機(jī)關(guān)檔案管理中計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用

孟曉宇

摘 要：應(yīng)用信息化管理方式使原本繁雜的數(shù)據(jù)系統(tǒng)存儲變得更加系統(tǒng)、有條理，并且方便查詢，不但使工作效率得到了提升，還使機(jī)關(guān)檔案管理制度更加完善。因此，本文針對機(jī)關(guān)檔案管理中計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用給出了詳細(xì)的分析和探究，對機(jī)關(guān)單位檔案管理工作應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)的意義、計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用中面臨的主要問題、應(yīng)用措施給出了詳細(xì)的分析。

關(guān)鍵詞：激光檔案；計算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用

機(jī)關(guān)檔案內(nèi)部儲藏的信息資源量非常大，與一般的社會檔案進(jìn)行比較，社會地位會重，不容易進(jìn)行存儲，并且管理層級比較高，管理難度比較大。所以，如果應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方式，會產(chǎn)生管理服務(wù)低下，不能與時代發(fā)展相適應(yīng)的問題?，F(xiàn)在，應(yīng)用信息化管理方式，可對這一問題進(jìn)行有效解決。在對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用之后，使原本繁雜的數(shù)據(jù)系統(tǒng)存儲變得更加系統(tǒng)、有條理，并且方便查詢，不但使工作效率得到了提升，還使檔案管理制度更加完善，使得檔案管理實現(xiàn)了科學(xué)，以及系統(tǒng)化管理。盡管，對于計算機(jī)信息化管理的優(yōu)點比較多，但依然存在一些問題和缺陷需要深入探究，如安全問題等。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理工作應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)的意義

1.1 促進(jìn)檔案資源范圍的有效擴(kuò)展

由于檔案信息技術(shù)應(yīng)用的水平存在限制，因此傳統(tǒng)檔案管理方式只能在相應(yīng)的范圍內(nèi)獲取數(shù)據(jù)，不能對數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，但是利用計算機(jī)信息技術(shù)，可以使傳統(tǒng)檔案管理的管理束縛得到突破，不但能夠快速分類以及整理機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案信息，還能實現(xiàn)對資料檔案的共享，以便使檔案資料的范圍得到有效擴(kuò)展，使相應(yīng)的信息更加全面和具體[1]。

1.2 實現(xiàn)檔案資源管理工作的系統(tǒng)化

利用計算機(jī)信息技術(shù)的高效應(yīng)用，可以使檔案管理工作當(dāng)中的每一項細(xì)節(jié)得到精細(xì)化發(fā)展，并且使各個環(huán)節(jié)得到更多的溝通和聯(lián)系，形成一個工作整體。此外，還可以將檔案信息的容量進(jìn)行擴(kuò)大，對其中的信息可靠性給予保障，并將所有的內(nèi)容都在專項信息化系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行體現(xiàn)，使內(nèi)部檔案信息得到有效的統(tǒng)一和完善，保障檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的信息發(fā)展。

1.3 促進(jìn)管理人員科學(xué)規(guī)劃水平的提升

在機(jī)關(guān)單位檔案管理工作當(dāng)中，對于計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠使機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員，對精細(xì)化管理工作進(jìn)行嚴(yán)格落實，并使自己的計算機(jī)應(yīng)用能力得到有效提升。其中，利用當(dāng)前最先進(jìn)的手段以及技術(shù)可快速歸類各項檔案資料，使其處理以及整合更加精確，強(qiáng)化保管工作，為之后的查閱提供方便[2]。

2 計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用中面臨的主要問題

2.1 檔案資源真實性存在的風(fēng)險

在自行實施檔案管理中，保存的信息資源容易被刪除，并且不會有任何的痕跡留下，這樣便失去了原本的資源，面對這樣的情況，這部分資源便不能通過簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，如果有這樣的情況產(chǎn)生，會為這部分資料的真實性留下了疑問[3]。

2.2 檔案資源保密性存在的風(fēng)險

在科技發(fā)展的今天，利用網(wǎng)絡(luò)終端可以對網(wǎng)絡(luò)平臺當(dāng)中的文本信息進(jìn)行有效獲取，甚至能夠在不同的網(wǎng)絡(luò)終端中，對同一終端文件進(jìn)行接收。再這樣的情況下，信息資源的保密便會存在一定的風(fēng)險，這也是技術(shù)部門需要重點解決的關(guān)鍵性問題。

2.3 檔案資源保管性存在的風(fēng)險

在信息技術(shù)不斷普及以及發(fā)展的今天，事業(yè)單位對于信息化建設(shè)已經(jīng)實現(xiàn)了普及，并且真正實現(xiàn)了無紙化辦公。其中無紙化辦公需要對網(wǎng)絡(luò)力量進(jìn)行應(yīng)用，有著快捷、方便、高效輕松的特征。其中只需要利用計算機(jī)便能對目標(biāo)資源進(jìn)行有效獲取，但是利用辦公室辦公也存在一定的問題，如果計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遭到了黑客的攻擊或者網(wǎng)絡(luò)突然中斷，會導(dǎo)致辦公系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，不能進(jìn)行任何的操作，甚至?xí)G失相應(yīng)的檔案資源

3 完善檔案管理中計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理的工作觀念

長時間以來，我國的各個事業(yè)單位受到以往檔案管理工作思想的影響，對于新的管理方式更新比較慢，沒有對先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，所以相應(yīng)的工作效率有些低下。因此，機(jī)關(guān)單位在對檔案管理工作進(jìn)行完善的過程中，需要將以往傳統(tǒng)的思想進(jìn)行擺脫，轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，以便意識到檔案管理信息化對內(nèi)部管理水平提升的重要意義，構(gòu)成相應(yīng)的現(xiàn)代化管理氛圍，緊緊跟隨時代發(fā)展的腳步，將新的技術(shù)及設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，并強(qiáng)化對信息化檔案管理的科學(xué)規(guī)劃，使信息化水平得到逐步提升。

3.2 加強(qiáng)技術(shù)處理

檔案管理人員在對資源管理工作進(jìn)行有效落實的過程中，會分析以及整合大量的信息數(shù)據(jù)，并將其進(jìn)行分類歸檔，其中需要對每項資源進(jìn)行及時接收，并合理規(guī)范、梳理。所以對于技術(shù)的加強(qiáng)十分關(guān)鍵，可對檔案資源的保護(hù)水平進(jìn)行進(jìn)一步提高。此外，通過科技手段，可以將目標(biāo)信息進(jìn)行有效重組，將計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用效果進(jìn)行有效發(fā)揮，并且能夠及時將文件進(jìn)行歸檔[4]。

3.3 提升檔案保存安全系數(shù)

檔案信息資源的相關(guān)保存工作十分重要，由于在計算機(jī)信息處理當(dāng)中會存在相應(yīng)的風(fēng)險，為了使安全性得到提升，在記錄檔案信息資源的過程中，需要在封閉的介質(zhì)環(huán)境中進(jìn)行，利用這樣的方式，不會受到外界磁場的干擾，避免了相應(yīng)安全風(fēng)險的產(chǎn)生。如果在短時間內(nèi)對檔案信息資源進(jìn)行獲取，在存儲操作時，需要對信息進(jìn)行驗證，以便檔案信息被他人進(jìn)行修改和盜取。

4 結(jié)束語

總之，機(jī)關(guān)檔案管理工作已經(jīng)有了全新的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，將傳統(tǒng)的管理思想進(jìn)行了更新，引進(jìn)了信息化系統(tǒng)， 對檔案管理進(jìn)行了有效的更新和完善，使管理效率有了很大的提升，但針對其中存在的風(fēng)險，要給予高度的重視，通過加強(qiáng)技術(shù)處理以及提升檔案保存安全系數(shù)的方式，將其中的問題進(jìn)行解決，保障檔案管理的效果。

參考文獻(xiàn)

[1]王雅喆.計算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用[J/OL].電子技術(shù)與軟件工程，2019（07）：248[2019-04-20].

[2]高鵬.計算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書館檔案管理中的應(yīng)用[J].中國新通信，2019，21（03）：81.

[3]胡欣.計算機(jī)信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2019，16（02）：16-17+20.

[4]王斌.計算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代高校圖書檔案管理中的應(yīng)用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（05）：145.