試論檔案大數(shù)據(jù)時代的必然性及檔案管理的機(jī)遇

蔡玲玲

【摘要】檔案管理工作在利用、管理、收集檔案信息以及建立電子政務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字化轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)載體的過程中都會有很多數(shù)字信息產(chǎn)生，給檔案管理工作帶來了很大壓力，而大數(shù)據(jù)時代的來臨有效解決了這一問題?；诖耍疚膹臋n案大數(shù)據(jù)時代所具有的必然性出發(fā)，對檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代的機(jī)遇進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;管理工作

與物聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)幾乎同期出現(xiàn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，給信息技術(shù)領(lǐng)域帶來了翻天覆地的影響。不同行業(yè)領(lǐng)域能夠按照自身的實際需要，盡快得到所需信息，出現(xiàn)了和傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理方式截然不同的管理模式。將大數(shù)據(jù)的概念引入檔案管理工作，使其觀念、形式、范圍、內(nèi)容都發(fā)生了變化，迎來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。

一、檔案大數(shù)據(jù)時代所具有的必然性

大數(shù)據(jù)時代的來臨，使得檔案管理工作出現(xiàn)了一些必然性。一是社會個體對檔案信息的訴求不斷增加，提高了利用檔案的要求，有更加苛刻的智慧服務(wù)與知識服務(wù)要求，利用檔案數(shù)據(jù)時需要在大量信息中快速找到所需內(nèi)容。二是檔案管理人員處理文件時需要用到大數(shù)據(jù)技術(shù)，數(shù)字化資源與電子文件在大數(shù)據(jù)的時代處于爆炸式增長的過程中，使備份、存儲、處理、鑒定檔案文件的工作面臨巨大的挑戰(zhàn)，要想在海量信息里提取有用信息，就需對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行利用。三是檔案數(shù)據(jù)有很大的整體數(shù)量，在國內(nèi)檔案已有幾千年的悠久歷史，各個朝代的檔案共同組成了檔案的數(shù)據(jù)庫，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化管理與現(xiàn)代化電子檔案不斷增加，使數(shù)據(jù)檔案資源規(guī)模越來越龐大，因此，對于傳統(tǒng)檔案管理工作來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)是其得以完善和提高的關(guān)鍵所在。

二、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代的機(jī)遇

（一）管理檔案信息的機(jī)遇。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，使用的都是以卷、件、份等為單位的紙質(zhì)檔案。伴隨大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案管理將會以PB、TB、GB等作為數(shù)據(jù)大小的單位?？茖W(xué)技術(shù)的大力發(fā)展將會使紙質(zhì)檔案逐漸減少，數(shù)據(jù)化與數(shù)字化檔案逐漸增多，檔案管理人員不再對電子檔案進(jìn)行簡單的用、管、收，可以有大量的精力與時間對生成的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控，使檔案數(shù)據(jù)長時間的安全性和可讀性得到保證。檔案數(shù)據(jù)將會以云計算為基礎(chǔ)，海量、快速地增長，動態(tài)擴(kuò)展信息資源。

（二）擴(kuò)展檔案管理系統(tǒng)的機(jī)遇。隨著時間的推移，檔案數(shù)據(jù)將會越來越多，使用傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)不能動態(tài)地進(jìn)行擴(kuò)展，使得具體的檔案管理工作會比較吃力。但是，大數(shù)據(jù)時代的來臨使云計算技術(shù)應(yīng)運而生，通過云計算，能夠按需分配、動態(tài)擴(kuò)展存儲資源與計算資源等，這提供給檔案管理系統(tǒng)一個很好的機(jī)遇，能夠增強(qiáng)可擴(kuò)展性。如果設(shè)計檔案管理系統(tǒng)的時候能夠基于最新的云計算架構(gòu)，就能使存儲資源與計算資源等動態(tài)地增加，從而符合飛速增長的數(shù)據(jù)量與快速擴(kuò)展的服務(wù)器要求，并有效降低維護(hù)與投資IT系統(tǒng)的成本。

（三）利用檔案價值的機(jī)遇。電子文檔與紙質(zhì)文檔是傳統(tǒng)檔案管理工作中主要的管理形式，這兩種管理形式利用檔案的效率十分低下，而且利用的狀態(tài)基本處于被動，大量的檔案被埋藏，沒有專業(yè)人員進(jìn)行利用與分析，也沒有工具對其進(jìn)行深入挖掘。步入大數(shù)據(jù)時代后，利用云計算能夠在人力很難處理的檔案數(shù)據(jù)中自動找出有相關(guān)性與特殊性的信息，并對這些被埋藏和隱沒、沒有一定規(guī)律的信息進(jìn)行提煉、萃取與集中，使分析與挖掘的信息具有一定的利用價值。同時，能夠按照使用者需要，自動建立不同的數(shù)據(jù)模型，分析、分類、聚集海量的數(shù)據(jù)信息，給出所需的分析數(shù)據(jù)，進(jìn)一步增加檔案價值，讓原有檔案真正做到“起死回生”，從被動變成主動，給決策人員提供有益的參考。

（四）數(shù)據(jù)化檔案的機(jī)遇。當(dāng)前檔案管理工作通過對紙質(zhì)檔案的掃描，將其以數(shù)字圖像的文件形式存放到服務(wù)器里，這樣的工作方式和傳統(tǒng)檔案管理方式相比取得一定的進(jìn)步，不過這些文本并未進(jìn)行數(shù)據(jù)化，服務(wù)器中保存的只是圖像，并且只有在人的閱讀下才能使這些圖像變?yōu)榭捎眯畔?，使用人員還要在大量的信息中反復(fù)甚至重復(fù)查找，使用效率不高。若將數(shù)字文本變成數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，不但人們能夠進(jìn)行閱讀，計算機(jī)也能夠進(jìn)行分析。伴隨大數(shù)據(jù)時代的來臨，這樣的轉(zhuǎn)化過程能利用新型軟件來完成，從而讓人們在簡單的查詢與檢索后，就能對海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理和分析。

三、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代得到了良好的發(fā)展機(jī)遇。伴隨大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案大數(shù)據(jù)時代也是必然的趨勢，檔案管理工作迎來了管理檔案信息、擴(kuò)展檔案管理系統(tǒng)、利用檔案價值、數(shù)據(jù)化檔案等多種機(jī)遇。因此，檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢，更好地進(jìn)行檔案管理工作。

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