國內(nèi)大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)流程再造與機構(gòu)重組研究

于純良

關(guān)鍵詞：大學(xué)圖書館;業(yè)務(wù)流程再造;機構(gòu)重組;組織機構(gòu)變革

摘 要：業(yè)務(wù)流程再造與機構(gòu)重組是當前大學(xué)圖書館轉(zhuǎn)型與升級的必然要求和重要舉措。文章通過對我國部分“211工程”大學(xué)及國外、港臺大學(xué)圖書館的網(wǎng)絡(luò)調(diào)研和資料收集，分析其機構(gòu)設(shè)置特點和發(fā)展趨勢，并借鑒國內(nèi)外大學(xué)圖書館組織機構(gòu)變革的成功經(jīng)驗，提出未來我國大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和機構(gòu)設(shè)置模式構(gòu)想。

中圖分類號：G252文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2019）06-0133-03

目前，圖書館面臨云計算應(yīng)用廣泛化、移動互聯(lián)網(wǎng)常態(tài)化、數(shù)字出版主流化、“互聯(lián)網(wǎng)+”潮流化等信息環(huán)境，用戶獲取和傳播信息的方式呈現(xiàn)社交化和泛在化等特點[1]。面對新技術(shù)的普及與應(yīng)用、用戶信息需求和行為的變化以及學(xué)術(shù)研究與交流模式的轉(zhuǎn)變，依據(jù)教育部2015年頒發(fā)的《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》和高?！笆濉卑l(fā)展戰(zhàn)略中的圖書館終極發(fā)展目標，我國高校應(yīng)明確圖書館功能定位，在對圖書館業(yè)務(wù)流程進行重新梳理的基礎(chǔ)上提出新的組織框架，以實現(xiàn)機構(gòu)重組，根據(jù)新機構(gòu)功能再造業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化圖書館人力資源，最大限度地發(fā)揮圖書館的功效，從而實現(xiàn)圖書館的可持續(xù)發(fā)展[2]。

1 圖書館業(yè)務(wù)流程再造及機構(gòu)重組的動因

網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的日新月異、圖書館工作重心與服務(wù)手段的變化、用戶獲取信息方式的變化以及各種新的管理理念的提出，都深刻影響著圖書館當前和今后的發(fā)展。大多數(shù)圖書館普遍需要開展業(yè)務(wù)流程再造與機構(gòu)重組工作，以適應(yīng)新的形勢，具體表現(xiàn)為：一是以計算機、互聯(lián)網(wǎng)和無線通信為代表的新的信息技術(shù)的快速發(fā)展已經(jīng)完全改變了人們獲取信息的方式及其閱讀習慣，包括大學(xué)圖書館在內(nèi)的所有圖書館都深刻意識到圖書館已經(jīng)不再是擁有和提供信息資源的唯一機構(gòu)，圖書館作為信息資源中心的地位正在被動搖，并且存在被取代的風險。因此，圖書館人紛紛行動起來，開展了一系列的改革和創(chuàng)新，對圖書館業(yè)務(wù)流程進行再造，進而對圖書館組織機構(gòu)進行重組是大學(xué)圖書館組織創(chuàng)新的一項重要內(nèi)容[3]。二是當前圖書館的業(yè)務(wù)流程還不能完全適應(yīng)新信息環(huán)境的要求。為了方便管理，我國圖書館的各個業(yè)務(wù)流程通常由相應(yīng)的組織機構(gòu)來承擔。長期以來，圖書館組織機構(gòu)大多根據(jù)業(yè)務(wù)職能進行設(shè)置，這種模式運行已久，其弊端也逐漸顯露。傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程及機構(gòu)設(shè)置中人為分割信息傳遞的整體流程造成部門之間的協(xié)作能力較差，致使圖書館的信息加工、傳遞能力受到極大的限制，工作效率低，無法適應(yīng)新信息環(huán)境對現(xiàn)代化圖書館的要求。三是圖書館的業(yè)務(wù)流程正在從“文獻流”向“服務(wù)流”轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的大學(xué)圖書館作為高校的文獻信息資源中心，秉承“資源為王”的服務(wù)理念，圖書館的業(yè)務(wù)流程主要是圍繞紙質(zhì)文獻資源的自然流動而產(chǎn)生的，絕大多數(shù)大學(xué)圖書館都是圍繞紙質(zhì)圖書和期刊的采購、加工、借閱等工作內(nèi)容而形成傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，這種業(yè)務(wù)流程是一種文獻流。隨著新的信息技術(shù)的發(fā)展，大學(xué)圖書館正從一個單一的文獻信息存儲機構(gòu)變?yōu)橐粋€大規(guī)模的知識管理與服務(wù)體系，大學(xué)圖書館的服務(wù)理念也已經(jīng)實現(xiàn)了從“以資源為王”向“以用戶為王”的轉(zhuǎn)變。因此，大學(xué)圖書館堅持“以用戶為中心，以用戶需求為導(dǎo)向”的原則對大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)流程進行再造，打造全新的業(yè)務(wù)流程是大勢所趨。

2 目前我國大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)活動和機構(gòu)設(shè)置的四種變革方式

2.1 保留原有部門

具體表現(xiàn)為：①辦公室作為圖書館的職能管理部門必不可少。辦公室已由傳統(tǒng)的行政管理朝著業(yè)務(wù)管理和綜合管理的方向發(fā)展，這從其名稱上就能夠體現(xiàn)出來，如綜合辦公室、綜合管理部、綜合業(yè)務(wù)部、公共服務(wù)部和運行保障部等。②技術(shù)部的職能依然強大。隨著新信息技術(shù)的發(fā)展及開放獲取、數(shù)字出版、大數(shù)據(jù)業(yè)態(tài)的拓展，大學(xué)圖書館必須積極適應(yīng)信息技術(shù)迅猛發(fā)展帶來的文獻資源生態(tài)環(huán)境的大變化。從名稱上來看，大多數(shù)圖書館將技術(shù)部更名為信息技術(shù)部、技術(shù)支持部、技術(shù)服務(wù)部、技術(shù)保障部、信息化建設(shè)部和系統(tǒng)部等。③古籍部或特藏部仍是重點。為了加強對古籍和特色文獻資源的建設(shè)與管理，多數(shù)大學(xué)圖書館都設(shè)置了古籍部和特藏部。④信息咨詢部仍然是核心部門。隨著學(xué)科服務(wù)的快速發(fā)展，信息服務(wù)越來越受到圖書館的重視，各大學(xué)圖書館都在原來參考咨詢部的基礎(chǔ)上成立了信息咨詢部或信息服務(wù)部。

2.2 解散傳統(tǒng)部門

首先，大學(xué)圖書館將期刊部合并到文獻資源建設(shè)部，打通不同類型文獻資源的通道，構(gòu)成文獻資源的共同體，形成一條完整的文獻資源處理業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)紙質(zhì)和電子文獻的融合。其次，大學(xué)圖書館將不同類型的文獻資源系統(tǒng)進行整合，以便為用戶提供一站式檢索服務(wù)。

2.3 增設(shè)新的部門

具體做法包括：①重視數(shù)字化新部門的設(shè)置。隨著新的信息技術(shù)環(huán)境和讀者信息需求的變化，以及數(shù)字化資源、數(shù)字教學(xué)、數(shù)字校園等的發(fā)展，數(shù)字圖書館或數(shù)字化部門開始引起我國大學(xué)圖書館的重視，并紛紛成立數(shù)字圖書館建設(shè)部、數(shù)字資源發(fā)展部、數(shù)字化部等部門。數(shù)字化部是在原有系統(tǒng)部的基礎(chǔ)上增加了新的工作內(nèi)容，既要承擔原有的圖書系統(tǒng)設(shè)備和軟件的維護、網(wǎng)站更新、電子資源管理等工作，還要承擔有關(guān)數(shù)字圖書館建設(shè)的理論、方法、技術(shù)和標準研究等工作。②進一步強化圖書館的情報職能，設(shè)立戰(zhàn)略情報研究部、情報研究中心、情報研究部、情報分析與研究部、情報研究咨詢部等。其主要職能是為學(xué)校職能部門、院系和科研院所提供基于事實數(shù)據(jù)和信息情報的科研產(chǎn)出分析與學(xué)科評估研究報告，開展數(shù)據(jù)分析與可視化研究等。③設(shè)置營銷推廣部，成為圖書館服務(wù)的營銷者。新的競爭環(huán)境迫使一些大學(xué)圖書館借鑒企業(yè)管理模式，為完成圖書館服務(wù)的宣傳與推廣成立營銷推廣部。

2.4 整合工作流程

當前，傳統(tǒng)的采訪、編目、流通、閱覽等部門呈現(xiàn)整合集成化特點。隨著大學(xué)圖書館館藏資源從P-first向E-first和E-only的轉(zhuǎn)變和用戶驅(qū)動采購以及學(xué)科館員采購的發(fā)展，大學(xué)圖書館加強了對傳統(tǒng)編目部門的升級和重組。通過業(yè)務(wù)外包，傳統(tǒng)的編目部門被撤銷或壓縮，或調(diào)整工作重心。多數(shù)大學(xué)圖書館成立了文獻資源建設(shè)部，并對紙質(zhì)資源和電子資源進行統(tǒng)一管理。許多大學(xué)圖書館將流通部與閱覽部整合為流通閱覽部、借閱部或讀者服務(wù)部。

3 國外及港臺大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)活動及機構(gòu)設(shè)置的特點

筆者通過對美國、英國、澳大利亞和港臺部分大學(xué)圖書館的機構(gòu)設(shè)置進行網(wǎng)絡(luò)調(diào)研和資料收集，發(fā)現(xiàn)這些大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)工作及機構(gòu)設(shè)置具有以下特點：①傳統(tǒng)業(yè)務(wù)部門仍占據(jù)重要地位，如館藏、采購、獲取、特藏、參考咨詢、技術(shù)服務(wù)等部門。②傳統(tǒng)的編目工作被逐步弱化，部門也正在進行改造升級。由于編目工作外包，國外大多數(shù)大學(xué)圖書館已取消專門的編目部門，逐步將其與其他部門進行融合與改造升級，普遍設(shè)立編目與元數(shù)據(jù)部門，將傳統(tǒng)編目工作重心逐步轉(zhuǎn)向除MARC格式以外的其他元數(shù)據(jù)。③關(guān)注數(shù)字化資源建設(shè)與管理部門建設(shè)。資源的數(shù)字化及數(shù)字圖書館的發(fā)展對大學(xué)圖書館組織機構(gòu)的設(shè)置帶來新的挑戰(zhàn)，國外大學(xué)圖書館開始較為普遍地設(shè)置專門負責數(shù)字化或數(shù)字資源相關(guān)工作的部門，如圖書館數(shù)字化、電子資源、數(shù)字創(chuàng)新、數(shù)字保存等部門。④強調(diào)教學(xué)科研支撐服務(wù)與數(shù)字學(xué)術(shù)交流部門的設(shè)置。與讀者服務(wù)直接相關(guān)的服務(wù)部門除了傳統(tǒng)的流通、公共服務(wù)、讀者服務(wù)等部門，國外大學(xué)圖書館還出現(xiàn)大量支持教學(xué)、科研、學(xué)習的部門。⑤重視學(xué)術(shù)交流與知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)部門的設(shè)置。為了有效地促進各項學(xué)術(shù)交流活動的開展，并為其提供組織保障，國外大學(xué)圖書館開始普遍設(shè)置負責該項事務(wù)的部門，如學(xué)術(shù)出版與交流、知識產(chǎn)權(quán)與信息政策研究室等。

4 未來我國大學(xué)圖書館的業(yè)務(wù)流程及工作內(nèi)容

未來我國大學(xué)圖書館的發(fā)展應(yīng)以服務(wù)為引領(lǐng)，以用戶為中心，建立科學(xué)的文獻資源保障體系，形成以文獻資源建設(shè)、學(xué)生學(xué)習服務(wù)、教師研究服務(wù)、學(xué)術(shù)交流服務(wù)為框架，以營銷為手段的整體工作內(nèi)容。具體業(yè)務(wù)流程和工作內(nèi)容有：一是文獻資源建設(shè)是圖書館各項工作的基礎(chǔ)，包括紙質(zhì)資源和電子資源的建設(shè)，根據(jù)資源使用大趨勢，建設(shè)的重心將轉(zhuǎn)向電子資源[4]。二是學(xué)生學(xué)習服務(wù)包括傳統(tǒng)書刊借閱、閱讀推廣、創(chuàng)意創(chuàng)新、畢業(yè)論文寫作輔導(dǎo)、多媒體利用、館際互借、文獻傳遞服務(wù)、信息素養(yǎng)教育、常規(guī)性的檢索與咨詢等服務(wù)。三是教師研究服務(wù)包括課題咨詢、查新查收查引、專利、知識產(chǎn)權(quán)、競爭情報、決策支持、學(xué)科服務(wù)、虛擬咨詢、科研軟件使用、科研成果大數(shù)據(jù)態(tài)勢分析、課題申報、數(shù)據(jù)的管理等服務(wù)。四是學(xué)術(shù)交流是指圖書館協(xié)助學(xué)校專業(yè)教師開展學(xué)術(shù)交流活動，為學(xué)術(shù)交流提供會議室、研討室、文獻資料和現(xiàn)代化服務(wù)設(shè)施，為學(xué)術(shù)交流的順利開展提供保障。五是圖書館結(jié)合本館實際設(shè)置專門的營銷部門，制訂營銷計劃和策略，策劃和開展各種宣傳服務(wù)活動。

5 我國大學(xué)圖書館機構(gòu)設(shè)置模式構(gòu)想

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，圖書館要適應(yīng)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的要求，適應(yīng)用戶需求和業(yè)務(wù)流程的變化，精簡部門，減少管理層次，組織結(jié)構(gòu)應(yīng)趨于柔性化、網(wǎng)絡(luò)化和扁平化。圖書館應(yīng)通過削減垂直層次、分權(quán)及建立學(xué)科服務(wù)團隊等多種手段促進組織的有機化，使圖書館組織結(jié)構(gòu)能夠更加靈活地適應(yīng)外部環(huán)境的變化。

通過本次項目調(diào)研，筆者認為我國大學(xué)圖書館可根據(jù)業(yè)務(wù)流程和工作需要，設(shè)立五大中心，中心下設(shè)部、工作組和學(xué)科分館。

5.1 綜合管理與推廣中心

綜合管理與推廣中心包括以下部門：①綜合辦公室。綜合辦公室是集行政、后勤、衛(wèi)生、安全、工會、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)于一體的綜合性職能部門，負責協(xié)助館長處理日常工作，保障圖書館安全，維護圖書館清潔、優(yōu)美的環(huán)境，協(xié)調(diào)各部門業(yè)務(wù)工作，保障圖書館工作機制的正常運行。②營銷推廣部。營銷推廣部負責對外合作與交流、資源與服務(wù)和社交媒體的宣傳、微博和微信媒體的維護與發(fā)布、圖書館微電影策劃與推廣、文化產(chǎn)品的設(shè)計與制作、讀者調(diào)查與統(tǒng)計分析等工作，此外還負責講座、展覽、活動策劃及渠道建設(shè)、打造和保持品牌、整體包裝策劃、持續(xù)營銷等工作。③規(guī)劃發(fā)展部。規(guī)劃發(fā)展部負責制定圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃、組織業(yè)務(wù)運行績效、服務(wù)成效評價和館員職業(yè)規(guī)劃，此外還負責業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)、發(fā)展決策、人力資源配置與協(xié)調(diào)等工作。

5.2 資源建設(shè)中心

資源建設(shè)中心包括以下部門：①采訪部。采訪部根據(jù)高校學(xué)科建設(shè)和教學(xué)科研的需要采集各種文獻，負責對數(shù)字資源進行管理，收集開放獲取的網(wǎng)絡(luò)文獻資源，與港、澳、臺地區(qū)和國外的大學(xué)及科研機構(gòu)進行書刊交換，處理文獻受贈等事務(wù)[5]。②資源組織部。資源組織部負責圖書館文獻資源的組織、揭示、目錄維護、書目質(zhì)量控制等工作，負責實體文獻的技術(shù)加工及建設(shè)本校機構(gòu)知識庫和特色數(shù)據(jù)庫。

5.3 讀者服務(wù)中心

讀者服務(wù)中心包括以下部門：①基礎(chǔ)服務(wù)部?；A(chǔ)服務(wù)部負責提供圖書館所有可流通圖書的借出、歸還、預(yù)約和續(xù)借等服務(wù)，負責各閱覽室的管理。②閱讀推廣部。閱讀推廣部負責閱讀推廣活動的組織、策劃和宣傳，力爭打造校園文化建設(shè)品牌。③用戶體驗部。用戶體驗部負責圖書館信息共享空間（多媒體學(xué)習空間、視聽欣賞區(qū)、協(xié)同學(xué)習空間、移動應(yīng)用體驗區(qū)、新技術(shù)培訓(xùn)空間、創(chuàng)新研究空間、自助創(chuàng)作空間）的管理，特別注重加強創(chuàng)客空間的建設(shè)和管理。④古籍與特藏部。古籍與特藏部負責古籍的保護和管理，承擔各類特藏資源的收集工作，開展古籍和特藏文獻的服務(wù)與相關(guān)研究。

5.4 信息服務(wù)中心

信息服務(wù)中心包括以下部門：①學(xué)科服務(wù)部。學(xué)科服務(wù)部負責提供學(xué)科服務(wù)、館際互借與文獻傳遞、參考咨詢服務(wù)、學(xué)科資源整合、學(xué)科信息素養(yǎng)能力提升、學(xué)科科研支撐等工作。②信息素養(yǎng)部。信息素養(yǎng)部負責開展面向全校師生不同層次的信息素養(yǎng)服務(wù)，深化嵌入式信息素養(yǎng)服務(wù)，并將數(shù)字素養(yǎng)、媒介素養(yǎng)、數(shù)據(jù)素養(yǎng)等納入信息素養(yǎng)體系。③科研與決策支持部?？蒲信c決策支持部負責繼續(xù)開展課題查詢、專利查新、論文引證、知識產(chǎn)權(quán)等基礎(chǔ)性服務(wù)，通過學(xué)科態(tài)勢分析，開展學(xué)科前沿追蹤，為學(xué)科發(fā)展提供決策支持，并通過學(xué)科競爭力的戰(zhàn)略分析信息服務(wù)，為學(xué)科評估提供全面支持，建成適應(yīng)圖書館的科研與決策支持服務(wù)體系[6]。

5.5 信息化與數(shù)據(jù)中心

信息化與數(shù)據(jù)中心包括以下部門：①信息技術(shù)部。信息技術(shù)部組織實施圖書館信息化與數(shù)據(jù)建設(shè)工作，積極應(yīng)用新技術(shù)建設(shè)為學(xué)校教學(xué)、科研服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施;加強數(shù)據(jù)建設(shè)與管理，努力實現(xiàn)文獻資源的開放獲取，力爭實現(xiàn)服務(wù)轉(zhuǎn)型;加速圖書館信息化建設(shè)，支撐需求驅(qū)動的服務(wù)創(chuàng)新;積極參與高校信息化與數(shù)據(jù)建設(shè)項目，提高整體水平，加強機構(gòu)知識庫和特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。②數(shù)據(jù)管理部。數(shù)據(jù)管理部負責開展數(shù)據(jù)挖掘與分析，及時、準確地把握用戶需求的動態(tài)變化，為學(xué)校的發(fā)展提供決策支持，并提供研究數(shù)據(jù)支持服務(wù)，幫助用戶獲取、分析、管理和共享科研數(shù)據(jù)。

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（編校：崔 萌）