高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策探述

葉淑賢

作為高校日常工作事務(wù)和國(guó)家人事檔案的重要組成部分，高校學(xué)生檔案真實(shí)和全面地記錄著大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)實(shí)踐、日常表現(xiàn)及能力考核等內(nèi)容，是步入職場(chǎng)后用人單位在選拔和聘用人才方面的重要憑證。因此，重視并加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作十分有必要，然而當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理仍存在著制度不健全等諸多問題，本文就此展開分析指出當(dāng)前制約高校學(xué)生檔案管理水平提高的主要因素，并對(duì)此提出了相應(yīng)的解決路徑。

高校學(xué)生檔案記載的內(nèi)容不但包括了學(xué)生的簡(jiǎn)歷、成績(jī)報(bào)告以及鑒定評(píng)價(jià)，還涵蓋了學(xué)生的健康體檢表、獎(jiǎng)懲記載等，作為學(xué)生高校生活的記錄和教學(xué)活動(dòng)及社會(huì)實(shí)踐的衍生物，高校學(xué)生檔案管理在現(xiàn)階段因?yàn)榛A(chǔ)條件不夠完善，管理人員不夠充足，管理工作缺乏專業(yè)性，使得學(xué)生檔案的材料過于簡(jiǎn)單，缺乏全面的材料使得利用率大打折扣。現(xiàn)今，企業(yè)用人單位愈發(fā)重視學(xué)生在高校時(shí)期的能力評(píng)價(jià)，所以本著對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)的原則，高校學(xué)生檔案管理者要針對(duì)現(xiàn)存的問題進(jìn)行思考和分析，尋求最為適當(dāng)?shù)慕鉀Q策略。

一、高校學(xué)生檔案管理存在的問題

首先，我國(guó)大部分高校在學(xué)生檔案管理工作上還沒有實(shí)現(xiàn)閱檔室、干部檔案人員辦公室以及檔案庫(kù)房的單獨(dú)設(shè)置。諸如庫(kù)房面積、防火防潮能力等安全設(shè)施未能達(dá)標(biāo)。基礎(chǔ)條件較差加上管理人員普遍不是檔案管理相關(guān)專業(yè)出身，管理手段滯后，對(duì)學(xué)生需要?dú)w檔的材料不具備應(yīng)有的鑒別能力，使得實(shí)際的檔案收集與整理工作較為隨意。

其次，未能建立健全的高校學(xué)生檔案管理機(jī)制。就當(dāng)今高校學(xué)生管理檔案實(shí)際而言，主要采取兩種方式開展工作，要么將學(xué)生的檔案置于學(xué)生處存放或者在校檔案室進(jìn)行統(tǒng)一的管理，要么以院系為單位，實(shí)行檔案的分散管理。一旦無(wú)法實(shí)現(xiàn)“三室分開”的檔案管理要求，在學(xué)生畢業(yè)時(shí)再轉(zhuǎn)交檔案，就會(huì)出現(xiàn)檔案材料無(wú)法及時(shí)歸檔的問題，給學(xué)生畢業(yè)就業(yè)帶來(lái)一定的負(fù)面影響。

最為重要的一點(diǎn)在于，檔案意識(shí)的淡薄導(dǎo)致檔案內(nèi)容過于單一，使得當(dāng)前高校學(xué)生檔案并不能很好地反映出學(xué)生的真實(shí)情況。檔案信息量少，檔案材料過時(shí)，檔案內(nèi)容缺乏參考價(jià)值等，不少高校檔案管理工作對(duì)檔案知識(shí)的普及和宣傳力度較弱，這就令高校學(xué)生檔案的重要性有所削減。學(xué)生和檔案管理者不能實(shí)實(shí)在在認(rèn)識(shí)到高校學(xué)生檔案與人事檔案間的重要關(guān)系，忽視了學(xué)生檔案在之后轉(zhuǎn)化成人事檔案時(shí)對(duì)學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯構(gòu)成的影響力，這就不利于日后人事檔案的歸檔和整理。

二、改善高校學(xué)生檔案管理水平的對(duì)策

提高高校學(xué)生檔案管理的水平，要立足實(shí)際，具體問題具體研究，采取合理的舉措，就癥結(jié)所在進(jìn)行優(yōu)化，增強(qiáng)檔案內(nèi)容的全面性和使用價(jià)值。建立健全的高校學(xué)生檔案管理機(jī)制，要從主觀和客觀上改善基礎(chǔ)條件。提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平，普及檔案管理知識(shí)，可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，借助高科技的管理設(shè)備和軟件以有效改善當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作中存在的不足。具體來(lái)說(shuō)，可從以下幾點(diǎn)來(lái)嘗試提升現(xiàn)今管理工作中的不足。

（一）加強(qiáng)檔案管理的思想教育工作，強(qiáng)化師生的檔案意識(shí)

意識(shí)對(duì)行為往往具有一定的導(dǎo)向作用，檔案意識(shí)的培養(yǎng)和強(qiáng)化能從思想主觀層提升檔案管理的水平。高校入學(xué)之初，學(xué)生作為檔案管理的主體，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的基本內(nèi)容與相關(guān)的管理規(guī)范等有一定程度的熟悉和認(rèn)知，幫助學(xué)生養(yǎng)成檔案意識(shí)，有利于學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案樹立認(rèn)真和嚴(yán)肅的態(tài)度。這樣，在日常的學(xué)習(xí)生活中，不但能對(duì)檔案管理提供充足的材料，更能有所側(cè)重地改善自己的不足，提高自我約束的能力。同時(shí)，老師及管理工作員通過開展與檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)工作，邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家來(lái)校開展交流講座學(xué)習(xí)來(lái)從思想上強(qiáng)化其檔案意識(shí)、管理水平和職業(yè)道德等，為學(xué)生發(fā)展等提高更好的服務(wù)。并且高校還要注重加強(qiáng)檢查和監(jiān)督學(xué)生檔案管理工作中的細(xì)節(jié)，將管理職責(zé)與適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲績(jī)效考核機(jī)制結(jié)合，一方面是提升管理水平的有力措施，另一方面是滿足學(xué)生檔案全面性和真實(shí)性應(yīng)當(dāng)具備的基本要求。

（二）利用現(xiàn)代技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理的信息化水平

高科技有效的彌補(bǔ)了學(xué)生檔案工作中因?yàn)檩^差的基礎(chǔ)條件造成的管理工作的缺陷，當(dāng)前諸如掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸被運(yùn)用到高校學(xué)生檔案管理工作中。信息化的檔案管理讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化成了數(shù)字信息，加之計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，能讓檔案管理突破過往因?yàn)椤叭也环帧钡膸?kù)房容量限制。顯然，數(shù)字化信息管理符合學(xué)生實(shí)際所需與社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，在新形勢(shì)下，高校首先要做的是落實(shí)建立學(xué)生電子檔案的工作，對(duì)學(xué)生的基本信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)采集、錄入以及整理歸檔。再有校內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)班級(jí)與班級(jí)，課程與課程，院系與院系之間的信息資源共享，充分發(fā)揮數(shù)字化管理存儲(chǔ)量大、查詢速度快的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

三、結(jié)語(yǔ)

高校學(xué)生檔案作為記錄高校人才培養(yǎng)方方面面的詳實(shí)資料，應(yīng)當(dāng)從各個(gè)側(cè)面反映出學(xué)生的能力與水平，以為學(xué)生日后就業(yè)提供最為全面的依據(jù)和憑證。高校在學(xué)生檔案的日常管理中，要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要改善工作方法，提升管理質(zhì)量，更新管理理念，積極為提升高校的服務(wù)水平做出貢獻(xiàn)。事物的發(fā)展永遠(yuǎn)是動(dòng)態(tài)的過程，所以高校學(xué)生檔案的管理工作還需要相關(guān)工作者在嘗試和摸索中，不斷發(fā)現(xiàn)問題，去思索與創(chuàng)新，以更好地解決管理工作中存在的疏漏。（作者單位：佛山職業(yè)技術(shù)學(xué)院）