淺談血站專業(yè)檔案規(guī)范化管理整理方法

血站專業(yè)檔案是指血站在采供血工作中產(chǎn)生的諸如獻(xiàn)血者登記表、血液檢測、血源管理、血液供應(yīng)等記錄的原始文件材料，是一個(gè)血站采供血工作的真實(shí)反映，也是輸血事業(yè)發(fā)展的歷史記載。這些檔案資料管理是否規(guī)范，全方位地反映血站整體管理水平。宜昌市中心血站多年來在省市檔案局指導(dǎo)下，摸索出一套適合本站專業(yè)檔案規(guī)范化管理整理方法，我站在 2008年檔案規(guī)范化管理工作達(dá)到AAA級，后又復(fù)查達(dá)標(biāo)。現(xiàn)將我站專業(yè)檔案規(guī)范化管理整理方法進(jìn)行交流探討。

一、中心血站專業(yè)檔案規(guī)范化管理整理方法

我站專業(yè)檔案規(guī)范化管理整理方法包含12個(gè)基本步驟，即分類、組卷、排列、編號、編目、擬寫案卷題名、編制案卷封面、裝訂、填寫備考表、編制檔號、裝盒、編制檢索工具。

（一）分類。我站專業(yè)檔案根據(jù)文件材料形成規(guī)律、內(nèi)容特點(diǎn)，本著便于保管、方便利用的原則，根據(jù)《湖北省科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理評定標(biāo)準(zhǔn)》、宜昌市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科和我站質(zhì)量控制的要求，進(jìn)行了科學(xué)性和適用性相結(jié)合的分類，共分為9大類：1.質(zhì)量管理類。質(zhì)量評審、體系文件、血液成分、工藝衛(wèi)生、關(guān)鍵設(shè)備、關(guān)鍵材料、過程記錄、其它等種類。2.體檢采血類。采血日志、獻(xiàn)血反應(yīng)登記表、采血袋使用記錄、檔案合并信息記錄、初篩試劑使用記錄、獻(xiàn)血者回訪記錄表、標(biāo)本運(yùn)送記錄等種類。3.血液檢測類。血液檢測結(jié)果明細(xì)表、血標(biāo)本兩次檢測原始記錄、室內(nèi)質(zhì)控記錄、初檢結(jié)果報(bào)告單、復(fù)檢結(jié)果報(bào)告單、HIV抗體確認(rèn)報(bào)告單、檢驗(yàn)試劑批檢報(bào)告、部省室內(nèi)質(zhì)評原始記錄、室間質(zhì)評反饋結(jié)果等種類。4.成分單采類。血小板單采記錄、機(jī)采用品消毒記錄、機(jī)采反應(yīng)登記表等種類。5.成分制備類。制備過程記錄表、血液破袋處理記錄、凈化間環(huán)境消毒記錄等種類。6.血液供應(yīng)類。血液出庫單明細(xì)表、血液出庫單、溫度記錄、報(bào)廢庫記錄、成分預(yù)約單等種類。7.血源管理類。獻(xiàn)血者登記表、獻(xiàn)血者明細(xì)表、獻(xiàn)血者淘汰登記表、稀有血型檔案管理表等種類。8.專業(yè)綜合類。醫(yī)用廢物、物料、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)種類。一是醫(yī)用廢物： 血液報(bào)廢明細(xì)表、醫(yī)療廢物報(bào)廢血液交接記錄表、醫(yī)療用品消毒記錄表等種類。二是物料：物料庫存量報(bào)表、供方能力評定表、物料入庫登記表、檢驗(yàn)試劑與實(shí)驗(yàn)材料交接記錄、試劑冰箱溫度記錄單等種類。三是業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)：采供血機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)明細(xì)表種類。9.數(shù)據(jù)信息類。計(jì)算機(jī)管理及維護(hù)信息記錄表、數(shù)據(jù)核對表、網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)材料。

（二）組卷。同一年度專業(yè)檔案按類別組卷，同一類別數(shù)量多的，按同一類別時(shí)間段組卷。每卷根據(jù)檔案盒厚度確定，為了能裝進(jìn)盒，我站專業(yè)檔案每卷檔案厚度不超過4mm厚。比如：血液檢測結(jié)果明細(xì)表幾天時(shí)間就能組成一卷，不規(guī)定具體幾天，但要考慮這種類別同一天的，不能分成兩卷；血液初檢結(jié)果報(bào)告單3-6個(gè)月可能就組成一卷，這種類別要考慮1個(gè)月不能拆開分成兩卷；獻(xiàn)血者登記表不一樣，一天采血多的，一天就組成幾卷，可以按血型組卷，采血少時(shí)幾天組成一卷；冰箱溫度記錄一年組成一卷等?？傊M卷時(shí)，不能跨年度組卷，同一類別分別按天、月、季、半年、一年組卷，方便查找利用。

（三）排列。同一類別按年度時(shí)間先后順序排列。

（四）編號。就是指編頁號。單面書寫的材料用鉛筆在右下角編寫頁號；雙面書寫的材料正面在右下角和背面在左下角編頁號。有文字記錄的都要編頁號，空白紙不編頁號。

（五）編目。就是案卷檔案內(nèi)要編卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄格式要求內(nèi)容有：序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號、備注。

（六）擬寫案卷題名。案卷題名就指案卷標(biāo)題。專業(yè)檔案案卷題名基本結(jié)構(gòu)一般由三部分組成，即：單位-日期-類別。如：宜昌市中心血站2012年1月1日至4日無償獻(xiàn)血者登記表、宜昌市中心血站2012年1月至6月血液復(fù)檢結(jié)果報(bào)告單等。

（七）編制案卷封面。案卷封面有案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式。外封面印制在卷盒的正表面或脊背上，內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。案卷外封面基本項(xiàng)目有：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號。案卷內(nèi)封面基本項(xiàng)目有：案卷題名、立卷單位、起止日期、檔號。

（八）裝訂。裝訂專業(yè)檔案要采用“三孔一線”裝訂，裝訂的檔案要有案卷內(nèi)封面和卷內(nèi)目錄。裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、不要壓住字跡，不漏頁和倒頁，以便于借閱和利用。

（九）填寫備考表。卷內(nèi)備考表主要介紹和說明卷內(nèi)有關(guān)情況，它可幫助利用者利用檔案，并為檔案鑒定提供重要依據(jù)。備考表放在專業(yè)檔案卷最后。填寫備考表字跡要工整。

（十）檔號編制。專業(yè)檔案檔號主要是指對專業(yè)檔案案卷進(jìn)行編號。它起到固定專業(yè)文件材料立卷排列成果，指導(dǎo)、查找、調(diào)閱專業(yè)檔案的作用。我站專業(yè)檔案設(shè)三級類目：1.一級類目代號設(shè)為：Z；一級類目名稱設(shè)為：專業(yè)檔案。2.二級類目代號用阿拉拍數(shù)字：1-9；二級類目名稱分別為：（1）質(zhì)量管理類，（2）體檢采血類，（3）血液檢測類，（4）成分單采類，（5）成分制備類，（6）血液供應(yīng)類，（7）血源管理類，（8）專業(yè)綜合類，（9）數(shù)據(jù)信息管理類。3.三級類目代號為阿拉拍數(shù)字：a、b、c；三級類目名稱分別為：a、醫(yī)用廢物，b、物料，c、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)。我站專業(yè)檔案檔號結(jié)構(gòu)模式及標(biāo)記符號：1.用字母與阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合編號制；2.表示不同級別類號、年度用“·”分隔，案卷號之間用“-”分隔；3.專業(yè)檔案檔號結(jié)構(gòu)為：專業(yè)檔案+分類號+年度+案卷順序號。專業(yè)檔案檔號圖例如下：

（十一）裝盒。裝盒時(shí)要依次檢查以上基本步驟。案卷內(nèi)封面上檔號與盒上檔號要一致。裝進(jìn)盒里的案卷所有內(nèi)容要與檔案盒上填寫的內(nèi)容要一致，每卷盒內(nèi)最后要放備考表。

（十二）編制檢索工具。專業(yè)檔案根據(jù)開發(fā)利用檔案的實(shí)際需要編制檢索工具。我站專業(yè)檔案編制了案卷目錄，查找利用非常方便。案卷目錄格式：案卷號、題名、保管期限、卷內(nèi)材料起止時(shí)間、備注。

二、中心血站專業(yè)檔案規(guī)范化管理的作用和意義

（一）專業(yè)檔案規(guī)范化管理的作用。血站整理專業(yè)檔案的重要性，專業(yè)檔案的原始性、完整性和管理上實(shí)現(xiàn)的系統(tǒng)化、科學(xué)化，使專業(yè)檔案成為一個(gè)可靠、有效的信息庫。通過它不但可以了解過去工作的各種成果，把握行業(yè)發(fā)展方向，同時(shí)也可以提供很多信息供科技人員立項(xiàng)研究，減少工作的盲目性和重復(fù)性，有效地利用現(xiàn)有資源，減少浪費(fèi)。此外，在管理上同樣可以通過它考查過去管理的效率，尋找提高管理質(zhì)量的思路。

（二）規(guī)范化整理專業(yè)檔案意義重大，查找利用非常方便，使檔案查詢、檢索效率大大提高。通過以上整理方法，我站檔案卷宗排列有序，檢索工具齊全，查找迅速方便。有了這些規(guī)范的檔案，可以從檔案資料中迅速找到合適的檔案資料，不再像整理前那樣到處翻找。

2016年6月27日，湖北省衛(wèi)生督導(dǎo)檢查，要查找一個(gè)批檢試劑盒批號，有了規(guī)范的檔案，迅速找到。專家還抽查5年前和9年前的獻(xiàn)血、血液檢測和供血的原始記錄各5份，抽查血液成分質(zhì)量檢查報(bào)告，質(zhì)量管理培訓(xùn)記錄、確認(rèn)記錄等檔案，由于我站檔案資料整理規(guī)范，迅速找到。規(guī)范的檔案給專家留下了良好的印象，起到了積極的作用，為我站爭得了榮譽(yù)。類似的例子很多：整理規(guī)范的檔案信息資料在獻(xiàn)血者招募、獻(xiàn)血者表彰、輸血醫(yī)療糾紛維權(quán)、獻(xiàn)血服務(wù)、無償獻(xiàn)血返還、文明創(chuàng)建等業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮了極其重要的作用，收到了顯著成效，產(chǎn)生了巨大的社會效益，極大地促進(jìn)了宜昌市無償獻(xiàn)血工作的開展。宜昌市連續(xù)六次獲得了“全國無償獻(xiàn)血先進(jìn)城市”光榮稱號，連續(xù)七年被宜昌市衛(wèi)生計(jì)生委考評為衛(wèi)生工作優(yōu)勝單位。

三、結(jié)語

血站作為采供血專業(yè)機(jī)構(gòu)，其業(yè)務(wù)工作的特殊性，決定了專業(yè)檔案管理的獨(dú)特性。正確劃分血站專業(yè)檔案的歸檔范圍和保管期限，并將檔案資料從收集、整理、分類到立卷歸檔各環(huán)節(jié)均納入管理范圍。我站制定了這樣一套科學(xué)的整理方法以及適合自身特點(diǎn)的專業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，使檔案管理更規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，使檔案工作有章可循，有據(jù)可依。