醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展策略分析

姜慧茹

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常管理工作當(dāng)中的重要環(huán)節(jié)之一。醫(yī)院檔案涉及范圍較廣，內(nèi)容較多，詳細(xì)記錄了醫(yī)院管理活動(dòng)以及醫(yī)院建設(shè)情況，是醫(yī)院發(fā)展的真實(shí)寫照。醫(yī)院檔案中的病例檔案、科研資料等能夠?yàn)獒t(yī)院醫(yī)療活動(dòng)開(kāi)展提供支持；人事檔案以及院史檔案等能夠?yàn)獒t(yī)院相關(guān)決策制定提供參考。如今全社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理應(yīng)該緊跟時(shí)代步伐，實(shí)現(xiàn)信息化管理，進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量及效率?；诖耍疚膶?duì)醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)行了綜合性闡述，并提出了相關(guān)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化；發(fā)展策略

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意義

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院發(fā)展規(guī)模呈現(xiàn)了逐步擴(kuò)增的趨勢(shì)，醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)所涉及的信息量也變得愈來(lái)愈大，這些信息是醫(yī)院檔案資料的直接來(lái)源，對(duì)于醫(yī)院發(fā)展具有重要的意義。面對(duì)如此海量的信息，采取傳統(tǒng)檔案管理方法顯然是無(wú)法滿足要求的。因此，醫(yī)院需要建立一個(gè)信息化平臺(tái)，充分收集相關(guān)檔案信息，進(jìn)行分類、整合、分析，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案歸檔效率，將這些信息的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)[1]。換句話說(shuō)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化具有其必然性。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化能夠讓醫(yī)院獲得更為完整、可靠的信息數(shù)據(jù)，為醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)活動(dòng)提供支持。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算技術(shù)的不斷成熟，為醫(yī)院檔案管理信息化也提供了更大的操作空間。將這些先進(jìn)技術(shù)融入到檔案管理當(dāng)中，無(wú)疑能夠極大程度上提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量與效率，為廣大醫(yī)務(wù)工作者提供便捷，有利于提升整體醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，讓患者獲得更為優(yōu)質(zhì)、滿意的服務(wù)。

2 目前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

目前來(lái)看，很多醫(yī)院對(duì)檔案管理信息化建設(shè)愈來(lái)愈重視，也采取了一定措施，獲得了一定成果。但在相關(guān)工作開(kāi)展過(guò)程中，部分環(huán)節(jié)還是出現(xiàn)了一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：1）醫(yī)院檔案工作隊(duì)伍有待完善。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，需要靠人才落實(shí)相關(guān)工作。部分醫(yī)院檔案工作人員雖然在檔案管理方面具備一定的專業(yè)能力，但在信息化技術(shù)方面缺乏知識(shí)積累以及技術(shù)積累，不能將信息化技術(shù)充分融入到檔案管理工作當(dāng)中[2]。大多數(shù)醫(yī)院會(huì)將日常管理重心放在醫(yī)療服務(wù)上，但在檔案管理方面投入相對(duì)有限，未能制定檔案工作人員定期培訓(xùn)計(jì)劃，導(dǎo)致其工作能力“止步不前”，崗位勝任力不足，這在一定程度上影響了檔案管理信息化建設(shè)整體效能。2）相關(guān)制度有待完善。部分醫(yī)院在檔案管理方面，對(duì)檔案立卷歸檔、檔案材料存放保管、開(kāi)發(fā)利用等未能制定一套健全的制度，特別是在信息化建設(shè)方面存在著較大的管理漏洞。還有一些醫(yī)院雖然制定了一套制度，但執(zhí)行力不足，且缺乏有效監(jiān)督，未能將檔案管理與績(jī)效考核充分關(guān)聯(lián)起來(lái)。由于檔案管理工作不嚴(yán)格，使得一些原始材料如科研方案、研究報(bào)告、數(shù)據(jù)報(bào)表等資料遺漏、流失，這對(duì)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)顯然是不利的，也在一定程度上阻礙了醫(yī)療服務(wù)技術(shù)創(chuàng)新。3）醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程相對(duì)緩慢。部分醫(yī)院檔案信息化建設(shè)步伐較為緩慢，無(wú)法滿足實(shí)際需求。一方面，部分醫(yī)院檔案信息化軟件、硬件設(shè)施較為落后，更新不及時(shí)，各部門數(shù)據(jù)端口未能統(tǒng)一，存在信息孤島的情況。這導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部無(wú)法形成一條暢通的信息交互通道，制約了醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)的收集，也限制了相關(guān)數(shù)據(jù)信息的共享。另一方面，大多數(shù)醫(yī)院在云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)應(yīng)用方面還是存在著一定不足，不能充分利用這些先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效處理，使得相關(guān)檔案信息開(kāi)發(fā)利用不足。

3 促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展的有效策略

3.1 完善相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)

要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展，必然離不開(kāi)一支可靠的人才隊(duì)伍作為支持。檔案管理工作人員是檔案工作的執(zhí)行者與落實(shí)者，其專業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)成效。醫(yī)院對(duì)于內(nèi)部檔案工作人員要建立定期培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)其閑暇之余自主學(xué)習(xí)信息化專業(yè)知識(shí)[3]。醫(yī)院還可聘請(qǐng)相關(guān)專家開(kāi)展檔案管理信息化講座，讓檔案工作人員拓展視野，了解前沿動(dòng)態(tài)，根據(jù)形勢(shì)需求加強(qiáng)知識(shí)技能補(bǔ)充，進(jìn)一步提升崗位勝任力。除此之外，醫(yī)院也要適當(dāng)引進(jìn)外部專業(yè)人才，建立檔案管理信息化人才機(jī)制，適當(dāng)提升檔案工作人員待遇，將醫(yī)院檔案管理信息化成果與其工作績(jī)效掛鉤，發(fā)揮督促作用。院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該重視醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，加大相關(guān)經(jīng)費(fèi)投入，為檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

3.2 完善相關(guān)管理制度

通過(guò)完善相關(guān)管理制度，促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化工作規(guī)范化實(shí)施。在這個(gè)過(guò)程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮帶頭作用，轉(zhuǎn)變觀念，肯定并重視檔案信息化的價(jià)值，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)相關(guān)工作。在制度方面，要對(duì)檔案形式、歸檔流程、檔案整理工作、檔案存儲(chǔ)保管等制定詳細(xì)規(guī)定，特別要加強(qiáng)責(zé)任制建設(shè)，明確各部門、各崗位工作職責(zé)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，能夠?qū)ο嚓P(guān)人員進(jìn)行責(zé)任追究，督促其及時(shí)整改，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況[4]。同時(shí)要將檔案管理工作納入績(jī)效考核范圍，考核內(nèi)容包括資料編制、資料收集是否齊全、準(zhǔn)確；責(zé)任是否落實(shí)到位等。通過(guò)考核能夠及時(shí)反映出檔案工作人員在檔案信息化處理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并且能夠督促其及時(shí)糾正，強(qiáng)化檔案管理工作的主動(dòng)性。

3.3 加快醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程

一方面，醫(yī)院要加快相關(guān)軟硬件設(shè)施更新步伐，及時(shí)更新陳舊設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)建一個(gè)良好的基礎(chǔ)性環(huán)境。其中硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、多媒體設(shè)施、錄入設(shè)備以及存儲(chǔ)設(shè)備等；軟件設(shè)施主要包括各類處理軟件，信息安全軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、檔案查詢系統(tǒng)等。與此同時(shí)，要對(duì)各部門數(shù)據(jù)端口進(jìn)行更新，進(jìn)行統(tǒng)一化處理，在醫(yī)院內(nèi)部建立一套暢通無(wú)阻的信息通道，避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象[5]。這樣檔案管理部門才能夠及時(shí)從各部門獲取檔案信息，并實(shí)現(xiàn)信息共享，進(jìn)一步提升檔案信息利用率。另一方面，醫(yī)院檔案部門要加快紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化進(jìn)程。醫(yī)院檔案部門可指派專人對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，納入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，并配以專業(yè)化的管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，以此來(lái)避免紙質(zhì)檔案在重復(fù)使用當(dāng)中出現(xiàn)破損。

3.4 建立檔案信息數(shù)據(jù)共享中心

不同醫(yī)院檔案資料各具特點(diǎn)，具有不同的價(jià)值。在區(qū)域范圍內(nèi)，各大醫(yī)院應(yīng)該聯(lián)合起來(lái)，在醫(yī)院之間建立檔案信息交互渠道，將部分檔案資料提取出來(lái)，納入到公共數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，并以此為基礎(chǔ)建立檔案信息共享中心。通過(guò)建立檔案信息共享中心能夠讓醫(yī)院之間進(jìn)行檔案資料互通，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息共享范圍，提升檔案利用率。同時(shí)，各醫(yī)院之間也能夠進(jìn)行檔案信息資源互補(bǔ)，相互“取長(zhǎng)補(bǔ)短”，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息開(kāi)發(fā)利用，將其潛在價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院寶貴的財(cái)富，蘊(yùn)藏著巨大的價(jià)值。在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，要重視信息化建設(shè)。通過(guò)完善相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)，完善相關(guān)管理制度，建立檔案信息數(shù)據(jù)共享中心，推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的深度開(kāi)發(fā)，為臨床醫(yī)療、內(nèi)部管理以及其他業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持，促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)。

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