辦公室檔案日常管理與優(yōu)化探究

馮海霞

【摘要】辦公室檔案日常管理工作是辦公室管理的主要組成部分，高質(zhì)量的檔案管理，能夠保證企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。基于此，本文將分析辦公室檔案日常管理的工作內(nèi)容，并研究辦公室檔案日常管理工作的優(yōu)化措施，其中主要包括科學(xué)使用信息技術(shù)、保證檔案管理組織設(shè)置的科學(xué)性、提升檔案管理服務(wù)水平3方面內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案;日常管理;服務(wù)水平

隨著時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)辦公室檔案日常管理的要求也逐漸提升，這就需要辦公室檔案日常管理人員改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，從管理技術(shù)應(yīng)用、管理水平以及管理組織分配等方面展開(kāi)優(yōu)化。本文將重點(diǎn)研究辦公室檔案日常管理工作的優(yōu)化措施，根據(jù)當(dāng)今時(shí)代對(duì)辦公室檔案日常管理工作的實(shí)際要求，展開(kāi)針對(duì)性的完善，最終達(dá)到提升辦公室檔案日常管理工作效率的目的。

一、辦公室檔案日常管理的工作內(nèi)容

辦公室檔案日常管理工作的內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：第一，檔案收集。對(duì)檔案展開(kāi)收集整理，這種方式能夠提升館藏的數(shù)量，同時(shí)還能夠提升檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。目前在檔案收集整理的過(guò)程中，需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在其中，這種方式能夠?qū)D片類、音頻類以及視頻類檔案展開(kāi)有效收集，最終達(dá)到提升檔案收集質(zhì)量的目的。第二，檔案整理。檔案整理工作是檔案管理中的重要內(nèi)容，由于部分檔案的存儲(chǔ)較為零散，為了保證檔案查閱的便捷性，需要將零散的檔案信息進(jìn)行整理。在此過(guò)程中可以使用信息技術(shù)，對(duì)零散檔案進(jìn)行編碼、整合等，提升檔案管理的便捷性。第三，檔案鑒定。在此過(guò)程中需要對(duì)已經(jīng)整理的檔案展開(kāi)價(jià)值鑒定，根據(jù)價(jià)值，決定檔案的保存時(shí)間以及處理方式等。例如，針對(duì)價(jià)值較低的檔案，可以選擇短時(shí)間保存或者是銷毀。這種方式能夠篩選出較為優(yōu)質(zhì)的檔案，進(jìn)而提升整個(gè)檔案管理的質(zhì)量。第四，檔案保管。該項(xiàng)工作實(shí)施的主要目的就是保證檔案管理的完整性以及安全性，對(duì)檔案展開(kāi)分類保存的同時(shí)，提升檔案的使用效率。

二、辦公室檔案日常管理工作的優(yōu)化措施

（一）科學(xué)使用信息技術(shù)。目前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，無(wú)法達(dá)到相應(yīng)的管理要求，因此最有效的方法就是將信息技術(shù)應(yīng)用在辦公室檔案日常管理中，提升檔案管理效率。例如，在檔案收集的過(guò)程中采用信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)化收集，系統(tǒng)能夠自動(dòng)獲取信息、保存檔案以及識(shí)別檔案等，這種方式能夠大大提升檔案收集的靈活性以及有效性，降低人為因素的影響，同時(shí)還能夠降低管理人員的工作壓力，另外，信息技術(shù)的應(yīng)用還能夠大大節(jié)省檔案管理需要的時(shí)間。因此在目前辦公室檔案日常管理的過(guò)程中，需要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用在其中，這是未來(lái)辦公室檔案日常管理發(fā)展的主要方向，同時(shí)也是提升辦公室檔案日常管理質(zhì)量的重要途徑。

（二）保證檔案管理組織設(shè)置的科學(xué)性。為了保證檔案管理的有效性，管理人員需要專門設(shè)置檔案管理部門，安排專業(yè)人員對(duì)其展開(kāi)管理，其中包括信息收集、信息修改、信息歸檔、信息核對(duì)以及信息更新等，這種方式能夠大大提升檔案管理的時(shí)效性。在傳統(tǒng)檔案管理的過(guò)程中，由于對(duì)辦公室檔案日常管理的重視程度不高，并沒(méi)有設(shè)立專門的檔案管理部門，導(dǎo)致辦公室檔案日常管理出現(xiàn)后滯等現(xiàn)象，無(wú)法在第一時(shí)間更新。為了避免這種情況的出現(xiàn)，則需要對(duì)檔案管理組織展開(kāi)科學(xué)設(shè)置，保證各個(gè)管理部門銜接的緊密性以及有效性，同時(shí)將各項(xiàng)檔案管理工作落到實(shí)處，這種方式能夠保證最終辦公室檔案日常管理的完整性、有效性以及安全性。在此過(guò)程中，保證每項(xiàng)檔案管理流程的工作質(zhì)量，進(jìn)而提升整個(gè)檔案管理工作的效果。

（三）提升檔案管理服務(wù)水平。目前，我國(guó)大多辦公室檔案日常管理服務(wù)水平不高，尤其是在服務(wù)態(tài)度以及服務(wù)能力中，導(dǎo)致這種現(xiàn)象出現(xiàn)的主要原因就是管理人員對(duì)辦公室檔案日常管理的重視程度不高，加上管理人員的服務(wù)意識(shí)較差等。在實(shí)際辦公室檔案日常管理服務(wù)的過(guò)程中，態(tài)度生硬，嚴(yán)重影響了最終辦公室檔案日常管理服務(wù)質(zhì)量。因此在對(duì)辦公室檔案日常管理展開(kāi)優(yōu)化的過(guò)程中，需要提升檔案管理服務(wù)水平。例如，在管理人員正式工作之前，對(duì)其展開(kāi)辦公室檔案日常管理服務(wù)意識(shí)培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到服務(wù)意識(shí)的重要性，這種方式不僅能夠提升人們?cè)跈n案查詢中的效率，同時(shí)還能夠提升辦公室檔案日常管理服務(wù)質(zhì)量，將辦公室檔案日常管理的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。由此可以看出，在完善辦公室檔案日常管理的過(guò)程中，需要根據(jù)管理要求，從各個(gè)方面展開(kāi)管理，只有這樣才能對(duì)辦公室檔案日常管理展開(kāi)有效的優(yōu)化。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著人們對(duì)辦公室檔案日常管理的關(guān)注程度逐漸提升，如何保證辦公室檔案日常管理工作質(zhì)量，成為有關(guān)人員關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。本文通過(guò)研究辦公室檔案日常管理優(yōu)化措施，能夠大大提升辦公室檔案日常管理質(zhì)量，同時(shí)還能夠提升工作效率。由此可以看出，研究辦公室檔案日常管理工作優(yōu)化措施，能夠?yàn)榻窈筠k公室檔案日常管理工作的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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