芻議當前檔案管理信息化建設創(chuàng)新策略

閆晶

摘 要：檔案管理的數(shù)字化，將為自動化檢索，為開發(fā)利用、為實現(xiàn)檔案資源共享提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷的服務。隨著計算機信息技術的發(fā)展，檔案數(shù)字化需求越來越多，專業(yè)化水平也越來越凸顯。利用檔案管理系統(tǒng)對檔案進行數(shù)字化管理，是實現(xiàn)信息資源共享和提高檔案利用水平的有效途徑。利用現(xiàn)代信息技術搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡化的信息服務平臺，有效積累和儲備國家信息資源，真實保存社會記憶，實現(xiàn)更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享，以適應社會發(fā)展和國家信息化建設的需要。

關鍵詞：檔案管理；信息；數(shù)據(jù)；創(chuàng)新

一、檔案數(shù)字化包括對所存檔案通過人工錄入或制成電子計算機文件，也可將檔案歸入電子計算機制成圖形文本，最后刻錄在光盤上，建成數(shù)據(jù)庫。

檔案管理的數(shù)字化，將為自動化檢索，為開發(fā)利用、為實現(xiàn)檔案資源共享提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷的服務。隨著計算機信息技術的發(fā)展，檔案數(shù)字化需求越來越多，專業(yè)化水平也越來越凸顯。利用檔案管理系統(tǒng)對檔案進行數(shù)字化管理，是實現(xiàn)信息資源共享和提高檔案利用水平的有效途徑。在數(shù)字化實踐過程中，檔案數(shù)字化并非十全十美，有些工作做得不盡如人意，常出現(xiàn)掃描質(zhì)量差、加工流程不合理、功能不全面、系統(tǒng)流程復雜、后期維護難以為繼等問題，影響了檔案管理質(zhì)量的長期性，這些都是檔案數(shù)字化實踐中需要解決的問題。做好檔案數(shù)字化實施前期的調(diào)研分析。調(diào)研本單位檔案和檔案工作現(xiàn)狀，是檔案數(shù)字化工作開展的前提和基礎。

首先，調(diào)查本單位現(xiàn)存檔案的年代、數(shù)量、檔案類型、載體形態(tài)、管理現(xiàn)狀、庫房管理情況，用以確定檔案數(shù)字化項目所需資金，以及在檔案數(shù)字化加工中需要進行的各項工作，如是否需要重新整理、排列立卷、裝盒等。其次，調(diào)查本單位檔案工作情況，如檔案信息化狀況，檔案歸檔、借閱及銷毀流程、文件的運轉(zhuǎn)流程、秘密文件的管理、公文的信息化運轉(zhuǎn)情況以及這些檔案工作中存在的問題等，這些情況將直接決定檔案數(shù)字化工作的任務和需要達到的目標。通過兩方面的分析，針對現(xiàn)實管理情況，提出需要解決的問題，確定需要達到什么樣的目標，如，是否需要開發(fā)檔案管理系統(tǒng)、是否需要信息部門的支持等，從而確定需要什么樣物質(zhì)、資金支持等。檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，目前，由于檔案數(shù)字化缺少統(tǒng)一指導，缺少各種標準，制約了檔案數(shù)字化的有序進行，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》頒布實施后，這個規(guī)范有效地指導了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的技術實踐，對我們開展檔案數(shù)字化提供參考的準繩。有些地方根據(jù)實際需要，已經(jīng)制訂了或正在制訂各自的制度，如山西省出臺的《山西省省直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細則》及《山西省檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果接收暫行辦法》。北京市2011年4月1日起實施《檔案數(shù)字化規(guī)范》，正式成為地方標準。通過熟悉、領會這些標準，將規(guī)范并促進地方檔案數(shù)字化工作，對推進檔案信息資源開發(fā)利用、保證檔案實體和信息安全具有指導意義。同時，還要對當前的檔案數(shù)字化先進技術有所了解。通過走訪檔案數(shù)字化工作優(yōu)秀單位，我們既能吸取他們的成功經(jīng)驗，也能彌補他們的不足之處。通過了解他們檔案數(shù)字化的業(yè)務流程、檔案系統(tǒng)的功能和檔案數(shù)字化過程中的注意事項，熟悉檔案數(shù)字化最前沿的技術，了解目前檔案數(shù)字化的最新進展情況，總結(jié)檔案系統(tǒng)功能的優(yōu)缺點，為更好地做好檔案數(shù)字化工作提供借鑒和參考。檔案信息化建設符合社會需求與活動規(guī)律。社會信息化導致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉，檔案部門必須改變傳統(tǒng)管理方法，一方面由于社會信息量的激增和新型載體的應用，不宜用傳統(tǒng)的方法來管理檔案；另一方面由于社會對檔案信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要。國家行業(yè)電子政務和電子業(yè)務的普遍應用，大大拓寬了檔案信息的服務空間，對檔案資源服務的內(nèi)容和方式提出了更新更高的要求，促使檔案工作跳出傳統(tǒng)的狹窄思維，適應社會發(fā)展，改變管理理念，創(chuàng)新服務方式，利用現(xiàn)代信息技術搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡化的信息服務平臺，有效積累和儲備國家信息資源，真實保存社會記憶，實現(xiàn)更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享，以適應社會發(fā)展和國家信息化建設的需要。

二、制定實際可行的檔案電子化前期實施方案是開展檔案數(shù)字化工作的重要環(huán)節(jié)，該項工作直接影響到檔案數(shù)字化工作的效果。

檔案管理人員可以從以下方面來進行強化：一是與軟件服務商共同研究編制需求方案。通過分析調(diào)研報告、工作內(nèi)容，安排好時間、人員，雙方共同進行需求調(diào)研、需求分析、需求規(guī)劃，分析并落實具體內(nèi)容、方式、方案等等，作為檔案管理部門，一方面要核查在技術層面的先進性，這個可以和本單位的信息部門協(xié)同完成。另一方面，是對檔案系統(tǒng)功能、流程及外包的各個微觀目標等的溝通和確定。總之，業(yè)務需求，既要符合實際，又要具有前瞻性和全面性。在功能方面，既要考慮功能滿足自身的要求，又要突出重點，把握關鍵。在檔案管理系統(tǒng)的功能上要注意如文檔一體化管理、歸檔流程、借閱利用流程、長期保管、安全性能、標準規(guī)范等方面內(nèi)容，在微觀目標上，對數(shù)據(jù)加工流程各環(huán)節(jié)、著錄格式要求、檢索方式、文件保存格式、查詢統(tǒng)計等等都需要做詳細的規(guī)定。同時，應該征求各方意見，特別是信息部門和重要業(yè)務部門的反饋意見，以加強檔案管理的適應性。加強檔案數(shù)字化的質(zhì)量，不僅需要對技術把關，還需要進行制度和管理上的約束，提高檔案管理數(shù)字化的工作質(zhì)量。檔案管理的數(shù)字化涉及到人員、安全、財物等方方面面的工作，在進行檔案數(shù)字化時，檔案部門根據(jù)單位情況制定相應的制度，有一套規(guī)范的操作程序。第一，檔案部門應要制定出外包工作需要遵循的規(guī)范、標準，如根據(jù)《關于移交進館檔案質(zhì)量檢查辦法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》等標準和相關地方標準，制定檔案數(shù)據(jù)采集標準、著錄細則、加工流程等，以便外包單位有章可循。檔案部門人員要積極參與數(shù)字化現(xiàn)場的工作，以便發(fā)現(xiàn)問題后及時處理問題，提供各個環(huán)節(jié)工作質(zhì)量和效率。建立第三方審核和三方溝通機制。第三方審核，類似工程項目中的監(jiān)理方。這個第三方，往往是具備有檔案數(shù)字化業(yè)務指導能力的團體或個人，一般是檔案行政業(yè)務人員或檔案學、信息管理方面的專業(yè)人員。第三方可以采取臨時抽查和不定期檢查的方式進行審核，對項目進行評估、召開會議、短期培訓，對存在的問題提出要求和解決辦法，要求外包商進行改正。檔案部門和外包商，在遇到疑難問題時，也可以由第三方來統(tǒng)籌考慮，統(tǒng)一解決。對檔案的出入庫、檔案交接、外包的人員出入、作息時間、工作注意事項，進行規(guī)定，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，創(chuàng)造良好有序的工作環(huán)境。

三、檔案數(shù)字化工作業(yè)務的流程。

檔案數(shù)字化加工的程序繁多，流程大致可分為：提卷、登記、檢查檔案、拆卷、組卷、編頁碼、擬標題、核標題、整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、掃描數(shù)據(jù)質(zhì)檢、修改、二次質(zhì)檢、著錄標引、打印目錄、裝訂（裝盒）、還檔、登記、歸檔、備份、抽檢等。由于各個單位的檔案情況不一致，各個環(huán)節(jié)可能是一起進行，也可能是分開進行，依據(jù)實際情況確定。但業(yè)務流程必須能把握環(huán)節(jié)之間的有效銜接，確保各環(huán)節(jié)設計縝密，保證錯誤最小化。項目實施中，針對每個流程的各個環(huán)節(jié)，形成數(shù)據(jù)表格，形成文本，以便查證。如提卷，需要有提卷單；擬標題，需要按規(guī)范擬定，條目清晰，形成表單；整理裝訂要按照國家規(guī)定；掃描圖片要小心翼翼、操作規(guī)范等。

結(jié)語：檔案數(shù)字化掃描工作和檔案管理系統(tǒng)的驗收，并不標志這這項工作徹底完成。在檔案數(shù)字化工作的實踐中，仍然有許多工作需要不斷完善和改進，特別是檔案管理系統(tǒng)，需要經(jīng)過較長時間的試運行，才能發(fā)現(xiàn)問題，進而完善系統(tǒng)的各項功能。

參考文獻：

[1]蔡利劍.大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理問題研究[J].西北工業(yè)大學學報（社會科學版），2016，36（01）：104-107.