位對(duì)該工作的重視程度。單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，明確檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要性，在實(shí)際工作中增強(qiáng)對(duì)該部門資金的投入，利用宣傳和培訓(xùn)等手段，讓管理人員也意識(shí)到自身工作的重要性，積極參與到工作中。另外，單位要想提升檔案管理工作水平，還需要建立完善的檔案管理機(jī)制，優(yōu)化檔案管理制度。領(lǐng)導(dǎo)人員要隨著時(shí)代更新觀念，將檔案管理機(jī)制的制定與現(xiàn)代潮流與時(shí)共進(jìn)，明確管理人員工作職責(zé)，將其工作效率和績(jī)效掛鉤，提升檔案管理工作的水平。制定檔案管理制度的時(shí)候，單位結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)自己發(fā)展目標(biāo)和實(shí)際情況，建立適合的檔案文件管理機(jī)制，并嚴(yán)格要求員工執(zhí)行，在管理部門中實(shí)行“統(tǒng)一控制，分層管理”的形式，將檔案的有效性放在管理工作第一位，讓員工做好檔案的收集、分類、整理和保存工作，并嚴(yán)格按照管理流程，將重要文件和普通文件分類保存，保證事業(yè)檔案資源獲得最大效率的利用。

2.2 提升檔案管理人員素質(zhì)

人才是單位和企業(yè)發(fā)展的保證，如果只有完善的管理制度而缺少專業(yè)的管理人員，那么還是無法提升檔案管理效率，因此在單位內(nèi)部，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)很重要，首先在選拔方面，可以從外界招聘和內(nèi)部挑選人才兩方面進(jìn)行，不但從外界招聘高素質(zhì)的人才，還在單位內(nèi)部中挑選適合檔案管理工作的員工，借此提升人力資源利用率。確定檔案管理人員后，單位聘請(qǐng)專業(yè)的講師，對(duì)其進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提升其工作素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)。事業(yè)單位中優(yōu)秀的檔案管理人才，不只有較強(qiáng)的溝通能力，保證和各部門的友善交流，還要有一定的信息技術(shù)使用能力，這是現(xiàn)代社會(huì)下必須具備的工作技能，針對(duì)檔案管理方面，熟練使用信息設(shè)備進(jìn)行檔案的打印和復(fù)印等工作，當(dāng)然，原始的工作技能——書寫不能缺失。因此事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，可利用微信公眾平臺(tái)，建立檔案管理學(xué)習(xí)平臺(tái)，定期頒布國(guó)家關(guān)于檔案管理的新政策，或者發(fā)布一些工作小竅門等信息，幫助檔案管理工作人員通過學(xué)習(xí)，和時(shí)代發(fā)展潮流相符，創(chuàng)新管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位中檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.3 增強(qiáng)現(xiàn)代化信息的建設(shè)

隨著事業(yè)單位規(guī)模和工作時(shí)間的增加，產(chǎn)生的檔案越來越多，如果還使用原始人工管理檔案的方法，必然會(huì)增加管理人員的工作壓力，加大檔案管理出錯(cuò)率。因此要借用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善檔案管理工作，利用檔案管理軟件，管理人員只需將檔案錄入，自主進(jìn)行檔案的分類和儲(chǔ)存工作。事業(yè)單位加大對(duì)信息檔案部門資金的投入，購入打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、縮印機(jī)等，并引入正規(guī)檔案管理軟件。利用計(jì)算機(jī)，提升對(duì)檔案的管理質(zhì)量和效率。單位領(lǐng)導(dǎo)確定檔案管理工作信息化的流程，然后對(duì)其進(jìn)行完善和優(yōu)化，保證其工作滿足單位發(fā)展需要。在此技術(shù)背景下，購買適合的軟件，保證檔案管理工作的現(xiàn)代化[2]。對(duì)信息系統(tǒng)的建設(shè)中，要重視對(duì)安全的管理，外界病毒和黑客的攻擊、計(jì)算機(jī)硬件的損壞、人為破壞，都可能造成計(jì)算機(jī)中檔案的丟失，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作，如明確使用流程，嚴(yán)禁非本部門員工隨意使用計(jì)算機(jī)；下載殺毒軟件和防火墻；定期邀請(qǐng)計(jì)算機(jī)運(yùn)維人員進(jìn)行檢測(cè)和殺毒工作；做好檔案的備份工作，保證信息化檔案管理的安全性。事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，優(yōu)勢(shì)有很多，如減少紙質(zhì)資源的浪費(fèi)；延長(zhǎng)檔案保存壽命，提升檔案完整性；全程有信息技術(shù)分類，不會(huì)出現(xiàn)分類錯(cuò)誤的情況，減少錯(cuò)誤的產(chǎn)生。總的來說，信息技術(shù)和檔案管理工作的融合，有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，值得推廣。

3 結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位要想有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，不能忽略其中每一項(xiàng)工作，檔案工作也是如此，必須重視檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，采取有效管理形式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的工作效率和質(zhì)量，通過增強(qiáng)對(duì)其重視程度、進(jìn)行現(xiàn)代化信息的建設(shè)和培養(yǎng)全素質(zhì)管理人員，讓檔案管理工作滿足單位的發(fā)展，更好的為社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]于倩.新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式研究[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2019（06）：89-90.