公共圖書館年度報告調(diào)查研究

高美云

摘 要 年度報告是公共圖書館重要的檔案資料，也是科學管理、對外宣傳、推進信息公開的重要手段。論文對19所公共圖書館公布的年度報告進行調(diào)查，從發(fā)布渠道、時間、形式、內(nèi)容設(shè)置、編撰流程分析、提出并行編撰不同類型的年報、建立信息統(tǒng)計平臺挖掘數(shù)據(jù)深層意義、加強宣傳推廣推進信息公開等建議，以期為公共圖書館年度報告發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞 公共圖書館 年度報告

分類號 G250

DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2019.04.011

Abstract Annual report is an important archival material in public libraries. It is also an important means for scientific management， publicity and information disclosure. This paper investigates the annual reports published by 19 public libraries. From the distribution channel， time， form， content setting and compilation process analysis， it puts forward some suggestions on parallel compilation of different types of annual reports， the establishment of information statistics platform to excavate the deep meaning of data， and the promotion of publicity and information disclosure， so as to provide reference for the development of the annual reports of public libraries.

Keywords Public library. Annual reports.

0 引言

年度報告指全面反映機構(gòu)年度工作情況和成果的報告性文書（以下簡稱“年報”）。最早的年報始于1858年美國的工業(yè)行業(yè)，后來越來越多的行業(yè)相繼模仿該做法，1923年Ralph Munn對外公布了第一份圖書館年報[1]。對于通過年報來了解某一單位組織的業(yè)務(wù)情況，我國起步相對較晚。1993年頒布的《股票發(fā)行與交易管理暫行條例》首次規(guī)定上市公司每個會計年度必須提交年報;2008年施行的《政府信息公開條例》 第三十一條規(guī)定了各級行政機關(guān)應(yīng)當在每年3月31日前公布政府信息公開工作年報;2014年修訂的《事業(yè)單位登記管理暫行條例實施細則》 第六十五條規(guī)定事業(yè)單位應(yīng)當向社會公示年報;2016年頒布的《公共文化服務(wù)保障法》 第二十一條規(guī)定公共文化設(shè)施管理單位應(yīng)當建立公共文化設(shè)施資產(chǎn)統(tǒng)計報告制度和公共文化服務(wù)開展情況的年報制度;2017年頒布的《公共圖書館法》 規(guī)定公共圖書館“定期公告服務(wù)開展情況，聽取讀者意見，建立投訴渠道，完善反饋機制，接受社會監(jiān)督”，由此我國公共圖書館年報制度正式走向法制化與規(guī)范化發(fā)展的軌道。為配合法律的貫徹落實，2017年第六次公共圖書館評估正式將年報納入評估指標。對于評估標準下發(fā)時滿一年后，年報的公開情況如何？年報的內(nèi)容設(shè)置、版面設(shè)計及呈現(xiàn)形式有何特點？筆者認為有必要對國內(nèi)公共圖書館年報進行調(diào)研分析，以期為公共圖書館年報編撰及公布提供借鑒。

1 調(diào)查對象

本文選取19個城市公共圖書館作為調(diào)查對象，其中包括五大在政治、經(jīng)濟、文化等諸多方面具備引領(lǐng)、輻射、集散功能的國家中心城市，通過網(wǎng)站、微信、微博等發(fā)布渠道進行搜索（時間跨度為2018年4月—6月），對其發(fā)布的年報進行調(diào)查。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分公共圖書館發(fā)布的年報分為兩種形式，一種是傳統(tǒng)的檔案型年報，涵蓋統(tǒng)計數(shù)據(jù)、服務(wù)及管理介紹、科研成果展示等系統(tǒng)全面的信息，這里稱之為“綜合年報”;另外一種是專門統(tǒng)計閱讀的年報。廣州、金陵、上海等圖書館除了檔案型年報外還發(fā)布了單館或地區(qū)以閱讀數(shù)據(jù)為主體內(nèi)容的報告，這里稱之為“閱讀年報”。綜合年報主要通過網(wǎng)站發(fā)布，而閱讀年報則傾向于微信、微博發(fā)布。參照2017年“城市圖書館學術(shù)論壇”中山大學唐瓊、肖鵬兩位老師的理論研究，結(jié)合廣州、杭州、廈門、深圳圖書館代表介紹的編撰經(jīng)驗，筆者對所獲得的年報分別進行“綜合年報”和“閱讀年報”分析。

2 綜合年報調(diào)查分析

筆者搜索19所公共圖書館網(wǎng)站，共獲得17份綜合年報，通過業(yè)內(nèi)交流獲知成都圖書館有編制綜合年報但未對外公布。廈門圖書館年報是涵蓋服務(wù)、資源、管理等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計性年報;深圳圖書館年報則是以概括服務(wù)、管理等方面為主的敘述性年報，這與其他15份既包含統(tǒng)計數(shù)據(jù)，又包含事件記錄及成果展示敘述的年報差異較大，具體見表1。

2.1 發(fā)布渠道

互聯(lián)網(wǎng)時代，公共圖書館可通過網(wǎng)站、微信、微博等發(fā)布年報。網(wǎng)站由于欄目穩(wěn)定、搜索便捷等成為圖書館公布綜合年報的重要平臺，這與評估中規(guī)定“年度計劃和年報在圖書館網(wǎng)站發(fā)布”一致。其中，64.7%的圖書館將綜合年報設(shè)置在“關(guān)于我們”或“服務(wù)數(shù)據(jù)”二級欄目下，其他圖書館將綜合年報設(shè)置在“動態(tài)—業(yè)務(wù)建設(shè)”或“服務(wù)指南—歷年回顧”等三級欄目下，部分圖書館沒有設(shè)置固定欄目，公眾需要花費一定的時間才能訪問。以筆者所在的廣州圖書館為例，紙質(zhì)版綜合年報編制完成后對全體館員發(fā)放，并通過媒體發(fā)布會等主動向社會公開;郵寄給理事會成員、行政主管部門、業(yè)內(nèi)同行等;擺放在會議室供研討會、專業(yè)交流等社會各界來訪時取閱等。

2.2 發(fā)布時間

發(fā)布時間指網(wǎng)站公布的日期。根據(jù)調(diào)查，58.8%的圖書館標注了綜合年報的發(fā)布日期，時間從1月至8月不等。截至5月底，只有廣州、哈爾濱、深圳圖書館發(fā)布了2017年報，其他圖書館最新年報依然為2016年報。查閱各館綜合年報歷年發(fā)布時間，4所圖書館于2017年第六次公共圖書館評估前集中公布了近幾年的年報，即使評估前對外公布年報的圖書館歷年發(fā)布日期也不太穩(wěn)定。對比上市企業(yè)的年報，《股票發(fā)行與交易管理暫行條例》 第五十七條規(guī)定：“在每個會計年度結(jié)束后后一百二十日內(nèi)提交經(jīng)注冊會計師審計的年度報告”，其年報大多集中在4月下旬公布。年報具有一定的時效性，因涵蓋眾多的數(shù)據(jù)資料，收集、匯總、分析數(shù)據(jù)以及編撰均需耗費大量的時間，但發(fā)布時間越晚越容易造成“過時”之感，而穩(wěn)定的發(fā)布日期更有利于公眾獲取年報信息。

2.3 發(fā)布形式

64.7%的圖書館以pdf格式發(fā)布綜合年報，23.5%的圖書館以jpg、png圖片格式發(fā)布綜合年報，無論是pdf還是jpg、png，都基于文檔再通過編輯器制作而成，與word文檔的區(qū)別并不大。綜合年報篇幅少的僅僅5頁，多的達到166頁，差異性較大，篇幅越長，資料記錄的保存效果更為豐滿;篇幅短，則宣傳閱讀的效果更好，其中只有29.4%的綜合年報配有圖片。杭州圖書館年報自2011年改版后，從工作羅列調(diào)整為重點工作展示，從純文字調(diào)整為圖、文、表相結(jié)合，增加了綜合年報的可讀性。

2.4 體例與內(nèi)容設(shè)置

體例指年報的組織結(jié)構(gòu)，即年報的內(nèi)容如何排列。調(diào)查顯示，多數(shù)圖書館綜合年報按內(nèi)容羅列排序;廣州、杭州、金陵圖書館年報按章節(jié)對內(nèi)容分類，如廣州圖書館年報分年度概覽、業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析、社會參與、影響力及附錄五章，但各館對章節(jié)的理解各有差異，杭州圖書館將“媒體報道”編排在“社會影響”章節(jié)下，而金陵圖書館則將“媒體報道”編排在“附錄”章節(jié)下。美國公共圖書館年報一般包括報告目錄、館長致信、圖書館大事年表、重要項目介紹、重要服務(wù)介紹、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、財務(wù)信息、理事會成員信息、捐贈信息、分館信息[2]。

調(diào)查可見，我國公共圖書館年報內(nèi)容排在前五位的包括：工作總結(jié)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、獲獎情況、大事記、機構(gòu)設(shè)置。各館綜合年報內(nèi)容各有側(cè)重，即使是同一所圖書館，不同年份的內(nèi)容也不盡一致。其中值得注意的是，除上海圖書館單獨公布預(yù)算、決算及績效目標外，其他館綜合年報都公布了統(tǒng)計數(shù)據(jù)，其中公布業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)占100%、文獻資源占100%、購書經(jīng)費占58.8%、硬件資源占47.8%，但只有3所圖書館公布了數(shù)據(jù)與服務(wù)、數(shù)據(jù)與管理的關(guān)聯(lián)分析。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，各館對“工作計劃”的理解不一，9份公布工作計劃的年報中，5份公布的是當年的計劃，另4份則公布的是次年計劃。

3 閱讀年報調(diào)查分析

考慮綜合年報涵蓋的內(nèi)容較多、可讀性不強等因素，為提高點擊率、擴大社會宣傳，部分圖書館發(fā)布了閱讀年報。因各館在微信、微博中均無設(shè)立單獨的年報欄目，如果不是時刻關(guān)注各館微博或公眾號信息，只能通過歷史信息查找，且由于各館閱讀年報題名不一，為搜索帶來了一定的難度。19所圖書館中只查到6所公共圖書館的閱讀年報，其中廣州、深圳、上海發(fā)布的是地區(qū)年報，具體見表2。

從數(shù)量看，發(fā)布閱讀年報的圖書館數(shù)量相對較少，說明公共圖書館對閱讀年報的重視程度不夠;從題名上看，閱讀年報更為口語化，如上海圖書館的“上海市民有多愛看書？答案就在這份報告里”，采用疑問句的形式，吸引公眾眼球;從發(fā)布時間看，閱讀年報大多集中春節(jié)前后，或“世界讀書日”之際發(fā)布，各館發(fā)布時間相對固定;從呈現(xiàn)形式看，閱讀年報穿插了大量的圖片，甚至采用H5的方式融合了音樂、動畫等效果;從內(nèi)容設(shè)置看，閱讀年報主要展示公眾關(guān)心的數(shù)據(jù)，包括外借文獻量、注冊讀者量、接待訪問量、舉辦讀者活動及借閱排行榜等。綜上所述，閱讀年報主要以用戶作為受眾，以受眾關(guān)心的數(shù)據(jù)作為主要內(nèi)容展示，并通過口語化的展示、簡潔的設(shè)計，契合重要的時機發(fā)布，吸引公眾的關(guān)注度。

4 年報編撰流程

年報編撰是一項細致的工作，需要一套完整的工作流程以保障數(shù)據(jù)、資料的系統(tǒng)性與準確性。深圳圖書館制定《信息工作制度》，明確年報由辦公室統(tǒng)籌負責，其他部門配合設(shè)立信息專員，規(guī)定信息報送的范疇、分工、內(nèi)容、格式等，辦公室定期編撰發(fā)布周報、季報，形成嚴謹?shù)男畔⑹占瘷C制。廈門圖書館啟用業(yè)務(wù)報表系統(tǒng)，就報表系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑、統(tǒng)計方法、填報規(guī)范等召開專門會議，確定數(shù)據(jù)填報責任人，嚴格報送期限，辦公室負責數(shù)據(jù)審核并從系統(tǒng)提取年報所需的數(shù)據(jù)。以廣州圖書館為例，從12月初啟動編撰工作至次年4月完成年報發(fā)布，歷時約4個月。具體時間和流程（見圖1）：12月確定提綱，發(fā)布通知明確收集內(nèi)容、部門分工、格式等;次年1月各部門提交數(shù)據(jù)并起草專項分析報告，報告經(jīng)分管領(lǐng)導審稿后再提交辦公室，嚴格把關(guān)專項分析報告質(zhì)量;2月辦公室完成數(shù)據(jù)的整理、核對并制作可視化的圖表，按提綱確定的體例編排各類資料形成年報初稿;3月至4月對年報進行4層審核，數(shù)易其稿后形成定稿，最后交出版社排版校對出版，層層保障年報的編撰質(zhì)量。

5 探索與建議

5.1 以用戶為中心，進行分類編撰

公共圖書館依靠政府財政撥款運行，以社會公眾為服務(wù)對象，同行間的交流有利于更好地開展公共文化服務(wù)。因此，年報的受眾含政府部門、公眾、同行三種，不同受眾因關(guān)注點不同，信息需求也有所差異。政府部門希望了解效益、收支情況、社會參與建設(shè)等信息，業(yè)內(nèi)同行更希望了解服務(wù)開展、服務(wù)統(tǒng)計及創(chuàng)新項目，而公眾則關(guān)心服務(wù)項目、館藏信息等。為方便不同的受眾查找所需的信息，公共圖書館可以并行編撰不同類型的年報。

綜合年報主要面向行政部門、業(yè)內(nèi)同行發(fā)放，更為注重專項服務(wù)的深度分析與趨勢指引，主要涵蓋以下內(nèi)容：（1）年度概況，包括工作總結(jié)、工作計劃、組織結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)、文獻信息資源結(jié)構(gòu)及服務(wù)結(jié)構(gòu)等。其中，“工作計劃”應(yīng)公布次年待開展的項目，以便公眾監(jiān)督管理。因涉及隱私問題，“人員結(jié)構(gòu)”不必詳細到員工信息，而是展現(xiàn)員工學歷、專業(yè)、職稱的結(jié)構(gòu)。（2）統(tǒng)計與分析，數(shù)據(jù)以圖表的形式展現(xiàn)，重點展示人員信息、資源建設(shè)、財務(wù)收支、服務(wù)效益等數(shù)據(jù)，相應(yīng)的分析應(yīng)當包含人力資源、文獻信息資源、財務(wù)收支、基本服務(wù)、閱讀推廣服務(wù)、數(shù)字化服務(wù)等報告，新服務(wù)項目可采用案例的方式重點展示。（3）社會參與建設(shè)，包括社會捐贈、合作伙伴、志愿服務(wù)等。（4）影響力，包括媒體報道、獲獎情況及社會評價等。（5）附錄，包括大事記、機構(gòu)信息（如機構(gòu)名稱、地址、聯(lián)系方式等，含分館信息）、人員信息（如理事會成員名單）等。必要時，綜合年報應(yīng)增加圖書館專業(yè)術(shù)語概念釋義，以便圖書館業(yè)外人員閱讀。綜合年報可與出版機構(gòu)合作，采用新穎美觀的設(shè)計，搭配年度重點服務(wù)、活動等圖片，采用雙色調(diào)印刷，既擺脫傳統(tǒng)報告白紙黑字的沉悶，又脫離了華麗的多色彩設(shè)計的窠臼，形成個性化而穩(wěn)定的風格，彰顯機構(gòu)自身特色。

閱讀年報應(yīng)從公眾的需求出發(fā)設(shè)置欄目，不僅僅包括服務(wù)數(shù)據(jù)、借閱排行榜，還應(yīng)該包括重點服務(wù)、館藏信息、財務(wù)公開、理事介紹、捐贈合作信息、分館信息、聯(lián)系方式等，通過文字描述、數(shù)據(jù)圖表演示、以及圖片展示吸引公眾閱讀與傳遞。重點列舉捐贈合作名錄，對捐贈者致以感謝，以激發(fā)社會對圖書館的捐助意愿。此外，可設(shè)置館長寄語、館員互動、反饋渠道等欄目，聽取公眾建議，增加人文氣息?？刹捎檬⑿械腍5電子雜志制作動態(tài)的效果，融入文字、圖片，甚至聲音、視頻，提高年報的視覺效果、增強與讀者的交互性[3]。

5.2 建立統(tǒng)計平臺，進行數(shù)據(jù)挖掘

由于數(shù)據(jù)量龐大、統(tǒng)計途徑多且涉及業(yè)務(wù)交叉，在進行年報編撰時容易發(fā)生數(shù)據(jù)重復(fù)或遺漏計算，這是年報編撰的一大難點。2010年國際圖聯(lián)頒布的《圖書館統(tǒng)計宣言》強調(diào)：正確、可靠和可比的數(shù)據(jù)對于圖書館統(tǒng)計的價值和有效性至關(guān)緊要，這取決于圖書館正確、及時地遞交統(tǒng)計數(shù)據(jù)，又必須對統(tǒng)計項目采用相同的定義和方法。建立信息統(tǒng)計平臺，制定統(tǒng)一的填報標準與統(tǒng)計方法，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計范疇應(yīng)與評估等國內(nèi)同行的標準對接?？蓮腛A系統(tǒng)、集群管理系統(tǒng)、客流系統(tǒng)等抓取的數(shù)據(jù)自動匯總到信息統(tǒng)計平臺，無法在系統(tǒng)統(tǒng)計的數(shù)據(jù)將設(shè)置人工填報端口，明確各數(shù)據(jù)端口責任人，截止填報時間后只能由統(tǒng)籌部門更改數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)的準確性與及時性。利用SPSS等統(tǒng)計工具，建立數(shù)據(jù)融合分析，挖掘館藏結(jié)構(gòu)與讀者服務(wù)，為圖書館管理提供針對性的參考。

5.3 樹立精品意識，加強宣傳推廣

相對于專業(yè)期刊、年鑒、名錄等資料，年報因其流通范圍小一般處于內(nèi)部留存狀態(tài)，因此多數(shù)館在編纂時沒有過高的要求。但從其使用價值角度來看，更應(yīng)樹立精品意識，提高年報的藝術(shù)性與可讀性，一旦條件成熟便可申請書號正式出版，擴大年報的影響力。充分利用年報作為媒介與社會溝通交流的作用，將其放置在網(wǎng)站明顯欄目，并通過微信、微博、APP等提供閱讀年報的推送服務(wù)。年報可運用于預(yù)算編制、行業(yè)交流、媒體見面、公眾互動等場景，提高年報的使用價值，推動公共圖書館年報編撰行業(yè)化發(fā)展。

5.4 重視數(shù)據(jù)發(fā)布，推進信息公開

歐美公共圖書館非常注重財務(wù)信息的公開，包括財政收入、服務(wù)收入、捐贈收入以及活動支出、購書支出、資源設(shè)施等，保證財務(wù)信息的公正與合法性。信息公開是民主管理的必然趨勢，國內(nèi)公共圖書館對于財務(wù)信息公開還持有謹慎的態(tài)度，反而導致公眾對公共圖書館的猜疑。公共圖書館應(yīng)當適時將收入與效益展示在納稅人面前，消除公眾隔閡，贏取更多的關(guān)注與支持。因此，國內(nèi)公共圖書館要探索建立信息公開平臺，及時匯總公共圖書館主要建設(shè)與服務(wù)數(shù)據(jù)及年報信息。這樣的做法將有助于各館參照他館的服務(wù)數(shù)據(jù)，建立橫向比較的指標管理體系，吸收他館的先進經(jīng)驗和做法，推動圖書館界的交流借鑒與學術(shù)研究。

6 結(jié)語

近年來，公共圖書館事業(yè)蓬勃發(fā)展，《公共圖書館法》適時頒布，將推動公共圖書館事業(yè)邁入科學、規(guī)范、健康發(fā)展的新時代。站在公共圖書館事業(yè)發(fā)展的關(guān)口，年報作為重要的歷史資料，將科學、真實、系統(tǒng)地記載與見證公共圖書館的發(fā)展史。圖書館工作者應(yīng)致力于年報的理論與實踐探索，為公共圖書館年報規(guī)范化和制度化發(fā)展提供借鑒。

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