推進精細化管理 提升辦公室工作效能

葛留濤

摘 要 隨著創(chuàng)業(yè)浪潮的涌進，越來越多的人加入創(chuàng)業(yè)的大潮，公司數(shù)量劇增，造成市場競爭加劇，提高市場競爭力、在激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟是公司努力的首要目標。辦公室作為公司和企業(yè)的關鍵機構，承擔著公司大大小小繁雜但又重要的工作，在辦公室推進精細化管理，提高辦公室工作效能，對各部門的協(xié)調工作和公司的總體發(fā)展起著至關重要的作用。

關鍵詞 精細化 工作效能 化繁為簡

辦公室在公司和企業(yè)中起著連通管理層與各分支部門的樞紐作用，領導的工作任務通過辦公室傳達至各分支部門，各部門工作中的問題匯總到辦公室集中上傳。同時辦公室肩負著對內協(xié)調各部門工作、監(jiān)督落實上級決策，對外溝通合作商，獲取行業(yè)信息，規(guī)劃未來發(fā)展等任務。工作事務繁瑣，承擔責任較重。通過在辦公室推進精細化管理來提高其工作效能，對公司及企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

一、精細化管理的引入

（一）引入精細化管理的原因

辦公室匯總了公司中各類事務，綜合性極強，建立一套優(yōu)質的工作流程系統(tǒng)對于工作協(xié)調有序開展十分重要。現(xiàn)代企業(yè)中多有辦公室工作流程混雜，各職位任務分工不精細、負責范圍重余、反饋機制不健全、系統(tǒng)的自我調整力度不夠造成公司運營上的不當影響。推進精細化管理，優(yōu)化工作流程，提高工作效能，急需提上日程。另外，國外企業(yè)已相繼開始推進精細化管理，效果極佳。國內企業(yè)為不落于人后，勢必會開始進行相應的制度調整，一股精細化管理的浪潮即將拉開序幕。

（二）辦公室精細化管理的解讀

精細化管理，顧名思義，就是把辦公室工作進行精分工，細化責任分布，優(yōu)化工作鏈條，對工作要求精益求精。辦公室工作類型繁多，將分工精細化，落實個人的負責項目，明細權責范圍，使各項工作在權責清晰，分工明確的情況下有序高效進行。另外，精細化，引入辦公室辦公管理領域，意味著去除工作繁雜的表象，直抓任務關鍵，起到化繁為簡的效果，縮減任務時間，提高任務完成質量。精細化主要落實于公司辦公室的工作流程體系的精細化，制度規(guī)范領導工作主體，在一個極致優(yōu)化的體系中，個人才能最大程度上擺脫工作惰性，在整體上提高辦事效率，促成全局進步。

（三）為推進辦公室精細化管理所做的準備

精細化管理意味著高精度的工作分工，如果公司在此之前處于懶散懈怠狀態(tài)，無法立刻適應過大的變革，首先需要對辦公室工作者進行培訓，了解精細化管理的推行目的，參與工作體系精細化改革，融入個人在工作中的實際經驗提出的細致有效的建議，可以使得工作個人在具體工作中有效度過適應期，快速融入精細化工作的大環(huán)境。此外，辦公室管理者需要在辦公室職員中進行心理引導，提高辦公室職員的體系認同感，有利于辦公室整體的人員凝聚力，進一步提高辦公效能。

二、精細化管理在辦公室的應用

（一）優(yōu)化工作鏈條，完善流程體系

保證不同工作類型不同交流方向的多項任務同時且有效地進行，需要構建一個完備精細的體系指導身處其中的工作者目標明確的進行下一步任務，以防止工作方向混亂造成的時間浪費。流程體系越細化，化繁為簡的效果愈明顯，辦公效率愈高。而一個完善的流程體系需要一套合理精準的制度作為支撐，制度直接規(guī)范員工工作，行事舉止，是優(yōu)化工作鏈條，完善流程的直接手段。制度的制定需要上級管理層的協(xié)商，也需要加入員工意見，才能保證制度在精細化的同時保證合理度。

（二）明確工作分工，清晰權責分配

各個工作不同，權責交錯的職位協(xié)同合作共同組成辦公室機構，每一個職位的正常高效促使整個辦公機構的正常高效。分工不明，權責不清會引起不同程度的工作混亂，造成工作完成周期拉長，工作個人工作煩惱，長此以往，會打擊員工的工作積極性，降低工作熱情，引起辦公室整體的工作懈怠，氣氛壓抑等不良現(xiàn)象。在分工明確，權責清晰的情況下，辦公室員工可以目標明確，步驟清晰的高效作業(yè)，長期保持工作高度專注，熱情持續(xù)高漲。每個職位的任務被高效完成，表現(xiàn)在整體上是整個辦公室高質量的辦公能力。

（三）細化考核機制和獎勵措施

每一份工作的完成都有優(yōu)劣評定，優(yōu)質的工作可以得到確定的獎勵，或者積累到一定程度獲得晉升或加薪的機會，工作失誤或工作不當會有明確的懲處措施，工作者的工作態(tài)度會隨著考核體質的精細變得愈加認真細致。絕對落實的懲處措施可以有效鞭策工作者，明確的獎勵措施則會為工作者持續(xù)提供動力。而將獎勵懲處體制細化也可以有效避免不追究小失誤小錯誤造成長期懈怠的弊端。細化年終、月終的工作考核也是保障工作者工作高效進行的有效措施。

（四）提高辦公室人員對精細化管理的認可

在辦公室推進精細化管理需要各個工作者的配合執(zhí)行。首先，推動整個體系的落實需要辦公室管理者的帶動，為辦公室職員樹立榜樣效應。精致化管理在推動初期取得有效成果，帶給辦公室團隊明顯改變，讓每個在職人員真切感受到精細分工下自我的進步，可以提高其對精細化管理的認可，提高精神的擁護，心理的認同。辦公室精細化管理推行到一定程度可以上升到企業(yè)文化的高度。精細化管理的理念深入到每一個辦公室工作人員的內心，如同企業(yè)文化深入到每一個員工的工作理念。

三、結語

隨著公司和企業(yè)技術實力等的普遍增強，公司間比拼的重心將逐漸轉移到一些較為細節(jié)的方面。推行辦公室精細化管理即是順應市場發(fā)展趨勢，不久的將來，提高辦公室效能，提升整個公司的競爭實力，勢必會在世界范圍內掀起一股精細化管理的浪潮。目前，辦公室精細化管理已逐漸滲透入大大小小的企業(yè)，未來可期。

（作者單位為國家能源集團寧夏煤業(yè)有限責任公司煤制油分公司）

參考文獻

[1] 周曉暉.小議精細化管理及其在水電廠科技管理中的應用[J].中國新技術新產品，2016（24）.