關于如何加強電力企業(yè)檔案管理工作的探討

李夢嬌

【摘 要】隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提高，電力工程事業(yè)得到了非常大的發(fā)展進步，其檔案管理工作的重要性也在電力企業(yè)擴展壯大的過程中越來越得到體現(xiàn)?，F(xiàn)如今電力企業(yè)在檔案管理工作方面存在一定的不足之處，因此需要采取針對性措施對其加以彌補和完善，提高電力企業(yè)檔案管理工作的完整性和準確度。

【關鍵詞】電力企業(yè)；檔案管理工作

一、前言

隨著社會經(jīng)濟水平的提高、科學技術(shù)實力的增強，電力事業(yè)在近幾年獲得了巨大的發(fā)展，電力工業(yè)領域的改革也在不斷推進，電力工程事業(yè)進入了一個全新的發(fā)展階段。隨著新業(yè)務的開展，電力企業(yè)在其發(fā)展過程中也面對了更多新的挑戰(zhàn)，因此也對企業(yè)內(nèi)部檔案工作的完善提出了更高的要求。電力企業(yè)的檔案是能夠完整地記錄企業(yè)發(fā)展歷史，包括大量的企業(yè)研發(fā)成果檔案、實物檔案、照片檔案和影音檔案等，這能夠為企業(yè)未來發(fā)展的道路選擇提供一定的參考和經(jīng)驗。檔案管理的重要意義越來越得到企業(yè)的關注和重視。如何提高檔案管理工作的質(zhì)量并有效利用其所提供的信息資源，為供電企業(yè)做出科學決策、提高生產(chǎn)效率和落實內(nèi)部管理打下堅實的基礎，已經(jīng)成為供電企業(yè)面臨的重要問題之一。

二、電力企業(yè)檔案管理工作的意義

電力建設工程檔案工作是一項為電力工程項目管理以及電力企業(yè)科學決策服務的管理性工作，工作的完成度和專業(yè)度將直接影響項目的管理質(zhì)量和企業(yè)的決策合理性。電力企業(yè)檔案管理工作往往是在電力工程建設項目之初而隨項目推進不斷完善的；有些企業(yè)為了提升檔案管理的完整性，選擇在工程項目研究時就開始建立，最終隨電力建設工程的竣工而結(jié)束?？傮w而言，檔案管理工作的進度是與企業(yè)承包工程的進度相一致的。因此，電力企業(yè)檔案的錄入完整性及完成質(zhì)量能夠非常直觀地反映工程建設的全過程，也能夠直接地體現(xiàn)出工程建設的實際情況。由于完成檔案管理工作需要依托較為雄厚的科技實力和特有的知識，因此其完成有一定的難度，但高質(zhì)量的檔案信息是電力企業(yè)的寶貴財富。同時，對于電力企業(yè)的檔案管理工作是組成企業(yè)內(nèi)部管理的重要部分，對于企業(yè)管理體系的完善有相當重要的作用。檔案管理工作日益成為企業(yè)獲得更大生產(chǎn)經(jīng)營利潤、維護合法權(quán)益及還原真實歷史的重要工具[1]。

三、現(xiàn)存問題

3.1建設檔案管理意識不強

在電力企業(yè)基礎工程項目的施工過程中，從項目的主要負責人到檔案管理的工作人員對于檔案管理的重視程度普遍較低，因此在項目推進的過程中，檔案管理的工作進度往往不能與項目實際進度相匹配，不但影響了項目的推進速度和質(zhì)量，同時也造成了很多人力、物力和財力的浪費。這種重建設、輕管理的現(xiàn)象非常不利于企業(yè)內(nèi)部管理工作的落實。

3.2.電力企業(yè)檔案的開發(fā)程度較低

電力企業(yè)承辦項目的施工隊伍的內(nèi)部人員流動性較大，電力企業(yè)檔案的管理人員工作較不穩(wěn)定。很多檔案管理人員由于需要處理很多其他方面的工作而缺乏足夠的時間和精力去完成檔案管理與研發(fā)工作，從而造成檔案管理工作的完整性無法得到保障，也致使其應有的作用無法有效發(fā)揮。

3.3檔案整理的工作人員綜合素質(zhì)不高

由于電力企業(yè)對于檔案管理工作并沒有投入足夠多的重視，因此在招聘檔案管理工作人員的過程中，通常都會為了盡可能壓縮人員招聘成本而選擇不夠?qū)I(yè)的人員，且并不重視人才的培養(yǎng)，使得工作人員在檔案管理方面的專業(yè)性本身不高且沒有進一步提高的渠道。電力工程項目團隊流動性很大，很多檔案管理人員往往需要同時處理多項工作，由于其業(yè)務能力較差，工作效率較低，且工作過程中易出現(xiàn)紕漏和差錯，因此不能很好地滿足現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案管理工作的實際需求[2]。

3.4檔案格式不一致

因為電力企業(yè)所承辦的工程往往不是其自身能夠獨立建設的，因此會招攬很多參建單位，這些參見單位擁有屬于自身的獨特的管理方式和文化理念，可能與原電力企業(yè)存在較大的差異，因此無法訂立一個統(tǒng)一的檔案管理工作標準。例如檔案整理的格式存在差異，對檔案的要求也高低不等，導致了檔案質(zhì)量參差不齊，這些問題都給檔案整理的集中統(tǒng)一管理制造了很大的阻礙。

四、提高工作質(zhì)量的手段

4.1提高重視程度

檔案是一個企業(yè)對其過往經(jīng)歷和成果的總結(jié)，凝聚了成功企業(yè)前輩的心血結(jié)晶，會對企業(yè)今后的發(fā)展道路選擇有著重要的借鑒意義和參考價值。從這一層面來看，檔案管理工作的重要性得到了凸顯。因此，電力企業(yè)的管理者必須加強對檔案管理工作的關注程度和重視程度，不斷在企業(yè)內(nèi)部加強對檔案管理工作建設的宣傳力度，保證每一個相關工作人員都必須把檔案管理工作視為一項十分重要的工作；為了使員工提升對檔案管理工作的認可度和了解程度，可以開展與檔案工作相關的知識競賽，或者舉辦知識講座，拓寬企業(yè)員工對于這項工作的了解渠道[3]。

4.2提高人員就職門檻

檔案管理工作的完成難度較高，因此需要充足的高素質(zhì)人才，所以在公司招聘人才時對其嚴格的進行篩選，選拔相關領域的專業(yè)人才進入工作崗位，而且還應加強對員工能力素質(zhì)的培養(yǎng)。在新經(jīng)濟形態(tài)下，人才已經(jīng)越來越成為推動企業(yè)發(fā)展、增加企業(yè)競爭優(yōu)勢的關鍵因素，所以電力企業(yè)必須重視對工作人員的技能培訓，招攬人才的同時也要重視提升現(xiàn)職員工的技術(shù)水平，采取定期的培訓或舉辦講座來增加員工的知識、提升員工的技能。為了提高員工的工作積極性，還要適當?shù)牟扇」膭畲胧?，建立獎懲分明的薪酬體系，加快專業(yè)化隊伍和兼職隊伍的共同建設。這樣一來，一方面可以為檔案管理人員提供提升自我、完善自我的機會；另一方面還可以為檔案管理工作人員提供交流的機會和發(fā)展的空間，良好的選拔機制才能吸納更多優(yōu)秀人才，為專業(yè)隊伍的建設奠定良好的基礎。同時，要注重給予人才一定的實際操作技術(shù)，使人才兼具理論知識和實際工作經(jīng)驗[4]。

4.3運用信息化管理模式

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化設備已經(jīng)在大多數(shù)電力企業(yè)中得到了廣泛的運用，而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作模式已經(jīng)被逐步淘汰。電力企業(yè)的檔案管理工作信息化過程包括：檔案信息網(wǎng)絡平臺的籌建、檔案錄入自動化技術(shù)的應用、信息化人才隊伍的建設等。檔案工作的信息化不僅能夠幫助企業(yè)收集到更加完整的信息資源，而且能夠提高工作完成的效率和質(zhì)量，更能實現(xiàn)對信息資源的集中化、統(tǒng)一化處理，使得檔案整理的各個環(huán)節(jié)都能夠遵循統(tǒng)一的流程和標準，降低了檢查的難度。企業(yè)管理者要充分認識到信息化對于檔案管理工作進一步完善的重要意義，因此應當根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的實際狀況統(tǒng)籌和掌握整個企業(yè)的信息化建設進程，合理控制企業(yè)信息化的步調(diào)。

4.4拓寬服務領域

隨著社會的不斷變革，人們對于自身生產(chǎn)生活的需求日益豐富，所涉及的范圍也更加廣泛。為了適應形勢的變化，檔案管理工作必須對其現(xiàn)有的服務領域加以創(chuàng)新和擴大。檔案管理部門應當分門別類建立專門化的、有針對性的檔案資料庫，在逐步擴大服務范圍的同時，使得各項信息和資料較有條理性，方便廣大讀者從中提取對自己有用的信息。除此之外，企業(yè)有關部門還應建立網(wǎng)絡互動平臺，加強與群眾的交流互動，及時獲取群眾的反饋以完善自身的工作，廣泛接納群眾的意見和建議，根據(jù)他們的需求及時調(diào)整工作方向和工作目標，使人民需求指引檔案管理的建設。

五、結(jié)束語

檔案是電力企業(yè)經(jīng)營過程的真實寫照和全面反映，能夠為企業(yè)未來的決策和戰(zhàn)略制定提供經(jīng)驗參考，從而為企業(yè)的發(fā)展道路選擇提供堅實的基礎。檔案管理工作關系到整個企業(yè)的管理能力，是一項復雜的、全面的、綜合的工作，需要加強規(guī)范管理，推進信息化建設，提升工作人員素質(zhì)，不斷提高電力企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

【參考文獻】

[1]陳曉燕. 關于如何加強電力企業(yè)檔案管理工作的探討[J]. 科技信息， 2017（27）.

[2]劉見德. 關于電力工程檔案管理工作的探討[J]. 經(jīng)營管理者， 2017（16）：279.

[3]李雯. 關于對電力施工企業(yè)工程檔案管理的探討[J]. 科技風， 2016（24）：178-178.

[4]劉杏. 提高電力企業(yè)檔案工作水平的有效措施[C].決策論壇——公共管理決策案例與鏡鑒研討會.