信息技術(shù)支持下的高校學(xué)生檔案管理模式研究

張燕 魏渠波

【摘要】高等院校學(xué)生檔案管理對高校學(xué)生就業(yè)具有很大影響。因此，高校學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該充分調(diào)用高校學(xué)生檔案相關(guān)的各種優(yōu)勢資源來加強對高校學(xué)生檔案管理模式的管理力度，使得高校學(xué)生檔案管理工作能夠正常開展?；诖?，本文將信息技術(shù)支持下的高校學(xué)生檔案管理模式研究作為出發(fā)點，對其展開深入探討與論述。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);學(xué)生檔案;檔案管理

高校學(xué)生檔案管理是一項紛繁復(fù)雜的綜合性工作。在對其進(jìn)行管理的過程中，自身還存在很多不足之處。當(dāng)下，針對高校學(xué)生檔案綜合開發(fā)利用水平還停留在初期發(fā)展水平，顯然這種管理模式已經(jīng)不能夠滿足信息技術(shù)支持下高校學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新型發(fā)展需要。

一、高校學(xué)生檔案管理模式存在的問題

（一）高校學(xué)生檔案信息服務(wù)內(nèi)容不夠完善。很多高校學(xué)生檔案管理部門已經(jīng)配備了計算機信息化設(shè)備，然而，這些設(shè)備只能提供一些簡單的用戶信息查詢、瀏覽等基本業(yè)務(wù)，綜合使用效率水平并不是很高。

（二）信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施過于陳舊。當(dāng)下，高校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)雖然取得了一定發(fā)展基礎(chǔ)，但是學(xué)生檔案整體信息化發(fā)展管理目標(biāo)并不是很明確。在一定程度上很難真正提升高校學(xué)生檔案管理工作的水平。

（三）關(guān)于信息技術(shù)資源建設(shè)滯后分析。高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫存儲的數(shù)據(jù)種類非常多，很多硬盤設(shè)備存儲容量有限，并不能夠有效滿足海量檔案信息資源的存儲。

二、高校學(xué)生檔案管理模式構(gòu)建分析

（一）高校學(xué)生檔案綜合信息服務(wù)中心分析。高校學(xué)生檔案管理是一項紛繁復(fù)雜的綜合性工作。因此，相關(guān)工作人員在對其進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，一定綜合其他各方面因素去考慮和分析。運用科學(xué)、合理的方法來積極完善各種學(xué)生檔案信息查詢服務(wù)工作，高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心創(chuàng)建是高校學(xué)生檔案管理部門人員必須要重視的問題。通常情況下，高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心包括以下三個重要職能：高校學(xué)生檔案收集部門、高校學(xué)生檔案處理部門、高校學(xué)生檔案開發(fā)利用部門。其中最為核心的工作職責(zé)應(yīng)該是積極開發(fā)高校學(xué)生檔案信息資源價值。從而為高校開展各項科研活動、用人單位咨詢提供更加可靠、穩(wěn)定的信息資源。另外，高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心的任務(wù)是提升高校學(xué)生檔案信息資源整體綜合使用價值，進(jìn)而滿足用人企業(yè)、高校決策管理人員的實際需求。高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心是連接高校和社會兩者之間的重要橋梁，一般情況下，高校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容是進(jìn)行各種信息資源的收集、整理和開發(fā)，并且對那些陳舊、落后的檔案管理知識進(jìn)行持續(xù)不斷的優(yōu)化和改善，把檔案管理的內(nèi)在價值充分挖掘出來。然后，再以就業(yè)需求作為導(dǎo)向，進(jìn)而滿足用人企業(yè)查詢廣大學(xué)生檔案信息資料，對廣大學(xué)生綜合素質(zhì)水平有一個更加深入的認(rèn)識和了解。與此同時，在某種程度上還為高校教學(xué)科研決策提供更多支持和幫助。

（二）高校學(xué)生檔案用戶綜合反饋系統(tǒng)分析。高校學(xué)生檔案管理是一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作。它包括海量信息數(shù)據(jù)，在對其進(jìn)行日常管理過程當(dāng)中難免會出現(xiàn)各種不同類型的問題。相關(guān)工作管理人員要想真正了解這些問題，就應(yīng)該深入、全面了解高校學(xué)生檔案管理的各項工作。一般情況下，主要采取的措施是建立高校學(xué)生檔案信息綜合服務(wù)反饋系統(tǒng)。通過這個反饋系統(tǒng)綜合服務(wù)平臺能夠了解很多高校學(xué)生檔案管理工作中的問題。然后，再運用科學(xué)、合理的方法來解決這些問題，進(jìn)而提升高校學(xué)生檔案信息綜合服務(wù)效率水平。另外，高校學(xué)生檔案管理部門還應(yīng)該積極向用人企業(yè)輸出加工處理與挖掘優(yōu)化學(xué)生檔案信息內(nèi)容，通過外部環(huán)境作用之后才能夠真正證明其存在的價值和意義。然后，再依據(jù)外部環(huán)境反饋的各種信息作為條件，對學(xué)生檔案信息資源的使用和管理進(jìn)行調(diào)整與改善，進(jìn)而提升高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心的工作效率水平，這種綜合服務(wù)系統(tǒng)主要作用是收集更多用人單位對畢業(yè)生綜合素質(zhì)的評價信息，只要是高校設(shè)置的專業(yè)符合社會主要市場經(jīng)濟發(fā)展的各種需求，那么再對學(xué)生檔案管理工作完善時就能夠更加順利，使得高校改革發(fā)展相關(guān)工作能夠正常向前推進(jìn)。

（三）高校學(xué)生檔案信息綜合集成系統(tǒng)分析。高校學(xué)生檔案管理牽扯到的部門和人員數(shù)量非常多，在對其開展日常各項業(yè)務(wù)管理過程當(dāng)中，肯定會出現(xiàn)各種不同類型的問題。因此，相關(guān)管理人員應(yīng)該綜合其他各方面因素去考慮和分析，運用科學(xué)、合理的方法來積極做好高校、高校檔案管理部門和企業(yè)用人單位三者之間的關(guān)系。高校學(xué)生檔案種類數(shù)量非常多，因此，相關(guān)工作人員有必要建立一套完善的檔案綜合服務(wù)管理系統(tǒng)。與此同時，也是高校內(nèi)部和外部兩個部門之間的重要紐帶，很多高校檔案信息通過外部環(huán)境作用之后會形成一種反饋信息，高校檔案信息管理中心通過把原先反饋的各種信息進(jìn)行全面對比之后發(fā)現(xiàn)，能夠在短時間內(nèi)形成一套完整的綜合職能服務(wù)型信息鏈。除此之外，高校學(xué)生檔案信息綜合集成管理系統(tǒng)在一定程度上還打破了高校和高校兩者之間的流通壁壘，最終成為高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心的重要平臺。

三、總結(jié)

社會經(jīng)濟的持續(xù)不斷快速發(fā)展不僅給高校學(xué)生檔案管理帶來了發(fā)展機遇，而且也帶來了很多挑戰(zhàn)和壓力。要想真正提升高校學(xué)生檔案資源管理，就應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變以往落后的人工管理方式，充分運用現(xiàn)代化、高效用的高校學(xué)生檔案管理模式，進(jìn)而為高校學(xué)生檔案決策者提供重要理論依據(jù)。

【參考文獻(xiàn)】

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