論新時期高職院校辦公室文秘應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

尹一萍

摘 要：近年來，高職教育快速發(fā)展，技能人才需求倍增，高職院校辦校規(guī)模、合作領(lǐng)域也日益擴(kuò)大，高職院校辦公室是學(xué)校黨委和行政的綜合機(jī)構(gòu)，職業(yè)教育迅猛發(fā)展的新形勢對高職院校辦公室工作提出了更高的要求，對于辦公室秘書來說也任務(wù)加重、難度加大，這就迫切需要辦公室秘書加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷提升自身能力和工作水平。

關(guān)鍵詞：高職院校;辦公室;文秘

高職院校辦公室是學(xué)校黨委和行政的綜合機(jī)構(gòu)，是學(xué)校各項工作的中樞部門，是承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的咽喉，是協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)處理好日常事務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，是輔佐科學(xué)決策的有力保障部門。作為學(xué)院正常運轉(zhuǎn)的中樞部門，辦公室人員應(yīng)較其他部門在思想上更先一步、在認(rèn)識上更深一層、在行動上更快一步、在業(yè)務(wù)上更高一籌，走在前列、做出表率。

近年來，高職教育快速發(fā)展，技能人才需求倍增，高職院校辦校規(guī)模、合作領(lǐng)域也日益擴(kuò)大，職業(yè)教育迅猛發(fā)展的新形勢對高職院校辦公室工作提出了更高的要求，對于辦公室文秘來說也任務(wù)加重、難度加大，這就迫切需要辦公室及辦公室文秘加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷提升業(yè)務(wù)工作水平，在學(xué)習(xí)上、團(tuán)結(jié)上、工作上、廉潔上、促進(jìn)發(fā)展上等各方面當(dāng)好表率。

一、新時期對高職院校辦公室提出的要求

高職院校辦公室工作一重、二苦、三雜、四難，辦公室工作如何，對學(xué)校黨委乃至全校全面的工作影響很大，因此高職院校辦公室要不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，努力提升工作水平。一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高積累知識的能力、解決問題的能力和駕馭文字的能力，既學(xué)政治理論、又學(xué)業(yè)務(wù)理論，既學(xué)專業(yè)知識、又學(xué)信息技術(shù)，努力做各個崗位的“行家里手”。二是加強(qiáng)服務(wù)，改進(jìn)作風(fēng)，努力發(fā)揮好參謀作用、樞紐作用和窗口作用，將高職院校推崇的“工匠精神”嵌入辦公室服務(wù)理念，建立精益求精的工作態(tài)度，由“被動事務(wù)型”向“主動服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，切實做到門好進(jìn)、臉好看、事好辦。三是加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，對內(nèi)做好管理，對外搞好協(xié)調(diào)，對上加強(qiáng)聯(lián)系，對下做好服務(wù)，確保學(xué)校教育目標(biāo)的順利實施和各項工作的正常運行。四是加強(qiáng)督辦，對領(lǐng)導(dǎo)批示件和重點工作及時建立工作臺賬，通過不定期提醒和定期催辦等方式，不斷提高工作執(zhí)行力和落實力，提升督辦效果。

二、新時期高職院校辦公室文秘應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

（一）堅定一個立場

堅定“服務(wù)為本”立場不動搖。辦公室具有超強(qiáng)的服務(wù)性，首先要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。要站在領(lǐng)導(dǎo)角度為領(lǐng)導(dǎo)考慮問題，要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)之應(yīng)想，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，做到未雨綢繆，提前為落實領(lǐng)導(dǎo)意圖做好全方位的服務(wù)。要講大局、識大體，緊扣中心開展工作，圍繞大局開展行動，站在全局的高度想問題、當(dāng)參謀、提建議，同時還要時刻具備清晰的保密意識，時刻提醒自己做到不該看的不看，不該說的不說。其次，要服務(wù)師生。服務(wù)師生，是高校辦公室的服務(wù)宗旨，也是每一個行政部門的工作宗旨，高校辦公室在服務(wù)師生這方面更要做到表率作用，尊重師生、關(guān)心師生、服務(wù)師生，真正做到心中有師生，服務(wù)好師生。要心裝為人民服務(wù)，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)水平。再次，要服務(wù)基層。服務(wù)基層是辦公室的一個重要工作內(nèi)容，作為辦公室文秘，要主動加強(qiáng)同各部門的密切聯(lián)系，互通情況，積極做好溝通、補(bǔ)臺、督查、督辦等工作，督促學(xué)校決策貫徹落實到位，促進(jìn)學(xué)校整體工作順利開展。

（二）時刻保持兩種狀態(tài)

一是保持時刻清醒的狀態(tài)。辦公室工作無小事，每一件工作都容不得半點虛假，一旦出現(xiàn)疏漏，都有可能捅婁子、誤大事，因此要進(jìn)一步增強(qiáng)工作的責(zé)任感和緊迫感，切實樹立“責(zé)任重于泰山”的意識，高質(zhì)量、高效率地完成重要文件的收集整理存檔以及重大會議、重要接待、重要活動的籌備等工作，確保安排工作快辦結(jié)、無延誤。二是保持隨時待命的狀態(tài)。針對辦公室工作的特點和規(guī)律，隨時保持戰(zhàn)備狀態(tài)，切實做到一有任務(wù)，隨叫隨到，及時完成。

（三）努力發(fā)揚三種作風(fēng)

一是發(fā)揚實事求是的作風(fēng)，堅持說實話、辦實事，扎扎實實做事，誠誠懇懇做人。二是發(fā)揚一絲不茍的作風(fēng)。文秘工作有些事看起來是小事，耽誤了可能就是大事，所以絲毫不能馬虎。在日常工作中，要始終遵循精、細(xì)、準(zhǔn)的原則，精心準(zhǔn)備工作，精細(xì)安排工作，細(xì)致干好工作。要認(rèn)真做好對會議材料的整理、分類、保存、歸檔工作，在存檔過程中，注重對各種原始資料的收集與積累，保證入檔材料的實用性和完整性。要建立個人工作資料檔案庫，按類別做好電子檔案存檔工作，力爭實現(xiàn)資料齊全、目錄清楚、整理規(guī)范、保管有序。三是發(fā)揚雷厲風(fēng)行的作風(fēng)。辦公室文秘必須要有很強(qiáng)的時間觀念，對相關(guān)文件及時收發(fā)、登記、歸檔;對各項目標(biāo)任務(wù)要迅速落實到位;對領(lǐng)導(dǎo)的指示命令立即傳達(dá)，快辦、辦好;對其它部門的請示報告，要及時呈請匯報。

（四）著力提升五種能力

一是提升政治素質(zhì)能力。強(qiáng)化政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高政治理論素養(yǎng)，做到工作時從大局出發(fā)，從整理利益出發(fā)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會、全面貫徹中央、省、市相關(guān)會議精神及方針政策，同時作為高校辦公室人員，還要了解教育政策，了解社會、時代和上級各相關(guān)部門對教育提出的新要求、新指示，以及所在學(xué)校的一些政策、制度、發(fā)展規(guī)劃等，鍛煉放眼全局的意識，鍛煉把握大局的能力，以更嚴(yán)更高的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，做好表率、當(dāng)好標(biāo)桿。

二是提升業(yè)務(wù)素質(zhì)能力。在平時工作中要積極學(xué)習(xí)新知識，不斷拓展知識領(lǐng)域，改善知識結(jié)構(gòu)，努力適應(yīng)新形勢、新任務(wù)對本職工作的要求。要多看多聽多讀多練，扎扎實實提高文字基本功;要注重交談技巧，不斷提高口頭表達(dá)能力，養(yǎng)成勤于交談、善于溝通、能說會道的習(xí)慣;要注意熟練掌握計算機(jī)相關(guān)技能，熟悉各種辦公軟件，提高工作效率和工作質(zhì)量。此外，作為高校辦公室文秘，還要堅持做好研究，辦公室由于平時接觸面廣，所以看到的文件多、參與的事情全，這些都是科研很好的素材，要結(jié)合所學(xué)專業(yè)多看、多思、深思，學(xué)會觀察問題、分析問題，拓展思維方式，加強(qiáng)創(chuàng)新研究。

三是提升嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致能力。牢記細(xì)節(jié)決定成敗，始終處處留心、時時細(xì)心、事事用心，做到大事不含糊，小事不馬虎，不因事小而輕為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為。要嚴(yán)格按照“五個一”的標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，即作好每一個記錄，寫好每一份紀(jì)要，處理好每一份文件，接待好每一個來辦事的人，完成好每一件交辦任務(wù)，力求周全、準(zhǔn)確，避免疏漏和差錯，努力做到“事無巨細(xì)”。認(rèn)真對待每一次會議，無論是會議籌備，還是會議通知、文件管理，都做到妥善處理，及時高效。對于要印發(fā)的文件，要認(rèn)真核稿和校對，減少出錯機(jī)率，確保文件準(zhǔn)確、及時發(fā)放。此外，高校辦公室秘書還要謹(jǐn)言慎行，說話辦事一定要言之有據(jù)、行之有序、動之有規(guī)。

四是提升落實執(zhí)行能力。從一項項工作、一件件實事抓起，要以嚴(yán)謹(jǐn)求實的態(tài)度對待每一項工作，定一件事、干一件事、成一件事，做到常事快辦、急事急辦、特事特辦。建立督辦臺賬，對領(lǐng)導(dǎo)指示安排及重要工作、重點項目進(jìn)展情況進(jìn)行督辦，有效配合推動各項工作落實落地，力爭事事有著落，件件有回音。

五是提升團(tuán)結(jié)互助能力。辦公室工作特點是點多線長面廣，每天要處理許許多多的工作事務(wù)、千頭萬緒，但畢竟一個人的精力和能力是有限的，不可能做到面面俱到、事事俱全，因此要弘揚團(tuán)隊精神，發(fā)展和諧人際關(guān)系，與辦公室成員之間相互支持，相互溝通，在工作上做到主動補(bǔ)位、主動幫忙，努力使自己成為辦公室工作的多面手和行家里手，通過充分發(fā)揮集體作用，共同把辦公室工作做細(xì)做好做精，服務(wù)高職院校持續(xù)發(fā)展。

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