淺談項目全生命周期檔案管理現(xiàn)狀及對策

江翠芹

摘要：一個項目能否順利實施并經(jīng)過驗收合格，取決于全生命周期中的很多直接或間接因素，有技術(shù)因素和管理因素，資金因素和人力因素等，其中也有一個很重要的因素——檔案管理。本文所說的檔案既指項目中的所有資料材料，還包括管理這些材料資料的機(jī)制辦法等一系列機(jī)制措施。檔案管理是項目建設(shè)、實施、管理過程的形成的具有重要價值的各種形式的有效記錄，關(guān)系著項目的申報、立項、開題、實施、監(jiān)理和驗收等全生命周期中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文先闡述目前大多數(shù)項目全生命周期中檔案管理的一些問題和不足，分析存在的原因，并試圖從深層次提出解決這些問題的一些針對性措施，從而提高項目實施的整體質(zhì)量，保證項目順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：項目;全生命周期;檔案管理

中圖分類號：G271

文獻(xiàn)識別碼：A

文章編號：1001-828X（2019）010-0143-01

項目分類很多，項目按管理需要的不同分為新建項目、擴(kuò)建項目、改建項目、遷建項目和恢復(fù)項目;按照行業(yè)不同有建筑項目、機(jī)械項目、互聯(lián)網(wǎng)項目等，一個項目的順利實施可能涉及到各個領(lǐng)域，各個環(huán)節(jié)。當(dāng)前，信息化技術(shù)快速發(fā)展，許多傳統(tǒng)領(lǐng)域都越來越多的積極與信息化進(jìn)行融合，信息化推動著、改變著傳統(tǒng)的工作和管理方案。項目實施管理中，也越來越多的用信息化技術(shù)和方法進(jìn)行管理檔案。一些基礎(chǔ)較好、有信息化基礎(chǔ)的單位和新項目，運(yùn)用信息化速度較快，效果較好;而一些基礎(chǔ)薄弱甚至是空白的單位和項目，運(yùn)用信息化速度較慢，效果較差。綜合分析，當(dāng)前項目中檔案管理存在的一些問題和不足主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

一是檔案管理數(shù)量巨多、環(huán)境較差。由于生產(chǎn)力發(fā)展等社會局限性原因，以前許多企業(yè)特別是建筑、重工等傳統(tǒng)行業(yè)的檔案資料大多是人工圖，圖紙大小根據(jù)顯示比例的不同又分為A4、A3、A2等，訂裝后很厚，紙質(zhì)版檔案具有數(shù)量多，體積大，保存起來需要占用大量的人力物力財力等缺點，保存的地點大多是一間閑置的房間，沒有定制相應(yīng)的管理辦法和保存環(huán)境的設(shè)置，大多不能保持保存房間的恒溫恒濕環(huán)境，容易造成紙質(zhì)檔案缺失、內(nèi)容模糊不清等事件。

二是檔案管理重視結(jié)果、輕視過程。檔案管理是對項目實施的各個環(huán)節(jié)的一個及時準(zhǔn)確的記錄，項目重結(jié)果、輕過程現(xiàn)象嚴(yán)重。該項目實施過程中完成的資料，大多是驗收的缺啥補(bǔ)啥，甚至是弄虛作假。檔案資料很有有人專門的去管理，檔案管理流程不規(guī)范，借閱檔案沒有相應(yīng)的手續(xù)和流程，即使一些制度相對完善的項目，卻少有人真正執(zhí)行，良好的制度和規(guī)定成了擺設(shè)。

三是檔案管理機(jī)制落后、安全性差。有的項目檔案資料管理停留在紙質(zhì)化、手工化管理階段，有的項目的檔案資料是電子版，直接存放在電腦或者其他存儲介質(zhì)中。要找檔案資料時費(fèi)時費(fèi)力，效率低，而且一旦電腦和其它存儲介質(zhì)沒有相應(yīng)的安全防護(hù)措施，極易被不發(fā)分子惡意攻擊，造成檔案資料的丟失，一些有商業(yè)機(jī)密的資料如果被惡意公開和流入競爭對手，會對單位和企業(yè)造成不可估量的損失。

當(dāng)前，隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，信息技術(shù)革命正以傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)難以比擬的增量效應(yīng)、乘數(shù)效應(yīng)和技術(shù)外溢效應(yīng)，不斷向其他領(lǐng)域的產(chǎn)品和服務(wù)滲透，信息技術(shù)領(lǐng)域已成為提升科技創(chuàng)新實力、推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和提高整體競爭力最重要的動力引擎。隨著中國制造2025、“互聯(lián)網(wǎng)+”行動、大數(shù)據(jù)行動、新一代人工智能、IPv6行動及大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新等一系列國家重大計劃和行動的深入實施，我國開始全面邁向信息技術(shù)的新時代，新一代信息技術(shù)成為帶動經(jīng)濟(jì)增長的重要引擎。針對項目中檔案管理存在的問題，可以采取以下有針對性的措施。

一是檔案管理應(yīng)信息化、自動化。信息化帶來的便利是傳統(tǒng)方法所無法比擬的，項目的實施中，要積極使用那些優(yōu)秀工業(yè)設(shè)計軟件，如CAD、UG、Pro/e等，不僅大大減少工作量，提高工作效率，還方便重要檔案資料的管理和存放?，F(xiàn)在市場上優(yōu)秀的辦公軟件涵蓋了各行各業(yè)，技術(shù)和應(yīng)用也很成熟。檔案管理過程中應(yīng)使用辦公自動化軟件，解放人力，提高檔案管理的信息化水平。同時借助辦公自動化軟件的強(qiáng)大功能，可對檔案進(jìn)行有條理、有章節(jié)的分類分區(qū)管理，方便查找和借閱，大大提高工作效率和質(zhì)量。而且，在辦公自動化軟件+人工輔助的管理模式下，檔案存放、借閱和歸還等有一套完整有序的流程可操作，這樣也實現(xiàn)了檔案管理工作的自動化。

二是檔案管理應(yīng)制定制度、嚴(yán)格執(zhí)行。無規(guī)矩不成方圓，完善的檔案管理制度并且嚴(yán)格執(zhí)行，能夠有效促進(jìn)項目的順利實施。項目實施的各階段都要制定相應(yīng)的符合階段要求的規(guī)章制度，并且嚴(yán)格執(zhí)行。該做什么工作，由誰來做，具體怎么做，合格的標(biāo)準(zhǔn)是等一系列問題都要根據(jù)制度來執(zhí)行，而不是根據(jù)人的經(jīng)驗和一時的想法來執(zhí)行，這樣可以規(guī)避人為因素和其他不可控的因素對項目和檔案管理帶來的不確定性和風(fēng)險。真正杜絕檔案資料的不及時性和可操作性，真正改變只要項目完成就行，不管過程怎么樣的錯誤思想和做法。

三是檔案管理應(yīng)順應(yīng)潮流、敢為人先。檔案管理有一定的工作機(jī)制和流程，在很多時候是符合當(dāng)前項目需要和實際需求的。但是，隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理從業(yè)者應(yīng)有互聯(lián)網(wǎng)思維，應(yīng)有超前思維，在保證工作安全和完成的前提下，應(yīng)有應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)積極推進(jìn)檔案管理工作的預(yù)判性。如推動檔案管理云端化，這樣不僅減少了企業(yè)的信息化投入，還大大提高了檔案管理的安全性。企業(yè)管理者要積極順應(yīng)時代潮流，在檔案管理方面加大資金投入和人員培養(yǎng)力度，借助企業(yè)上云等優(yōu)惠政策，積極改變不合時代發(fā)展趨勢的規(guī)章制度、思維定勢和固有做法。

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，信息化在項目全生命周期檔案管理中的應(yīng)用會越來越廣、越來越深。作為檔案管理從業(yè)者應(yīng)不斷加強(qiáng)自己的知識儲備和能力儲備，以行業(yè)趨勢為指引，以信息技術(shù)為手段，以安全可靠為基礎(chǔ)，以高質(zhì)量發(fā)展為目標(biāo)，不斷探索檔案管理工作的新模式，不斷提高檔案管理為項目全生命周期服務(wù)的能力和水平。