高校圖書(shū)館檔案管理問(wèn)題探究

【摘要】本文以對(duì)石河子大學(xué)圖書(shū)館檔案管理工作為例的分析，反映出現(xiàn)在高校圖書(shū)館普遍存在的檔案管理工作中的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的整改措施，從而提高檔案管理工作的效率。

【關(guān)鍵詞】高校圖書(shū)館 ?檔案管理 ?探究

【中圖分類(lèi)號(hào)】G258.6 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2019）13-0023-02

高校圖書(shū)館檔案工作是高校圖書(shū)館管理工作中最為基礎(chǔ)且很重要的一項(xiàng)工作。在圖書(shū)館的發(fā)展過(guò)程中，由簡(jiǎn)單的機(jī)構(gòu)變成龐大的并且在校園承擔(dān)著重要職能的機(jī)構(gòu)，這一路的發(fā)展必然會(huì)形成許多檔案，而這些檔案都說(shuō)明了圖書(shū)館的發(fā)展歷程以及發(fā)展方向。圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館發(fā)展史上重要的財(cái)富，可真實(shí)反映關(guān)于圖書(shū)館相關(guān)的一些基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和辦館條件等問(wèn)題，同時(shí)也有利于提高圖書(shū)館管理和發(fā)展的科學(xué)性。

一、高校圖書(shū)館檔案管理工作的重要性

在《高等學(xué)校檔案管理辦法》第一章總則中的第三條：高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。雖然針對(duì)高校圖書(shū)館沒(méi)有出臺(tái)相應(yīng)的檔案管理政策，但《高等學(xué)校檔案管理辦法》中這一條同樣也適用于圖書(shū)館，圖書(shū)館的檔案工作也是圖書(shū)館重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入圖書(shū)館整理發(fā)展規(guī)劃中。

檔案作為高校圖書(shū)館的原始記錄，客觀真實(shí)地記錄了圖書(shū)館各個(gè)時(shí)期各項(xiàng)工作的發(fā)展軌跡，是圖書(shū)館管理工作決策和規(guī)劃的依據(jù)。

1.為圖書(shū)館建設(shè)提供依據(jù)

在日常工作和開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)中，有大量的文件、圖片、音頻、視頻等資料，這是圖書(shū)館發(fā)展中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)也可反映出圖書(shū)館的發(fā)展軌跡。通過(guò)對(duì)這些資料的分析后得出的規(guī)律性結(jié)論，可以為圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)利用信息決策提供充足的依據(jù)，從而使圖書(shū)館的發(fā)展方向更加明確。

2.為圖書(shū)館管理水平的提升提供評(píng)估依據(jù)

圖書(shū)館檔案種類(lèi)繁多，是每一階段重要活動(dòng)或重要事件的全面記錄。如文獻(xiàn)采購(gòu)檔案，可反映一時(shí)期圖書(shū)館對(duì)書(shū)目類(lèi)別的側(cè)重;如經(jīng)費(fèi)檔案，可反映一時(shí)期經(jīng)費(fèi)的來(lái)源和去向;如借閱檔案，可反映出一時(shí)期讀者偏好等。這些可作為領(lǐng)導(dǎo)考核圖書(shū)館狀況的評(píng)估依據(jù)。

3.為大學(xué)的教學(xué)和科研提供資料

圖書(shū)館檔案中的借閱檔案和讀者檔案，可以反映出學(xué)生、教師等工作人員等的借閱內(nèi)容、層次、數(shù)量等方面，同時(shí)也可以通過(guò)對(duì)這些檔案的分析，采購(gòu)學(xué)生、教師需要的資料，一定程度上能為科研工作的定位和決策以及教師的教學(xué)工作的開(kāi)展提供參考資料。

二、檔案管理存在的問(wèn)題

石河子大學(xué)圖書(shū)館檔案之前一直由各部室自行保管，在圖書(shū)館的搬遷、擴(kuò)建過(guò)程中，部分檔案丟失或者損壞，導(dǎo)致檔案不全。石河子大學(xué)圖書(shū)館于2017年組建館刊編輯與檔案室，這才有了專(zhuān)門(mén)存放檔案的地方。但是，這個(gè)檔案室也不是獨(dú)立的，而是和館刊編輯同時(shí)共用一個(gè)辦公室，檔案柜也不多，仍有大量檔案沒(méi)有地方存放。圖書(shū)館檔案管理工作也非常滯后，甚至沒(méi)有設(shè)置檔案管理部門(mén)。而高校圖書(shū)館在科學(xué)的發(fā)展道路上，建立檔案管理部門(mén)是非常有必要的。

現(xiàn)在就石河子大學(xué)圖書(shū)館檔案管理中存在的問(wèn)題分析如下：

1.重視程度不夠

在2017年以前，石河子大學(xué)圖書(shū)館都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，各部門(mén)的檔案都由各部門(mén)自行保管，在圖書(shū)館搬遷、擴(kuò)建的過(guò)程中，不乏有檔案丟失或者損壞的情況發(fā)生，這也為以后檔案的完整性以及時(shí)間的延續(xù)性造成缺失。而針對(duì)此現(xiàn)象，工作人員并不重視，檔案意識(shí)不夠，疏忽了對(duì)檔案的管理工作，從而給圖書(shū)館檔案的存檔工作造成了缺失和混亂。

2.管理人員不專(zhuān)業(yè)

由于石河子大學(xué)圖書(shū)館的檔案室是2017年才成立的，然而圖書(shū)館現(xiàn)有的工作人員無(wú)一人是檔案專(zhuān)業(yè)方面的專(zhuān)業(yè)人員，只是臨時(shí)調(diào)用一名工作人員去管理檔案。沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員管理，檔案的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作存在很多問(wèn)題，再加上管理人員不穩(wěn)定，造成后來(lái)接手的工作人員在對(duì)檔案的管理工作中遇到很多問(wèn)題。

3.檔案管理方法落后

在目前的檔案管理工作中，圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)要求紙質(zhì)和電子版都要保存，并按年份裝訂成冊(cè)，由于多數(shù)為紙質(zhì)檔案，在目錄的編寫(xiě)過(guò)程中，就需要全部手動(dòng)輸入電腦，而自圖書(shū)館成立以來(lái)的所有檔案，雖然有缺失，但在數(shù)量上也是非常繁多的，因此對(duì)工作人員的錄入工作也造成了一定的困擾。在檔案分類(lèi)中，又存在分類(lèi)不準(zhǔn)確或者不合理的情況，這樣會(huì)造成在查閱或者檢索檔案時(shí)遇到問(wèn)題。

三、檔案管理工作中應(yīng)采取的有效措施

石河子大學(xué)圖書(shū)館檔案室成立以來(lái)，到目前為止一直存在不少問(wèn)題，而解決這些問(wèn)題能使檔案管理工作更加科學(xué)、有效地進(jìn)行。因此，個(gè)人認(rèn)為應(yīng)該采取以下措施：

1.提高對(duì)檔案管理工作的重視

想要做好檔案管理工作的前提和關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)的重視以及各部門(mén)的配合。而對(duì)檔案工作的支持不僅僅是停留在思想上，更多的應(yīng)該體現(xiàn)在行動(dòng)上。圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該親自抓并且主動(dòng)參與到檔案管理工作之中，并且出臺(tái)相應(yīng)的檔案管理政策，為檔案工作人員提供各方面的便利。

2.提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化

石河子大學(xué)圖書(shū)館目前沒(méi)有一名檔案專(zhuān)業(yè)的工作人員，因此對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)是非常必要的。除了提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，還應(yīng)建立一個(gè)檔案人員的管理機(jī)制，從而保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，促進(jìn)檔案管理工作有效、良性的發(fā)展。自2017年檔案室建立至今，雖然只有短短的一年時(shí)間，已經(jīng)更換過(guò)2名工作人員了，人員的更換對(duì)檔案管理工作并無(wú)益處。

3.通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理工作的效率

在檔案錄入過(guò)程中，最好能使用專(zhuān)門(mén)的檔案錄入系統(tǒng)，這樣檔案管理人員不僅在錄入檔案時(shí)省時(shí)省力，同時(shí)在查閱檔案時(shí)也更加快捷方便。當(dāng)然，專(zhuān)門(mén)的檔案系統(tǒng)是需要單另購(gòu)買(mǎi)的，所以希望在今后的預(yù)算經(jīng)費(fèi)中，能把檔案錄入系統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)計(jì)算在預(yù)算中。

四、結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)館的檔案管理工作在圖書(shū)館的發(fā)展和延續(xù)中起著重要的不可替代的作用，但是傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不適用于當(dāng)今的信息技術(shù)時(shí)代，在今后的檔案管理工作中，除了要領(lǐng)導(dǎo)重視之外，檔案管理人員的培訓(xùn)也是非常必要的，同時(shí)還必須要結(jié)合信息技術(shù)的使用，才能使檔案管理工作更為科學(xué)、有效的進(jìn)行。

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作者簡(jiǎn)介：

楊莎莎（1983年7月11日-），女，漢族，碩士，石河子大學(xué)圖書(shū)館助理館員。