大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)研究

張歡歡

【摘要】高校作為培養(yǎng)人才的基地，人才的檔案管理方式也要緊隨時代的步伐，滿足大數(shù)據(jù)時代的要求，積極推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)。本文闡述了高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵，分析了當(dāng)前我國高校檔案管理的現(xiàn)狀及問題，對此提出了在大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)的策略。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);高校檔案管理;信息化建設(shè)

在社會不斷發(fā)展的進(jìn)程中，對于人才的需求也在不斷加大，高校作為培養(yǎng)人才的基地，對于人才的檔案管理方式也要不斷滿足時代的需求，實行先進(jìn)的管理方式。當(dāng)前，很多高校推進(jìn)了檔案管理信息化建設(shè)，但由于經(jīng)驗不足，出現(xiàn)了很多問題，我們應(yīng)該從高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵出發(fā)，深刻分析當(dāng)前存在的問題，在不斷的改革和創(chuàng)新中，尋求適合高校發(fā)展的檔案管理信息化建設(shè)模式。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

高校檔案管理傳統(tǒng)方式是以紙質(zhì)檔案為主，但是隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，在大數(shù)據(jù)時代，對于信息的統(tǒng)計、保存、整理和調(diào)閱的需求加大，需要更加完善的管理方式，檔案管理信息化建設(shè)可以確保檔案信息的安全，在獲取、傳輸和保存檔案信息的過程中，實現(xiàn)了無紙化辦公，促進(jìn)了檔案管理人員的工作效率，加大了高校檔案的管理價值。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀及問題

國家出臺了很多政策，促使高校實現(xiàn)檔案管理的信息化，很多高校都在積極嘗試，在管理中實現(xiàn)了一部分信息化，但是整體上來說，還存在很多問題和不足。

（一）觀念陳舊。高校一直將培養(yǎng)人才作為本身的任務(wù)，把教學(xué)放在第一位，對于檔案管理的重視程度不夠，甚至很多高校的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理置之不理，放任相關(guān)工作人員自行保管和處理，檔案管理的觀念相對陳舊，更不能將檔案管理信息化擺上改革日程，使得檔案管理工作的效率大大降低，同時也降低了檔案管理工作人員的積極性。

（二）資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后。由于對檔案管理工作的輕視，很多高校對于檔案管理工作的資金投入較少，專業(yè)的管理設(shè)備很少，信息化建設(shè)需要的軟硬件設(shè)施嚴(yán)重配備不足，后期需要的軟件升級、硬件更新?lián)Q代等都需要較大的資金投入，加大了學(xué)校的負(fù)擔(dān)，使得檔案管理工作發(fā)揮不了其真正的作用。

（三）管理方式落后。檔案管理在很多人看來，就是將檔案資料進(jìn)行收集和整理，是一個枯燥無味的工作。在檔案資料繁多的情況下，還是有人工來完成保存數(shù)據(jù)工作，即使有的高校已經(jīng)實現(xiàn)了用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，但是僅限于數(shù)據(jù)的保存和查詢的功能，不能真正滿足管理工作的需求。

（四）管理人員素質(zhì)偏低。很多高校的高層認(rèn)為，檔案管理工作是不需要技術(shù)含量的工作，是枯燥無味的工作，是機(jī)械式的工作，往往安排的工作人員素質(zhì)較低，沒有專業(yè)的檔案管理知識，即使高校要對這些工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，他們有的因為接受程度較低，有的根本就不想接受培訓(xùn)，使得培訓(xùn)的課程沒有起到應(yīng)有的效果。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)研究

人們生活的方方面面都被大數(shù)據(jù)和信息化影響著，改變了人們生活和學(xué)習(xí)的習(xí)慣，高校的檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時事，積極探索和改革，對此提出以下幾項發(fā)展策略。

（一）轉(zhuǎn)變觀念，重視高校檔案管理工作。要想高校的檔案管理信息化建設(shè)積極推進(jìn)，首先要引起高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，使他們轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性，給高校、院系、班級及個人帶來的好處，增強(qiáng)高層領(lǐng)導(dǎo)的信息化建設(shè)意識。學(xué)校要重視起檔案管理信息化建設(shè)，組建專業(yè)的小組，對其進(jìn)行充分的研究，分配充足的資金，以推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）完善資金鏈。高校檔案管理信息化建設(shè)需要充足的資金來完成，資金鏈的完整性發(fā)揮著重要的作用。高校應(yīng)該對檔案管理的軟硬件設(shè)施給予關(guān)注，保障資金鏈的完整性。

（三）轉(zhuǎn)變檔案管理方式。檔案管理信息化建設(shè)的首要特征就是信息化，對于檔案信息的管理要實現(xiàn)數(shù)字化，實現(xiàn)信息資源的共享，加強(qiáng)各個高校在信息上的交流與合作。高校要根據(jù)自身情況開發(fā)出適合本校發(fā)展的檔案管理信息化平臺，同時，要集中到全國性的信息庫中，促進(jìn)高校間的交流與合作，實現(xiàn)真正意義上的信息共享。

（四）建立一支專業(yè)的高素質(zhì)的管理隊伍。高校要聘請專業(yè)的檔案管理人員，具備專業(yè)的技術(shù)水平和管理技能，要能熟練掌握計算機(jī)操作技能，熟練運(yùn)用相關(guān)軟件。同時，還要積極了解相關(guān)行業(yè)的前沿信息，掌握相關(guān)的法律法規(guī)，在日常的管理工作中做到不違規(guī)不違法。管理人員要加強(qiáng)安全意識教育，嚴(yán)格落實相關(guān)的保密制度，嚴(yán)防檔案信息出現(xiàn)遺漏和損失的現(xiàn)象。

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