辦公信息化對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的影響

祝捷

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-161-02

摘 要 本文對于現(xiàn)代企業(yè)與辦公信息化的關(guān)系進行了闡述，并從管理以及工作方式上，闡述了信息化對于企業(yè)的影響，同時，也分析了企業(yè)在信息化推進過程中所遇到的困難并提出了解決策略。

關(guān)鍵詞 辦公信息化 現(xiàn)代企業(yè) 發(fā)展 影響

伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展以及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走進了千家萬戶，與人類的生產(chǎn)生活發(fā)生著重要的關(guān)聯(lián)。但隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)在進行企業(yè)管理的過程中，信息化和網(wǎng)絡(luò)化也顯得尤為重要。信息化企業(yè)管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一個重要趨勢，因此，從根本上提高員工的整體素質(zhì)，促使員工能夠更加嫻熟的掌握信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的工作方式相結(jié)合，成為了企業(yè)辦公轉(zhuǎn)型的一個關(guān)鍵任務(wù)。

一、企業(yè)辦公信息化概要

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理的不斷轉(zhuǎn)型升級，辦公信息化成為了企業(yè)現(xiàn)代化辦公的一個重要發(fā)展趨勢。所謂辦公信息化，實際上就是將現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與企業(yè)的常規(guī)工作融合在一起，有效的實現(xiàn)降本增效的效果，從而為企業(yè)的長足發(fā)展提供持續(xù)的動力。事實上對于企業(yè)而言，實現(xiàn)辦公信息化，不僅僅可以有效的節(jié)約企業(yè)的成本，更為重要的是，通過信息化手段可以真正的實現(xiàn)信息資源的共享，這樣就可以促使企業(yè)能夠最大程度的將市場需求覆蓋到相關(guān)的職能部門，促使企業(yè)真正的做到，以市場為導向，以客戶為中心，為企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟利益奠定基礎(chǔ)。從信息化的角度而言，企業(yè)要想實現(xiàn)信息化升級，就必須要轉(zhuǎn)變企業(yè)管理者對于信息技術(shù)的認識，要促使企業(yè)管理者重視信息技術(shù)，此外，企業(yè)員工對于信息技術(shù)的掌握和應用能力也是非常重要的。

二、現(xiàn)在企業(yè)管理中辦公信息化的重要性

（一）信息支撐企業(yè)決策

伴隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，市場競爭也越來越激烈，特別是受經(jīng)濟全球化的影響，我國企業(yè)承受著越來越多的壓力，因此就必須要對市場環(huán)境以及外部環(huán)境進行信息收集，充分的掌握行業(yè)信息，從而才能夠促使現(xiàn)代企業(yè)在管理決策中占有優(yōu)勢。信息化能夠促使信息資源得到共享，企業(yè)的高層管理者只有掌握相應的市場信息，有一定的信息資源才能在戰(zhàn)略決策中作出正確的決策，而對于企業(yè)的中層管理者而言，有效的掌握戰(zhàn)術(shù)信息能夠更好的措施業(yè)務(wù)管理，對于基層而言，能夠有效掌握動態(tài)信息，可以節(jié)省時間成本，促使生產(chǎn)效率得以提升。

（二）實現(xiàn)流程優(yōu)化，提升生產(chǎn)效率

信息化對于流程的優(yōu)化有一定的促進作用。例如在資源配置與共享相關(guān)流程以及行政審批相關(guān)流程，過程中實現(xiàn)信息化，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化辦公，同時也能夠有效的節(jié)省時間，降低成本。

此外，信息化往往能夠促使企業(yè)擴大獲取信息的范圍。在企業(yè)的生產(chǎn)管理，客戶管理以及信息的儲備分析，財務(wù)核算，人事培訓等多方面的工作中，信息化都顯示出了其優(yōu)勢。

例如華為在信息化道路上相對而言是比較成功的，特別是IPD項目已經(jīng)成為了其他企業(yè)重要的參考標準甚至成為了咨詢顧問的賣點。在信息化方面，華為使用了世界一流的遠程處理系統(tǒng)，這就實現(xiàn)了全球范圍內(nèi)華為產(chǎn)品的實時監(jiān)測，華為正是依靠這種強大的信息系統(tǒng)，不僅有效的提升了售后服務(wù)的整體質(zhì)量，同時也提升了自身的整體競爭力。

（三）促使管理效率得以提升

傳統(tǒng)的粗放式管理模式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代企業(yè)快速成長的需求特別是面對激烈的市場競爭，往往有丟失客戶的隱患。而使用了信息化，通過信息網(wǎng)絡(luò)相關(guān)技術(shù)，則可以促使信息非?？焖俦憬莸膫鬟_到部門的每一位成員。目前這樣的管理模式在眾多大型企業(yè)中已經(jīng)得到了普遍的應用，特別是利用信息化系統(tǒng)在進行數(shù)據(jù)收集的過程中，簡便高效快捷。

（四）拉近企業(yè)與市場的距離

市場經(jīng)濟，快速發(fā)展的過程中，市場成為了企業(yè)決策的主要導向，也是企業(yè)進行經(jīng)營管理相關(guān)活動的重要指南針。而信息化往往可以有效的將企業(yè)與市場之間的距離拉近，這主要得益于信息的共享，以及信息化促使相關(guān)工作變的簡潔高效。最典型的例子就是20世紀60年代美國航空公司開發(fā)的一種訂票系統(tǒng)，這一系統(tǒng)在當時，促使美國航空公司成為了各旅行社最為青睞的企業(yè)。近年來伴隨著經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展，我國現(xiàn)代企業(yè)的信息化建設(shè)也逐步走上了正軌，除了最基本的QQ群微信以及微博等方式，企業(yè)一般都會有自己的ehr系統(tǒng)以及考勤系統(tǒng)和OA系統(tǒng)等。

三、信息化對于現(xiàn)代企業(yè)工作方式的影響

（一）信息化促使辦公走向分散化

對于當前現(xiàn)代企業(yè)辦公方式的轉(zhuǎn)型升級而言，信息工具起到了很大的作用。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營以及管理已經(jīng)不再依靠傳統(tǒng)的集中式的辦公方式。由于信息化的實現(xiàn)，隨時隨地辦公，已經(jīng)取代了現(xiàn)場辦公，工作人員可以直接利用計算機網(wǎng)絡(luò)連接，以及PC和手機端在家里，或者是在出差過程中都可以進行辦公?？偠灾?，在信息技術(shù)以及通信技術(shù)的幫助下，大型的辦公室已經(jīng)逐漸被小型的分散式的辦公室取締。

（二）緩解員工之間的關(guān)系

在傳統(tǒng)的企業(yè)管理過程中，信息的交流往往是自上而下或者是自下而上的縱向交流的方式，但是，現(xiàn)代企業(yè)管理過程中實現(xiàn)了信息化以后，有效的拉通了，所有的信息員，無論是橫向交流還是越級交流，都能夠有效的實現(xiàn)，這也就意味著企業(yè)的高層管理者能夠直接與基層對話，這就會促使基層的相關(guān)信息直接反饋至高層，減少了不必要的麻煩同時也能夠節(jié)省溝通和交流的時間。這種直接式的信息交流，不僅能夠避免原意被曲解，也能夠促使信息得到準確的傳遞，不會被隨意篡改，這就有效的改善了員工關(guān)系。

四、信息化建設(shè)過程中存在的主要問題

（一）信息化意識不夠強烈

事實上，很多企業(yè)的管理者并沒有辦公信息化建設(shè)這種意識，并且在其傳統(tǒng)思想的影響下，往往促使他們將信息化建設(shè)對于企業(yè)發(fā)展的意義曲解，因此缺乏相關(guān)的重視度。當然也存在著部分企業(yè)，認為信息化的實現(xiàn)實際上就是技術(shù)完善的過程，在這一理念的指導下，就會更多的追求，功能大而全檔次相對而言比較高的軟件，而忽視了企業(yè)本身的特點，這也會導致企業(yè)的信息化建設(shè)遇到重重阻礙。從這一角度而言，企業(yè)的管理者對于信息化的意識不足，是當前企業(yè)信息化建設(shè)過程中遇到的重大阻礙。

（二）資金投入不足

信息化建設(shè)不是一蹴而就的，在實施的過程中要根據(jù)企業(yè)的特性以及基本性質(zhì)實施，因此不僅難度大，其風險也比較高，特別是在資金投入方面，成本相對而言也比較高，而后期維護費用也是一筆較大的開支。因此個別企業(yè)在企業(yè)管理過程中，因為會有資金短缺和投資不合理的情況，往往就會促使企業(yè)信息化建設(shè)投入不足導致信息化沒有達到預期效果。

（三）專業(yè)人才不足

在現(xiàn)代企業(yè)管理過程中，信息化相關(guān)人才不僅短缺，而且用人成本也比較高。大部分企業(yè)在推進信息化建設(shè)的過程中，相對而言規(guī)模都是比較小的，而且是采用單機操作的方法，進行信息的統(tǒng)計，也就是說，哪里出現(xiàn)問題哪里進行信息化，而沒有從宏觀的角度進行大而全的自動化信息化整體平臺的搭建。此外，從外部大環(huán)境上，信息化專業(yè)人才短缺，而且信用資金相對而言比較高也是當前的現(xiàn)狀，人才的瓶頸問題阻礙了企業(yè)信息化辦公的進程。

（四）信息化建設(shè)的方法，不夠科學

任何一個企業(yè)在經(jīng)營管理過程中都會存在著各種各樣的問題，而這些問題或多或少都阻礙了信息化軟件在企業(yè)中具體應用，這也就會促使信息化的推進受到一定的阻礙。首先從市場經(jīng)濟的角度看，由于秩序比較混亂，基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全，眾多中小型企業(yè)就會覺得信息化發(fā)展的時機還不到。其次，在信息管理系統(tǒng)軟件市場方面，由于整體的秩序還沒有形成，大多數(shù)軟件只重視了企業(yè)的共性而忽視了個性，因此，辦公信息化，在具體的企業(yè)推廣過程中還存在著重重困難。

五、現(xiàn)代企業(yè)實現(xiàn)信息化建設(shè)的主要方法

（一）提升信息化建設(shè)的意識

要想促使現(xiàn)代企業(yè)實現(xiàn)信息化建設(shè)，首先就要改變企業(yè)傳統(tǒng)的管理理念和企業(yè)管理者的意識，促使企業(yè)管理者對于信息化建設(shè)有深切的認識，從而才能夠促使企業(yè)有計劃有序的進行信息化建設(shè)。

（二）加大信息化建設(shè)的投入

信息化建設(shè)需要較大的投入，特別是基于企業(yè)自身的特性，做一部分個性化的服務(wù)，往往就需要投入更多的資金。在投資方面，企業(yè)可以向政府申請一部分支持，通過政府的力量，將企業(yè)圈為試點單位，在信息化實現(xiàn)后，進行推廣，另一方面，企業(yè)也可以結(jié)合市場發(fā)展的趨勢進行創(chuàng)新，對計算機應用進行大量投入，從而提升企業(yè)的總體競爭力，完善企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)。

（三）培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才

培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才能夠打破信息化相關(guān)人才不足的瓶頸。加強內(nèi)部員工信息化相關(guān)的培訓，將內(nèi)部人員發(fā)展成為專業(yè)人員，甚至提供更好的學習平臺和學習機會，促使企業(yè)內(nèi)部員工在信息化管理知識以及技術(shù)方面，都能夠得到較大的提升。相比較外聘專業(yè)化人才而言，內(nèi)部培訓員工往往更具有優(yōu)勢，這些員工不僅對企業(yè)有一定的歸屬感，同時對于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營活動，都有一定的了解，基于業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和新學習到的信息化技術(shù)，可以更加快速的實現(xiàn)企業(yè)的信息化建設(shè)，更好的滿足客戶的需求。

（四）優(yōu)化外部環(huán)境

事實上，企業(yè)的辦公信息化建設(shè)，不僅僅是企業(yè)的問題，也是國家和政府的問題，因此，企業(yè)實現(xiàn)信息化建設(shè)，也需要國家和政府給予一定的政策支持。首先，政府相關(guān)職能部門應該加大信息化宣傳力度，引導企業(yè)主動進行信息化管理，促使企業(yè)內(nèi)部形成良好的信息化管理平臺，其次，政府職能部門也應該出臺相關(guān)的政策和法規(guī)，一方面明確具體的信息化發(fā)展目標，同時也能夠?qū)τ诰唧w信息化建設(shè)的流程和技術(shù)的應用給出一定的標準，這樣企業(yè)在進行信息化建設(shè)的過程中就會少走彎路，最后，政府也要對企業(yè)做好監(jiān)督和管理工作。

六、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展和信息技術(shù)的不斷升級現(xiàn)代企業(yè)的生存和發(fā)展已經(jīng)離不開辦公信息化。從這一角度而言，企業(yè)應高瞻遠矚，做整體的信息化規(guī)劃，有計劃的實現(xiàn)企業(yè)的信息化之路。

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