“勤助”自助簽入簽出系統(tǒng)應(yīng)用探索

【摘 要】文章簡(jiǎn)要介紹了華東師范大學(xué)圖書館閔行校區(qū)勤助的工作情況，論述了之前勤工助學(xué)管理工作中紙質(zhì)簽入簽出存在的問題，并闡述了自助簽入簽出系統(tǒng)對(duì)于勤助工作、管理“勤助”的老師、勤助學(xué)生及系統(tǒng)開發(fā)人員的意義。

【關(guān)鍵詞】自助簽入簽出系統(tǒng);創(chuàng)新管理;圖書館

中圖分類號(hào)： G251;G250.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2019）12-0105-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.12.050

【Abstract】This paper briefly introduces the situation of work-study on Minhang Campus of East China Normal University library， and discusses the problems of paper sign-in before. Then this paper explains the significance of this system for work study program， the teachers who manages the work-study， the students and the system developers.

【Key words】Self-check-in system; Innovation management; Library

1 閔行校區(qū)流通部“勤助”現(xiàn)狀

高校圖書館是校內(nèi)提供勤工助學(xué)崗位的“大戶”，在一定程度上緩解了自身人力資源緊張的壓力[1]。如何根據(jù)當(dāng)代大學(xué)生流動(dòng)性大、上崗時(shí)間彈性大的特點(diǎn)，吸收先進(jìn)的管理理念和方法進(jìn)行管理創(chuàng)新，是高校圖書館勤工助學(xué)工作需要解決的問題[2]。

以華東師范大學(xué)圖書館為例，2017年總借閱量為326471冊(cè)，歸還325497冊(cè)，續(xù)借208888冊(cè)，預(yù)約29000冊(cè)，合計(jì)889856冊(cè)[3]。2017年閔行校區(qū)圖書館借閱量占72.49%[4]。由于圖書館大部分書籍實(shí)現(xiàn)開架閱覽，讀者隨手翻的書籍，在圖書館閱覽的書籍等不在上述統(tǒng)計(jì)之中。目前，超期書籍、中北校區(qū)圖書、閔行副本庫圖書、閔行一樓保存本圖書需要到流通臺(tái)操作。2017年度，人工歸還占46.9%[5]。閔行二樓流通崗只有14名員工，在此情況下，需要大量的“勤助”學(xué)生來幫忙收書、分書、排書、上架。圖書館流通部每天工作時(shí)間為8：00-22：00（除法定閉館日及寒暑假工作時(shí)間稍有變化），這個(gè)時(shí)間段，學(xué)生都可以來勤工助學(xué)，因?yàn)殪`活性大，吸引著大批想利用“碎片化”時(shí)間勤工助學(xué)的學(xué)生。因此，申請(qǐng)“勤助”工作的學(xué)生不定、工作時(shí)間不固定，工資結(jié)算由閔行校區(qū)流通一部根據(jù)工作時(shí)間結(jié)算工資，然后再提交給學(xué)生資助管理中心統(tǒng)一發(fā)放。因此基于上述“勤助”工作主體人員多、流動(dòng)性大、工作時(shí)間自由、工作頻次不確定，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽入簽出可能會(huì)出現(xiàn)以下問題：（1）學(xué)生不按照實(shí)際時(shí)間簽入、簽出;（2）學(xué)生字跡潦草，工資結(jié)算費(fèi)事費(fèi)力，需要先將紙質(zhì)上每一個(gè)“勤助”每一條簽入簽出時(shí)間錄入電腦。

因此，很有必要研究“勤助”學(xué)生自助管理方法，避免簽入、簽出不誠信行為的發(fā)生，進(jìn)一步提高工資結(jié)算的工作效率，提高對(duì)“勤助”學(xué)生的管理效能。

2 勤助自助簽入簽出系統(tǒng)

2.1 系統(tǒng)的需求分析

梳理原有“勤助”工作流程，明確信息采集的字段，如用學(xué)號(hào)作為簽入、簽出的唯一字段，學(xué)生開始工作時(shí)刷卡或輸入學(xué)號(hào)，顯示個(gè)人信息即姓名與學(xué)號(hào)，并自動(dòng)簽入系統(tǒng)時(shí)間。學(xué)生結(jié)束工作時(shí)刷卡或輸入學(xué)號(hào)，顯示個(gè)人信息學(xué)號(hào)，自動(dòng)簽出系統(tǒng)時(shí)間，并彈出一個(gè)對(duì)話框，提示“成功簽出，你這次工作了？時(shí)間”。這樣每位勤工助學(xué)學(xué)生每次工作的時(shí)間都已統(tǒng)計(jì)出來，再利用Excel分類匯總功能，可以很方便匯總每位“勤助”工作時(shí)間，形成結(jié)算工時(shí)單。

2.1.1 系統(tǒng)目標(biāo)

勤工助學(xué)自助簽入簽出系統(tǒng)按照之前紙質(zhì)的簽入簽出流程設(shè)計(jì)，規(guī)范簽入簽出流程， 提升管理效率。系統(tǒng)主要功能目標(biāo)有：（1）系統(tǒng)要具有實(shí)用性和安全性（加密）;（2）系統(tǒng)要能夠根據(jù)使用者要求及時(shí)對(duì)各種信息的維護(hù)和統(tǒng)計(jì);（3）系統(tǒng)要操作簡(jiǎn)單[6]。

2.1.2 系統(tǒng)主要功能

系統(tǒng)使用者主要是勤助學(xué)生和部門管理員。

對(duì)于勤助學(xué)生而言，第一次工作時(shí)，學(xué)生錄入信息，包括學(xué)號(hào)及姓名。以后每次工作時(shí)，點(diǎn)擊“開始工作”，然后刷卡或輸入學(xué)號(hào)，開始工作時(shí)間為自動(dòng)匹配系統(tǒng)時(shí)間。結(jié)束工作時(shí)，點(diǎn)擊“結(jié)束工作”，刷卡或輸入學(xué)號(hào)，結(jié)束工作時(shí)間亦是自動(dòng)匹配系統(tǒng)時(shí)間。

對(duì)于部門管理員而言，因?yàn)橄到y(tǒng)加密，需要輸入密碼來維護(hù)學(xué)生不小心出錯(cuò)的信息，比如忘記簽出，輸入個(gè)人信息時(shí)，沒有輸入姓名等異常情況。為了確保系統(tǒng)的健壯性，程序執(zhí)行一項(xiàng)工作任務(wù)后，自動(dòng)保存，為了保證數(shù)據(jù)的安全性，保存數(shù)據(jù)的同時(shí)，自動(dòng)備份文件。

2.1.3 開發(fā)實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)采用C/S架構(gòu)模式開發(fā)，利用EXCEL+VBA技術(shù)，便于系統(tǒng)維護(hù)。

2.2 流程設(shè)計(jì)與實(shí)施

由于每月提交給學(xué)校學(xué)生資助管理中心的學(xué)生工時(shí)單包括學(xué)號(hào)、姓名、工資。所以系統(tǒng)設(shè)計(jì)兩個(gè)sheet，一個(gè)是學(xué)生信息表，包括學(xué)號(hào)及姓名;一個(gè)是工時(shí)表，包括學(xué)號(hào)、姓名、簽入日期、學(xué)號(hào)、簽出日期、工作時(shí)間（小時(shí)）。

根據(jù)流程設(shè)計(jì)Excel功能區(qū)菜單，實(shí)現(xiàn)整個(gè)過程的電子化操作，整個(gè)流程如圖1所示。此系統(tǒng)易學(xué)易用，很容易操作。對(duì)于華師大這樣學(xué)府的學(xué)生而言，用這個(gè)簽入簽出系統(tǒng)，非常容易操作，符合“摩爾斯定律”。

2.3 設(shè)計(jì)此系統(tǒng)的意義

（1）對(duì)圖書館工作的推進(jìn)，該系統(tǒng)主要是基于閔行校區(qū)圖書館流通部“勤助”線下考勤的基礎(chǔ)上，通過選用Excel進(jìn)行模塊開發(fā)，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽入簽出基礎(chǔ)上增加電子簽入簽出，待“勤助”自助簽入簽出系統(tǒng)達(dá)到健壯性要求時(shí)，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽入簽出，使簽入簽出更便捷，辦公無紙化，滿足“綠色、環(huán)保、低碳”的理念，也可以通過該系統(tǒng)快速評(píng)選“勤助之星”，制作“勤助圖譜”，包括第一次來勤工助學(xué)的時(shí)間、大學(xué)期間及研究生期間勤工助學(xué)的次數(shù)，總時(shí)長(zhǎng)，獲得的總工資等。此外，在系統(tǒng)功能不斷完善后，可以推廣到館內(nèi)其他部門，可為我館“勤助”管理貢獻(xiàn)一份力量;也可以推廣到其他高校兄弟館，擴(kuò)大我館的影響力和知名度。比如寧夏大學(xué)圖書館的館員來館交流時(shí)，對(duì)此系統(tǒng)非常感興趣。

（2）對(duì)負(fù)責(zé)勤工助學(xué)工作的老師而言，從計(jì)算繁瑣的紙質(zhì)簽入簽出工時(shí)中解脫出來，極大提高了結(jié)算工作的效率，提升了管理效能。計(jì)算紙質(zhì)工時(shí)，需要1天時(shí)間，對(duì)著各種各樣的簽字筆跡，算出各位學(xué)生的工時(shí)。1天平均有35條記錄，1個(gè)月將近有1000條記錄，對(duì)結(jié)算工資的人而言，苦不堪言。利用勤工助學(xué)自助簽入簽出系統(tǒng)后，每位學(xué)生每次工時(shí)已經(jīng)顯示出來了，只需利用excel的分類匯總功能，10分鐘即可把當(dāng)月工時(shí)準(zhǔn)確算出來，按工時(shí)降序排列后，即可清晰看到來勤工助學(xué)學(xué)生的工作時(shí)長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。荀子曰：“假輿馬者，非利足也，而致千里;假舟楫者，非能水也，而絕江海。君子性非異也，善假于物也?！鄙朴诶眉夹g(shù)，可起到事半功倍的效果。

（3）對(duì)每次來勤工助學(xué)的學(xué)生而言，感覺電子化簽入簽出，很方便，給人耳目一新的感覺。由于每次紙質(zhì)簽入簽出的學(xué)生多，簽出時(shí)，找到自己的信息還需要仔細(xì)看看，而電子簽出則不存在這個(gè)問題，點(diǎn)擊“結(jié)束工作”，刷卡或輸入學(xué)號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)匹配，與鼠標(biāo)在哪里都沒有關(guān)系。有個(gè)學(xué)生直呼“好方便啊！”這個(gè)系統(tǒng)雖小，但是小系統(tǒng)的功能非常便利。

（4）對(duì)開發(fā)及維護(hù)此系統(tǒng)的館員而言，提升了利用技術(shù)手段改善服務(wù)效能的信心。金波等在《高等院校圖書館員的形象再設(shè)計(jì)》中認(rèn)為在傳統(tǒng)圖書館工作模式的影響下，流通部工作重心是借書、還書、上架、理架，保持書庫整潔，工作技術(shù)含量不高[7]。因此，不免被讀者叫“阿姨”，心里郁悶，但是更要有積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，專業(yè)精湛的信息素養(yǎng)，及不斷更新的知識(shí)儲(chǔ)備[8]，來改善外界的“刻板印象”。在新時(shí)代，館員通過自身的成長(zhǎng)，努力成為“信息資源組織管理者、信息提供者與傳播者、信息利用的導(dǎo)航者、信息利用的教育者”[9]。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李梅.高校圖書館勤工助學(xué)工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].圖書館建設(shè)，2013（03）：77-79.

[2]鄧敏.基于工作團(tuán)隊(duì)的高校圖書館勤工助學(xué)管理模式探析——以廣西工學(xué)院圖書館為例[J].圖書館工作與研究，2013（04）：105-107.

[3]2017-2017年借閱活動(dòng)[EB/OL].[2018-12-24]http：//www.lib.ecnu.edu.cn/about/zixunfabu/bps2017/mobile/index.html#p=36.

[4]2017年度兩校區(qū)及資料室借書[EB/OL].[2018-12-24]http：//www.lib.ecnu.edu.cn/about/zixunfabu/bps2017/mobile/index.html#p=34.

[5]2015-2017借出&歸還 人工VS自助[EB/OL].[2018-12-24]http：//www.lib.ecnu.edu.cn/about/zixunfabu/bps2017/mobile/index.html#p=50.

[6]同[5].

[7]金波，羅麗.高等院校圖書館員的形象再設(shè)計(jì)[J].圖書館學(xué)刊，2011，33（10）：13-15.

[8]張薇.圖書館員=“阿姨”嗎[N].新華書目報(bào)，2016-11-11（002）.

[9]俞碧飏，徐建華，盧正明.當(dāng)今圖書館員刻板印象實(shí)證分析[J].圖書館理論與實(shí)踐，2012（12）：8-13.作者簡(jiǎn)介：馬寧（1985—），女，碩士，華東師范大學(xué)圖書館館員，研究方法為讀者服務(wù)，信息計(jì)量與評(píng)價(jià)。