信息時(shí)代加強(qiáng)檔案管理途徑

李冰馨一

【摘要】本文就信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)狀展開(kāi)分析，并找到信息時(shí)代加強(qiáng)檔案管理的途徑建議，以推進(jìn)我國(guó)檔案管理工作又好又快發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;現(xiàn)狀;途徑

在信息技術(shù)的引導(dǎo)下，人們?nèi)孢M(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用使人們每天接受大量信息，多類型的數(shù)字化信息、多樣的數(shù)據(jù)使信息資源共享效率越來(lái)越高。檔案作為一種重要的信息記錄形式，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，人們對(duì)其研究也不斷深入，使人們以互聯(lián)網(wǎng)為媒介實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，信息時(shí)代檔案管理涉及到的內(nèi)容較多，探索加強(qiáng)檔案管理的途徑只有結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，才能強(qiáng)化檔案管理體系建設(shè)，提高檔案管理效率。

一、信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理人員的信息化觀念落后。目前一些檔案管理人員缺乏信息化建設(shè)意識(shí)，認(rèn)為進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的意義不大，缺乏實(shí)用性，于是造成了檔案管理在基礎(chǔ)設(shè)施及技術(shù)軟件方面存在不足，建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不多，檔案信息化建設(shè)也僅僅是處于起步階段。同時(shí)，這也導(dǎo)致了檔案管理人員的工作意識(shí)不強(qiáng)，工作態(tài)度不積極，最終導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)的不完善，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息化的服務(wù)職能。

（二）檔案管理的信息化建設(shè)水平有限。信息時(shí)代加強(qiáng)檔案管理要滿足一定的軟、硬件條件，包括計(jì)算機(jī)、區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)器等設(shè)備，信息時(shí)代的檔案管理工作需要這些基礎(chǔ)設(shè)施支持，但是這些基礎(chǔ)設(shè)施需要大量的資金投入，目前很多單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施不全或是規(guī)格不同，信息共享和信息服務(wù)質(zhì)量不高。

（三）檔案管理人員缺乏信息化素養(yǎng)。在信息時(shí)代，全面強(qiáng)化檔案管理工作需要檔案管理人員有較高的信息技術(shù)能力，不僅需要檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)。首先，檔案信息化管理作為一種現(xiàn)代化的管理方式，對(duì)專業(yè)技術(shù)要求較高，但我國(guó)目前大多數(shù)檔案管理人員未達(dá)到這個(gè)要求，很多檔案管理部門存在著員工專業(yè)素質(zhì)低的情況，檔案管理工作很多都停留在傳統(tǒng)的工作方式上，對(duì)現(xiàn)代化辦公的了解和接觸太少，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及管理人員、程序設(shè)計(jì)人員的檔案管理知識(shí)，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)。其次，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及管理人員，程序設(shè)計(jì)人員較少，這使得檔案信息化建設(shè)程度仍然很低。另外，檔案管理工作是一種信息不斷更新，不斷發(fā)展的工作，在技術(shù)層面上，由于我國(guó)檔案信息化管理的起步較晚，在技術(shù)上依賴于外國(guó)，這也阻礙了檔案管理質(zhì)量的提升。

（四）信息安全問(wèn)題。利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作雖然能提高檔案管理效率，但是也存在很多安全隱患問(wèn)題。首先，檔案信息化建設(shè)要對(duì)原有的檔案進(jìn)行處理，一些珍貴的檔案保存時(shí)間較長(zhǎng)，如果處理不當(dāng)，很容易對(duì)檔案造成損壞。其次，早期的檔案存在很多錯(cuò)印、漏印的情況，這樣在進(jìn)行電子掃描的時(shí)候檔案還是錯(cuò)的。再次，檔案管理以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障，若是沒(méi)有及時(shí)備份，會(huì)造成文件缺失。最后，由于檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)不高，很容易導(dǎo)致重要的信息資源丟失或泄露，造成難以估量的損失。

二、信息時(shí)代加強(qiáng)檔案管理的主要途徑

（一）推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要想推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員必須樹(shù)立正確的思維意識(shí)，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入。要配備成套的計(jì)算機(jī)設(shè)施，并安裝專業(yè)的軟件和與檔案信息化管理相關(guān)的掃描、打印等設(shè)備。只有完善軟硬件設(shè)施，才能為檔案信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)保障。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員信息技能培養(yǎng)。信息時(shí)代，為全面提高檔案管理效率，應(yīng)對(duì)新的檔案管理任務(wù)，管理人員要樹(shù)立正確的檔案管理思維，可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。目前檔案管理專業(yè)人員較少，甚至是通過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)就上崗工作，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解較少，管理者可以招聘專業(yè)的程序設(shè)計(jì)人員或數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員，但是最好的解決方案是培養(yǎng)綜合型檔案管理人員，使之具備專業(yè)的信息操作技能。

（三）注重檔案管理中的信息安全問(wèn)題。在檔案管理中信息安全問(wèn)題需要人們格外關(guān)注，要保障檔案的安全性，首先要提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，同時(shí)要有相應(yīng)的技術(shù)支持。作為檔案管理人員，要有保密意識(shí)。在技術(shù)層面上，專業(yè)人員要為服務(wù)器安裝更高級(jí)的防火墻，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，為了防止數(shù)據(jù)的丟失，可以用光盤進(jìn)行備份，防止重要信息流失。

（四）建立檔案信息化管理系統(tǒng)。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)工作最重要的一點(diǎn)是保障檔案管理工作有序進(jìn)行，管理者要根據(jù)法律建立一套完整的檔案信息化管理模式，在檔案管理的各個(gè)流程進(jìn)行嚴(yán)格把控。管理者還可以建立檔案信息的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以防重要信息丟失或泄露，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量提升。

三、結(jié)語(yǔ)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面進(jìn)步的社會(huì)背景下，將信息技術(shù)全面應(yīng)用到檔案管理服務(wù)中，全面提高檔案管理質(zhì)量就要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，配套基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)檔案管理人員技能水平培訓(xùn)，優(yōu)化檔案資源使用方式，樹(shù)立創(chuàng)新的檔案管理理念，應(yīng)用信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理服務(wù)，全面提高檔案管理工作水平，促進(jìn)檔案管理事業(yè)高效發(fā)展。

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