巧用Excel軟件提高期刊編輯的工作效率

官 鑫，韓宏志，李欣欣，姜瑾秋，王 麗

(吉林大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)版)編輯部，吉林長春 130021)

醫(yī)學(xué)期刊編輯在實(shí)際工作中經(jīng)常用Excel軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，巧用Excel軟件可以提高編輯的工作效率。編輯日常工作需要整合的各種信息包括稿件、審稿專家和作者的信息等等，整理信息是編輯的基本工作內(nèi)容之一。較好地處理信息可以提高工作效率，為后續(xù)的檢索信息和保存信息提供依據(jù)[1]。

1 利用軟件整合多位作者提供的多份Excel信息

在編輯收集稿件信息的過程中，作者會提供一些相應(yīng)的信息，如希望送審的相關(guān)外審專家信息、希望回避的外審專家信息以及需要開具發(fā)票的信息，這些信息通常需要進(jìn)行整合,以方便檢索和保存。在整合信息的過程中，一篇一篇整合會占用編輯的大量時(shí)間。以吉林大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)版)一期約40篇文章為例，在稿件收取版面費(fèi)用階段，需要每位作者提供一份開具繳納版面費(fèi)發(fā)票的信息，包括作者姓名、發(fā)票名頭、納稅人識別號、身份證號、發(fā)票郵寄地址和電話等諸多內(nèi)容，即共計(jì)約40份單獨(dú)的Excel表格需要合并整理。筆者采用Excel合并精靈軟件，對多份Excel數(shù)據(jù)進(jìn)行合并整理。首先點(diǎn)擊首行的“設(shè)置”，將系統(tǒng)設(shè)置為“工作表對合并”，點(diǎn)擊“行列設(shè)置”，選擇需要合并的行和列。如本刊稿件作者提供了一行有效消息，在統(tǒng)一表頭的基礎(chǔ)上(因?yàn)槊课蛔髡逧xcel表格的首行表頭均相同)，選擇“從第二個(gè)工作表開始從第2行開始合并”和“只合并前2行”，點(diǎn)擊“選擇文件夾”，選擇已經(jīng)集合多份Excel文件的文件夾，點(diǎn)擊“開始合并”，即生成一份集合約40份Excel表格信息的Excel表格。同理,可以整合審稿專家信息和稿酬發(fā)放等多項(xiàng)需要整合Excel表格的工作，也可以采用該軟件的“切割”功能將一個(gè)Excel表格切割形成多個(gè)小表格[2-3]。多份Excel表格的整合過程見圖1。

2 利用軟件整合同一份Excel表格中的多份sheet信息

以吉林大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)版)2018年錄用稿件類型(表1)為例。由表1可見，口腔醫(yī)學(xué)、基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)和外科學(xué)文章數(shù)量較多。各年度的相應(yīng)數(shù)據(jù)集合在同一份Excel表格的不同sheet分表中。如果需要統(tǒng)計(jì)近五年來錄用稿件的類型，則使用上述軟件選擇“單文件合單元格數(shù)值累加”，并根據(jù)表頭進(jìn)行相應(yīng)的參數(shù)設(shè)置，見圖2。

(a)Excel合并軟件的基本工作界面圖

(b)工作表對應(yīng)合并的設(shè)置圖

(c)工作表合并方式的行列設(shè)置圖

(d)將多份Excel表格進(jìn)行合并過程示意圖圖1 多份Excel表格的整合過程示意圖

利用軟件整合同一份Excel表格中的多份sheet信息，對追蹤已發(fā)表稿件的檢索情況時(shí)具有很大的實(shí)用性。若責(zé)任編輯對自己編校的該期文章進(jìn)行后續(xù)檢索，持續(xù)跟蹤文章的被引用情況，可以按照周或者月定期記錄某篇文章的被引用次數(shù)，對一定時(shí)間段內(nèi)的被引情況進(jìn)行綜合疊加，獲得被引次數(shù)最多的人員和稿件的統(tǒng)計(jì)信息。對每期不同作者的不同文章的引用情況,可以采用“單文件合并”進(jìn)行相關(guān)統(tǒng)計(jì)。通過分析這些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以得到最近特定時(shí)間段內(nèi)被引研究熱點(diǎn)和高被引作者姓名。可以根據(jù)該信息對高被引作者進(jìn)行約稿和來稿優(yōu)先審閱，這樣既維護(hù)了作者的積極性，也避免了優(yōu)質(zhì)稿件的流失。同理，對外審專家的審稿信息也可以定期統(tǒng)計(jì)整理，掌握審稿專家的平均審稿天數(shù)、審稿數(shù)量和稿件審查質(zhì)量。根據(jù)統(tǒng)計(jì)信息及時(shí)調(diào)整選擇送審的專家名單，對稿件審查質(zhì)量高和審稿速度快的專家給予記錄和反饋，并以此為依據(jù)建立本編輯部的動態(tài)審稿專家和編委會庫。

(b)對應(yīng)單元格累加合并的行列設(shè)置圖圖2 Excel表格中的多份sheet信息的整合

3 結(jié)語

目前大部分編輯部采用了比較先進(jìn)的稿件采編平臺，平臺能給各個(gè)編輯部提供大量數(shù)據(jù)。學(xué)習(xí)分析整理數(shù)據(jù)是編輯的必備技能之一，對采編平臺和作者提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行充分快速的整理有助于編輯節(jié)約時(shí)間并提升整體職業(yè)素養(yǎng)。在分析加工數(shù)據(jù)的過程中把握時(shí)下的研究熱點(diǎn)并進(jìn)行有規(guī)劃的約稿和收稿,是提升稿件被引用率的有效途徑之一。本文介紹的處理Excel表格的快捷方式簡單易行，可供期刊編輯同仁參考。