試論如何在大數(shù)據(jù)時代做好檔案管理工作

叢國華

【摘要】檔案管理與國民根本息息相關(guān)，如何做好檔案儲存、檔案有效管理是充分發(fā)揮檔案指導我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要基礎(chǔ)保障。如何在大數(shù)據(jù)時代做好檔案管理，是廣大檔案管理人員應積極思考與探索的問題。文中就大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)基礎(chǔ)上，就如何做好檔案管理工作展開了探討，以期促進檔案管理的與時俱進。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;挑戰(zhàn);機遇

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的不斷成熟，大數(shù)據(jù)迅速發(fā)展，在國內(nèi)外迅速掀起了一股大數(shù)據(jù)熱潮，受到了業(yè)界、學術(shù)界的廣泛關(guān)注，檔案行業(yè)也不例外。大數(shù)據(jù)時代，檔案部門應勇于打破以往固化的思維方式，用發(fā)展的眼光、整體規(guī)劃檔案部門的發(fā)展戰(zhàn)略。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理所面臨的機遇與挑戰(zhàn)

（一）面臨的機遇。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)促進了檔案管理調(diào)配能力的增強，使得檔案管理工作的脹庫問題得到了有效解決。伴隨著檔案管理中電子文檔的廣泛應用，檔案管理工作變得更加便捷，而根據(jù)大數(shù)據(jù)云計算技術(shù)參照檔案管理具體的需求來進行合理計算、調(diào)整，促進了計算、資源等快速匹配的實現(xiàn)，使得檔案管理更加有序、高效，有效避免了脹庫問題的發(fā)生。另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)有效解決了檔案管理的存貯質(zhì)量問題。傳統(tǒng)檔案管理模式存在諸多風險，如火災、戰(zhàn)爭、存儲時間長、文字模糊等。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作不存在外在、物理因素問題，只需要占用少量的空間便能實現(xiàn)對檔案的高質(zhì)量、高安全性管理。

（二）帶來的挑戰(zhàn)。第一，給傳統(tǒng)檔案管理理念、流程帶來了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理由管理人員將檔案分門別類進行歸類并做好標記，以便查詢。大數(shù)據(jù)時代，檔案信息量大，且有很多的檔案信息存在交叉的情況，如果仍然采用傳統(tǒng)檔案管理模式進行，則無法做好這些檔案的分類，且還有一些檔案信息是無法采用傳統(tǒng)方法保存的。第二，給檔案保存形式提出了新要求?，F(xiàn)階段，很多的數(shù)據(jù)信息都是通過電子圖片、音頻、文檔等形式記錄與存儲的，這類型數(shù)據(jù)是無法以傳統(tǒng)紙質(zhì)材料進行保存的。也就要求大數(shù)據(jù)時代檔案的保存形式應多樣化，并對其進行分類整理，找出其中的關(guān)鍵詞，為今后查詢提供便利。第三，給檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求。信息的多樣化、處理方式的復雜性是大數(shù)據(jù)時代的一大特點，傳統(tǒng)檔案管理只需要管理人員懂得基本的理念、操作便可。但是大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員需要掌握檔案資料的分類、查詢、相關(guān)軟件運用、數(shù)據(jù)處理等多種技術(shù)，對此需要提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。

二、大數(shù)據(jù)時代做好檔案管理工作的措施

（一）加大對檔案管理工作、安全意識的重視。首先，檔案部門領(lǐng)導、工作人員應重視檔案的數(shù)字化。對于工作人員的認識問題，通過加強學習、輔導，定期邀請或是聘請專業(yè)技術(shù)人員或是有經(jīng)驗的工作人員講座、溝通，以提升檔案管理工作人員對檔案管理數(shù)字化的認識。大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的重點在于數(shù)據(jù)的安全上，應加強對檔案管理安全意識的重視。大數(shù)據(jù)時代，檔案的安全不僅僅只是檔案本身的安全，還包括數(shù)據(jù)的安全。就現(xiàn)階段而言，即便再成熟、完善的電子軟件都有或大或小的漏洞存在，為保障檔案的安全，應切實提升檔案管理人員的安全意識、技術(shù)能力，以此保障檔案管理的安全性。

（二）優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)。就現(xiàn)階段檔案管理人員的結(jié)構(gòu)來講，中老年檔案管理人員較多，年輕人員偏少，致使檔案管理隊伍老齡化現(xiàn)象嚴重。導致這種情況主要是因為我國對檔案管理的重視程度不夠，在檔案管理中人才的投入較少，大多數(shù)年輕人不愿意從事檔案管理工作，認為工作死板、沒有多大的出路。大數(shù)據(jù)時代，缺少高素質(zhì)的人才，檔案管理的信息化就無法實現(xiàn)?，F(xiàn)階段，檔案管理人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化是大數(shù)據(jù)時代檔案管理的一個重要工作，改變中老齡化嚴重、中青年人才少的情況，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，確保檔案管理工作與大數(shù)據(jù)時代要求相符合。

（三）加強對檔案監(jiān)督管理制度的建設(shè)。大數(shù)據(jù)時代，信息變得復雜、多樣，給檔案信息數(shù)據(jù)帶來巨大風險，在借助大數(shù)據(jù)開展檔案管理工作時，應加強對檔案監(jiān)督管理制度的建設(shè)，加強對各種檔案的管理與維護，避免檔案信息、數(shù)據(jù)泄露等情況的發(fā)生，保障檔案信息的安全性。因此，相關(guān)部門應加大對檔案管理工作安全的重視，加大對檔案管理的投入，以促進檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。此外，檔案管理部門應加大對大數(shù)據(jù)公司、相關(guān)數(shù)據(jù)處理機構(gòu)的合作，并且要開展全面的合作、技術(shù)交流，強化技術(shù)與設(shè)備研發(fā)，開發(fā)出真正適合檔案管理的技術(shù)裝備，積極將大數(shù)據(jù)引入到檔案管理工作中來。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代既給檔案管理工作帶來了發(fā)展機遇，也帶來了挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)應努力抓住這個發(fā)展機遇，同時也應嚴肅對待挑戰(zhàn)，檔案管理人員應充分認識大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新特點、新形勢，制定科學合理的應對挑戰(zhàn)的措施，盡可能將各種因素對檔案管理的影響降到最低，應積極尋求多方合作，強化大數(shù)據(jù)與檔案管理技術(shù)的結(jié)合與應用，確保檔案管理價值的全面發(fā)揮。

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