高校辦公室管理工作科學(xué)化的有效路徑

伍波濤

【摘要】21世紀(jì)以來，我國高校辦公室管理工作逐步從自然科學(xué)領(lǐng)域不斷向社會科學(xué)領(lǐng)域蔓延和滲透，許多教育管理人員從創(chuàng)新以及科學(xué)化的角度來觀察問題，從創(chuàng)新的角度進(jìn)行有關(guān)管理工作方式的思考可以給辦公室工作帶去全新的管理理念，即把人和生態(tài)共同體視為教育研究的基本對象，使二者朝著和諧、可持續(xù)的方向良性發(fā)展，以此完成高校管理工作所應(yīng)當(dāng)完成的自然和社會職責(zé)。本文在探討高校辦公室管理工作科學(xué)化的重要性和必要性的基礎(chǔ)上，提出如何有效并且科學(xué)地提高我國當(dāng)前高校辦公室管理工作。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室;管理工作;科學(xué)化;有效路徑

在高校辦公室管理工作的開展中，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)合理的實(shí)踐教學(xué)體系和運(yùn)行機(jī)制是非常重要的。因此，要在高校辦公室管理工作的過程中明確辦公管理工作的內(nèi)容，確立監(jiān)督管理辦公質(zhì)量的體系，以此促進(jìn)我國高校辦公室管理工作的質(zhì)量與教學(xué)體系的完善。另外高校辦公室除了要進(jìn)行科學(xué)化的管理工作以外，還需要堅(jiān)持管理過程中的以人為本，注重現(xiàn)代化信息輔助工具的使用，實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理工作的信息化和現(xiàn)代化，從而進(jìn)一步推進(jìn)我國高校辦公室管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。

一、高校辦公室管理工作科學(xué)化的必要性

（一）從總體來看，我國高校辦公室在整個(gè)學(xué)校運(yùn)作管理過程中起到了一個(gè)起承轉(zhuǎn)合、參謀、輔助作用。它可以有效幫助學(xué)校的高層領(lǐng)導(dǎo)在短時(shí)間內(nèi)高效了解學(xué)校發(fā)生的近況，能夠發(fā)揮出高校整體的綜合效能，能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)化決策，并且?guī)椭咝ｎI(lǐng)導(dǎo)事先處理一些日常事務(wù)、整理相關(guān)文件文檔、幫助學(xué)生處理在學(xué)習(xí)或者生活中所遇到的一系列問題，幫助學(xué)校師生之間有效溝通，從而推動(dòng)整個(gè)學(xué)校順利發(fā)展和前進(jìn)。

（二）學(xué)校事務(wù)管理范圍的管理現(xiàn)狀還存在著些許的不足之處，這也使得推動(dòng)我國當(dāng)前高校辦公室管理工作科學(xué)化十分有必要。因?yàn)楦咝＾k公室管理工作是一項(xiàng)極其復(fù)雜并且反復(fù)的工作，再加上高校辦公室管理工作的內(nèi)容比較廣泛，如果相關(guān)管理過程中忽視管理監(jiān)督過程的科學(xué)性以及系統(tǒng)性，將會導(dǎo)致辦公室工作人員在辦公過程中忽略很多工作管理上的細(xì)節(jié)。其次，當(dāng)前我國高校辦公室管理工作在實(shí)踐操作管理體系的設(shè)計(jì)和構(gòu)建方面比較傳統(tǒng)和落后，學(xué)校還沒有實(shí)現(xiàn)管理與實(shí)踐相結(jié)合的互聯(lián)網(wǎng)綜合性人才的培養(yǎng)與發(fā)展。

二、推進(jìn)高校辦公室管理工作科學(xué)化的路徑

（一）想要有效推進(jìn)高校辦公室管理工作科學(xué)化，就應(yīng)該注重管理工作的信息化。將高校辦公室管理工作與現(xiàn)代信息化工具進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，使得管理工作更加輕松和科學(xué)。如今，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)更新迭代，各類辦公軟件不斷增加，包括利用網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程辦公軟件，大大簡化了工作流程，提高了工作效率。例如說，通過無線網(wǎng)絡(luò)傳輸圖像、文檔、文件、視頻、音頻等數(shù)據(jù)不僅可以綠色環(huán)保節(jié)約紙張，還可以提高效率，節(jié)省配送的人力、物力等等。除此之外，還可以在云上面保存這些數(shù)據(jù)，多次重復(fù)備份，長期保存，而且不需要專門的工作人們進(jìn)行檔案歸類并占用實(shí)體空間等。傳統(tǒng)的辦公室由于條件的不足，辦公時(shí)間和空間都有嚴(yán)格控制，員工局限于具體的時(shí)間段和空間點(diǎn)，無法靈活使用自己的時(shí)間。但是在計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的快速發(fā)展之下，辦公自動(dòng)化有了很大的進(jìn)步，辦公資源也能夠被重新分配，從而得到更大的利用。比如說，辦公環(huán)境被大幅度擴(kuò)大以及優(yōu)化，辦公人員可以避免以往的隔離式工作模式，通過互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)進(jìn)行交流溝通協(xié)作，信息的傳播也更加迅速，每一個(gè)員工都可以及時(shí)地了解工作信息、更新工作信息。

（二）應(yīng)該實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理制度的科學(xué)化。具體而言，高校辦公室管理制度應(yīng)該統(tǒng)籌理論與實(shí)際之間的結(jié)合。要針對高校各個(gè)不同管理部門的具體工作以及具體負(fù)責(zé)事項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)章制度的制定。要以學(xué)校師生為首要出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，對所管理人員進(jìn)行有效的約束。要將整個(gè)高校辦公室管理制度進(jìn)行有效完善，避免出現(xiàn)管理漏洞以及問題的時(shí)候無法找到相應(yīng)的責(zé)任人等情況，要將獎(jiǎng)懲制度明確化，讓高校辦公管理人員認(rèn)真投入到日常辦公工作當(dāng)中去，將所有的大小事務(wù)具體化、流程化，使得師生在辦理業(yè)務(wù)時(shí)能夠有章可循。

（三）提高辦公室管理人員的辦公能力以及素質(zhì)十分重要。每一個(gè)辦公室管理人員對于工作都應(yīng)該具有相應(yīng)的職業(yè)道德，辦公室管理人員應(yīng)該提升自己對于高校內(nèi)部的管理工作的重視程度。具體而言，可以建立起一個(gè)健全科學(xué)合理的工作管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，對于辦公室管理人員的具體工作進(jìn)行規(guī)范、評價(jià)以及獎(jiǎng)勵(lì)等制度的制定。并且，還應(yīng)該定期進(jìn)行相關(guān)工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，結(jié)合每個(gè)辦公室單位的具體情況，對辦公室管理工作人員的考核機(jī)制進(jìn)行升級，制定一定的激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)辦公室管理工作人員的積極性。

三、總結(jié)

高校辦公室管理是一個(gè)系統(tǒng)并且復(fù)雜的過程，需要高校辦公室給予足夠的重視，要加強(qiáng)信息化工作的建設(shè)和辦公室人員的能力培養(yǎng)，對相關(guān)管理工作進(jìn)行科學(xué)有效的監(jiān)督，從而落實(shí)高校的一系列管理工作。

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