ERP環(huán)境下管理會計應用的幾點思考

□馮錦慧,李 征

(山西財經(jīng)大學，山西 太原 030006)

2014年,財政部發(fā)布《關(guān)于全面推進管理會計體系建設(shè)的指導意見》,提出了全面推行管理會計的主要措施和任務。自2016年財政部頒布《管理會計基本指引》以來,已經(jīng)陸續(xù)發(fā)布了22項應用指引,分別從企業(yè)戰(zhàn)略管理、成本管理、營運管理、投融資管理、績效管理、報告體系以及管理會計信息系統(tǒng)構(gòu)建方面提出具體指導意見,對于切實推進我國企業(yè)管理會計的應用,建設(shè)中國特色的管理會計應用體系意義重大。

1 管理會計思想與ERP系統(tǒng)具有高度融合的特點

財政部“指導意見”和“基本指引”指出:“管理會計作為現(xiàn)代會計的重要分支之一,主要服務于單位內(nèi)部管理需要,是通過利用相關(guān)信息,有機融合財務與業(yè)務活動,在單位規(guī)劃、決策、控制和評價等方面發(fā)揮重要作用的管理活動?！币?guī)劃、決策、控制、評價是其基本職能,終極目標是企業(yè)“提升內(nèi)部管理水平,促進經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級”。

管理會計在發(fā)揮其各項職能時,需要依賴于大量的數(shù)據(jù)與信息。因此說,管理會計體系是“二元”的。管理會計必須是管理控制系統(tǒng)和信息支持系統(tǒng)共同組成的功能體系(馮巧根,2018)。單一的管理會計功能,都無法充分發(fā)揮其作用,沒有信息系統(tǒng)作為支持的管理會計思想與理論只能是空中樓閣,沒有通過管理會計理論與方法處理的信息都是無用的。如片面地認為管理會計只有信息支持系統(tǒng)或者管理控制系統(tǒng)功能的一種功能,對企業(yè)管理實踐是不利的,對科學性決策會產(chǎn)生負面影響?？梢?管理會計體系的高效應用離不開信息系統(tǒng)的支持。

ERP(Enterprise Resource Planning)是企業(yè)資源計劃的簡稱,最早由美國IT分析咨詢公司Gartner Group Inc.提出,對其認識,不同的學者看法不同。簡單來概括,是對企業(yè)的物流、資金流和信息流等各種資源進行全面集成管理的信息系統(tǒng),是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,利用現(xiàn)代化的先進管理思想,全面集成企業(yè)所有資源信息,并為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺(邵麗萍,2016)。由此可見,ERP系統(tǒng)是集信息技術(shù)與先進管理思想于一身的一種系統(tǒng),伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展和管理思想的演進,ERP系統(tǒng)經(jīng)歷了從基本MRP(物料需求計劃),MRPⅡ(企業(yè)內(nèi)部資源整合)到現(xiàn)在以客戶為中心,以供應鏈管理為核心的ERP(企業(yè)資源計劃)幾個階段?，F(xiàn)階段的ERP系統(tǒng),利用更加先進的信息技術(shù),融合了供應鏈管理、客戶關(guān)系管理、精益生產(chǎn)、敏捷制造等先進的管理思想,并且還提供了BI商務智能分析軟件,將大數(shù)據(jù)分析技術(shù)融入其中,為企業(yè)進行數(shù)據(jù)分析提供技術(shù)支持與信息平臺。

ERP系統(tǒng)以銷售預測、銷售管理為源頭,進一步進行生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)作業(yè)管理,確定采購作業(yè)計劃,實施庫存管理、成本管理與設(shè)備管理等,并由業(yè)務模塊將數(shù)據(jù)傳輸至財務管理模塊,自動進行賬務處理,實現(xiàn)了業(yè)務財務一體化。

由此可見,二者在目標、內(nèi)容及要求上都是高度融合、相輔相成的,都以提高企業(yè)經(jīng)濟效益為終極目標,以事先的預測、計劃,事中的控制以及事后的考核評價為主要內(nèi)容,在“顧客創(chuàng)造經(jīng)營”的基礎(chǔ)上實現(xiàn)“業(yè)財融合”。

2 ERP環(huán)境下管理會計應用的必要性分析

《管理會計應用指引第802號——管理會計信息系統(tǒng)》第二條指出:“管理會計信息系統(tǒng),是指以財務和業(yè)務信息為基礎(chǔ),借助計算機、網(wǎng)絡通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段,對管理會計信息進行收集、整理、加工、分析和報告等操作處理,為企業(yè)有效開展管理會計活動提供全面、及時、準確信息支持的各功能模塊的有機集合?！边@也是管理會計體系二元論的基本要求。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及經(jīng)濟活動的日益復雜,傳統(tǒng)的會計核算工作逐漸被計算機技術(shù)所取代,實踐工作中財務會計向管理會計的轉(zhuǎn)型是必然趨勢,單純依賴于傳統(tǒng)財務會計信息為基礎(chǔ)的管理會計信息系統(tǒng)已遠遠不能適應企業(yè)精細化管理的要求,而ERP系統(tǒng)恰好能夠滿足這一要求。

以管理會計的核心控制方法——全面預算管理為例,在預算的編制、執(zhí)行、評價等各個環(huán)節(jié)中,ERP都能顯示出其強大的信息采集與傳遞作用,為發(fā)揮預算控制職能創(chuàng)造條件。在預算編制環(huán)節(jié),若采取傳統(tǒng)的手工編制配合簡單的電子表格的處理方法,各項數(shù)據(jù)的采集與匯總都非常耗時耗力,導致預算編制效率低下滯后。而利用ERP的集成系統(tǒng),可以很便捷地獲取編制預算的各項數(shù)據(jù),也容易實現(xiàn)各部門的協(xié)調(diào)。在預算執(zhí)行環(huán)節(jié),由于涉及的數(shù)據(jù)多,信息量大,傳統(tǒng)方式搜集信息效率低下且時效性差,導致預算的控制作用無法充分發(fā)揮,而ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時傳遞與共享,可以對企業(yè)各部門的預算執(zhí)行情況進行實時控制和及時修正,大大減少了預算執(zhí)行控制的工作量,并且有助于進一步細化預算。在預算考核環(huán)節(jié),傳統(tǒng)財務會計提供的信息指標單一,導致預算考核難以發(fā)揮激勵作用,ERP系統(tǒng)可提供全方位,多角度的數(shù)據(jù)信息,使預算考核指標多樣化和具體化。由此可見,信息系統(tǒng)是管理會計體系應用必不可少的基礎(chǔ)之一,而這種信息系統(tǒng)就是ERP系統(tǒng)。

3 ERP環(huán)境下管理會計應用的可行性分析

首先,ERP系統(tǒng)利用信息技術(shù),生成了企業(yè)在經(jīng)營過程中的海量數(shù)據(jù),既包括財務數(shù)據(jù),也包括大量的非財務數(shù)據(jù),并且可以借助于網(wǎng)絡,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時傳遞與信息共享,為管理會計先進思想及方法的發(fā)揮提供了必要的信息支撐平臺,真正幫助管理會計實現(xiàn)預測準確、控制到位、考評全面的職能。

其次,ERP系統(tǒng)包括財務管理模塊,而財務管理模塊又包括財務核算會計、管理會計、財務分析等多方面的內(nèi)容。管理會計本身的很多思想與理論,已經(jīng)被作為子模塊集成于ERP系統(tǒng)中,ERP系統(tǒng)不僅僅是一個信息平臺,更是一個體現(xiàn)先進管理思想的平臺,不斷出現(xiàn)的新的管理思想需要借助于ERP系統(tǒng)強大的信息技術(shù)發(fā)揮作用,而ERP系統(tǒng)的發(fā)展更離不開企業(yè)管理理論與方法的創(chuàng)新。將不斷涌現(xiàn)的管理會計理論與方法應用與ERP系統(tǒng)中,有利于企業(yè)管理會計的長足發(fā)展。在實踐中,ERP 系統(tǒng)有自行開發(fā)軟件與購買系統(tǒng)產(chǎn)品兩種基本方式,越來越多的企業(yè)采取購買ERP系統(tǒng)商品的方法,這些系統(tǒng)都有不同的模塊,企業(yè)可以根據(jù)需求進行付費開發(fā)。采用商品化ERP系統(tǒng)的一個主要缺陷就是,商品軟件主要基于信息技術(shù)上滿足共性需求,需要在實施過程中與企業(yè)的具體情況相融合,適應企業(yè)的管理需求,存在二次開發(fā)或修改系統(tǒng)的需要。

4 ERP環(huán)境下應用管理會計應注意的問題

4.1 ERP環(huán)境下管理會計應用的原則

ERP環(huán)境下管理會計信息系統(tǒng)的構(gòu)建,主要包括管理會計內(nèi)容和方法的選擇以及相應的ERP系統(tǒng)產(chǎn)品模塊的開發(fā)應用,根據(jù)“應用指引”,企業(yè)的管理會計內(nèi)容及方法共包括了預算管理等7個方面,每一部分都提出了相應的工具方法。如表1所示:

顯然,以上內(nèi)容和工具方法并未涵蓋現(xiàn)有管理會計的全部內(nèi)容及方法,其次隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和智能化的發(fā)展所帶來的經(jīng)濟環(huán)境的變遷,企業(yè)的經(jīng)濟活動也在不斷升級,與此相適應的管理會計工具方法必然帶來創(chuàng)新與變革。對于企業(yè)而言,應如何應用,還需要結(jié)合自己的實際情況,有所選擇有所創(chuàng)新地加以配合使用。這是需要在構(gòu)建管理會計信息系統(tǒng)過程中首要考慮的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

表1 管理會計內(nèi)容及工具方法

對于信息系統(tǒng)的開發(fā)過程,包括系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)、系統(tǒng)應用和系統(tǒng)維護幾個環(huán)節(jié)。需綜合考慮企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務流程、組織結(jié)構(gòu)、人員素質(zhì)等特征,遵循以下原則。

一是在系統(tǒng)規(guī)劃階段遵循重要性原則,確立戰(zhàn)略導向的管理會計應用目標。企業(yè)首先應當明確總體戰(zhàn)略方向,制定競爭戰(zhàn)略,明確未來發(fā)展過程中進行管理需要側(cè)重的內(nèi)容,有針對性地確定管理會計應用目標,梳理企業(yè)各項業(yè)務,明確各個發(fā)展階段企業(yè)管理會計最重要的內(nèi)容;二是在系統(tǒng)實施階段遵循適應性原則,在系統(tǒng)實施階段,應選擇適合本企業(yè)的管理方法和ERP產(chǎn)品模塊,使其適合企業(yè)業(yè)務流程及組織機構(gòu),并且能夠盡可能滿足各種信息需求;第三是開放性原則,無論是管理會計方法還是ERP系統(tǒng),都不是一成不變的,要在便于未來方法創(chuàng)新和系統(tǒng)升級時能夠?qū)崿F(xiàn)無縫對接,避免信息孤島現(xiàn)象。

4.2 完善ERP環(huán)境下管理會計信息系統(tǒng)構(gòu)建的措施

首先,應轉(zhuǎn)變企業(yè)管理層及員工的觀念。在管理會計的應用過程以及ERP系統(tǒng)的實施過程中,普遍存在認識不到位問題。很多人局限地認為管理會計是財務部門的職責,ERP系統(tǒng)就是會計記賬的系統(tǒng)。有些人甚至認為這些方法就是利用計算機來限制人的,而對系統(tǒng)采取抵制不配合的態(tài)度,這些認識都嚴重限制了管理會計的推廣及ERP系統(tǒng)的實施效果。因此轉(zhuǎn)變觀念是首要任務。樹立起領(lǐng)導重視,全員積極參與,全過程管理的思想。

其次,培養(yǎng)信息技術(shù)和企業(yè)管理方面的復合人才。商業(yè)ERP系統(tǒng)更加側(cè)重于信息技術(shù)以及共性需求的開發(fā),如何在企業(yè)中落地實施,則需要具體分析企業(yè)的業(yè)務流程,將管理思想和工具方法嵌入其中。在ERP系統(tǒng)實施過程中,企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、信息技術(shù)和人才素質(zhì)的三個關(guān)鍵要素中,人的因素是其決定性作用的因素。企業(yè)應有目的地培養(yǎng)這方面的復合型專業(yè)人才。

最后,依托ERP環(huán)境,逐步構(gòu)建管理會計信息系統(tǒng)。企業(yè)在ERP環(huán)境下構(gòu)建管理會計系統(tǒng)時,應遵循確立“一個中心,兩個融合,三個保障”的實施路徑。圍繞“一個中心”,即以企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略為中心,構(gòu)建適合本企業(yè)的管理會計工具方法;促進“兩個融合”,即實現(xiàn)業(yè)務與財務的融合、管理會計與財務會計的融合,業(yè)財融合意味著要建立財務工作與具體業(yè)務的協(xié)同機制,管理會計與財務會計的融合則意味著管理會計充分利用財務信息,同時財務機構(gòu)應設(shè)置必要的管理會計崗位;營造“三個保障”,即營造構(gòu)建管理會計信息系統(tǒng)的制度保障、隊伍保障和技術(shù)保障。

總之，管理會計的應用同時體現(xiàn)在理論方法和技術(shù)兩個方面,理論與方法為管理會計之魂,先進的管理會計理論和方法只有依賴于計算機軟件系統(tǒng)的技術(shù)才能實現(xiàn),反之,信息技術(shù)的高速發(fā)展則促進了企業(yè)生產(chǎn)的變革進而引發(fā)管理理論與方法的創(chuàng)新與進步。在當前信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的環(huán)境下,技術(shù)的創(chuàng)新對管理會計信息系統(tǒng)具有更強的推動力,更有利于管理會計信息系統(tǒng)的落地實施。因此,依托于ERP系統(tǒng)是構(gòu)建管理會計信息系統(tǒng)的必然選擇。企業(yè)應結(jié)合自身實際情況與需求,逐步構(gòu)建與完善管理會計信息系統(tǒng),確保管理會計的有效應用。